KORESPONDENCJA SERYJNA W MS WORD 2007 Opracował mgr K.Kutyła

CZYM JEST KORESPONDENCJA SERYJNA? Korespondencja seryjna - technika tworzenia w edytorze tekstów jednobrzmiących dokumentów, różniących się jedynie zawartością kluczowych pól dokumentu, które są automatycznie wypełniane treścią pól pobieranych z zewnętrznej bazy danych. Utworzenie korespondencji seryjnej wymaga napisania dokumentu wzorcowego z tekstem oraz wstawienia do niego pól odpowiadających np. bazie adresowej - imię, nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail itd. W chwili połączenia dokumentu wzorcowego z zewnętrzną bazą danych powstanie seria zindywidualizowanych dokumentów, w których pole "imię" zostanie wypełnione imionami z bazy, pole "nazwisko" nazwiskami z bazy itd. Seria takich dokumentów może służyć jako zwykłe listy, poczta elektroniczna, faks, etykiety, koperty itp. Korespondencja seryjna jest zwykle stosowana w biurach, zaś narzędzia do jej tworzenia są zawarte we wszystkich zaawansowanych pakietach biurowych, jak OpenOffice, Microsoft Office, WordPerfect Office itd. Technika ta znacznie ułatwia i przyspiesza prowadzenie korespondencji z wieloma osobami, zastępując staromodne techniki sprzed ery komputerowej, w której napisanie tego rodzaju dokumentu wymagało zazwyczaj ręcznego redagowania każdego listu z osobna.

KORESPONDENCJA W WORD 2007 Korespondencję seryjną w MS Word 2007 uruchamiamy klikając opcję menu (wstążki) Korespondencja

W menu Korespondencja – rozpoczynamy naszą pracę w bloku – Rozpoczynanie korespondencji seryjnej – opcja Rozpocznij korespondencję seryjną

Tworząc list (dokument seryjny) wybieramy opcję List. Następnie musimy wybrać adresatów (opcja Wybierz adresatów ), czyli jeśli tworzymy po raz pierwszy dany dokument – tworzymy tabelę bazy danych i wybieramy opcję wpisz nową listę

Tworzenie bazy danych Wpisując dane do naszej bazy (tabeli) musimy wiedzieć dokładnie jakie pola (kolumny) z danymi chcemy wykorzystać w naszej korespondencji. Stąd na następnym slajdzie zaproponuję Państwu przykładowy dokument seryjny, w którym pola korespondencji (kolumny w tabeli) zaznaczę kolorem czerwonym

z powyższego dokumentu wynika, że powinniśmy utworzyć następujące pola (kolumny) w bazie danych: imię, nazwisko, ulica, nr_domu, nr_mieszk., czynsz, opł.garaż, do zapłaty (8 pól).

Widzimy gotowe pola (kolumny) w bazie, które są domyślne (wykonane jako przykład) i nie pasują do naszego dokumentu – wybieramy opcję Dostosuj kolumny Usuwamy wszystkie niepotrzebne pola (Usuń). Dodajemy pola imię, nazwisko, ulica, nr_domu, nr_mieszk., czynsz, opł_garaż, do zapłaty

Po wpisaniu wszystkich pól nasza baza powinna wyglądać jak na rysunku po lewej. Aby kontynuować wybieramy OK. Następnie wypełniamy naszą bazę przykładowymi danymi jak na rysunku i kończąc klikamy OK

Pojawia się okno zapisu naszej bazy – zapisujemy pod nazwą Przykładowa baza danych (baza domyślnie zapisuje się w folderze Moje źródła danych w Moje dokumenty danego użytkownika Windows)

Edycja dokumentu korespondencji Piszemy nasz dokument, a w miejscach gdzie ma się pojawić pole korespondencji wybieramy Wstaw pole koresp. ser.

Po wpisaniu treści dokumentu wybieramy opcję Podgląd wyników i możemy przeglądać pisma do naszych adresatów

Kończenie korespondencji seryjnej Aby ukończyć korespondencję – wybieramy opcję – Zakończ i scal – edytuj poszczególne dokumenty A następnie w opcji Scal rekordy – Wszystko i OK

Ukończona korespondencja seryjna Word 2007 utworzył nam nowy dokument Listy1 Jak widzimy w podglądzie – mamy dokumenty do wszystkich osób z bazy.

Ponowne wykorzystanie bazy danych do adresowania kopert Skoro w naszej bazie danych Przykładowa baza danych mamy już dane osób, do których wysyłamy stworzony dokument, bazę tą można wykorzystać ponownie do zaadresowania kopert. Otwieramy nowy dokument , wybieramy Korespondencja – Rozpocznij koresp. ser. - Koperty

Wybieramy rozmiar koperty na której będziemy umieszczać dane do naszych adresatów – np. koperta E6 (110mm x 155 mm) Następnie klikamy OK

Po wybraniu rozmiaru koperty – wskazujemy nasz plik bazy danych – Wybierz adresatów – użyj istniejącej listy plik Przykładowa baza danych.mdb i klikamy Otwórz

Następnie w identyczny sposób jak z listem – adresujemy kopertę, wpisując dane adresata – wstawiamy pola korespondencji seryjnej (imię, nazwisko, ulica, nr_domu itd.)

Scalamy koperty Kończymy adresowanie kopert i wybieramy – Zakończ i scal – Edytuj poszczególne dokumenty – Wszystko – OK.

Jako efekt finalny – obserwujemy gotowe (zaadresowane koperty) Jako efekt finalny – obserwujemy gotowe (zaadresowane koperty). Nieprawdaż, że korespondencja ułatwia nam życie i skraca czas pracy?

Dziękuję Państwu za uwagę! Mam nadzieję, że prezentacja będzie Państwu pomocna w wykonaniu samodzielnych ćwiczeń. Życzę powodzenia  Krzysztof Kutyła