Tadeusz Rudnicki ILiM – GS1 Polska Europejskie i Krajowe Forum Elektronicznego Fakturowania trzecie spotkanie Forum Krajowego Ministerstwo Gospodarki 15.05.2012 Tadeusz Rudnicki ILiM – GS1 Polska

European Multi-Stakeholder Forum on e-Invoicing Forum powołane komunikatem KE - C(2010) 8467 final z 2 grudnia 2010, dotyczy problemów elektronicznego fakturowania w obrocie ponadgranicznym Wynika z realizacji „Europejskiej Agendy Cyfrowej”, elementu Strategii „Europa 2020” Cel KE: do 2020 r. e-fakturowanie główną metodą fakturowania w Europie

European Multi-Stakeholder Forum on e-Invoicing Zadania Europejskiego Wielostronnego Forum Elektronicznego Fakturowania 1) monitoring stopnia adaptacji e-faktur w krajach członkowskich oraz na poziomie UE wymiana doświadczeń i dobrych praktyk w e-fakturowaniu tworzenie i opiniowanie propozycji rozwiązań usuwających istniejące bariery trans-granicznej wymiany e-faktur udział w pracach nad migracją e-faktury do standardowego modelu danych

Forum Europejskiej e-Faktury w Polsce Zadania Grupy Aktywności 1 monitoring stopnia adaptacji e-faktur w krajach członkowskich oraz na poziomie UE zebranie i analiza danych (monitoring) do opracowania wskaźników rynku wyznaczonych przez KE – badania w grupie uczestników Forum krajowego elementy ilościowe elementy jakościowe opracowanie raportu z monitoringu wg zaleceń KE

Zadanie 1: Monitoring stopnia adaptacji e-faktur w Polsce Elementy ilościowe : obszary monitoringu: B2B, B2C, B2G obowiązkowość stosowania faktur papierowych równolegle do elektronicznych lub nie wykorzystanie e-faktur w formacie PDF lub w formatach ustrukturyzowanych (udział w fakturach ogółem) wykorzystanie (udział) e-faktur wśród małych i średnich przedsiębiorstw oraz w MNC (multi-narodowych) wykorzystujących usługi dostawców usług e-fakturowania lub bez nich, także za pomocą modelu 4 – kątnego w podziale na branże gospodarki

Skład grupy 1 Monitoring stopnia adaptacji e-faktur w Polsce Instytucja Osoby 1 BillBird S.A.   BRE Bank SA - Multibank, mBank CERTPOL Sp. z o.o. ILIM Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A 2 Ministerstwo Finansów ORANGE Orange Customer Service Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych Lewiatan PricewaterhouseCoopers Polska Sp. z o.o. Sage sp. z o.o. Spółka Doradztwa Podatkowego Ożóg i Wspólnicy Sp. z o.o. Telekomunikacja Polska SA Związek Banków Polskich / Polish Bank Association 1 Suma 17

Zadanie 1: Monitoring stopnia adaptacji e-faktur w Polsce  [ Zadanie 1: Monitoring stopnia adaptacji e-faktur w Polsce Branża Dostawca usług EDI oraz aplikacji biznesowych Wielkość firmy (MŚP) B2B B2G B2C Łączna ilość faktur rocznie (niezależnie od formy papierowej lub elektronicznej) Łączna ilość faktur ELEKTRONICZNYCH rocznie, w tym: 13 200 000 5 000 w formacie ustrukturyzowanym (np. EANCOM, XML) 13 000 000 w formacie PDF 200 000  Wymiana e-faktur łącznie Za pośrednictwem operatora EDI Bez pośrednictwa operatora EDI Wymiana e-faktur z zagranicą łącznie 130 000  Za pośrednictwem operatorów EDI - model 4-kątny (opis – prezentacja Forum z 18.01.2012) Ok. 100 000 faktur

Zadanie 1: Monitoring stopnia adaptacji e-faktur w Polsce Elementy jakościowe: Inicjatywy promujące dziedzinę e-fakturowania W Polsce nie ma zbyt dużo inicjatyw promujących dziedzinę e-fakturowania. Z pewnością należy wymienić konferencje, w tym organizowane przez usługodawców, które pokazują różne możliwości wykorzystania e-faktur. Przykładowo, Comarch organizuje konferencję EDI International, na którą zapraszani są przedstawiciele firm krajowych i międzynarodowych, które wdrożyły e-fakturę oraz podmioty doradcze czy przedstawiciele organów podatkowych. Innym przykładem jest konferencja EXPP Summit organizowana przez Billentis i skupiająca zainteresowane podmioty. promocja e- faktury przez operatorów telekomunikacyjnych. Zasięg krajowy. Zachęcanie do korzystania z e-faktury dodatkowymi korzyściami - pakiet dołożonych minut do wykorzystania lub dodatkowa pula punktów w programie lojalnościowym.

Zadanie 1: Monitoring stopnia adaptacji e-faktur w Polsce Elementy jakościowe: Obowiązkowość stosowania e-faktur, w tym wybranych sektorach (np. w obszarze sektora publicznego) W obszarze biznesu obowiązkowość stosowania e-faktur zależy od warunków uzgodnionych pomiędzy partnerami biznesowymi. Niektóre firmy (np. sieci handlowe) narzucają partnerom biznesowym stosowanie e-faktur w określonym czasie. Istnieją też przypadki, że pojedyncze firmy decydują się na zakup usługi dla swoich partnerów biznesowych (czasem także z archiwum elektronicznym), dzięki czemu mogą narzucić stosowanie e-faktur (w tych przypadkach najczęściej jest wykorzystywane Web-EDI).

Zadanie 1: Monitoring stopnia adaptacji e-faktur w Polsce Elementy jakościowe: Identyfikacja najważniejszych środowisk i usługodawców w obszarze e-faktur Bardzo istotne znaczenie w Polsce w obszarze e-faktur pełni ECR Polska, zrzeszające czołowych graczy sektora Retail i FMCG. Organizacja ta ustala standardy zawartości faktur, które są wykorzystywane i promowane przez innych graczy. W branży budowlanej nie ma odpowiednika ECR Polska, jednak podmioty z tej branży korzystają w dużej mierze z efektów pracy Grupy ECR (istnieje pewna grupa podmiotów, która współpracuje z sieciami handlowymi w branży FMCG i DIY). W branży elektrotechnicznej istnieje grupa graczy stowarzyszona w SHE (Stowarzyszenie Hurtowni Elektrotechnicznych), której jednym z obszarów działania jest wymiana dokumentów elektronicznych (specyfikacje zawartości dokumentów dla tej branży). Istotną rolę odgrywają też firmy konsultingowo-doradcze – w Polsce szczególnie istotną rolę odgrywa PwC. Jeżeli chodzi o usługodawców, to poza Comarch warto też wymienić innych operatorów EDI – Infinite czy Edison. Oczywiście należy też wymienić rolę usługodawców oferujących wymianę e-faktur w technologii podpisu elektronicznego.

Forum Europejskiej e-Faktury w Polsce Aktywność 2 wymiana doświadczeń i dobrych praktyk w e-fakturowaniu „Działania mają doprowadzić do wymiany doświadczeń i dobrych praktyk, które ułatwią powstanie interoperacyjnych rozwiązań dotyczących e-fakturowania.” "Europejskie Forum powinno zidentyfikować sprawdzone praktyki, przyczyniające się do promowania e-fakturowania na poziomie krajowym. Ta analiza porównawcza powinna obejmować również warunki ich skutecznej replikacji w innych państwach członkowskich.”

Skład grupy 2 Wymiana doświadczeń i dobrych praktyk w e-fakturowaniu Instytucja Osoby 2 CERTPOL Sp. z o.o. 1   Comarch 3 GE International SA, Branch in Poland ILIM ORANGE Orange Customer Service Polska Telefonia Cyfrowa S.A. Sage sp. z o.o. Storck Sp.z o.o. Telekomunikacja Polska SA Związek Banków Polskich / Polish Bank Association Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych Lewiatan Spółka Doradztwa Podatkowego Ożóg i Wspólnicy Sp. z o.o. BillBird S.A. BRE Bank SA - Multibank, mBank ING Bank Śląski S.A. PricewaterhouseCoopers Polska Sp. z o.o. Netia Deloitte Doradztwo Podatkowe Sp. z o. o. ULISSES 2 Suma 28

Zadanie 2: wymiana doświadczeń i dobrych praktyk w e-fakturowaniu Wybrane tematy kwestionariusza danych i wywiadów Modele B2B, B2G, B2C realizowane w Polsce, w tym przez MŚP, które przyczyniły się w znacznym stopniu do adaptacji e-fakturowania w Polsce: B2B: EDI wprowadzony przez zagraniczne sieci handlowe, bardzo duża ilość faktur. (CA SA) Procesowanych jest około 140 milionów dokumentów rocznie, z czego dokumenty procesowane przez podmioty w Polsce to ok. 55-60%. W relacji B2C – model e-billingu, PDF jako faktura elektroniczna . (PTC) Obecnie ok. 31% faktur udostępnianych jest elektronicznie. To bardzo dobry wynik na tle innych firm w Polsce. Tej części klientów faktury są udostępniane poprzez stronę internetową lub e-mailem (w większości w formacie PDF).

Zadanie 2: wymiana doświadczeń i dobrych praktyk w e-fakturowaniu Wybrane tematy kwestionariusza danych i wywiadów Modele interoperacyjności i rola dostawców usług CA SA: odgrywamy znaczną rolę we wdrażaniu e-faktur. Szczególnie ważne jest to w projektach masowych, gdzie docelowo wymiana e-faktur ma obejmować kilkaset lub kilka tysięcy podmiotów – w tego typu projektach istotne jest zaangażowanie naszych specjalistów, którzy przeprowadzają szkolenia oraz dokonują podłączeń i koordynują działania w fazie testowej, dzięki czemu okres wdrożenia ulega skróceniu. Netia: Model EBPP, mógłby się rozwijać i przyczyniać do rozwoju e-faktury gdyby do programu przystąpiło więcej banków i wystawców faktur. Prowizje za usługę też są zbyt wysokie dla wystawców faktur a przeniesienie jej na odbiorcę faktury jest nieakceptowalne. PTC: Rozwiązania z udziałem banków nie wpływają w Polsce na znaczące zwiększenie udziału e-faktur. Storck: Dostawcy usług są wykorzystywani przez międzynarodowe sieci do przesyłu i archiwizowania elektronicznych faktur opierając się na ich bazie technologicznej i technicznej.

Zadanie 2: wymiana doświadczeń i dobrych praktyk w e-fakturowaniu Wybrane tematy kwestionariusza danych i wywiadów Jaki poziom integracji z systemami ERP jest możliwy w wymienionych modelach? Jaki jest minimalny poziom potrzebny aby wykorzystać ich potencjał? CA SA: nie ma jednego określonego poziomu potrzebnego do przeprowadzenia integracji z systemami ERP – jest to indywidualna decyzja danej firmy. Dla niektórych firm wymieniających kilkaset dokumentów miesięcznie strona internetowa (Web-EDI) jest wystarczającym rozwiązaniem, podczas gdy inne podmioty dokonują pełnej integracji już przy wymianie kilku dokumentów miesięcznie.

Zadanie 2: wymiana doświadczeń i dobrych praktyk w e-fakturowaniu Wybrane tematy kwestionariusza danych i wywiadów Charakterystyczne czynniki sukcesu i wady powiązane są z rozpatrywanymi poszczególnymi modelami działania: CA SA: określenie procentowego udziału e-faktur w całkowitym wolumenie faktur – jest to najczęstszy KPI w tego typu projektach. …istotne jest, aby przekroczyć 50% udział e-faktur w okresie 6-12 m-cy. Innym … czynnikiem sukcesu jest poziom redukcji kosztów związanych z zastąpieniem dokumentów papierowych ich elektronicznymi odpowiednikami – chodzi zarówno o koszty papieru, drukowania, itp. jak również koszty osobowe niezbędne do obsługi tych faktur. PTC:Dla dużych odbiorców biznesowych ważne jest, żeby dokument nadawał się do przetwarzania, zautomatyzowanej analizy i wczytania do systemu. Takie wymagania spełnia praktycznie każdy dokument w ustrukturyzowanym formacie (np. xml, xls, txt). Duży klient biznesowy z zasady dysponuje zapleczem IT, które może dostosować system wczytujący dane do otrzymywanego formatu. Nie jest to tak duży problem jak w przypadku MŚP. W przypadku … faktury w postaci pliku PDF osobom prywatnym i MŚP, czynnikiem sukcesu jest dostępność, prostota zawartości dokumentu, możliwość wydrukowania, brak konieczności przetwarzania i zatrudniania do obsługi osób do IT lub korzystania z usług dostawców zewnętrznych. Najprostsze przekazywanie e-faktury klientom prywatnym i MŚP jest ważne ze względu na skalę tej wymiany dokumentami.

Zadanie 2: wymiana doświadczeń i dobrych praktyk w e-fakturowaniu Wybrane tematy kwestionariusza danych i wywiadów Charakterystyczne czynniki sukcesu i wady powiązane są z rozpatrywanymi poszczególnymi modelami działania: Sukces: Ustrukturyzowany format faktury dla celów automatycznego przetwarzania w obrocie z dużymi firmami, z małymi i w segmencie B2C - PDF. Sukces: 50% e-faktur przez 12 msc. od wdrożenia. Wady: Faktura korekta - jako dokument ściśle polski z jej wymogami prawnymi. Problemy z założeniem i prawidłowym ustawieniem segmentów bardzo spowolniło proces wdrożenia w firmie.

Zadanie 2: wymiana doświadczeń i dobrych praktyk w e-fakturowaniu Najważniejsze wyniki badań ilościowych: Najwyżej oceniane modele Kupujący zarządza e-fakturowaniem lub wprowadza obowiązek w ramach stosunków handlowych Interoperacyjność między dostawcami usług. Użycie obrazu dokumentu (np. PDF-ów) Model biznesowy ułatwiający wprowadzenie dużej liczby podmiotów uczestniczących w obrocie handlowym Integracja całościowa procesu „proces od zamawiania do płatności” w przeciwieństwie do podejścia modułowego

Forum Europejskiej e-Faktury w Polsce Zadania Grupy Aktywności 3 tworzenie i opiniowanie propozycji rozwiązań usuwających istniejące bariery trans-granicznej wymiany e-faktur przegląd i transpozycja Dyrektywy VAT inne aspekty prawne (poza VAT) Zbieranie danych w poszczególnych krajach członkowskich w zakresie prac Aktywności 3 będzie dotyczyło problemów prawnych. Do końca 2011 formularz pytań nie został opublikowany przez tę grupę aktywności.

Skład grupy 3 tworzenie i opiniowanie propozycji rozwiązań usuwających istniejące bariery trans-granicznej wymiany e-faktur T3 Instytucja Osoby 3 Comarch 2   GE International SA, Branch in Poland 1 Ministerstwo Finansów 5 ORANGE Orange Customer Service Sage sp. z o.o. Telekomunikacja Polska SA Związek Banków Polskich / Polish Bank Association Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych Lewiatan Spółka Doradztwa Podatkowego Ożóg i Wspólnicy Sp. z o.o. PricewaterhouseCoopers Polska Sp. z o.o. 3 Suma 20

Forum Europejskiej e-Faktury w Polsce Zadania Grupy Aktywności 4 udział w pracach nad migracją e-faktury do standardowego modelu danych Analiza modelu ISO 20022 Financial Invoice, UN/CEFACT Cross- Industry Invoice (CII) v.2 Analiza dokumentów CEN Workshops: BII, eBES oraz eInvoicing 3 Ocena niezgodności oraz poszukiwanie synergii pomiędzy wynikami dotychczasowych działań standaryzacyjnych na poziomie europejskim Opracowanie propozycji rozwiązań zidentyfikowanych problemów Współpraca w opracowaniu modelu danych e-faktury jako rekomendacji dla KE

Skład grupy 4 prace nad migracją e-faktury do standardowego modelu danych Instytucja Osoby 4 CERTPOL Sp. z o.o. 1   Comarch 3 ILIM Ministerstwo Finansów 5 ORANGE Orange Customer Service 2 Polska Telefonia Cyfrowa S.A. Sage sp. z o.o. Telekomunikacja Polska SA Związek Banków Polskich / Polish Bank Association Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A BillBird S.A. Edison S.A. (GXS National Service Provider) PricewaterhouseCoopers Polska Sp. z o.o. ULISSES Meritum Bank ICB Spółka Akcyjna 4 Suma 24

Zadanie 4: migracja e-faktury do standardowego modelu danych Rekomendowanym przez Komisję Europejską standardem odniesienia dla modelu danych e-faktury jest model UN/CEFACT CII w wersji 2. 12 grudnia 2011 w Brukseli CEN przedstawiło najnowsze wyniki warsztatów CEN Workshop i opublikowało dokumenty dotyczące e-fakturowania: http://www.cen.eu/cen/Sectors/Sectors/ISSS/Activity/Pages/eInvoicing_2.aspx także na stronach Ministerstwa Gospodarki (wraz z materiałami z pierwszego spotkania Forum krajowego z dn. 19.12.2011): http://www.mg.gov.pl/node/15154 (stan z 31.12.2011). Prosimy wnosić uwagi drogą mailową pod adres: ecommerce@mg.gov.pl

Zadanie 4: migracja e-faktury do standardowego modelu danych Task 4 Workplan: 2.1 Develop the Recommendations 2.1.1 Topics Identify the topics that form the basis for the activities of Task 4, following the suggestions as described in the Work Programme for the EU MSF. The participants in Task 4 will contribute to the drafting of the question(s) to be forwarded to the National Fora and other entities like Business Europe, EESPA, PEPPOL, … including standardization organizations like UN/CEFACT or related activities like CEN Workshops. Task 4 will issue the questions. It is thought that such questions do not require the endorsement of the EU MSF. Obtain information on usability of CEN MUG and CII v2 "Core European Invoice„ contains the Reference Data Model (in business terms), we are currently referring to.

Dziękuję za uwagę. tadeusz.rudnicki@ilim.poznan.pl