CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Opracowanie: Jacek Grabowski, 2011 rok.

Idea Centralizacji Przedszkola, szkoły, gimnazja i inne jednostki oświatowe, powinny skupić się na wychowaniu i kształceniu młodych pokoleń, przygotowaniu ich do dorosłego życia i pracy zawodowej, jest to bowiem celem ich funkcjonowania. Wszelkiego rodzaju funkcje uboczne czy pomocnicze, takie jak obsługa finansowo-księgowa, należy natomiast przekazać firmom, które w tych obszarach się specjalizują. CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Kluczowe zagadnienia 1 centralizacją zostanie objęte ponad 90% jednostek oświaty dla których organem prowadzącym jest Miasto Wrocław; proces centralizacji rozpoczął się w roku 2011 i zostanie zakończony w kwietniu 2014 roku; centralna obsługa finansowo-księgowa prowadzona będzie przez Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich; obsługa ZOJM będzie prowadzona w 5 oddziałach ulokowanych w różnych częściach Wrocławia; kolejności przekazania obsługi do ZOJM będzie uzależniona od kilku kryteriów (przedstawione w dalszej części); centralizacja będzie obejmowała około 30 jednostek rocznie; CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Kluczowe zagadnienia 2 Dyrektor każdej z przejmowanych jednostek, otrzyma pełny instruktaż w zakresie przekazania obsługi do ZOJM; Dyrektor każdej z przejmowanych jednostek będzie mógł przekazać do ZOJM pracowników księgowości oraz płac na podstawie art. 23 ustawy o pracownikach samorządowych ; Służby administracyjne przejmowanych jednostek zostaną przeszkolone w zakresie sposobu opisywania, opieczętowywania oraz podpisywania dokumentów rozliczeniowych; Dyrektor jednostki przekazującej do ZOJM obsługę finansowo-księgową, będzie miał do dyspozycji trzech pracowników ZOJM (osoby przypisane do jednostki Dyrektora) do bieżącej obsługi finansów jednostki; CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

3 Kluczowe zagadnienia Struktura obsługi Dyrekcja ZOJM Zespół koordynatorów ZOJM - Zachód ZOJM - Północ ZOJM - Południe ZOJM - Centrum ZOJM - Wschód CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

2 Zespoły kompleksowej obsługi (2012) Kluczowe zagadnienia Struktura obsługi 4 Dyrekcja ZOJM Zespół koordynatorów Siedziby ZOJM 3 Zespoły kompleksowej obsługi 2 Zespoły kompleksowej obsługi 7 Zespołów kompleksowej obsługi 1 Zespół kompleksowej obsługi 2 Zespoły kompleksowej obsługi (2012) CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Zalety obsługi centralnej: Obsługa ZOJM : + i - Zalety obsługi centralnej: jednolitość podstawowych dokumentów wymaganych ustawami: polityka rachunkowości, instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych; jednolitość prowadzonych ksiąg rachunkowych – plan kont jednakowy dla wszystkich obsługiwanych jednostek – jedna polityka rachunkowości; rozwiązywanie problemów w dużym gronie specjalistów; szybka reakcja na zmiany przepisów; dostęp do operacji finansowych 24 godziny na dobę; dostęp do sprawozdań budżetowych przez stronę www 24 godziny na dobę; łatwość uzyskiwania danych finansowych przez organ prowadzący w jednolitej formie; etatyzacja dostosowana do norm przeliczeniowych (rzeczywistego zapotrzebowania); wyeliminowanie niebezpieczeństw wynikających z absencji pracowników administracyjnych; niższy koszty obsługi finansowej; CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Obsługa ZOJM : + i - Działania/rozwiązania usprawniające współpracę ZOJM ze szkołami i placówkami oświatowymi: do dyspozycji dyrektora pozostają 3 pracownicy ZOJM, w każdej chwili możliwy jest wgląd do operacji finansowych, utworzone zostaną oddziały ZOJM na terenie Wrocławia; zostanie podpisane porozumienie pomiędzy ZOJM, a dyrektorem placówki, określające szczegółowe zasady współpracy i odpowiedzialności; CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Automatyczny System Raportowy „E-mailing” Obsługa ZOJM : + i - Automatyczny System Raportowy „E-mailing” CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich System E-mailing-owy (idea) Obsługa ZOJM : + i - Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich System E-mailing-owy (idea) szybka i rzetelna informacja dla dyrektorów placówek; informacja o operacjach od razu po wprowadzeniu do systemu; dostępność informacji 24 godziny na dobę; informacja dostarczana automatycznie za pomocą ogólnie dostępnego narzędzia (Lotus); bezpieczeństwo informacji. CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Obsługa ZOJM : + i - Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich System E-mailing-owy (możliwości - moduł interaktywny) informacja generowana na życzenie (sprawdzanie poczty co 1 min); informacja dostarczana w formie tabelarycznej za pomocą poczty e-mail; system otwarty umożliwiający konfigurację nieograniczonej ilości raportów; wysoki poziom bezpieczeństwa; informacja wg stanu przed zaksięgowaniem; Przykłady: 1. informacja o planach wydatków placówki w roku budżetowym; 2. informacja o wykonaniu wydatków z paragrafów płacowych w roku budżetowym; 3. informacja o wykonaniu wydatków rzeczowych placówki w roku budżetowym; System E-mailing Moduł Interaktywny CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

WYKONANIE WYDATKÓW RZECZOWYCH Obsługa ZOJM : + i - Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich System E-mailing-owy Moduł Interaktywny WYKONANIE WYDATKÓW RZECZOWYCH info_zojm@um.wroc.pl System E-mailing Moduł Interaktywny E-mail WYKONANIE2011 analiza nadawcy; analiza tematu wiadomości; przygotowanie zestawienia. E-mail do nadawcy CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

WYKONANIE WYDATKÓW RZECZOWYCH Obsługa ZOJM : + i - Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich System E-mailing-owy Moduł Interaktywny WYKONANIE WYDATKÓW RZECZOWYCH System E-mailing Moduł Interaktywny CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Elektroniczne sprawozdania budzetowe Obsługa ZOJM : + i - Podpis elektroniczny Elektroniczne sprawozdania budzetowe CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

… wkrótce dostępne przez www. Obsługa ZOJM : + i - wykonanie wydatków; sprawozdania budżetowe; - odpowiedzi Radców Prawnych na często zadawane pytania; … wkrótce dostępne przez www. CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Obsługa ZOJM : + i - Ankieta zadowolenia - narzędzie oceny ZOJM w rękach dyrektorów. Rzetelność, terminowość – trzydziestu jeden ankietowanych (66%) wskazało ocenę bardzo dobrą, czternastu (30%) dobrą, a dwóch (4%) - zadawalającą. Kompetencje i wiedza – dwudziestu siedmiu Dyrektorów (58%) oceniło poziom kompetencji i wiedzę z zakresu finansowo-księgowego pracowników ZOJM - bardzo dobrze, dziewiętnastu (40%) dobrze, jeden (2%) zadawalająco. CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Projekt „Wrocławska Edukacja” Obsługa ZOJM : + i - „Rozwój informatycznego systemu zarządzania wrocławską oświatą” „Rozwój usług elektronicznych we wrocławskiej oświacie” Projekt „Wrocławska Edukacja” Projekty współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Obieg dokumentów w zakresie wydatków rzeczowych CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Obieg dokumentów w zakresie wydatków płacowych CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Obsługa ZOJM Wsparcie ZOJM przy planowaniu budżetu jednostki oświaty W zakresie wydatków z paragrafów rzeczowych: przygotowujemy zestawienie wykonania wydatków za rok poprzedni; przygotowujemy zestawienie wykonania wydatków od stycznia do sierpnia za rok bieżący; przygotowujemy ilościowe wykonanie mediów od stycznia do sierpnia; pracownicy Działu Rozliczeń służą pomocą w razie pytań Dyrektorów jednostek; W zakresie wydatków z paragrafów płacowych: przygotowujemy zestawienie wykonania za rok poprzedni oraz od stycznia do sierpnia roku bieżącego; w miesiącach październiku-grudzień przygotowujemy prognozę wykonania (na żądanie po podaniu przewidywanej liczby godzin ponadwymiarowych); obliczamy kwotę (plan) nagród jubileuszowych – na żądanie; obliczamy kwoty (plan) niewypłaconych 13-tek dla pracowników już niepracujących – na żądanie; przygotowujemy gotowe zestawienie korekty 13-tek w miesiącu lutym – w formie to przekazania do WE; CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Obsługa ZOJM Wsparcie ZOJM przy planowaniu budżetu jednostki oświaty Jesteśmy otwarci na każdą pomoc dla Dyrektorów obsługiwanych jednostek w zakresie Naszych kompetencji, upoważnień możliwości organizacyjnych. Jesteśmy otwarci na zgłaszane sugestie i uwagi Dyrektorów jednostek, w miarę możliwości wprowadzamy udogodnienia dla Dyrektorów. CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Procedura przekazywania obsługi finansowo-księgowej do ZOJM CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Kryteria przekazania obsługi f-k do ZOJM Decyzja dyrektora jednostki oświatowej; Wyniki kontroli w zakresie prowadzenia finansów jednostki; Wskaźnik etatyzacji; Wskaźnik administracji; Wysokość budżetu jednostki; Złożoność jednostki/różnorodność realizowanych zadań; Lokalizacja względem jednostki obsługującej (ZOJM). CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich Szkolenie pracowników administracji Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich SZKOLENIE W miesiącu poprzedzającym przekazanie obsługi do ZOJM Jak zapanować nad rozliczeniem… CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Wydział Edukacji, Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich Szkolenie pracowników administracji Wydział Edukacji, Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich SZKOLENIE W miesiącu sierpniu w roku przekazania obsługi do ZOJM Jak zaplanować wydatki … CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

Dziękuję za uwagę. Wrocław 2011 CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011