Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją EZD PUW Nowości w wersji 3.17.Z Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją EZD PUW

1. Uprawnienie 115 – Sprawdzanie sygnatury wpływu. Użytkownik z tym uprawnieniem otrzyma przy rejestracji przesyłki wpływającej komunikat, że przysyłka o takiej samej sygnaturze została już zrejestrowana. Komunikat wyświetli się po wypełnieniu pola „Znak widniejący na piśmie” i przejściu kursorem poza to pole. UWAGA - komunikat wyświetla się tylko przy uzupełnianiu metadanych poprzez zakładkę „Uzupełnianie metadanych” w module Kancelaria.

2. Modyfikacja operacji wyrejestrowania dokumentu ze składu chronologicznego. W przypadku wyrejestrowywania dokumentu ze składu chronologicznego należy wskazać jedną z dwóch dostępnych opcji: - wyrejestrowanie na potrzeby wysyłki, lub - wyrejestrowanie na potrzeby sprawy tradycyjnej Pierwsza opcja ma zastosowania, gdy w sprawie prowadzonej elektronicznie dokumenty stanowiące akta tej sprawy w postaci papierowej należy przesłać zgodnie z właściwością. Zastosowanie tej opcji pozwoli zakończyć sprawę elektroniczną pomimo tego, że dokumenty papierowe zostały wycofane ze składu chronologicznego. Druga opcja ma zastosowanie, gdy wyrejestrowujemy dokument omyłkowo zarejestrowany w składzie chronologicznym, gdyż stanowi element sprawy prowadzonej tradycyjnie .

3. Wprowadzono obowiązek nazywania koszulek, tak, aby nazwa koszulki składała się z co najmniej dwóch wyrazów.

4. Uprawnienie 216 - Wydruk potwierdzenia korespondencji osobistej. Uprawnienie umożliwia oznaczenie korespondencji odebranej osobiście przez adresata pisma jako „wysłana” przez pracownika (na uprawnieniach). Zarejestrowanie korespondencji wychodzącej odbywa się tak, jak to jest w tej chwili, przy czym użytkownik rejestrując wysyłkę wybiera jako rodzaj przesyłki „Osobiście”. W momencie, gdy adresat pisma przychodzi odebrać je osobiście, użytkownik drukuje wydruk , na którym adresat pisma pokwituje jego odbiór. W tym celu należy kliknąć w czerwone kółko przy korespondencji wychodzącej

Wówczas system zapyta o potwierdzenie wykonania tej operacji. UWAGA: Ważne jest, aby nie wykonywać wydruku wcześniej niż w dniu osobistego odebrania przesyłki przez adresata, gdyż data wykonania wydruku odłoży się w historii sprawy jako data oznaczenia tej korespondencji jako wysłanej Wydruk wygląda jak na następnym slajdzie, przy czym pola z datą i nazwą dokumentu, który jest odbierany osobiście zaciągają się automatycznie po kliknięciu w ikonkę drukowania.

Po wygenerowaniu wydruku system oznaczy korespondencję jako wysłaną (zielone kółko). Tak zarejestrowana korespondencja zostaje zarejestrowana w rejestrze korespondencji wychodzącej i jest możliwa do wyszukania z poziomu wyszukiwarki korespondencji wychodzącej. W historii koszulki odkładane są następujące informacje: zarejestrowano korespondencję odbieraną osobiście. Do: adresat, Załączniki: nazwa załącznika; wygenerowano wydruk korespondencji. Wydruk: potwierdzenie odbioru. korespondencja: nr koperty. oznaczenie koperty nr jako wysłanej (z datą równą dacie wygenerowania wydruku). Do momentu wygenerowania wydruku istnieje możliwość usunięcia korespondencji, przy czym informacja o usunięciu odkłada się w historii sprawy.

5. Metadane dokumentów wytworzonych w EZD. "Data widniejąca na piśmie" i "Znak widniejący na piśmie" uzupełniają się automatycznie w momencie podpisywania dokumentu. 6. Możliwość usunięcia indywidulanych list dystrybucyjnych przez pracowników.

7. Menu podręczne - uzupełnij zakładki. W menu podręcznym szablonów pojawiła się możliwość zwizualizowania zakładek, które wypełnia się w momencie podpisania. 8. Menu podręczne - uzupełnij zakładki. Z poziomu menu podręcznego notatki możliwe jest wydrukowanie notatki.

Ponadto, jeśli notatka została podpisana podpisem elektronicznym możliwe jest wydrukowanie uwierzytelnienia notatki:

9. Zmienił się interfejs po kliknięciu w folder „Nowe” lub „W realizacji”. Dłuższe tytuły spraw nie wyświetlają się domyślnie w całości, ale po najechaniu kursorem na tytuł. Wówczas pełna nazwa sprawy wyświetla się w ramce na czarnym tle:

10. Dodano nowe uprawnienie: Kalendarz (218), po włączeniu którego w module Rejestry pojawi się opcja Kalendarz: - Jest to odpowiednik dotychczasowych rezerwacji zasobów. Możliwe jest : - usuwanie wpisów z kalendarza - edytowanie wpisów z kalendarza - przenoszenie zdarzeń na inne dni poprzez przeciągnięcie wpisu o zdarzeniu

11. Nowy raport - Statystyka urzędu 104. 12. Informacja o wykonaniu kopii wewnętrznej. W przypadku wykonania Kopii/Wewnętrzna, w koszulce oryginalnej odkłada się informacja o wykonaniu takiej kopii i link do koszulki skopiowanej:

W historii koszulki oryginalnej odkłada się informacja komu została wykonana kopia i jakie dokumenty zostały skopiowane: Natomiast w obiegu dokumentów pojawia się informacja o wykonaniu kopii i osobie, która kopię wykonała:

13. Ograniczono zakres uprawnienia „Dostęp do spraw oddziału-tylko odczyt”. Osoba z tym uprawnieniem po wyszukaniu sprawy, której nie jest prowadzącym nie ma możliwości po kliknięciu na znak sprawy dokonać usunięcia tego znaku. System nie reaguje po kliknięciu na znak sprawy. 14. Edycja adresatów w liście seryjnej, jak również umożliwienie wprowadzenia nowego adresata z poziomu listy seryjnej.

Po kliknięciu na konkretnego adresata z listy seryjnej: Po kliknięciu w „Dodaj nowego adresata” pojawia się widok umożliwiający dopisanie nowego adresata do listy seryjnej z poziomu listy seryjnej: Po kliknięciu na konkretnego adresata z listy seryjnej:

System daje możliwość edytowania jego danych: UWAGA: nie będzie można edytować danych adresata z listy seryjnej, jeśli jego dane adresowe zostały zablokowane przez użytkownika z uprawnieniem 206 lub 209.

15. Dodano pola wyboru "sposób dostarczenia" w wyszukiwaniu wpływów: 16. Dodano funkcjonalność „List z zadeklarowaną wartością”. Przy rejestracji korespondencji wychodzącej możliwe jest wybranie nowego rodzaju przesyłki „List z zadeklarowaną wartością”. W polu „Wartość” należy określić wartość rejestrowanej przesyłki:

Z poziomu rejestracji kopert kancelaria widzi, że wysyła przesyłkę z zadeklarowaną wartością: Niezbędne jest przygotowanie szablonu wydruku dla tego rodzaju korespondencji z poziomu Administracja - Oddziały i wydruki KW

17. Dodano nowe ustawienie Domyślna nazwa e-Pisma. Każdy urząd może ustawić domyślną nazwę dla dokumentu xml.

19. Zmiana treści powiadomienia e-mail - wysyłka e-puap, w przypadku nieodebrania przez adresata. W związku ze zmianą w doręczeniach pism via e-puap (art. 46 KPA), zmodyfikowano treść maila generowanego przez EZD w przypadku niepotwierdzenia odebrania przez klienta przesyłki przesłanej drogą elektroniczną. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pomimo, iż adresat nie potwierdził odebrania pisma, to po 14 dniach przesyłkę uważa się za skutecznie doręczoną . .:: EZD ::. Otrzymano Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD) W dniu 2015-03-23 16:25 została wysłana korespondencja elektroniczna (135356): Wysłany (doręczany) dokument (563343): Odpowiedź na pismo Krzysztofa.xml Adresat: Chomutowski Krzysztof (/kch/skrytka) Pismo (74783): test (ePUAP) Korespondencję uznaje się za doręczoną (adresat nie potwierdził odebrania dokumentu) Dokument poświadczenia został dołączony do pisma. Dokument poświadczenia (563455): Krzysztof Chomutowski PND.xml

19. Nowe ustawienia – powiązywanie spraw i pobieranie plików przez załącznik:

Dodano nowe ustawienie , które pozwala zapisywać w historii koszulki jakie konkretnie metadane zostały zaktualizowane przez konkretnego użytkownika (dzięki temu możliwa będzie jednoznaczna identyfikacja, kto wprowadził jakie metadane i dla jakiego dokumentu ). Wpis w historii tworzony jest według szablonu: Zmieniono metadane. Dokument: DOKUMENT_NAZWA (DOKUMENT_ID). Poprzednie metadane: METADANE. Nowe metadane: METADANE gdzie METADANE są w formacie wbudowanym lub ustalonym przez nowe ustawienie "Format zapisu zmian metadanych w historii". Format wbudowany ma postać: dostęp: {4}, rodzaj: {5}, typ: {6}, tytuł: {7} format dopuszcza stosowanie wyrażenia {X}, gdzie X jest liczbą w którą zostanie umieszczony (jeżeli brak/nie dotyczy to uzupełniana jest pusta wartość): 0 - id dokumentu 1 - znak wpływu (przechowywany przy dokumencie) 2 - data widniejąca na piśmie 3 - znak widniejący na piśmie 4 - dostęp 5 - rodzaj dokumentu 6 - typ dokumentu 7 - tytuł (w metadanych) 8 - nazwa (widoczna na liście akt)

9 - nazwa bez rozszerzenia 10 - czy elektroniczny (tak/nie) 11 - czy nie przechowywany w składzie (tak/nie) 12 - nazwa nadawcy 13 - data na piśmie nadawcy 14 - znak na piśmie nadawcy 15 - data wpływu 16 - data nadania 17 - uwagi 18 - liczba załączników 19 - sposób dostarczenia 20 - adres email 21 - numer R 22 - znak wpływu (przy wpływie) 23 - id adresata z bazy 24 - id adresu z bazy 25 - nazwa nadawcy (nazwa, nazwisko imię) 26 - adres nadawcy (kod pocztowy miejscowość, ulica budynek lokal)

21. Ukrycie dokumentów UPO podczas wysyłki e-Korespondencji: Domyślnie zostały ukryte dokumenty UPO (UPP i UPD) na liście dokumentów możliwych do wysłania przez e-Korespondencję. Istnieje możliwość włączenia widoku dokumentów UPO poprzez ustawienie dostępne w Administracja->Ustawienia: Wyświetlaj UPO na liście dokumentów możliwych do wysłania 22. Usunięcie ikon metadanych przy zwrotnych potwierdzeniach odbioru oraz przy UPO:   23. Uwierzytelnianie notatek i opinii.

24. Możliwość zdefiniowania klas z JRWA w oparciu o które będzie można założyć sprawy po uprzednim wypełnieniu atrybutu . Poniże ustawienie oznacza, że założenie sprawy z symbolem 002 wymaga wcześniejszego wypełnienia atrybutu „Poprzedni znak sprawy”.

25. Dodano ustawienie umożliwiające wypożyczenie dokumentów ze składu w sprawie, która został zakończona. 26. Zablokowano możliwość powtórnego zatwierdzenia dokumentu, który już raz został zatwierdzony. 27. Zablokowano możliwość kilkukrotnej akceptacji tej samej wersji dokumentu przez tę samą osobę.

28. Dodano informacje o osobie, na której prośbę został wyrejestrowany dokument ze składu chronologicznego: 29. Dodano nowe powiadomienie. Po ustawieniu tego powiadomienia użytkownik otrzyma informację o powiązaniu do jego sprawy koszulki przez inną osobę.