PROWADZENIE PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH i TELEKOMUNIKACYJNYCH PODSTAWY PROWADZENIA PROJEKTÓW ATR WTiE Pracownia problemowa 22-26 listopad 2004 Administracja ZRP ZRR ZJ Problem Ryzyka Jakosc ZRK Konflikt KP ZIM Postep KZ Czynnik ludzki Informacja Zespol

☻ Czwartek !

ZIM Zarzadzanie Informacja i marketingiem PROWADZENIE PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH i TELEKOMUNIKACYJNYCH PODSTAWY PROWADZENIA PROJEKTÓW ATR WTiE Pracownia problemowa 22-26 listopad 2004 Czwartek 25 listopada 2004 9.00 - 10.30 ZIM Zarzadzanie Informacja i marketingiem ZRK Zarzadzanie Rozwiazaniami Konfliktow Bogdan Lent 11.00 – 12.30 Rozpracowanie zadania ZRK, ZIM Bogdan Lent

Procesy 0:00 ZRK Zarzadzanie Rozwiazaniami Konfliktow 2:00 ZIM Zarzadzanie Informacja i Marketingiem Procesy KW ZSO KZ ZRK ZIM RWO Kierowanie współpracownikami Sprawy osobowe Zespół Konflikt Informacja Własna osobowość ZI Integracja ZZW Zasob wiadomosci ZPD Dokumentacja OW Ocena wynikow ZOC Osiagniecie celu ZO Organizacja ZPI Inwestycje KP Postep ZJ Jakosc PROWADZENIE PROJEKTU MLPP™ © Lent.ch AG www.mlpp.pl Czynnik ludzki   Czynnik ludzki

2:00 ZIM Zarzadzanie Informacja i Marketingiem 2:10 Cel Celem efektywnej komunikacji jest zapewnienie (zagwarantowanie) skutecznej współpracy w zakresie struktur wewnętrznych i zewnętrznych projektu w realizacji zadań określonych w projekcie.

02:20 Metody Model komunikacji 2:00 ZIM Zarzadzanie Informacja i Marketingiem 02:20 Metody Model komunikacji Płaszczyzny komunikacji Intelekt Informacja(rozum) Intelekt Płaszczyzna Płaszczyzna reakcje(rozum) rzeczowa rzeczowa Nadawca Odbiorca Kanał Zmysły Zmysły Informacja ( zmysły) Płaszczyzna Płaszczyzna Reakcje (zmysły) relatywna relatywna

Koncentracja komunikacji 2:20 Metody Anonimowe grupydocelowe Osoby znane z imienia i nazwiska z kręgu okołoprojektowego Osoby wpływowe Sponsorzy projektu Użytkownicy Wykonawcy projektu

Identyfikacja typów percepcji 2:20 Metody Identyfikacja typów percepcji W projekcie próbujemy zakomunikować pewne informacje różnym osobom (zespół, otoczenie). Ważnym jest fakt, że z każdą z tych osób nawiązujemy kontakt (porozumiewamy się) wykorzystując inny rodzaj percepcji. Aby przekaz informacji był optymalny, wskazane jest poznanie typu percepcji tych osób. Rozróżniamy następujące rodzaje percepcji tych osób: Typ wizualny (widzenie) Typ audytywny (słuchanie) Typ kinestetyczny (odczuwanie) Typ reagujący na zapach (powonienie) Typ reagujący na smak (smakowanie)

Zależność kontekstowa komunikacji 2:20 Metody Zależność kontekstowa komunikacji Komunikacja uzależniona jest od kontekstu między nadawcą, medium a odbiorcą. kultura reguły towarzyskie bądź projektowe języki płeć Do kontekstu należą: Jeżeli wspierają Państwo aktywnie kulturę reakcji, ustalają Państwo Wspólnie z zespołem reguły reakcji. Reakcje umożliwiają weryfikację porozumienia między nadawcą i odbiorcą. Reakcje powinny pojawić się natychmiast, ponieważ wystąpienie ich po tygodniach od zdarzenia jest nieefektywne.

Komunikacja ustna i pisemna 2:20 Metody Komunikacja ustna i pisemna Przy pomocy tych rzeczowych form komunikacji dochodzi do bezpośredniej konfrontacji w trakcie posiedzeń, warsztatów, prezentacji, rokowań i poprzez media. Przekaż jest najbardziej zrozumiały, gdy jest on formułowany krótko i w sposób prosty i uporządkowany. Oznacza to, że musimy komunikować nasze informacje na różne sposoby, aby zagwarantować, że zaplanowana (oczekiwana) informacja zostanie przyjęta w prawidłowy sposób. Stara zasada komunikacji mówi: Ważne jest nie tylko to, co mówimy, lecz przede wszystkim to, jak coś wyrażamy!

Komunikacja niewerbalna 2:20 Metody Komunikacja niewerbalna Istotna rolę w przekazie informacji obok komunikacji werbalnej zajmuje jej forma niewerbalna. Jako elementy zachowania niewerbalnego służą przede wszystkim cechy odnoszące się do ciała i języka, takie jak: mimika kontakt wzrokowy gestykulacja postawa, ruch ciała, dystans ciała wygląd zewnętrzny rodzaj głosu (barwa, brzmienie, głośność, tempo, rytm i dialekt)

Podstawowe techniki komunikacji 2:00 ZIM Zarzadzanie Informacja i Marketingiem 02:30 Techniki i narzędzia Podstawowe techniki komunikacji 100% Autoopracowanie Zapamiętywania Dokumentowanie 50% Słuchanie i widzenie Widzenie Poziom Słuchanie Czytanie % Rodzaj percepcji informacji

Procesy 0:00 ZRK Zarzadzanie Rozwiazaniami Konfliktow 2:00 ZIM Zarzadzanie Informacja i Marketingiem Procesy KW ZSO KZ ZRK ZIM RWO Kierowanie współpracownikami Sprawy osobowe Zespół Konflikt Informacja Własna osobowość Integracja ZZW Zasob wiadomosci ZPD Dokumentacja OW Ocena wynikow ZOC Osiagniecie celu ZO Organizacja ZPI Inwestycje KP Postep ZJ Jakosc MLPP™ © Lent.ch AG www.mlpp.pl Czynnik ludzki   Czynnik ludzki

00:00 ZRK Zarzadzanie Rozwiazaniami Konfliktow 2:00 ZIM Zarzadzanie Informacja i Marketingiem 00:00 ZRK Zarzadzanie Rozwiazaniami Konfliktow 00:00 Cel Celem zarządzania rozwiązaniami konfliktów jest jak najwcześniejsze rozpoznanie potencjalnych konfliktów i reagowanie na nie przy pomocy odpowiednich rozwiązań.

00:20 Metody Definicja konfliktu 0:00 ZRK Zarzadzanie Rozwiazaniami Konfliktow 2:00 ZIM Zarzadzanie Informacja i Marketingiem 00:20 Metody Definicja konfliktu Konflikt powstaje wówczas, gdy plan działania jednej osoby ogranicza, lub w zdecydowanej mierze utrudnia plan działania drugiej osoby. Oznakami konfliktów są zatem: istnienie co najmniej dwóch stron konfliktu niemożność pogodzenia tendencji działania niemożność pogodzenia zachowań

Następujące, ogólne symptomy mogą być oznakami konfliktów w grupie: 0:20 Metody Następujące, ogólne symptomy mogą być oznakami konfliktów w grupie: niecierpliwość we wzajemnym obcowaniu pomysły są kwestionowane, zanim zostaną sformułowane do końca członkowie grupy nie są w stanie dojść do porozumienia odnośnie planów i propozycji argumentacje są bardzo gwałtowne, emocjonalne tworzą się strony konfliktu, nikt nie jest gotowy pójść na kompromis negatywne wypowiedzi na temat innych osób i ich osiągnięć brak porozumienia odnośnie wspólnego punktu widzenia członkowie zarzucają sobie nawzajem brak zrozumienia przekręca się wypowiedzi innych w grupie panuje atmosfera braku zaufania Symptomy konfliktów

Ludzie, grupy, atmosfera 0:20 Metody . Potencjały konfliktów w organizacji Tożsamość Zadanie społeczne organizacji, misja, sens i cel, wzór, wartości podstawowe, image Strategia Strategia długoterminowa, polityka przedsiębiorstwa, myśli przewodnie, plany Struktura Zasada budowy, hierarchia w procesie kierowania, stanowiska struktury liniowej i kierownicze, stanowiska centralne i zdecentralizowane Ludzie, grupy, atmosfera Wiedza i umiejętności współpracowników, postawa i nastawienie, stosunki, styl kierowania, nieformalne tworzenie grup, role, władza i konflikty, atmosfera w zakładzie pracy Poszczególne funkcje, organa Zadania, kompetencje i odpowiedzialność, treści zadań, gremia, grupy realizujące projekt, koordynacja Procesy, ich przebieg Procesy realizacji zadań, procesy informacyjne, decyzyjne, planowania i sterowania Środki fizyczne Instrumenty, maszyny, materiał, meble, pomieszczenia, budynki, środki finansowe

Typy rozwiazan konfliktow 0:20 Metody Dopasowanie sie Wspolpraca koopercja Dopasowanie sie Wspolpraca Relacje miedzyludzkie sa wazne Dyskusja roznic Podporzadkowanie sie; Potrzeby stron otwarcie pokazane Proba harmonizacji Wspolne poszukiwanie rozwiazan Obnizenie wymagan Sytuacja ty wygrywasz/ja wygrywam - Optymalne rozwiazanie Kompromis Negocjacje Targowanie sie, kazdy ustapi w czesci Grozic, walczyc, ustapic Przydatne ale nie optymalne rozwiazanie Uwzglednienie potrzeb innych osob Unikanie sie Uzycie sily Ignorowanie konfliktu Wykorzystanie autorytetu Odsuniecie konfliktu od siebie Manipulowanie informacja Nadzieja na rozwiazanie administracyjne Nawiazywanie koalicji Informacje sa poufnie traktowane Walka silowa Wycofanie sie Stwarzanie faktow dokonanych Obnizenie wlasnych wymagan Plotki nieuczciwe o przeciwniku Przeciwnik nie jest wlaczony niekooperatywne slabe Przebicie sie z wlasnymi celami silne

Strategie rozwiazan konfliktow I analiza wynikow 0:20 Metody Strategie rozwiazan konfliktow I analiza wynikow Strategia konfrontacji Adwersarz Strategia kooperacji Strategia kooperacji Strategia konfrontacji Projektleiter

Kooperatywne rozwiązywanie konfliktów 0:20 Metody Kooperatywne rozwiązywanie konfliktów 1. Przygotowanie Na początku należy wyjaśnić następujące punkty: wybór wewnętrznego lub zewnętrznego moderatora: czy kierownik projektu sam jest stroną konfliktu? jak strony oceniają całą sytuację? ocena konfliktów przez strony: taka sama czy nierówna ocena? koszty/korzyści rozwiązań konfliktów? ustosunkowanie się stron do dotychczasowych prób rozwiązania konfliktów?

2. Zgodność w zespole Kooperatywne rozwiązywanie konfliktów przygotowanie informacja wprowadzająca na temat tła konfliktu i przyczyn motywowanie w odniesieniu do kooperatywnego rozwiązywania konfliktu

3. Diagnoza przyczyn konfliktów A (6) Rozgraniczyć komponenty B TAK (4) Opis konfliktu z punktu widzenia osoby, której to dotyczy (5) Czy konieczne jest rozłożenie na poszczególne komponenty? (7) Czy możliwy jest dokładny opis? (9) Diagnoza stanu aktualnego (10) Porozumienie odnośnie stanu aktualnego (6) Rozgraniczyć komponenty (8) Zdobyć dalsze informacje NIE 3. Diagnoza przyczyn konfliktów

4. Opracowanie rozwiązania B Kooperatywne rozwiązywanie konfliktów (11) Wstepny opis alternatyw stanow koncowych (12) Wstepny opis drog prowadzacych do alternatywnych stanow koncowych 4. Opracowanie rozwiązania (15) Zdobycie dalszych informacji (13) Porownanie i ocena proponowanych alternatyw nie (14) Mozliwosc alternatyw stanow koncowych i/lub drog prowadzacych do nich tak (16) Sformulowanie akceptowalnego dla wszystkich stanu koncowego/drogi do niego (17) Czy sformulowany nie stan koncowy/droga sa realizowalne? Czy stan koncowy jest zgodny z celami projektu? tak (10) Zgoda wszystkich co do nie osiagnietego stanu koncowego? tak C

5. Zapewnienie sukcesu Kooperatywne rozwiązywanie konfliktów C (19) Konsekwencje zachowania dot. wszystkich uczestniczących i pozostałych do wykonania prac (20) Ustalenie terminu i miejsca kontroli rezultatów (21) Rozładowanie atmosfery

Zasady odnośnie poszukiwania rozwiązań konfliktów 0:20 Metody Zasady odnośnie poszukiwania rozwiązań konfliktów każdy jest przede wszystkim odpowiedzialny za siebie samego zakłócenia na płaszczyźnie osobistej mają pierwszeństwo przed płaszczyzną merytoryczną rozwiązanie konfliktów osobistych jest warunkiem rozwiązania konfliktów merytorycznych każdy jest autonomiczny w zakresie swoich myśli i uczuć jednocześnie może mówić tylko jedna osoba kontakt występuje przed kooperacją „JA“ jako forma własnej wypowiedzi, „nie my“ czy wypowiedzi typu „zrobi się” szukać bezpośredniego kontaktu, krytykę wyrażać bezpośrednio wobec osoby, której ona dotyczy, nie przez osoby trzecie pogłoski wywołują tylko zamieszanie, niepewność, nieufność jasno wyrażać swoje zdanie udzielać informacji zwrotnej i przyjmować ją (krytyka konstruktywna)

Zarządzanie sytuacją kryzysową 0:20 Metody Zarządzanie sytuacją kryzysową Sytuacje kryzysowe: są sytuacjami konfliktowymi, w których pogłębia się coraz bardziej poczucie beznadziejności. Nierozwiązane konflikty mogą narastać do stanów kryzysu i paraliżować całe grupy wewnętrzny paraliż grupy zewnętrzny paraliż grupy

Zarządzanie sytuacją kryzysową 0:20 Metody Zarządzanie sytuacją kryzysową Aby można było rozwiązywać konflikty i uczyć się na ich przykładzie, muszą zostać ustanowione zasady uczciwego sporu: rozpoczynać tak wcześnie, jak to tylko możliwe, wspólne poszukiwanie rozwiązania każdy spór musi mieć swój początek, ale także jasno rozgraniczony, dający się ogólnie zaakceptować koniec jasne wyrażanie własnych oczekiwań i żądań precyzyjnie nazywać to, co przeszkadza (bez uogólnień) dostrzegać na czas sygnały ostrzegawcze, rozwiązywać konflikty, jeżeli wystąpią; żadne działanie na zwłokę jeżeli możliwe, jako cel przyjąć zgodę, kooperację akceptować gafy wywołane emocjami, potem próbować powrócić na płaszczyznę merytoryczną zgoda jest okazją do radości

Zarządzanie sytuacją kryzysową 0:20 Metody Zarządzanie sytuacją kryzysową Zapobieganie konfliktom Do całościowego zarządzania sytuacją kryzysową należy, oprócz rozpoznania konfliktu i jego rozwiązania, także zapobieganie konfliktom. Do najważniejszych środków należy zbudowana na głębokim zaufaniu, funkcjonująca płaszczyzna stosunków międzyludzkich. W atmosferze otwartości, uczciwości, przejrzystości i przy zachowaniu wszystkich zasad przyzwoitości mogą być przeprowadzane twarde, rzeczowe spory, bez eskalacji sytuacji. Zastosowanie wiadomości „Ja“ (patrz powyżej) i aktywnego przysłuchiwania się (nadawcy wiadomości poświęcamy w taki sposób uwagę, że on to dostrzega) należy do najważniejszych środków.

ZRK Zarzadzanie Rozwiazaniami Konfliktow PROWADZENIE PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH i TELEKOMUNIKACYJNYCH PODSTAWY PROWADZENIA PROJEKTÓW ATR WTiE Pracownia problemowa 22-26 listopad 2004 Czwartek 25 listopada 2004 9.00 - 10.30 ZRK Zarzadzanie Rozwiazaniami Konfliktow ZIM Zarzadzanie Informacja i Marketingiem Bogdan Lent 11.00 – 12.30 Rozpracowanie zadania ZRK, ZIM Bogdan Lent

■ ■ ■ ■ Organizacja grup 10.15-10.30 Cwiczenia w grupach 10.30-11.10 Opracownie zadania ZRK, ZIM ■ Organizacja grup 10.15-10.30 ■ Cwiczenia w grupach 10.30-11.10 ■ Praca obserwatorow/trenerow 11.10-11.20 ■ Refleksje wspolne wszystkich grup 11.20-11.45

Procesy 4:00 RWO Rozwoj Wlasnej Osobowosci   KW ZSO KZ ZRK RWO ZRP Kierowanie współpracownikami Sprawy osobowe Zespół Konflikt Własna osobowość ZRP Problem ZRR Ryzyka ZI Dokumentacja OW Ocena wynikow ZOC Osiagniecie celu ZO Organizacja ZPI Inwestycje KP Postep ZJ Jakosc MLPP™ © Lent.ch AG www.mlpp.pl Czynnik ludzki   Czynnik ludzki

RWO Rozwoj Wlasnej Osobowosci PROWADZENIE PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH i TELEKOMUNIKACYJNYCH PODSTAWY PROWADZENIA PROJEKTÓW ATR WTiE Pracownia problemowa 22-26 listopad 2004 Czwartek 25 listopada 2004 13.15 - 14.45 RWO Rozwoj Wlasnej Osobowosci Wyklad goscinnyWojciech Szukalski, Przemyslaw Gorzelak 15.15 - 16.45 Opracowanie zadan RWO Bogdan Lent, Wojciech Szukalski, Przemyslaw Gorzelak

Wyklad goscinny Wojciech Szukalski Przemyslaw Gorzelak 4:00 RWO Rozwoj Wlasnej Osobowosci Wyklad goscinny Wojciech Szukalski Przemyslaw Gorzelak

RWO Rozwoj Wlasneh Osobowosci PROWADZENIE PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH i TELEKOMUNIKACYJNYCH PODSTAWY PROWADZENIA PROJEKTÓW ATR WTiE Pracownia problemowa 22-26 listopad 2004 Czwartek 25 listopada 2004 13.15 - 14.45 RWO Rozwoj Wlasneh Osobowosci Wyklad goscinny Magdalena Kalinska 15.15 - 16.45 Opracowanie zadan RWO Bogdan Lent, Wojciech Szukalski, Przemyslaw Gorzelak

■ ■ ■ Organizacja grup 15.15-15.25 Cwiczenia w grupach 15.25-16.00 Opracowanie zadan RWO ■ Organizacja grup 15.15-15.25 ■ Cwiczenia w grupach 15.25-16.00 ■ Refleksje wspolne wszystkich grup 16.00-16.45

Jakis wesoly obrazek…. Dobrego wieczoru :-)