Exell Systemy Zarządzania Informacją ul. Wolska 45 00 - 961 Warszawa tel:(022) 862 - 71 - 88 e-mail: biuro@exell.com.pl Następny ZAKOŃCZ POKAZ

KORESPONDENCJA STRONA GŁÓWNA Obsługa przesyłek przychodzących Obsługa przesyłek wychodzących Zarządzanie dokumentami Zarządzanie sprawami Monitorowanie procesów Raporty Bezpieczeństwo systemu Adres firmy Exell Referencje ZAKOŃCZ POKAZ

Obsługa przesyłek przychodzących Wyobraźmy sobie że jesteśmy w miejscu gdzie wpływa korespondencja do firmy. Chcemy zarejestrować przesyłki, które do nas wpłynęły. Z menu wybieramy opcję „Przesyłki przychodzące i wychodzące”. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących Wyświetla nam się ekran z wprowadzonymi przesyłkami. Z lewej strony okna mamy listę spraw, które są przez nas obsługiwane. Po kliknięciu na wybraną sprawę system wyświetli po prawej stronie pisma przychodzące do danej sprawy. Przycisk ‘Odpowiedź’ pozwala za pomocą zdefiniowanych szablonów szybko odpowiedzieć na dane pismo. Automatycznie rejestrowane jest pismo wychodzące z podłączonym dokumentem Wordowym. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących Możemy zobaczyć również obieg konkretnego pisma. Wówczas wiemy jak to pismo krążyło po naszej firmie, w których działach było i gdzie jest w tej chwili.. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących Na zakładce „Dokumenty” możemy obejrzeć opis podłączonego pod daną etykietę dokumentu. Po naciśnięciu ikony “Pokaż załączniki” możemy obejrzeć zawartość podłączonego dokumentu ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących Po przejściu na zakładkę “Opis sprawy” możemy dokładnie obejrzeć właściwości sprawy. Po naciśnięciu ikony “Edytuj” możemy zmienić zawartość pól. Po naciśnięciu ikony “Zapisz” możemy zapisać zmiany. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących Niektóre pisma mają ściśle określoną drogę przepływu. Uprawnione osoby tworzą wzorce przepływu. Przy rejestracji pisma zapisujemy wybrany plan obiegu. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących Tworząc wzorzec obiegu ustalamy jaka będzie ścieżka przepływu. System umożliwia nam określenie przepływu oryginału jak również kopii danego pisma. Mamy również możliwość zaznaczenia, że w pewnym momencie powinno wyjść od nas pismo do interesanta. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących Wybrane pismo ma podłączony plan obiegu. Jeżeli chcemy zaznaczyć, że przekazujemy je dalej system automatycznie przekaże pismo do następnej osoby znajdującej się na planie. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących Istnieją sytuacje kiedy wybrane pismo przekazujemy do innego pracownika. Z menu wybieramy opcję „Przekaz przesyłek przychodzących”. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących Proszę kliknąć lewy przycisk myszki Proszę kliknąć lewy przycisk myszki Proszękliknąć lewy przycisk myszki Dzięki temu przyciskowi możemy wybrać stanowisko, z którego odbieramy przesyłkę. Dzięki temu przyciskowi możemy przekazać pismo Dzięki temu przyciskowi możemy wydrukować pismo. Dzięki temu przyciskowi możemy zrobić podgląd etykiet pism ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek przychodzących System umożliwia szybko i łatwo znaleźć pismo według różnych kryteriów wyszukiwania. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

Obsługa przesyłek wychodzących Pisma wychodzące z naszego działu rejestrujemy podobnie jak pisma przychodzące. Każdy dział wpisuje pisma wychodzące tylko od niego i żadnych innych nie może wprowadzić. Wprowadzając takie pismo ustalamy rodzaj przesyłki, którym chcemy je wysłać, wpisujmy dane adresata i krótko czego dotyczy dane pismo. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Z lewej strony okna mamy listę spraw, które są przez nas obsługiwane. Po kliknięciu na wybraną sprawę system wyświetli po prawej stronie pisma wychodzące do danej sprawy. Po naciśnięciu ikony “Edycja pozycji” możemy zmienić zawartość pól. ZAKOŃCZ POKAZ Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek wychodzących ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek wychodzących Na zakładce „Dokumenty” możemy obejrzeć opis podłączonego pod daną etykietę dokumentu. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek wychodzących Po przejściu na zakładkę “Opis sprawy” możemy dokładnie obejrzeć właściwości sprawy. Po naciśnięciu ikony “Edytuj” możemy zmienić zawartość pól. Po naciśnięciu ikony “Zapisz” możemy zapisać zmiany. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek wychodzących Proszę kliknąć lewy przycisk myszki Proszę kliknąć lewy przycisk myszki Proszę kliknąć lewy przycisk myszki Dzięki temu przyciskowi możemy wybrać stanowisko, na które wysyłamy przesyłkę. Dzięki temu przyciskowi możemy wydrukować pismo. Dzięki temu przyciskowi możemy zrobić podgląd etykiet pism Dzięki temu przyciskowi możemy wysłać pismo ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Obsługa przesyłek wychodzących System umożliwia szybko i łatwo znaleźć pismo według różnych kryteriów wyszukiwania. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

Zarządzanie dokumentami System umożliwia nam dodawanie, przeglądanie i modyfikowanie dokumentów. W tym celu wybieramy z menu System --> Przesyłki przychodzące i wychodzące ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami Następnie wybieramy rodzaj przesyłki. A następnie wybieramy zakładkę “Dokumenty” Po naciśnięciu ikony “Pokaż załączniki” możemy obejrzeć zawartość podłączonego dokumentu ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami Jest to przykładowy dokument utworzony wprogramie Microsoft Word. Możemy teraz zmienić zawartość dokumentu. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami Dokumenty, które wysyłamy na zewnątrz możemy opatrzeć podpisem elektronicznym. Będziemy mieli pewność, że nie powołane osoby nie modyfikowały jego treści. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami Dokumenty zazwyczaj są posegregowane w teczkach, na poniższym ekranie widać listę teczek. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami Każda teczka jest dokładnie opisana, według przyjętych zasad. Po wprowadzeniu opisu teczki podłączamy dokumenty znajdujące się wewnątrz. Klikając ten przycisk możemy obejrzeć dokumenty podłaczone lub wprowadzić nowe. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami Lista dokumentów podłączonych do danej teczki ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami Opisany dokument możemy zeskanować i przechowywać na dysku w postaci elektronicznej. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami System umożliwia szybko i łatwo znaleźć teczkę według różnych kryteriów wyszukiwania. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami System umożliwia szybko i łatwo znaleźć dokument według różnych kryteriów wyszukiwania. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

Zarządzanie sprawami Następny Strona Główna Filtrowanie służy do wyszukania spraw według opisu. W celu wyszukania odpowiednich spraw należy wpisać w odpowiednie pola to, co nas interesuje. ZAKOŃCZ POKAZ Następny Strona Główna

Zarządzanie sprawami Poprzedni Następny Strona Główna Po wyszukaniu przyz system interesujących nas spraw, można je swobodnie edytować. W tym celu należy wcisnąć ikonę “Modyfikacja sprawy”. Można też wybrać sprawę, która nas interesuje. W tym celu przechodzimy na zakładkę “Lista” Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Do ponownego wyszukiwania interesujących nas spraw wciskamy ikonę “Filtrowanie”. Do poruszania się pomiędzy sprawami służą przyciski przewijania. W celu stworzenia nowej sprawy wciskamy przycisk “Nowa sprawa” ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Zarządzanie dokumentami Po wybraniu przycisku „Dokumenty” na ekranie „Spraw”, pokazuje się spis dokumentów podłączonych do wybranej sprawy. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Monitorowanie procesów Oprócz zestawień wspomnianych wcześniej - ułatwiających kontrolę i analizę działalności organizacji, system posiada wiele automatów ułatwiających kontrolę. Przede wszystkim pracownicy są powiadamiani o zbliżających się terminach lub o ich przekroczeniu dotyczących wszystkich spraw będących w ich gestii. Podobne komunikaty dostaje również kadra kierownicza o ważniejszych sprawach swoich pracowników. Poza tymi komunikatami każdy o odpowiednich uprawnieniach może sprawdzić stan załatwienia spraw oraz sposób w jaki było to wykonane. Kontrolę umożliwia również definiowanie stałego przepływu przesyłki. Natomiast obieg informuje nas na jakim etapie jest pismo. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

Bezpieczeństwo procesów Informacja, którą przechowujemy wewnątrz naszego systemu jest informacja o szczególny znaczeniu dla instytucji. Nie możemy ani jej stracić ani jej rozpowszechniać. Każdy z pracowników powinien mieć dostęp do tylko do tej części do której jest uprawniony. Dzięki systemowi haseł i uprawnień każdy widzi tylko to co do niego należy i nic więcej. Wykorzystujemy zaawansowane metody (używane między innymi przez banki) do rejestracji wykonywanych zmian wraz z elektronicznymi podpisami weryfikującymi osobę i uwierzytelniającymi zmiany. Rejestrujemy również każdy dostęp do zapisów w bazie danych. Możemy dzięki temu powiedzieć kto, co i kiedy zmienił lub oglądał. Dostęp dla uprawnionych poprzez a) identyfikacja osoby przy pomocy hasła i opcjonalnie karty mikroprocesorowej lub magnetycznej lub dyskietki. Niezaprzeczalność dokonanych modyfikacji: każda zmiana w zapisach w bazie danych jest podpisywana elektronicznie (algorytm podpisu elektronicznego - RSA), klucze prywatne w zależności od przyjętego sposobu ochrony mogą być przechowywane na kartach mikroprocesorowych lub magnetycznych lub zaszyfrowane na dyskietkach lub dysku. Nikt nie może podrobić podpisu pod modyfikacją nawet administrator systemu. Rejestracja dostępu: system zapisuje każde zarejestrowanie się w systemie oraz dostęp i drukowanie lub eksportowanie zastrzeżonych danych. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

Raporty Generator raportów Analiza spraw Wykaz przesyłek przychodzących Wykaz przesyłek wychodzących Liczba przesyłek przychodzących do spraw i wg prowadzących Liczba przesyłek wychodzących do spraw i wg prowadzących Suma przesyłek przychodzących i wychodzących Wykaz przekazanych spraw Przesyłki przeterminowane Pisma przychodzące wprowadzone w wybranym Biurze Raporty wg podziału na sprawy, skargi i wystąpienia ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

Raporty GENERATOR RAPORTÓW Poprzedni Następny Strona Główna ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

Raporty ANALIZA SPRAW Poprzedni Następny Raporty Strona Główna Poniżej znajdują się kategorie, spośród których możemy wybrać kilka i sporządzić raport. Jeżeli zależy nam na wyświetlaniu raportów w danej kolejności, należy wpisać liczby oznaczające, która kategoria ma być wyświetlana z kolei w pole KOL. Jeżeli nie ustalimy kolejności, system wyświetli raporty w takim porządku w jakim zostały przedstawione na rysunku. Aby wybrać daną kategorię należy zaznaczyć pole obok niej. Proszę wcisnąć lewy klawisz myszki. Proszę wcisnąć lewy klawisz myszki. Proszę wcisnąć lewy klawisz myszki. Po wciśnięciu przycisku „Podgląd”, wyświetlą nam się w odpowiedniej kolejności te raporty, które zaznaczyliśmy. Wszystkie zaznaczone raporty można wysłać do plików EXCEL Wszystkie zaznaczone raporty można też wydrukować. Poprzedni Następny Raporty ZAKOŃCZ POKAZ Strona Główna

Raporty ANALIZA SPRAW Poprzedni Następny Raporty Strona Główna Oto przykładowy raport dotyczący kategorii „ILOŚĆ WYSTĄPIEŃ W GRUPACH UBEZPIECZENIOWYCH” ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

WYKAZ PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH Raporty WYKAZ PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

WYKAZ PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH Raporty WYKAZ PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

WYKAZ PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH Raporty WYKAZ PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. Raporty ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

LICZBA PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH Raporty LICZBA PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. Raporty ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

LICZBA PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH Raporty LICZBA PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

LICZBA PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH Raporty LICZBA PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. Raporty ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

LICZBA PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH Raporty LICZBA PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

SUMA PRZESYŁEK PRZYCH. I WYCH. Raporty SUMA PRZESYŁEK PRZYCH. I WYCH. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

PRZESYŁKI PRZETERMINOWANE Raporty PRZESYŁKI PRZETERMINOWANE W tym polu można wybrać biuro, do którego przekazana była przesyłka. Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

Raporty wg podziału na sprawy, skargi i wystąpienia ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Raporty Strona Główna

REFERENCJE System KORESPONDENCJA wykorzystywany jest aktualnie przez kilkadziesiąt instytucji: Kancelarię Senatu RP Krajową Radę Radiofonii i Telewizji Polską Telefonię Cyfrową Era GSM Urząd Służb Cywilnych Urząd Gminy Warszawa – Targówek Urząd Gminy Warszawa – Bielany Urząd Dzielnicy Praga Północ Gminy Warszawa Centrum Urząd Dzielnicy Praga Południe Gminy Warszawa-Centrum Zarząd Domów Komunalnych Warszawa Śródmieście Polskie Gazownictwo Naftowe i Gazownictwo Naftowe S.A., Oddział w Bydgoszczy Główny Inspektorat Skupu i Przetwórstwa Artykułów Rolnych Komendę Miejską Straży Pożarnej w Zielonej Górze Centralę PZU S.A. - w trakcie wdrożenia ZAKOŃCZ POKAZ Strona Główna