System Zarządzania Jakością w Ministerstwie Sprawiedliwości Zgodny z Normą PN-ISO 9001:2001 Departament Centrum Ogólnopolskich Rejestrów Sądowych i Informatyzacji Resortu Biuro ds. Wydawania Monitora Sądowego i Gospodarczego

Jednostki Pilotażowe w Ministerstwie Sprawiedliwości MINISTER SPRAWIEDLIWOŚCI PROKURATOR GENERALNY Dyrektor Generalny Sekretarz Stanu Podsekretarz Stanu Podsekretarz Stanu Podsekretarz Stanu Prokurator Krajowy Zastępca Prok. Generalnego Zastępca Prok. Generalnego Zastępca Prok. Generalnego Departament Budżetu i Majątku Skarbu Państwa Departament Współpracy Międz. i Prawa Europejskiego Departament Sądów Powszechnych Departament Legislacyjno-Prawny Biuro ds. Zwalczania Przestępczości Zorganizowanej Biuro Prezydialne Biuro ds. Wydawania Monitora Sądowego i Gospodarczego Departament Kadr Departament Centrum Szkolenia Kadr Wym. Spraw. Biuro Krajowego Rejestru Karnego Biuro Spraw Konstytucyjnych Biuro Postępowania Przygotowawczego Departament Organizacyjny Biuro Finansowo-Administracyjne Departament CORS i Informatyzacji Resortu Biuro Informacji Biuro ds. Obrotu Prawnego z Zagranicą Biuro Postępowania Sądowego Biuro Ochrony Informacji Niejawnych Biuro Ministra 40 pracowników 85 pracowników Wyspecjalizowane zadania, różnorodność obsługiwanych klientów (w tym bezpośredni kontakt z obywatelem), wspólna siedziba, silne związki z technologią informatyczną

Instrumenty integracji zarządzania Ministerstwem Wspólne szkolenia kadry kierowniczej Planowanie strategiczne Zarządzanie Jakością

Okoliczności sprzyjające wdrażaniu SZJ Określenie misji Ministerstwa Sprawiedliwości: Określenie planu strategicznego Ministerstwa Sprawiedliwości, jako dokumentu określającego priorytety działania na okres 4 lat służącego realizacji misji PODNOSZENIE NA WYŻSZY POZIOM OCHRONY PRAWNEJ I BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI REALIZOWANE PRZEZ ORGANY ŚCIGANIA I WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI

Harmonogram Pilotażu Systemu Zarządzania Jakością 7 sierpnia 2002 – podpisanie porozumienia Ministra Sprawiedliwości z Ambasadorem ONZ w Polsce, podpisanie umowy Ministerstwa Sprawiedliwości z Projektem IV kwartał 2002 – szkolenia pracowników komórek pilotażowych I-II kwartał 2003 – opracowanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością II-III kwartał 2003 – wdrażanie SZJ III kwartał 2003 – dokonanie audytów 17 września 2003 – uzyskanie Certyfikatu zgodności SZJ z normą ISO 9001:2001, podpisanie umowy dotyczącej rozszerzenia wdrożenia na kolejne komórki

System Zarządzania Jakością w Ministerstwie Sprawiedliwości Zgodny z Normą PN-ISO 9001:2001 Departament Centrum Ogólnopolskich Rejestrów Sądowych i Informatyzacji Resortu Biuro ds. Wydawania Monitora Sądowego i Gospodarczego

II Etap wdrożenia MINISTER SPRAWIEDLIWOŚCI PROKURATOR GENERALNY Dyrektor Generalny Sekretarz Stanu Podsekretarz Stanu Podsekretarz Stanu Podsekretarz Stanu Prokurator Krajowy Zastępca Prok. Generalnego Zastępca Prok. Generalnego Zastępca Prok. Generalnego Departament Budżetu i Majątku Skarbu Państwa Departament Współpracy Międz. i Prawa Europejskiego Departament Sądów Powszechnych Departament Legislacyjno-Prawny Biuro ds. Zwalczania Przestępczości Zorganizowanej Biuro Prezydialne Biuro ds. Wydawania Monitora Sądowego i Gospodarczego Departament Kadr Departament Centrum Szkolenia Kadr Wym. Spraw. Biuro Krajowego Rejestru Karnego Biuro Spraw Konstytucyjnych Biuro Postępowania Przygotowawczego Departament Organizacyjny Biuro Finansowo-Administracyjne Departament CORS i Informatyzacji Resortu Biuro Informacji Biuro ds. Obrotu Prawnego z Zagranicą Biuro Postępowania Sądowego Biuro Ministra Biuro Ochrony Informacji Niejawnych

System Zarządzania Jakością w Ministerstwie Sprawiedliwości Istota systemu – Podejście procesowe w zarządzaniu komórkami Procesy obsługi i procesy doskonalące Działanie w administracji a System Zarządzania Jakością

Zakres działania komórek pilotażowych – podejście procesowe Eksploatacja systemów informatycznych Definiowanie metod i obszarów informatyzacji Realizacja zadań informatyzacyjnych Realizacja zadań merytorycznych dla systemów centralnych Wydawanie Monitora Sądowego i Gospodarczego Wydawanie Dziennika Urzędowego Ministra Sprawiedliwości PROCESY WSPOMAGAJĄCE Procesy obsługi (zasoby finansowe, zasoby ludzkie, środowisko i infrastruktura, zakupy) Nadzór nad jednostkami resortu Realizacja działań doskonalących (zadowolenie klienta, przeglądy systemu działania zapobiegawczo-korygujące, audyty SZJ)

Podejście procesowe – dekompozycja procesów głównych Eksploatacja systemów informatycznych Definiowanie metod i obszarów informatyzacji Realizacja zadań informatyzacyjnych Realizacja zadań merytorycznych dla systemów centralnych Zarządzanie infrastruktura systemów informatycznych Administrowanie zasobami Informatycznymi Instalacja, konfiguracja i utrzymywanie w ruchu SI Zarządzanie systemami informatycznymi Administracja oprogramowaniami Określenia wytycznych / instrukcji użytkowników Help-desk – Przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami Zarządzanie Centralnym Ośrodkiem Przetwarzania

Podejście procesowe: Procedury, Instrukcje, Formularze Eksploatacja systemów informatycznych Definiowanie metod i obszarów informatyzacji Realizacja zadań informatyzacyjnych Realizacja zadań merytorycznych dla systemów centralnych Zarządzanie infrastruktura systemów informatycznych Słownik uszkodzeń, przedmiotów, elementów Karta firmy serwisującej Dane o firmach serwisowych Folder opisu dostawcy Prośba w sprawie wyceny naprawy Zlecenie naprawy pogwarancyjnej Zlecenie naprawy gwarancyjnej Obsługa napraw zasobów IT Zwrot zasobów IT Wydawanie Materiałów Eksploatacyjnych Wydawanie zasobów IT Ewidencja zasobów IT Protokół braków Dostawa zasobów IT Procedury, Instrukcje, Formularze Administrowanie zasobami Informatycznymi Instalacja, konfiguracja i utrzymywanie w ruchu SI Zarządzanie systemami informatycznymi Administracja oprogramowaniami Określenia wytycznych / instrukcji użytkowników Help-desk – Przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami Zarządzanie Centralnym Ośrodkiem Przetwarzania

Obsługa Informatycnza Podejście procesowe – a struktura organizacyjna Dyrektor Generalny DCORS BMSiG ZKW ZSIP WORP WIR WEiTI CRZKRS CI Redakcja Redakcja WNM Obsługa Informatycnza Kolportaż Obsługa finansowa Eksploatacja systemów informatycznych Definiowanie metod i obszarów informatyzacji Realizacja zadań informatyzacyjnych Realizacja zadań merytorycznych dla systemów centralnych Wydawanie Monitora Sądowego i Gospodarczego Wydawanie Dziennika Urzędowego Ministra Sprawiedliwości PROCESY WSPOMAGAJĄCE Procesy obsługi (zasoby finansowe, zasoby ludzkie, środowisko i infrastruktura, zakupy) Nadzór nad jednostkami resortu Realizacja działań doskonalących (zadowolenie klienta, przeglądy systemu działania zapobiegawczo-korygujące, audyty SZJ)

Korzyści z podejścia procesowego Konieczność zidentyfikowania realnych celów działania i źródeł ich przesłanek Możliwość wymiernego mierzenia działania procesów Możliwość analizy skuteczności procesów i ich doskonalenia (zarządzanie zasobami, badanie wymagań wejściowych, badanie efektów działania). Możliwość stworzenia trafnego modelu decyzyjnego ingerującego realnie a nie pozornie w efekty działania organizacji Możliwość zarządzania zmianą organizacji SYSTEM DOSKONALENIA JAKOŚCIĄ

Procesy wspomagające i ich zakres przy wdrażaniu SZJ Zarządzanie Zasobami Ludzkimi określono typy niezbędnych stanowisk pracy (niezbędne kompetencje) określono zakresy obowiązków i uprawnień pracowników wdrożono system oceny pracowników dla członków Korpusu Służby Cywilnej określono proceduralnie inne zasady związane z zarządzaniem pracownikami (zasady szkoleń, zasady rekrutacji, zasady zastępstw) Określono wewnętrzne zasady zakupów (doprecyzowanie stosownych procedur prawnych w realiach Ministerstwa Sprawiedliwości) Określono zasady zarządzania dokumentacją dla zasobów elektronicznych dla innych zapisów, których prowadzenie wynika ze specyfiki danych procesów operacyjnych

Procesy działań doskonalących Zasady inicjalizowania działań korygujących i zapobiegawczych Zasady prowadzenia Przeglądów Zarządzania Jakością, w tym oceny realizacji mierzalnych celów działania organizacji Zasady postępowania ze zidentyfikowanymi wyrobami wadliwymi Zasady audytów wewnętrznych SZJ Zasady badania zadowolenia klientów

Podsumowanie System Zarządzania Jakością zgodny z Normą ISO 9001:2001 jest narzędziem kierowania organizacją a nie celem jej działania Wykorzystanie Normy ISO 9001:2001 wymusza uporządkowania i nadania przejrzystości praktycznie wszystkim sferom działania. Wdrożenie systemu, ze względu na kompleksowość wymaga mobilizacji całej organizacji a zwłaszcza jej kierownictwa. Uporządkowanie organizacji w oparciu o tego typu techniki jest podstawą dalszego doskonalenia organizacji w tym ewentualnej jej kompleksowej informatyzacji.

Dziękujemy za uwagę

System Zarządzania Jakością w Ministerstwie Sprawiedliwości Zgodny z Normą PN-ISO 9001:2001 Departament Centrum Ogólnopolskich Rejestrów Sądowych i Informatyzacji Resortu Biuro ds. Wydawania Monitora Sądowego i Gospodarczego