Zasady ewidencji podatkowa księga przychodów i rozchodów mgr Dorota Mirosław styczeń 2013 rok

Podstawa prawna Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia KPiR, co można sprawdzić w Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.

PKPiR Księgę podatkową prowadzić muszą : osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą spółki cywilne osób fizycznych; spółki jawne osób fizycznych spółki partnerskie

PKPiR PKPiR prowadzą podatnicy podatku dochodowego, od osób fizycznych opodatkowani na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) albo podatkiem liniowym (19%), którzy nie przekroczyli limitu 1'200'000 euro zobowiązującego ich do prowadzenia ksiąg rachunkowych (tzw. pełna księgowość).

PKPiR Wyboru opodatkowania dokonać należy w terminie do 20 stycznia roku podatkowego. W sytuacji rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego, oświadczenie o dokonaniu wyboru opodatkowania złożyć należy we wniosku do CEIDG do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia działalności , nie później jednak, niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu.

PKPiR Zasady obliczania dochodu podatników prowadzących KPiR, określają przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to przede wszystkim art. 14 ust. 1f; art. 22 ust. 4-6; art. 24-24b; art. 44. Zasadach prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów traktuje rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia KPiR, co można sprawdzić w Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.

PKPiR - wzór

PKPiR Kolumna 7 – Wartość sprzedanych towarów i usług Do tej kolumny wpisuje się kwoty przychodów uzyskanych ze sprzedaży towarów (wyrobów) i usług (bez podatku VAT, o ile przedsiębiorca jest jego płatnikiem i w osobnej ewidencji dokonał rozliczenia, na podstawie którego odzyskał podatek należny od sprzedaży). W kolumnie tej przedsiębiorca ewidencjonuje przychody z działalności podstawowej swojej firmy.

PKPiR Kolumna 8 – Pozostałe przychody Kolumna ta służy do wpisywania innych przychodów niż przychody ze sprzedaży towarów (wyrobów) i usług, które są ewidencjonowane w kolumnie 7. W kolumnie 8 ewidencjonuje się m.in. : przychody ze sprzedaży składników majątku (np. środków trwałych) otrzymane dotacje i dofinansowania, otrzymane kary umowne, np. z tytułu niedotrzymania terminów przez kontrahenta, odsetki od środków na rachunkach bankowych (na podstawie wyciągu bankowego) z kont związanych z działalnością gospodarczą podatnika,

PKPiR Kolumna 10 – Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu. Kolumna ta służy do ewidencjonowania wydatków (kosztów) związanych z zakupami towarów handlowych (w przypadku działalności handlowej), surowców i materiałów (w przypadku działalności produkcyjnej i/lub usługowej). Ewidencji w tej kolumnie dokonuje się według cen zakupu (wraz z ewentualną opłatą celną i akcyzą).

PKPiR Kolumna 11 – Koszty uboczne zakupu Kolumna ta jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych zakupu towarów handlowych, surowców i materiałów (czyli kosztów związanych z zakupami księgowanymi w kolumnie 10), jak np.: koszty transportu obcego (przesyłka pocztowa, kurierska itp.), koszty transportu własnego – jeśli poniesiony wydatek jest całkowicie związany z zakupem surowców, materiałów lub towarów handlowych, koszty załadunku i rozładunku, koszty ubezpieczenia towarów w drodze (udokumentowane dowodami wystawionymi przez zakład ubezpieczeniowy), koszty opakowania.

PKPiR Kolumna 12 – Wynagrodzenia w gotówce i w naturze. Kolumna ta jest przeznaczona do ewidencji wynagrodzeń pracowników, wypłacanych zarówno w formie gotówkowej w kasie firmy, jak i w formie bezgotówkowej (np. przekazanych na ROR). W kolumnie 12 wykazuje się także wynagrodzenia wypłacane „w naturze” – po przeliczeniu na złote. Kolumna ta służy ewidencji wynagrodzeń wszelkiego rodzaju, nie tylko tych wynikających z umowy o pracę i naliczanych osobno na liście płac. Tutaj także zaksięgowane powinny zostać kwoty wypłacane pracownikom na podstawie umowy zlecenia i umowy o dzieło.

PKPiR Kolumna 13 – Pozostałe wydatki. Kolumna ta jest przeznaczona do ewidencji pozostałych wydatków (kosztów), które nie są ewidencjonowane w kolumnach od 10 do 12, a dotyczą wydatków na potrzeby firmy podatnika i których poniesienie jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Są to w szczególności wydatki: czynsz za lokal, opłaty za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłaty pocztowe (związane np. z korespondencją firmową), zakup usług telekomunikacyjnych (telefon, internet; w wypadku usług telefonicznych użytkowany numer musi być zarejestrowany na firmę bądź jej właściciela),

PKPiR zakup środków czystości i odzieży ochronnej oraz roboczej, opłaty z tytułu wywozu śmieci, odprowadzenia nieczystości, koszty remontów i naprawy środków trwałych, amortyzacja środków trwałych, zakup wyposażenia firmy, zakup materiałów biurowych, zakup literatury fachowej związanej z prowadzoną działalnością, spłata odsetek od kredytów, wartość netto sprzedanego środka trwałego (czyli różnicy pomiędzy wartością początkową a umorzeniem środka trwałego), wydatków na reklamę publiczną (radiową, telewizyjną, prasową) oraz niepubliczną,

PKPiR składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu zatrudniania pracowników (w części finansowanej przez pracodawcę), składek na FP i FGŚP, koszty użytkowania samochodu w firmie (wprowadzonego do ewidencji środków trwałych) , koszty użytkowania prywatnego samochodu w firmie, raty leasingowe, dzierżawnych lub z tytułu umowy najmu, diety i inne należności za podróż rozliczanych w związku z delegacją pracownika, straty w środkach trwałych, w przypadku jeśli nie zostały one pokryte przez odszkodowania,

PKPiR wartość świadczeń wynikających z przepisów BHP – np. pranie odzieży roboczej, ekwiwalent za używanie własnej odzieży przez pracowników, wydatki na usługi biurowe (kopiowanie, tłumaczenia, archiwizowanie danych i informacji, prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe, doradztwo itp.), wydatki związane z dozorem mienia (zakup usług monitoringu), inne usługi obcych, np. porad prawnych, korekty zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów o tę część podatku naliczonego VAT, która nie może zostać odliczona od podatku należnego

Rozliczanie przychodów Przychody należy ewidencjonować, jako faktury przychodowe w PKPiR, według daty powstania obowiązku podatkowego. Należy to zrobić w dniu wystawienia faktury, jednak nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym: otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia; zbyto prawo majątkowe; wydano rzecz; wykonano usługę Podatnicy VAT, którzy nie korzystają ze zwolnienia podmiotowego, mogą ewidencjonować przychody w dniu wystawiania faktury. Datę określa się zgodnie z przepisami. Za obowiązującą uznaje się datę, kiedy faktura została wystawiona, jeśli została wystawiona poprawnie lub datę, kiedy faktura powinna zostać wystawiona, w przypadku, gdy została wystawiona niezgodnie z przepisami.

Ewidencja a dzienne zestawienie faktur Dzienne zestawienie faktur musi zawierać co najmniej: datę, numer zestawienia, numery i daty faktur objętych zestawieniem łączną wartość przychodów wynikającą z tych faktur z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Dzienne zestawienie faktur

Rozliczanie kosztów Kosztami uzyskania przychodu są te wydatki, które ponoszone są w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Zapisów w KPiR dokonuje się: niezwłocznie w sytuacji zakupu materiałów podstawowych oraz towarów handlowych; raz dziennie, pod koniec dnia a najpóźniej przed rozpoczęciem pracy dnia następnego w przypadku pozostałych wydatków. Podatnicy, którzy prowadzą KPiR zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z metoda kasową, czyli pod datą ich poniesienia. Może być to: data obciążenia fakturą, notą lub rachunkiem data faktycznego dokonania wydatku.

PKPiR Po zakończeniu miesiąca, w terminie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni należy zapisy w ewidencji podsumować, obliczyć i wpisać kwotę podatku. W przypadku prowadzenia więcej niż jednej pkpir, sumy miesięczne zapisów z poszczególnych ksiąg należy przenieść do jednej z nich i podsumować.

Rozliczanie dochodu Podatnik ma możliwość dokonania wyboru metody obliczania dochodu z uwzględnieniem comiesięcznej różnicy spisów z natury. Metoda ta zakłada, że koszty rozliczane są z datą ich poniesienia, ale spis z natury, który ma za zadanie korygować wartość kosztów o różnice początkowego i końcowego spisu z natury, dokonywany jest z każdym końcem miesiąca

PKPiR na komputerze Podatnik może prowadzić pkpir przy użyciu komputera Na koniec każdego miesiąca, w terminie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie znaleźnego podatku od przychodów ewidencjonowanych, jednak nie później niż 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest zobowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc Wydruk powinien być zgodny z wzorem pkpir określonym w załączniku do rozporządzenia Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania pkpir, według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia, jest obowiązany założyć właściwa ewidencję. Po zakończeniu każdego miesiąca do odpowiednich kolumn tej ksiegi należy wpisać w jednej pozycji sumy przychodów i wydatków uzyskanych w danym miesiącu,

Rzetelność PKPiR Definicja niewadliwej księgi Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Definicja rzetelnej księgi Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Rozporządzenie zawiera szereg odstępstw od tej definicji, dzięki czemu nie wszystkie błędy powodują automatyczne uznanie księgi za nierzetelną. Odstępstwa te dotyczą także kosztów uzyskana przychodu.

Rzetelność PKPiR Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy: 1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub 2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub 3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub 4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub 5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3 pkpir.

Zwolnienie z obowiązku prowadzenie KPiR Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dopuszcza możliwość zwolnienia z obowiązku prowadzenie księgi podatkowej, jak również ze zwolnienia z poszczególnych czynności wchodzących w zakres jej prowadzenia. Na wniosek podatnika, decyzję w tej sprawie podejmuje naczelnik urzędu skarbowego. Urząd z obowiązku prowadzenie KPiR zwalnia tylko w uzasadnionych sytuacjach, do których należą: - wiek i stan zdrowia podatnika - rodzaj i rozmiar prowadzonej działalności

Odliczenia od dochodu Uzyskane dochody z działalności objętej pkpirh pomniejsza się o : zapłacone składki na ZUS ( E, R, CH, W ) składki na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika jest obowiązkowa, dokonane w roku podatkowym zwroty nienależnie pobranych emerytur i rent, wydatki na cele rehabilitacyjne, darowizny.

Roczne rozliczenie dochodów z PKPiR zł gr 1) Przychód (kolumna 9) 455.600,75 2) Wysokość kosztów uzyskania przychodów poniesionych w roku podatkowym: a) wartość spisu z natury na początek roku podatkowego 58.678,28 b) plus wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów (kolumna 10) 289.288,56 c) plus wydatki na koszty uboczne zakupu (kolumna 11) 10.320,40 d) minus wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego 46.524,32 e) plus kwota pozostałych wydatków (kolumna 14) 78.328,09 f) minus wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi 4.826,00 Razem koszty uzyskania przychodu 385.265,01 3) Ustalenie dochodu osiągniętego w roku podatkowym: a) przychód (pkt 1) b) minus koszty uzyskania przychodów (pkt 2) Dochód (a-b) 70.335,74

Zalety i wady PKPiR Zalety: Wady: - podatek od faktycznie osiągniętego dochodu - uwzględnia koszty uzyskania przychodu - w przypadku straty nie ma podatku dochodowego - wyższa stawka podatku dochodowego niż przy ryczałcie - większy stopień skomplikowania ewidencji księgowych