PowerPoint Podstawy tworzenia własnej prezentacji – wykład w ramach kursu „DTP z elementami HTML” © Piotr Wojciechowski, Wrocław 2004.

Wprowadzenie PowerPoint jest kolejnym członkiem rodziny programów wchodzących w skład pakietu Office firmy Microsoft. Służy on przede wszystkim do przygotowywania prezentacji multimedialnych (zawierający tekst, grafikę, dźwięk). Oprócz prezentacji typu „slideshow”, w których pokazywane są kolejno utworzone slajdy, PowerPoint umożliwia tworzenie prezentacji interaktywnych i odwoływanie się do różnych formatów plików obsługiwanych przez system Windows.

Wprowadzenie – inne programy Aktualnie dostępnych jest kilkanaście dobrych programów do tworzenia prezentacji multimedialnych jak chociażby Director firmy Macromedia, czy Harvard Graphics, Lotus Freelance lub produkty z serii MM firmy Scala. Jeśli ktoś z Państwa ma do nich dostęp, to zachęcam do ich poznania, jednak w przeciwieństwie do edytorów tekstu, czy arkuszy kalkulacyjnych, posiadają one różne interfejsy oraz różne możliwości. Przykładowo Director najlepiej się sprawdza przy tworzeniu kiosków, rozbudowanych prezentacji przeznaczonych do nagrania na płytę CD/DVD lub prezentacji udostępnianych przez sieć Internet.

Tworzenie nowej prezentacji Przy rozpoczęciu pracy z PowerPointem mamy do wyboru skorzystanie z Kreatora zawartości lub Szablonu projektów. „Ambitnie” proponuję jednak rozpocząć utworzenia nowej prezentacji w PowerPoincie od wywołania opcji „pusta prezentacja” bądź z menu startowego lub z paska narzędzi Plik  Nowy (Ctrl+N).

Slajd tytułowy Przy tworzeniu pierwszego slajdu skorzystajmy z autoukładu i wybierzmy „Slajd tytułowy” (menu Wstaw  Nowy slajd lub Ctrl+M). Proponuję do górnego pola wpisać tytuł przygotowywanej prezentacji, a w dolnym polu imię i nazwisko.

Nowy slajd Aby do prezentacji dodać kolejny slajd korzystamy z menu Wstaw  Nowy slajd lub naciskamy kombinację klawiszy: Ctrl+M. Do wyboru mamy kilka predefiniowanych układów slajdu. Jeśli chcemy możemy też zduplikować poprzedni slajd i zmodyfikować jego zawartość.

Szablony projektów Aby ożywić i nadać wyraz prezentacji najprościej skorzystać z gotowych szablonów zawartych w PowerPoincie. W tym celu wywołajmy polecenie Zastosuj szablon projektu z menu Format. Możemy wybrać jeden z gotowych projektów, jeśli nam się on nie spodoba, możemy go zmienić w dowolnym momencie podczas tworzenia prezentacji (także pod koniec). Po zmianie szablonu, zostaną automatycznie zmienione sposoby formatowania poszczególnych slajdów.

Szablony projektów Uwaga: dostępne projekty różnią się w zależności od zainstalowanej wersji PowerPoint. Dodatkowe szablony można pobrać także ze strony firmy Microsoft.

Formatowanie tekstu Podobnie jak w Wordzie, mamy możliwość formatowania tekstu. Należy jednak uwzględnić, że typowo wielkość czcionki w dokumentach Worda to 8-12 pkt, podczas gdy w PowerPoincie, aby czcionka była czytelna powinna mieć na ogół większy rozmiar. Jeśli zamierzamy przenosić naszą prezentację na inny komputer proponuję „uważać” z użyciem niestandardowych fontów. Najbardziej „bezpieczne” czcionki to Arial, Times New Roman i Courier. Tekst w danym slajdzie, możemy umieścić w dowolnym miejscu po uprzednim wstawianiu w dany obszar Pola tekstowego (menu Wstaw  Pole tekstowe).

Tło i schematy kolorów slajdu W przypadku, gdy zdecydowaliśmy się na konkretny szablon projektów i chcemy zmienić poszczególne kolory lub tło możemy to zrobić wchodząc w menu Format i wybierając odpowiednio „Tło” lub „Schemat kolorów slajdu”. Zmiany kolorów i tła możemy wprowadzić do wszystkich slajdów lub możemy zastosować do jednego slajdu – np. w tym slajdzie, przy zachowanym układzie elementów graficznych zostały zmienione prawie wszystkie wartości kolorów w stosunku do pierwotnego szablonu.

Widoki programu PowerPoint Program PowerPoint oferuje 4 rodzaje widoków, które są niezwykle przydatne przy tworzeniu i modyfikowaniu prezentacji. Aby zobaczyć różnicę pomiędzy nimi, proponuję kliknąć na ikonkach z poszczególnymi widokami. Zwykle są one umieszczone w lewym dolnym rogu okna programu. Ostatnia piąta ikonka służy do uruchamiana aktualnego slajdu.

Paski narzędzi Podobnie jak w innych członkach rodziny Office istnieje możliwość indywidualnego dostosowania wyglądu pasków narzędzi (menu Widok  Paski narzędzi).

Wyświetlanie pokazu slajdów Aby uruchomić pokaz slajdów „od początku” w programie PowerPoint wybieramy opcję Wyświetl pokaz z menu pokaz lub naciskamy klawisz F5. Jeśli chcemy uruchomić pokaz slajdów od danego slajdu przechodzimy do niego np. w „widoku sortowania slajdów” i klikamy na ikonce „pokaz slajdów” w lewym dolnym rogu ekranu.

Nawigacja W celu przejścia do następnego slajdu naciskamy klawisz „spacja” lub „n” (następny, ang. next), do poprzedniego aby powrócić do poprzedniego slajdu naciskami klawisz „p” (poprzedni, ang. previous ). Może także przeskoczyć do dowolnego slajdu przy uruchomionej prezentacji, wpisując jego numer i naciskając klawisz Enter. Pokaz slajdów można przerwać klawiszem Esc.

Animacja Efekty animowane służą uatrakcyjnieniu pokazu slajdów oraz umożliwiają chronologiczne wyświetlanie poszczególnych elementów kompozycji slajdu (przykładowo w tej prezentacji pierwszy pojawia się tytuł, a później treść slajdu). Aby dodać do prezentacji efekt animacji zaznaczamy dany obiekt, który chcemy poddać animacji i klikamy na ikonce z efektami animacji.

Animacja niestandardowa W celu lepszego poznania opcji związanych z tworzenie animacji proponuję zaznaczyć fragment tekstu w Państwa prezentacji i wybrać opcja Animacja niestandardowa z menu Pokaz. Liczba dostępnych opcji i widok okienka dialogowego, które się otworzy, zależy od wersji PowerPointa, jednak niezależnie od wersji mamy możliwość wyboru efektu animacji oraz opcji związanych z kolejnością i chronometrażem poszczególnych efektów.

Animacja - efekty Tworzenie animacji proponuję rozpocząć od wyboru efektu i opcji z nim związanych. Osoby rozpoczynające pracę z PowerPointem gorąco zachęcam do wypróbowania kilku efektów (można je zobaczyć bez uruchamiania całego pokazu korzystając z polecenia Podgląd). Warto też poeksperymentować np. wybrać opcję animacji tekstu wprowadzającego wg liter lub uaktywnić opcję ukrywania po animacji.

Animacja niestandardowa Widok okna „Animacja niestandardowa” w programach PowerPoint 2000 i PowerPoint XP.

Animacja - chronologia W przypadku, kiedy zdecydowaliśmy się na wprowadzenie animacji do kilku obiektów na jednym slajdzie, musimy zdecydować także o kolejności animacji oraz czy mają one następować automatycznie po sobie, czy po kliknięciu myszką (lub naciśnięciu spacji) Jeśli przygotowujemy pokaz i zdecydowaliśmy się aby animacje następowały po sobie w określonych odstępach czasowych użyteczna może się okazać opcja próby tempa (menu Pokaz  Próba tempa).

Chronometraż - przykład A: Infrared intensities calculated for aniline Modes Q35 and Q36) are several times larger than those in aniline B: Infrared intensities calculated for aniline radical cation This effect is confirmed by experiment.

Przejście slajdu Oprócz animacji związanej z wprowadzaniem (i wyprowadzaniem) obiektów, w PowerPoincie istnieje możliwość określenia sposobu nakładania się poszczególnych slajdów. Przykładowo, dla tej prezentacji wybrano iż schemat przejścia slajdu będzie określany losowo. Polecenie to jest dostępne po wybraniu opcji Przejście slajdu z menu pokaz. Wprowadzone zmiany można zastosować do wszystkich lub jednego, wybranego slajdu.

Grafika Przygotowując prezentacje multimedialne, często chcemy załączyć do nich własne elementy graficzne. W PowerPoincie możemy narysować własny rysunek wykorzystując polecenia zawarte w pasku narzędzi rysowanie (Widok  Paski narzędzi  Rysowanie), wkleić rysunek poprzez schowek lub wstawić rysunek z galerii clipardów, bądź wczytać z pliku (Wstaw  Rysunek  ...).

Grafika – formaty plików Zalecam używanie w prezentacji grafik wektorowych, gdyż pliki takie na ogół zajmują mało miejsca i są doskonale skalowalne. Dla małych plików graficznych zawierających do 256 kolorów polecam format gif. Kompresuje on pliki bez utraty jakości, a dodatkowo obsługuje on przeźroczystość oraz obsługuje animacje. Zdjęcia proponuję wczytywać do programu w formacie jpg, gdyż zapewnia on pełne odwzorowanie kolorów i umożliwia określenie stopnia kompresji obrazka (niestety: im większa kompresja, tym mniejszy plik, ale też tym gorsza jakość). Polecam też format png, jako uniwersalny format wymiany plików.

Przykłady plików graficznych Animowany gif standardowo do 256 kolorów, możliwość ustawienia przeźroczystości Zdjęcie w formacie JPG „true color” brak przeźroczystości Grafika wektorowa mały rozmiar plików, możliwość dowolnego powiększania

Grafika – formaty plików Generalnie, nie polecam umieszczania w prezentacji plików nie skompresowanych (np. bitmap, *.bmp), gdyż powodują one nagły przyrost objętości prezentacji. (Zalecam też ostrożność przy kopiowaniu przez schowek, gdyż może się okazać, że po wklejeniu ze schowka, plik graficzny zmienił format na bitmapę.) Więcej o plikach graficznych, w części zajęć poświęconych grafice komputerowej!

Ustawienia akcji Większość prezentacji to pokazy typu „slide show”, w których zostaje narzucona kolejność pokazu i slajdy są wyświetlane „slajd po slajdzie”. PowerPoint umożliwia stworzenie prezentacji interaktywnej, w której użytkownik ma możliwość wpływu na kolejność prezentowanych slajdów. Istnieje także możliwość odwołania się do innych plików, uruchomienia innych prezentacji lub odwołania np. do określonej strony WWW.

Ustawienia akcji Aby wywołać opisywaną funkcję należy zaznaczyć wybrany fragment tekstu lub element graficzny i wywołać polecenie Ustawienia akcji z menu Pokaz. Następnie określamy akcję przy kliknięciu myszką (zaznaczamy „Hiperłącze do:” i wybieramy akcję z rozwijanego menu).

Ustawienia akcji - przykład Korzystając z menu Ustawienia akcji możemy przykładowo: Odwołać się do pierwszego slajdu w prezentacji. Wrócić do ostatnio wyświetlanego slajdu. „Przeskoczyć” do dowolnego slajdu w prezentacji, np. do slajdu o nawigacji. Odwołać się do określonego adresu URL, np. www.ch.pwr.wroc.pl

Przyciski akcji W podobny sposób możemy wprowadzić do prezentacji w PowerPoincie elementy graficzne ułatwiające nawigację korzystając z polecenia Przyciski akcji w menu Pokaz. Po lewej stronie przykładowe piktogramy: skok do strony tytułowej, poprzedniej i do następnej strony.

Zapis prezentacji Domyślnie (po naciśniecie ikonki z dyskietką) prezentacje w PowerPoincie zapisywane są z rozszerzeniem ppt. Standardowo jej uruchomienie powoduje wczytanie PowerPointa z możliwością edycji i uruchamiania pokazu slajdu. Po zmianie rozszerzenia na pps, przy otwieraniu plików wczytywany jest moduł umożliwiający jedynie odtwarzanie prezentacji (tak jak w przypadku tego pokazu). Korzystając z menu Plik  Zapisz jako, mamy możliwość zapisania prezentacji jako przenośną, czyli (teoretycznie) z możliwością uruchomienia na komputerze nie posiadającym zainstalowenego PowerPointa.

Pożyteczne klawisze F5 – uruchamia prezentację N – następny slajd P – poprzedni slajd B – czarny ekran W – biały ekran F1 – podczas pokazu slajdów wyświetla okno z opisem klawiszy (dla zapominalskich )

Kłopoty z czcionkami Często przy przenoszeniu prezentacji zapisanej jako plik *.ppt lub *.pps, okazuje się, że brakuje polskich literek lub pojawiły się dziwne krzaczki. Żeby zminimalizować niebezpieczeństwo zaistnienia podobnej sytuacji warto używać powszechnie dostępnych fontów jak Arial, Times New Roman, czy Courier. Jeśli na szybko chcemy zamienić czcionki w całej prezentacji proponuję skorzystać z polecenia Zamień czcionki znajdującego się w menu Format.

PowerPoint vs PowerPower Warto mieć świadomość, że przy odtwarzaniu prezentacji przygotowanej w nowszych wersjach PowerPointu na komputerach z zainstalowanymi starszymi wersjami programu, część zwartych w pokazie slajdów efektów może być niedostępna. Uwaga ta dotyczy w szczególności niektórych efektów animacji dodanych w nowych wersjach PowerPointa (np. efektów wyróżnienia typu zmiana czcionki, efektów wyjścia i definiowania ścieżek ruchu).

Zadanie Jako zadanie proszę o wykonanie prostej prezentacji przedstawiającej Państwa osobę, lub państwa zainteresowania naukowe, bądź prywatne. Chciałbym, aby przynajmniej raz w prezentacji, zastosowali Państwo element wyboru kolejnego slajdu (np. „przeskok” do slajdu z wynikami badań lub do zdjęcia pracowni). Jeśli zdecydują się Państwo na inny program do robienia prezentacji, niż PowerPoint, bardzo proszę nagrać prezentację jako plik exe lub pliki graficzne przedstawiające poszczególne slajdy. Bardzo też proszę, aby rozmiar przesyłaniach przez Państwa do mnie prezentacji nie przekroczył 1Mb.