REDAGOWANIE PISM

Pojęcie i rodzaje pism Kierowanie firmą odbywa się na podstawie informacji, które mogą mieć formę słowną, np. przekazanie dyspozycji, poleceń, wytycznych ustnie lub za pomo­cą środków technicznych, albo formę pisemną, np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz, dokumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej. W związku z dużą ilością informacji w każdym biurze rozróżnia się: dokumenty biurowe, akta spraw, dokumentację biurową.

Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz. Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwia­nia, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione. Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma. Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu to myśl lub zespół myśli wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.

Podział pism Pisma możemy dzielić ze względu na: treść: informacyjne - zawierają tylko informacje dotyczące stanu faktycznego, nie zawierają w treści czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska, są to pisma szablonowe, sporządzone na gotowych formularzach, wysyłane z inicjatywy piszącego bądź na prośbę lub żądanie adresata (rachunek, zaświadczenie, zawiadomienie, notatka, sprawozdanie itp) przekonujące - zawierają w swej treści czynnik nakłaniający adresata pisma do zajęcia określonego stanowiska, przyjęcia określonej postawy, np.: reklamacja, oferta, skarga, wniosek, większość podań, w których zawarta jest prośba

2) formę (wygląd zewnętrzny): sporządzone na blankietach korespondencyjnych (BB, BZ, BU, BR), blankietach specjalnych (blankiet ministra), formularzach (druki), papierze bez nadruku (w formie nieokreślonej przez obowiązujące przepisy), 3) obieg (nadawca i adresat): pisma zewnętrzne - nadawca i adresat są z różnych jednostek organizacyj­nych, pisma te można podzielić na pisma: otrzymane z zewnątrz (przychodzące) - nadawcą jest inna jednostka organizacyjna (zewnętrzna), zaś adresatem nasza firma, wysyłane na zewnątrz (wychodzące) – nadawcą jest nasza firma, a pismo jest adresowane do innej jednostki organizacyjnej, • pisma wewnętrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodzą z tej samej jednostki organizacyjnej (np.: notatki służbowe, protokoły);

4) stopień pilności sprawy: pisma zwykłe - które załatwiane są w terminach zwyczajowo lub przepiso­wo ustalonych, pisma pilne i bardzo pilne — są przesyłane i załatwiane zawsze w pierwszej kolejności, pisma terminowe - w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy, 5) stopień zabezpieczenia tajemnicy: pisma poufne - chroniące tajemnicę służbową, dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione, pisma tajne - chroniące tajemnicę państwową, ich obieg oraz przechowywanie regulują odrębne przepisy, które znają wyłącznie osoby zajmujące się pismami tajnymi; przechowywane są w kancelarii tajnej w szafach pancer­nych; dostęp do nich ma dyrektor i upoważnieni pracownicy firmy, pisma jawne – nie zawierające żadnej tajemnicy;

6) w zależności od treści zawartej w dokumencie: pisma i notatki służące do wymiany myśli i przekazywania informacji, protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań, sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń, przedstawiające relacje z faktycznego stanu rzeczy, względnie ujmujące działania za określony czas, polecenia określające czynności do załatwienia i sposób ich wykonania; 7) w zależności od sposobu przesyłania: pisma przesyłane pocztą zwykłą, pisma przesyłane jako polecone, przesyłane pocztą ekspresową, kurierską, pisma przesyłane drogą lotniczą, pisma przesyłane w postaci telefaksów, przesyłane siecią komputerową; 8) charakter dokumentów: pisma, notatki, protokoły stanowiące korespondencję biurową, dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych np. faktury.

Zasady redagowania pism Sporządzenie korespondencji powinno opierać się na wielu zasadach, z których najważniejsze to: 1. Styl urzędowy: przewaga zdań pojedynczych, dążenie do ujęć zwięzłych, ścisłych, jednoznacznych, brak zwrotów emocjonalnych i obrazowych, używanie specjalistycznej terminologii, uprzejma forma, zwroty grzecznościowe, stosowanie powszechnie znanych skrótów i skrótowców, ujmowanie treści w formie punktów, unikanie w pismach wyrazów w językach obcych, jeżeli występują ich polskie odpowiedniki, posługiwanie się stroną bierną, posługiwanie się formami nieosobowymi, pisanie dużymi literami wyrazów określających adresata.

2. Przejrzystość: odpowiedni układ graficzny pisma, odpowiedni układ jego treści. 3. Kompletność: zawierać wszystkie informacje niezbędne do załatwienia sprawy. 4. Sugestywność: powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu. 5. Jedna sprawa: powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Każda następna sprawa powinna być sformułowana w odrębnym piśmie. 6. Wyróżnienie fragmentów: szczególnie ważne części pisma powinny być wyróżnione, stosuje się następujące sposoby wyróżniania: tłusty druk, pismo pochyłe, rozstrzelony d r u k, podkreślenie, ZASTOSOWANIE DUŻYCH LITER, wypunktowanie najważniejszych spraw, zastosowanie ramek, stosowanie tła, wyśrodkowanie, przytoczenie przykładów, podkreślenie słowne, zdefiniowanie zastosowanych pojęć. 7. Fachowość: powinno zawierać terminologię fachową dostosowaną do poruszanych zagadnień

Blankiety korespondencyjne Do prowadzenia korespondencji zewnętrznej wykorzystuje się zwykły papier maszynowy formatu A4 lub A5, w układzie poziomym lub pionowym oraz blankiety korespondencyjne (papier firmowy lub blankiet firmowy). Polska norma PN-76/P-55315 przewiduje cztery rodzaje blankietów, wśród których wyodręb­niono 10 odmian, różniących się miedzy sobą układem, formatem i rozmieszczeniem poszczególnych pól. Blankiet ma duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy. Pisma kierowane do różnych kontrahentów, potencjalnych klientów, wpływają na kształtowanie opinii o nadawcy. Na niewielkiej powierzchni blankietu należy zaprezentować w optymalny sposób nazwę przedsiębiorstwa, jego adres, znak firmowy, numery telefonów oraz zakres działania firmy.

Na blankietach korespondencyjnych umieszczane są nadruki, które mogą być: Stale — (znaki powoławcze: Wasze pismo z dnia, Znak..., Sprawa, linie nasta­wienia dziurkacza, zakończenia pisma, ramka adresowa). Znaki powoławcze zawierają datę i znak sprawy odbiorcy pisma, to jest pisma, którego dotyczy odpowiedź, oraz datę i znak sprawy nadawcy pisma, to jest pisma stanowią­cego odpowiedź. Na blankietach korespondencyjnych rozmieszczone są w na­stępującej kolejności: Wasze pismo z dnia - pod tym napisem umieszczamy datę pisma, na które odpowiadamy. Coraz częściej spotyka się nadruk Państwa pismo z dnia oraz Państwa pismo z wynikające z chęci stosowania form grzecznościowych Znak (wasz) podajemy symbol cyfrowo-literowy pisma, na które odpowiadamy Nasz znak - wpisujemy symbol naszego pisma nadany zgodnie z zalecenia­ mi instrukcji kancelaryjnych Data — umieszczamy datę wysyłki pisma Zmienne — teksty nadruków ustalane są indywidualnie przez jednostkę organizacyjną. Zaliczamy tu nadruki umieszczone w polu nagłówkowym lub innych polach z wyjątkiem pola korespondencji, najczęściej są to elementy reklamowe lub logo

Tabela 1. Charakterystyka blankietów korespondencyjnych Nazwa blankietu Typ Format Układ Charakterystyka Bezkopertowy BB1 A4 pionowy Przesyłanie korespondencji bez kopert, oszczędnościowy. Niestosowany w korespondencji biu­rowej od 29.08.1997 roku - Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U nr 133 poz. 883) BB2 A5 Uproszczony BU1 A4 pionowy Ograniczona liczba nadruków, uproszczony układ graficzny. Nie zawierają okienka adresowego i znaków powoławczych pisma. Wykorzystywane do pism zatytułowanych. BU2 A5 BU3 poziomy Zwykły BZ1 Powszechnie stosowany, posiada nadruki sta­łe. Przeznaczone do przesyłania korespondencji w kopertach zwykłych oraz z okienkiem. Blankiety formatu A4 używane do pisania pism o dłuższej treści, natomiast formatu A5 do pisania krótkich pism, np. notatka, awizo, pismo przewodnie. BZ2 BZ3 Reklamowy BR1 Posiada powiększone pole nagłówkowe, przeznaczone na cele reklamowe, umieszczanie znaków firmowych i innych nadruków. Wysyłany w kopertach zwykłych lub z okienkiem. Stosowany w listach wysyłanych po raz pierwszy, powala przekazać wiele informacji o nadawcy. BR2

Blankiet zawiera następujące pola: Adresowe (A) do umieszczenia adresu odbiorcy; Identyfikacyjne (C) przeznaczone na umieszczenie cechy, symbolu i oznaczenia formularza, drukowane podczas produkcji blankietu; Informacyjne (D) zawiera informacje uzupełniające dotyczące nadawcy, np.nr telefonu, faksu, konta bankowego, identyfikator REGON, NIP; Firmowe (F) zawiera znak firmowy (logo firmy), elementy o charakterze informacyjnym i okolicznościowym; Nagłówkowe (G) zawiera adres nadawcy lub samą nazwę nadawcy; Korespondencyjne (K) przeznaczone do umieszczania tekstu korespondencji; Marginesowe (M) lewy margines służy do wpięcia blankietu do skoroszytu lub segregatora; Nadawcy (N) przeznaczone do umieszczania adresu nadawcy wraz z kodem pocztowym; Dodatkowe (P) przeznaczone na dalszy ciąg korespondencji; Reklamowe (R) przeznaczone jest do umieszczania elementów o charakterze reklamowym; Wpływu (W) przeznaczone do umieszczania adnotacji dotyczących wpływu, obiegu, decyzji itp.

Układ poszczególnych pól na blankiecie korespondencyjnym przedstawia po­niższy schemat: