Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu – doświadczenia CKPŚ Spotkanie przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażających środowiskowe priorytety w ramach PO IiŚ Jarnołtówek, 19 kwietnia 2013 r.

Kontrole na miejscu na zakończenie w podziale na działania V priorytetu POIiŚ Działanie 5.1 Wspieranie kompleksowych projektów z zakresu ochrony siedlisk przyrodniczych (ekosystemów) na obszarach chronionych oraz zachowanie różnorodności gatunkowej   Działanie 5.2 Zwiększanie drożności korytarzy ekologicznych Działanie 5.3 Opracowywanie planów ochrony Działanie 5.4 Kształtowanie postaw społecznych sprzyjających ochronie środowiska, w tym różnorodności biologicznej

Wyniki przeprowadzonych przez CKPŚ kontroli na miejscu na zakończenie realizacji projektu

Główne obszary uchybienia/nieprawidłowości na zakończenie realizacji projektu Wykonanie rzeczowe projektu deklarowane we wniosku. Poziom osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu. Sposób zarządzania projektem. Sposób archiwizacji dokumentacji projektowej. Wyodrębniona ewidencja księgowa projektu. Informacja i promocja

Brak zgodności prac deklarowanych we wniosku końcowym z pracami rzeczywiście zrealizowanymi W wyniku wizytacji w terenie stwierdzono: brak użytkowania części zakupionych w projekcie urządzeń Przykład: Beneficjent uznał, iż w celu osiągnięcia zakładanego efektu nie jest konieczne użycie wszystkich zakupionych w projekcie urządzeń do pomiaru poziomu wód gruntowych. Efekt: Uznanie zakupu nieużytkowanych urządzeń za wydatek nieefektywny i w konsekwencji za niekwalifikowalny w projekcie.

Brak zgodności prac deklarowanych we wniosku końcowym z pracami rzeczywiście zrealizowanymi W wyniku wizytacji w terenie stwierdzono: niesprawne urządzenia zakupione w ramach projektu Przykład: Podczas użytkowania przez Beneficjenta zakupionego sprzętu nastąpiła jego awaria, skutkująca niemożnością jego dalszego użytkowania bez dokonania naprawy, której Beneficjent nie przeprowadził do momentu kontroli na miejscu. Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do naprawienia lub Wymiany urządzenia, w konsekwencji braku podjęcia działań naprawczych przez Beneficjenta skutkujące uznaniem wydatku zakupu sprzętu za niekwalifikowane.

Nieosiągnięcie zakładanych wskaźników W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono: nieosiągnięcie wskazanych w umowie o dofinansowanie wskaźników produktu Przykład: Beneficjent nie osiągnął wskaźnika pt. „Liczba godzin obsługi prawnej projektu ”. Efekt: Przedmiotowy wskaźnik nie był w żaden sposób powiązany z osiągniętym efektem ekologicznym. W związku z powyższym odstąpiono od wymierzenia korekty finansowej.

Nieosiągnięcie zakładanych wskaźników W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono: nieosiągnięcie wskazanych w umowie o dofinansowanie wskaźników rezultatu Przykład: Beneficjent nie osiągnął wskaźnika ,,Liczba osób uczestniczących w imprezach masowych”. Efekt: IW będzie monitorować osiągnięcie wskaźnika w okresie jednego roku po zakończeniu realizacji projektu.

Nieosiągnięcie zakładanych wskaźników W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono: brak posiadania dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie wskaźników rezultatu Przykład: Beneficjent nie posiada wszystkich list obecności uczestników szkoleń z zakresu oceny oddziaływania na środowisko. Efekt: IW uznaje, iż Beneficjent nie osiągnął wskaźnika w 100% i zaleca osiągnięcie wskaźnika w okresie jednego roku po zakończeniu realizacji projektu.

Niewłaściwe raportowanie wysokości osiągniętych wskaźników Niezgodność rzeczywistych poziomów wskaźników ze wskaźnikami określonymi we wniosku końcowym Przykład: Z dokumentacji wynika, iż wskaźnik został osiągnięty w wysokości 110%, natomiast Beneficjent wskazał we wniosku końcowym wartość 100%. Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do poprawienia wartości osiągniętych wskaźników we wniosku o płatność końcową.

Archiwizacja dokumentacji projektowej Brak procedur gwarantujących właściwy okres archiwizacji dokumentacji projektowej Przykład: Beneficjent nie posiada żadnych procedur dot. archiwizacji i stosuje terminy zgodne z prawem krajowym (np. ustawa o rachunkowości). Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do stworzenia procedur dot. archiwizacji.

Archiwizacja dokumentacji projektowej Niewłaściwe procedury archiwizacyjne Przykład: Beneficjent posiada procedury które nie zapewniają wymaganego przez IW okresu archiwizacji dokumentacji projektowej. Dokumentacji księgowej i Pzp związanej z projektem przypisano kategorię archiwizacji B-5. Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do dokonania korekty procedur dotyczących archiwizacji.

Archiwizacja dokumentacji projektowej Utrudniona ścieżka audytu/kontroli Przykład: Dokumentacja projektowa przechowywana jest w wielu miejscach Brak jasno określonych reguł archiwizacji. Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do uporządkowania dokumentacji projektowej.

Archiwizacja dokumentacji projektowej Braki w dokumentacji projektowej Przykład: Beneficjent nie posiada oryginału umowy z wykonawcą.

Ewidencja księgowa Brak wyodrębnienia wszystkich operacji księgowych związanych z realizacją projektu Przykład: brak wyodrębnionej ewidencji księgowej dla środków trwałych (księgowanie na koncie ogólnym środków trwałych). Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do przeksięgowania środków trwałych na wyodrębnione konto księgowe lub oznaczenie dokumentów księgowych odpowiednim kodem oraz stworzenie zestawienia (dla operacji zaksięgowanych, dla których księgi rachunkowe są już zamknięte).

Informacja i promocja Stosowanie logotypów niezgodnie z wytycznymi Przykład: w ciągu znaków znajduje się logotyp inny niż Beneficjenta czy podmiotu upoważnionego Przykład: zaburzony ciąg znaków tj. logotyp Beneficjenta umieszczony niezgodnie z zasadami. Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do poprawienia niewłaściwych oznaczeń.

Dziękuję za uwagę www.ckps.lasy.gov.pl Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych ul. Stawki 2, piętro 20 00-193 Warszawa centrum@ckps.pl tel. +48 (22) 318 70 44, fax +48 (22) 318 70 98 www.ckps.lasy.gov.pl