Ogólne zasady dokumentacji w księgach rachunkowych Collegium Mazovia Innowacyjna Szkoła Wyższa w Siedlcach wydz. Ekonomii i Zarządzania mgr Dorota Mirosław październik 2012

Dowody księgowe Dowód księgowy – dokument stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej lub stwierdzenie stanu poszczególnych składników majątku i źródeł ich pochodzenia Dowód księgowy jest podstawą zapisów w księgach rachunkowych Dowody księgowe powinny być : sporządzone w języku polskim; wystawiane w sposób staranny, czytelny, trwały; rzetelne – zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują; kompletne – musza zawierać dane niezbędne dla właściwego charakteryzowania ujętej w nim operacji gospodarczej, być wystawione na właściwym formularzu, wolne od błędów rachunkowych; dowody opiewające na waluty obce powinny być przeliczone na polskie złote; podpisy na dowodach księgowych powinny być składane odręcznie.

Dowody księgowe Art. 21.1 Ustawa z 29 września 1994r o rachunkowości - każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja)

Dowody księgowe - klasyfikacja Ze względu na jednostkę wystawiającą dowody własne dowody obce Ze względu na przeznaczenie dowody wewnętrzne dowody zewnętrzne Ze względu na etapy sporządzenia Dowody źródłowe dowody wtórne

Dowody księgowe - klasyfikacja Ze względu na cel wystawienia dowody dyspozycyjne dowody wykonawcze dowody dyspozycyjno-wykonawcze Ze względu na rodzaj operacji gospodarczych gotówkowe bezgotówkowe dowody materiałowe dowody kosztowe dowody płacowe

Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży Dokumentacja kupna i sprzedaży pozwala na dokonanie rozliczeń miedzy odbiorcą i dostawcą. Jest podstawą do ustalenia zobowiązań podatkowych. Sprzedaż towaru dokumentowana jest przez sprzedającego: rachunkiem fakturą VAT , fakturą korygująca

Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży Rachunek - potwierdza dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Powinien zawierać co najmniej: imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego; datę wystawienia i kolejny numer rachunku; odpowiednio wyraz oryginał albo kopia; określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe; ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie; czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci.

Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży

Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży Faktura VAT - stanowi podstawę do ustalenia przez sprzedawcę wysokości zobowiązania wobec urzędu skarbowego. Odbiorcę upoważnia do potrącenia kwoty podatku z jego własnych zobowiązań podatkowych. Obowiązek wystawiania faktur mają podatnicy VAT będący osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności

Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży Faktura VAT stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać:  imiona i nazwiska lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; numery identyfikacji podatkowej NIP sprzedawcy i nabywcy; numer kolejny faktury wraz z dopiskiem "FAKTURA VAT"; datę wystawienia faktury VAT oraz dokładna datę wykonania transakcji nazwy towaru bądź też usługi jednostkę miary i ilości sprzedanych towarów lub zakres wykonywanych usług, ceny jednostkowe towaru, czy tez usługi bez podatku VAT (ceny jednostkowe netto); wartości świadczonych usług, sprzedawanych towarów których dotyczy faktura bez kwoty podatku i stawki podatku (wartość sprzedaży netto) stawki podatku VAT; sumę wartości sprzedaży netto towarów lub świadczonych usług z podziałem na wszystkie stawki podatku i zwolnienia od podatku oraz niepodlegające opodatkowaniu; kwotę podatku naliczonego VAT od sumy wartości sprzedaży netto towarów bądź też usług z podziałem na kwoty poszczególnych stawek podatku; kwotę należności ogółem uwzględniającą podatek należny, wyrażoną cyframi oraz słownie.

Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży

Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży Fakturę korygującą wystawia się gdy: podwyższono cenę po wystawieniu faktury; udzielono rabatów; stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca powinna zawierać: numer kolejny oraz datę jej wystawienia; dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca; kwotę i rodzaj udzielonego rabatu lub kwotę podwyższenia ceny bez podatku kwotę zmniejszenia podatku należnego lub kwotę podwyższenia podatku należnego Faktura korygująca powinna zawierać wyraz „ KOREKTA” albo wyraz „ FAKTURA KORYGUJACA”

Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży

Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży Nota korygująca Nota korygująca jest wystawiana w przypadku gdy nabywca towaru lub usługi otrzymał fakturę lub fakturę korygująca zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi. Powinna zawierać wyraz „ NOTA KORYGUJACA” Nota korygująca powinna zawierać co najmniej: numer kolejny i datę jej wystawienia; imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz adresy i numer identyfikacji podatkowej; dane zawarte w fakturze, której nota dotyczy tj. nr faktury, dzień miesiąc i rok wystawienia faktury, datę sprzedaży; wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury lub faktury korygującej.

Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży

Dokumentacja wynagrodzeń Podmiot gospodarczy wypłacający wynagrodzenie ze stosunku pracy zobowiązany jest prowadzić : imienne indywidualne karty wynagrodzeń ( przychodów); listy płac; dokumenty zgłoszeniowe i deklaracje rozliczeniowe ZUS.

Dokumentacja wynagrodzeń Karty przychodów powinny zawierać: • imię i nazwisko pracownika; Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) pracownika i numer PESEL kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i w naturze i koszty uzyskania przychodu; potrącone przez płatnika w danym miesiącu kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe; dochód za miesiąc i narastająco od początku roku; kwotę zaliczki na podatek dochodowy, kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne; kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy; Karty te należy wypełnić najpóźniej do dnia 20. następnego miesiąca.

Dokumentacja wynagrodzeń

Dokumentacja wynagrodzeń Lista płac powinna zwierać: przychody pracownika osiągnięte ze stosunku pracy (wynagrodzenie za pracę), od których odprowadzana jest składka na ubezpieczenia społeczne, wynagrodzenie niepodlegające składkom ubezpieczeniowym na rzecz ZUS (np. chorobowe), przychody stanowiące podstawę wymiaru składek za ubezpieczenia społeczne, wyszczególnienie wysokości składek z tytułu ubezpieczeń społecznych (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), koszty uzyskania przychodu, podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwota tej składki, ulga podatkowa, kwota zaliczki na podatek dochodowy, potrącenia z wynagrodzeń (na podstawie tytułów egzekucyjnych, zaliczek, inne potrącenia dobrowolne), zasiłek chorobowy.

Dokumentacja wynagrodzeń

Dokumentacja wynagrodzeń Dokumenty zgłoszeniowe ZUS ZUS ZUA ZUS ZCZA ZUS ZCNA ZUS ZIUA ZUS ZWUA ZUS ZZA Dokumenty rozliczeniowe ZUS ZUS DRA ZUS RCA ZUS RNA ZUS RZA ZUS RSA ZUS RMUA

Dokumentacja wynagrodzeń

Dokumentacja wynagrodzeń

Dokumentacja wynagrodzeń

Dokumentacja wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło Przy umowie o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła dla zamawiającego, mającego charakter materialny lub niematerialny. Przy umowie zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Umowa o dzieło jest umowa rezultatu, a umowa zlecenie – starannego działania. Na podstawie zawartej umowy zleceniobiorca, w określonych terminach, wystawia rachunek stanowiący podstawę wypłaty wynagrodzenia z tego tytułu.

Dokumentacja wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło

Dokumentacja wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło

Dokumentacja wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło

Pozostałe dowody księgowe W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych można - na podstawie art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości - udokumentować operacje gospodarcze za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą dowodów zastępczych nie może jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Pozostałe dowody księgowe Dowody zastępcze wystawia się w przypadku: zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych zakup od ludności odpadów poużytkowych (surowce wtórne) udokumentowania przejazdów, diet i ryczałtów za nocleg za czas podróży służbowej wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i CO opłaty skarbowe, sądowe i notarialne wydatki związane z parkowaniem samochodu

Pozostałe dowody księgowe Jako dowody księgowe dla udokumentowania operacji w księgach podatkowych służyć mogą : paragony, dzienne i miesięczne zestawienie dowodów ( faktur VAT i ich korekt ) dotyczących sprzedaży, noty księgowe, zestawienie miesięczne kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, dowody przesunięć dowody opłat pocztowych i bankowych, inne dowody opłat, wyciągi bankowe

Pozostałe dowody księgowe

Pozostałe dowody księgowe

Pozostałe dowody księgowe

Przechowywanie dowodów księgowych Art.74.1 Ustawy z 29 września 1994r o rachunkowości minimalny okres przechowywania danych księgowych wynosi : księgi rachunkowe - 5 lat; karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat; dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną; dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione; dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat; pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Bibliografia