Karolina Muszyńska

Spis zagadnień Wprowadzenie Znaczenie zarządzania komunikacją dla powodzenia projektu Praktyki zarządzania komunikacją w zespołach projektowych strategiczne informacyjne emocjonalne praktyczne Podsumowanie

Wprowadzenie Podejście projektowe w realizacji zadań biznesowych Obszar zarządzania komunikacją w zarządzaniu projektami – uważany za kluczowy jednakże zaniedbywany Identyfikacja praktyk zarządzania komunikacją

Znaczenie zarządzania komunikacją dla powodzenia projektu Znaczący wpływ na powodzenie projektu – w szczególności projektów informatycznych, realizowanych przez zespoły rozproszone Efektywna komunikacja projektowa zapewnia by: odpowiednie informacje docierały do właściwych osób we właściwym czasie i po najmniejszym możliwym koszcie członkowie zespołu, kierownicy i interesariusze byli informowani o stanie realizacji projektu i mogli realizować cele projektowe zagadnienia projektowe, ryzyka, nieporozumienia i wszelkie inne wyzwania zagrażające zakończeniu projektu były zidentyfikowane Efektywna komunikacja projektowa wśród najważniejszych czynników warunkujących sukces projektu

Praktyki zarządzania komunikacją w zespołach projektowych Przegląd literaturowy rzeczywistych praktyk zarządzania komunikacją zbadanych i opisanych w dostępnych źródłach Kategoryzacja zidentyfikowanych praktyk zrządzania komunikacją: strategiczne informacyjne emocjonalne praktyczne

Strategiczne praktyki zarządzania komunikacją Kategoria praktyk strategicznych związana jest z planowaniem komunikacji i środowiskiem projektu: jasny zakres odpowiedzialności ustalony na początku kompetencje międzykulturowe wysokiej jakości planowanie komunikacji dobre public relations po stronie zewnętrznego zespołu w kraju, w którym realizowany jest projekt przyjęcie wspólnego języka roboczego wśród członków zespołu dobrze zdefiniowane kompetencje klienta przejrzystość procesu dla klienta

Informacyjne praktyki zarządzania komunikacją Kategoria praktyk informacyjnych dotyczy generowania, zbierania, rozpowszechniania, przechowywania i rozdysponowywania informacji projektowych: „wspólna wirtualna przestrzeń"/„centrum wiedzy projektowej" – portal internetowy/Wiki, oprogramowanie pracy grupowej, aplikacje do zarządzania projektami komunikator internetowy, poczta elektroniczna, narzędzia wspomagające zebrania (GoToMeetings) tradycyjne rozmowy telefoniczne terminarz komunikacji (w szczególności dla zespołów w różnych strefach czasowych) używanie różnorodnych kanałów komunikacji (dla lepszej konwergencji)

Emocjonalne praktyki zarządzania komunikacją Kategoria praktyk emocjonalnych dotyczy budowania zaufania i relacji regularna komunikacja twarzą w twarz, przynajmniej z wykorzystaniem audio- i wideokonferencji (często utrudniona przez problemy techniczne lub niskie umiejętności językowe) zachęcanie członków zespołu do dzielenia się uczuciami i nieformalnych rozmów – wykorzystanie mediów społecznościowych (‘wirtualny automat z kawą’) kick-off meeting, przeglądy, stand-up meetings (kick-off powinien być spotkaniem twarzą w twarz, pozostałe mogą być wspomagane narzędziami IT) więcej komunikacji twarzą w twarz częste wizyty i rotacje personelu proszenie członków zespołu o radę, opinie i wsparcie

Praktyczne praktyki zarządzania komunikacją Kategoria praktyk praktycznych związana jest z jasną i pozytywną komunikacją regułami zachowania: używanie podstawowych reguł komunikacji (m.in. określenie czasu na wysłanie odpowiedzi, dotrzymywanie obietnic, podanie szczegółów i powodów związanych z prośbami) pożądane zachowanie i postawa osobista (dotrzymywanie terminów spotkań, proszenie a nie wydawanie dyspozycji, pisanie pozytywnych maili) podobny skład zespołu i model pracy w różnych lokalizacjach fizyczna obecność kluczowego członka z jednego zespołu w lokalizacji drugiego zespołu krótkie, asynchroniczne pętle komunikacyjne

Podsumowanie Zapewnienie właściwej i efektywnej komunikacji wiąże się z: przygotowaniem planu komunikacji tworzeniem, zbieraniem, dystrybucją i przechowywaniem informacji projektowych identyfikacją odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu projektowego oraz innych interesariuszy utrzymywanie dobrych osobistych kontaktów z członkami zespołu rozwijanie pozytywnych relacji przestrzeganie podstawowych zasad jasnej i pozytywnej komunikacji