Wydział Zarządzania PROW ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Wydział Zarządzania PROW Przysiek, dnia 31.05.2011 r.

Prawo zamówień publicznych Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) stosuje się m. in. do zamówień i konkursów, których wartość przekracza wyrażoną w złotówkach równowartość kwoty 14 000 euro (53 746,00 zł). AKTY WYKONAWCZE Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817);

Prawo zamówień publicznych c.d. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. 2009 r. Nr 224 poz. 1796); średni kurs złotego wynosi 3, 8390 PLN

Nowelizacje Ustawy – Prawo Zamówień Publicznych „Mała nowelizacja” z 5 listopada 2009 r. data wejścia w życie 22 grudnia 2009 r., (Dz. U. 2009 r. Nr 206, poz. 1591) „Duża nowelizacja” z 2 grudnia 2009 r., data wejścia w życie 29 stycznia 2010 r., (Dz. U. 2009 r. Nr 223, poz. 1778)

Podstawa prawna § 4 ust. 2 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 31 lipca 2008 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania pomocy finansowej w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 (Dz. U. Nr 38, poz. 220 oraz Nr 156, poz. 974 ze zm.): koszty uznaje się za koszty kwalifikowalne, jeżeli: dostawy, roboty budowlane i usługi, związane z realizacją operacji, zostały nabyte w trybie przepisów o zamówieniach publicznych, w przypadku gdy beneficjent jest obowiązany stosować te przepisy.

Umowa zawarta pomiędzy Beneficjentem, a UM Zgodnie z § 6 pkt. 1 Umowy o przyznanie pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007-2013: Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia Samorządowi Województwa kompletnej dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: niezwłocznie po zawarciu umowy o przyznanie pomocy, w przypadku postępowania zakończonego przed dniem jej zawarcia;

Umowa zawarta pomiędzy Beneficjentem, a UM c. d. niezwłocznie po dniu zakończenia postępowania, w przypadku postępowania zakończonego po dniu zawarcia umowy o przyznanie pomocy; w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną przez Zamawiającego.

Wykaz dokumentów składanych do WZ PROW Opublikowane ogłoszenie o zamówieniu publicznym (zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego z podaniem terminu od – do, na stronie internetowej Zamawiającego, w Biuletynie Zamówień Publicznych z potwierdzeniem zamieszczenia); Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami; Kompletna oferta wybranego wykonawcy; Umowa z Wykonawcą w sprawie udzielenia zamówienia publicznego; Wszystkie formularze ofertowe firm, biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

Wykaz dokumentów c. d. Dokumenty potwierdzające niezwłoczne zawiadomienie wykonawców przez Zamawiającego o wyborze najkorzystniejszej oferty (wraz ze streszczeniem oceny, podaniem punktacji oraz porównaniem złożonych ofert, informacją o wykonawcach, którzy zostali wykluczeni oraz których oferty zostały odrzucone wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym); Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty (wraz ze streszczeniem oceny, podaniem punktacji oraz porównaniem złożonych ofert) zamieszczona w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego z podaniem termu od – do, na stronie internetowej Zamawiającego;

Wykaz dokumentów c. d. Opublikowane ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego w Biuletynie Zamówień Publicznych (wraz z potwierdzeniem zamieszczenia); Dokumentacja związana z odwołaniami oraz zapytaniami i wyjaśnieniami do treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia – jeśli miały miejsce; Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z obowiązującymi załącznikami; Decyzja o powołaniu komisji przetargowej (jeżeli dotyczy); Inne dokumenty związane bezpośrednio z procedurą przetargową.

Okres przechowywania dokumentacji Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 8 Umowy o przyznanie pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007-2013: Beneficjent zobowiązuje się do spełnienia warunków określonych w Programie, ustawie i rozporządzeniu oraz realizacji operacji zgodnie z postanowieniami umowy, a w szczególności: przechowywania całości dokumentacji związanej z przyznaną pomocą do dnia upływu 7 lat od dnia przyznania pomocy.

Sposób potwierdzania za zgodność z oryginałem Zgodnie z rekomendacjami Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w sprawie sposobu potwierdzania za zgodność z oryginałem dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, dopuszcza się możliwość potwierdzania kopii dokumentów poprzez zapis umieszczony na pierwszej stronie dokumentu, potwierdzając za zgodność z oryginałem strony od 1 do n.

Sposób potwierdzania za zgodność z oryginałem c. d. Każda oferta jest oświadczeniem woli wykonawcy i składana jest w oryginale. Oryginał oferty złożony przez wykonawcę pozostaje w rękach Beneficjenta. Jeżeli w skład oryginału oferty wchodzą jakiekolwiek kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, to stają się one częścią oryginalnej oferty. Zamawiający potwierdza dokumenty za zgodność z oryginałem, czyli z oryginalną, złożoną przez wykonawcę ofertą.

Sposób potwierdzania za zgodność z oryginałem c. d. Reasumując, należy potwierdzać za zgodność z oryginałem, traktując jako oryginał ofertę złożoną przez wykonawcę, bez względu na to, czy w jej skład wchodzą same oryginały dokumentów, czy też znajdują się w niej również kopie potwierdzone za zgodność.

Weryfikacja dokumentacji przetargowej Samorząd Województwa dokona oceny postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w terminie 60 dni roboczych od dnia złożenia kompletnej dokumentacji.

Weryfikacja dokumentacji przetargowej c. d. W przypadku, gdy w trakcie oceny postępowania niezbędne jest uzyskanie opinii innego podmiotu, termin dokonania oceny, o którym była mowa wcześniej (60 dni roboczych) wydłuża się o czas niezbędny do uzyskania opinii, o czym Samorząd Województwa informuje Beneficjenta na piśmie.

Weryfikacja dokumentacji przetargowej c. d. W przypadku, gdy złożona dokumentacja lub wniosek nie są kompletne Samorząd Województwa wzywa Beneficjenta w formie pisemnej do ich uzupełnienia (usunięcia braków) lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Weryfikacja dokumentacji przetargowej c. d. Jeżeli Beneficjent, pomimo wezwania, nie złożył wymaganych dokumentów w wyznaczonym terminie lub w wyniku oceny stwierdzono, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało przeprowadzone z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, mającym wpływ na wynik tego postępowania lub niezgodnie z warunkami określonymi w Programie, ustawie, rozporządzeniu lub umowie, Samorząd Województwa pisemnie zawiadamia Beneficjenta o negatywnej ocenie przeprowadzonego przez niego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Weryfikacja dokumentacji przetargowej c. d. zgodnie z § 18 ust 1 Umowy o przyznanie pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007-2013, Beneficjentowi przysługuje prawo do wniesienia prośby wraz z uzasadnieniem do Samorządu Województwa o ponowne rozpatrzenie sprawy w zakresie rozstrzygnięcia dotyczącego (…) oceny postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, (…) w terminie 14 dni od dnia doręczenia mu pisma o danym rozstrzygnięciu.

Weryfikacja dokumentacji przetargowej c. d. Zgodnie z § 11 ust. 1 pkt. 4 Umowy o przyznanie pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007-2013: Umowa ulega rozwiązaniu w następujących przypadkach: (…) w wyniku negatywnej oceny wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach operacji.

Wniosek o płatność Zgodnie z Książką Procedur KP-611-184-ARiMR/2/z złożenie Wniosku o płatność może nastąpić po weryfikacji wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w ramach danego etapu realizacji operacji.

Najczęściej popełniane błędy przez Zamawiających. Brak dokumentu upoważniającego daną osobę do podpisywania się „za zgodność z oryginałem" za osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego zgodnie z zapisami Umowy o przyznanie pomocy; Brak dokumentów w sprawie powołania komisji przetargowej oraz jej działalności; Niewłaściwy druk Protokołu postępowania - niezgodny ze wzorem stanowiącym załącznik do właściwego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów aktualnego na dzień wszczęcia postępowania;

Najczęściej popełniane błędy przez Zamawiających. Brak odpowiednich druków stanowiących załączniki do Protokołu postępowania o udzielenie zamówienia (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określa, które druki dodatkowe są obowiązkowe - niezależnie od ilości złożonych ofert oraz niezależnie czy Komisja Przetargowa została powołana); Niewłaściwie wypełniony Protokół postępowania (brak skreśleń/ adnotacji „nie dotyczy"); Brak lub błędne określenie w oświadczeniach stanowiących załącznik do protokołu postępowania jakie funkcje pełnią poszczególne osoby zaangażowane w postępowanie o udzielenie zamówienia; Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) „podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług …”

Najczęściej popełniane błędy przez Zamawiających. Brak adnotacji o terminie wywieszenia Ogłoszenia o zamówieniu, Informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w siedzibie Zamawiającego (data od - do); Niepoprawne numeracje stron dokumentacji przetargowej (w związku z potwierdzeniem za zgodność z oryginałem w formie „od... do...) Brak załączników do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia – np.: przedmiarów robót Niezgodność przedmiaru robót dołączonego do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia z Kosztorysem Inwestorskim będącym załącznikiem do umowy przyznania pomocy; Niezgodność przedmiaru robót dołączonego do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia z Kosztorysem Ofertowym wybranego Wykonawcy;

Najczęściej popełniane błędy przez Zamawiających. Brak kompletu dokumentacji związanej z korespondencją pomiędzy Zamawiającym, a Oferentami (zapytania odnośnie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, wezwania do uzupełnień/wyjaśnień złożonych ofert oraz odpowiedzi wykonawców na przedmiotowe pisma, brak pism zawiadamiających o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem ich przekazania, odwołania); Niezgodny opis przedmiotu zamówienia pomiędzy ogłoszeniem o zamówieniu a Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia; niezgodne kody CPV; Różny opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, a także różny wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu pomiędzy ogłoszeniem o zamówieniu, a Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia;

Najczęściej popełniane błędy przez Zamawiających. Zamawiający może żądać jedynie tych dokumentów/oświadczeń od oferentów, które wymienione zostały w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, należy tu zwrócić uwagę w szczególności na opis wykazu robót budowlanych jakie ma przedstawić wykonawca dla wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, Zamawiający może żądać jedynie oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia (...) - nie jest dozwolone wymaganie dokumentów potwierdzających uprawnienia, np. Zaświadczeń przynależności do Okręgowej Izby Inżynierów Budownictwa, Jeśli Zamawiający wymaga załączenia dokumentu potwierdzającego posiadanie polisy, to zgodnie z ww. Rozporządzeniem zobowiązany jest wymagać dokumentu potwierdzającego jej opłacenie.

Najczęściej popełniane błędy przez Zamawiających. Opisy przedmiotu zamówienia niezgodne z art. 29 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym: Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny", w przypadku, gdy zastosuje się zapis „lub równoważne" należy także podać parametry, jakość, cechy przedmiotu, itp. w celu sprecyzowania i dookreślenia przedmiotu zamówienia tak, by można było zastosować właściwe produkty równoważne. Przykładowa reguła zapisu dotyczącego możliwości stosowania produktów równoważnych: 

Najczęściej popełniane błędy przez Zamawiających. „Podane w niniejszej Specyfikacji technicznej oraz w przedmiarze robót nazwy własne (pochodzenie, producent, itd.) mają jedynie charakter pomocniczy dla określenia podstawowych parametrów i cech zastosowanych materiałów. Zamawiający dopuszcza zastosowanie rozwiązań równoważnych. Produkt równoważny to taki, który ma te same cechy funkcjonalne, co wskazany w dokumentacji konkretny z nazwy lub pochodzenia produkt. Jego jakość nie może być gorsza od jakości określonego w specyfikacji produktu oraz powinien mieć parametry nie gorsze niż wskazany produkt.” Wystąpienie nieprawidłowości związanych z wskazaniem znaków towarowych, patentów lub pochodzenia skutkować może negatywną oceną postępowania i w konsekwencji uznaniem kosztów poniesionych w ramach danego postępowania jako koszty niekwalifikowalne. W przypadku, gdy w ramach operacji przeprowadzono jedno postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, które zostało ocenione negatywnie, umowa w sprawie przyznania pomocy podlega rozwiązaniu.

Najczęściej popełniane błędy przez Zamawiających.   Dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści ofert, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy wbrew przepisom art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych. Pamiętać trzeba o konieczności przewidzenia możliwości dokonywania zmian treści umowy w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a także określeniu warunków możliwych zmian. 

Biuro Kontroli i Monitoringu Wydziału Zarządzania PROW Dziękuję za uwagę Biuro Kontroli i Monitoringu Wydziału Zarządzania PROW Waldemar Robiński - (56) 646 20 12 wew. 53 03 660 693 875