Program Leonardo da Vinci Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” Program Leonardo da Vinci Zarządzanie finansami w projekcie UMOWY 2010

PROGRAM LEONARDO DA VINCI Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu „Uczenie się przez całe życie – Leonardo da Vinci” nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie – Leonardo da Vinci”. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

OGÓLNE ZASADY FINANSOWE PROGRAM LEONARDO DA VINCI KOSZTY UPRAWNIONE poniesione w okresie określonym w umowie, poniesione w krajach uczestniczących w danym projekcie (i będącymi oficjalnymi uczestnikami programu LdV), ściśle związane z realizowanym projektem, uzasadnione i rozsądnie skalkulowane, udokumentowane, ujęte w ewidencji jednostki. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

PROGRAM LEONARDO DA VINCI KOSZTY NIEUPRAWNIONE koszty nie związane z realizowanym projektem koszty długów, kredytów, pożyczek koszty otwarcia i obsługi rachunku bankowego koszty zajęć turystycznych i rozrywkowych, jeśli nie łączą się z przygotowaniem kulturowym koszty nieudokumentowane VAT – jeśli instytucja Beneficjenta może go odliczyć UWAGI straty związane z różnicami kursowymi nie są kosztem projektu PROGRAM LEONARDO DA VINCI

PROGRAM LEONARDO DA VINCI Raport końcowy – Plik Word PROGRAM LEONARDO DA VINCI

PROGRAM LEONARDO DA VINCI POLITYKA KURSOWA Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w euro. Prosimy o zapoznanie się z zasadami polityki kursowej, którą należy stosować przy przeliczaniu wydatków poniesionych w trakcie realizacji działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych – np. koszty podróży przy stażach/wymianach krótszych niż 12 tygodni. Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategoriach: zarządzanie, przygotowanie oraz utrzymanie według stawki zryczałtowanej dla skali kosztów jednostkowych poniższe wytyczne nie mają zastosowania; beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb rozliczeniowych. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

PROGRAM LEONARDO DA VINCI POLITYKA KURSOWA Zarówno płatności zaliczkowe jak i końcowe mogą być przekazane przez NA w PLN lub EUR – w zależności od waluty konta wskazanego przez beneficjenta w umowie finansowej. Sposób przeliczenia wszelkich wydatków w innej walucie na EUR uzależniony jest od waluty w jakim prowadzony jest rachunek, na który zostały przekazane zaliczki. Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

PROGRAM LEONARDO DA VINCI POLITYKA KURSOWA c.d. I. Zaliczka/zaliczki przekazywane na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w PLN do przeliczania wszelkich poniesionych wydatków w PLN na EUR należy stosować rzeczywisty kurs banku Narodowej Agencji z dnia wykonania płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta. Narodowa Agencja wystosuje do beneficjenta pismo z informacją o wysokości tego kursu oraz z datą przekazania płatności już po przekazaniu zaliczki. W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do przeliczania wszystkich poniesionych wydatków w okresie od dnia pierwszej płatności zaliczkowej do dnia następnej. W przypadku wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR do przeliczeń na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta. http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en PROGRAM LEONARDO DA VINCI

POLITYKA KURSOWA c.d. I. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN c.d. Ta sama forma kalkulacji powinna być przyjęta do przeliczenia wydatków poniesionych przez Beneficjenta i refundowanych przez NA w wyniku końcowego rozliczenia projektu. Należy pamiętać, że straty spowodowane wahaniami kursów walut nie są traktowane jako uprawnione koszty. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

POLITYKA KURSOWA c.d. II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR Zaleca się by beneficjenci, zwłaszcza ci otrzymujący wysokie kwoty dofinansowania, otworzyli konta bankowe denominowane w euro i tym samym mogli otrzymywać płatności od Narodowej Agencji w euro. Na potrzeby rozliczenia projektu z NA wszystkie kwoty w raporcie końcowym powinny zostać wyrażone w euro. W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o wysokości tego kursu oraz o dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

POLITYKA KURSOWA c.d. II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d. Dla potrzeb przeliczenia wydatków poniesionych ze środków własnych, a podlegających zwrotowi na rzecz Beneficjenta w wyniku końcowego rozliczenia działania (płatność końcowa - maksymalnie do 20% przyznanych środków finansowych )proszę zastosować: miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI: PROGRAM LEONARDO DA VINCI Podstawowe kontrole mogą mieć miejsce: podczas realizacji projektu tzw. on-the-spot – w siedzibie beneficjenta po zakończeniu działania tzw. desk check - w siedzibie Narodowej Agencji PROGRAM LEONARDO DA VINCI

TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.: PROGRAM LEONARDO DA VINCI Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu – „on-the-spot” cel: zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi, takimi jak instrukcje dla uczestników, zaproszenie do składania wniosków, itd. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.: PROGRAM LEONARDO DA VINCI Kontrola po zakończeniu działania „desk check” cel: określenie końcowej kwoty dofinansowania oraz upewnienie się, że udzielone i wypłacone dofinansowanie nie jest obarczone poważnymi lub powtarzającymi się błędami. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

PROGRAM LEONARDO DA VINCI KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze wzorem, może wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej potwierdzającej fakt poniesienia kosztów. Beneficjent na osobny wniosek Narodowej Agencji będzie zobowiązany dołączyć oryginały następujących dokumentów (na potrzeby kontroli typu „desk check” - w siedzibie NA): PROGRAM LEONARDO DA VINCI

DOKUMENTACJA PROJEKTU PROGRAM LEONARDO DA VINCI 1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący sposób: podróż samolotem – wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych (tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; podróż autobusem – wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie informacji na temat trasy podróży, daty podróży, uczestników – jeżeli nie wynika to z faktury; podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; podróż samochodem prywatnym lub firmowy gdy w podróży bierze udział 1 uczestnik – podróż rozliczana jest do wysokości ceny 1 biletu lotniczego, kolejowego lub autobusowego, gdy w podróży bierze udział więcej niż 1 uczestnik – podróż rozliczana jest na podstawie ryczałtu samochodowego zgodnie z obowiązującymi przepisami polskimi, do maksymalnej wartości stawki za kilometr 0,22 EUR i do kwoty nie więcej niż 600 EUR na 1 osobę. Wymagane jest przedstawienie ewidencji przebiegu pojazdu. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d. PROGRAM LEONARDO DA VINCI 2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu – zaświadczenie o uczestnictwie określające datę rozpoczęcia i zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające okres pobytu za granicą. 3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych podpisana przez uczestników. 4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą liczbę uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących). PROGRAM LEONARDO DA VINCI

PROGRAM LEONARDO DA VINCI Załączniki - Dowody księgowe Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy: zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, opis jaka kwota została rozliczona ze środków LdV w ramach projektu nr…… oraz w ramach jakiej linii budżetowej……, krótki opis czego dotyczy, dekrety, oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych (B.1.1, B.1.2, itd.), ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg/dowód kasowy), PROGRAM LEONARDO DA VINCI

PROGRAM LEONARDO DA VINCI Załączniki - Dowody księgowe c.d. do każdego dowodu księgowego dotyczącego kosztów rzeczywistych (koszty podróży) powinien zostać dołączony wyciąg bankowy dokumentujący poniesiony wydatek. W przypadku dokumentów płaconych „z transzy” powinien to być wyciąg z konta Leonardo da Vinci, utworzonego na potrzeby projektu. W pozostałych przypadkach (wkład własny, do refundacji) wystarczy dołączyć wyciąg z dowolnego konta. Na wyciągu powinna zostać zaznaczona kwota, która odnosi się do określonego dokumentu księgowego. W przypadku kosztów pokrywanych „z transzy”, ale płaconych z innego konta obok wyciągu dokumentującego opłacenie np. faktury powinien znaleźć się wyciąg bankowy z konta LdV, potwierdzający przelew środków na konto, z którego dana faktura została opłacona. W przypadku płatności gotówką w ramach „transzy” należy dodatkowo dołączyć wyciąg bankowy dokumentujący podjęcie kwoty z konta LdV. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

PROGRAM LEONARDO DA VINCI Najczęstsze wady raportów: niezgodność danych m.in. z informacjami zawartymi we wniosku, brak wymaganych załączników (raport końcowy z realizacji projektu – część VI „Załączone dokumenty”) nieuporządkowana dokumentacja, błędy rachunkowe, zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut, niezgodność danych finansowych prezentowanych w poszczególnych tabelach finansowych. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

PROGRAM LEONARDO DA VINCI Kontakt Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321 fax: (22) 463 10 21 Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV: Izabela Lubiak tel. (22) 46 31 145, Anna Wolszakiewicz tel. (22) 46 31 142 PROGRAM LEONARDO DA VINCI