PRZYJMOWNIE I WYSYŁANIE KORESPONDENCJI

Dostarczanie korespondencji

Sposoby dostarczania korespondencji: dostarczanie z urzędu pocztowego przez doręczycieli dostarczanie ze skrytki pocztowej odbieranie z poczty dworcowej (przesyłki kurierskie) dostarczanie i odbieranie przez gońców dostarczanie bezpośrednio przez interesantów dostarczanie i odbiór za pomocą środków łączności: a) faks, teleks; b) poczta elektroniczna (e-mail); c) Internet

Przesyłki w jednostce organizacyjnej trafiają do kancelarii ogólnej lub sekretariatu, gdzie wykonywane są następujące czynności:

sortowanie - polega na porządkowaniu poczty w określony sposób otwieranie przesyłek kontrola poczty - czyli sprawdzanie zgodności przesyłek, ich kompletności, adresu, itp. segregowanie poczty - ustalanie kto jest właściwym odbiorcą danej przesyłki rejestrowanie poczty - czyli ewidencja poczty zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym kompletowanie wstępne opracowanie poczty

Podział pism i ich załatwianie

W kancelarii każda jednostka organizacyjna posiada teczkę na korespondencję, która jest dostarczana raz lub kilka razy dziennie kierownikowi danej jednostki organizacyjnej. On je przegląda i przedziela pracownikom do załatwienia. Podczas tych czynności kierownik nanosi na pisma informacje dotyczące np. terminu i sposobu załatwienia sprawy oraz nazwisko pracownika odpowiedzialnego za jej załatwienie. Te czynności nazywają się dekretowaniem pism.

Załatwianie spraw przez pracownika odbywa się pod względem merytorycznym lub formalnym.

Merytoryczne załatwianie sprawy – to załatwianie sprawy dotyczące jej istoty, treści, sedna. Uzależnione jest ono od stanu faktycznego Formalne załatwienie sprawy – to załatwienie sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa

Pisma, które wpłynęły do danej jednostki organizacyjnej powinny być załatwione terminowo i w określonej formie.

Sprawy mogą być załatwione w terminie: Prekluzyjnym – wyznaczany jest do dokonania czynności prawnych Porządkowym – to termin, który nie jest terminem prekluzyjnym

Inny podział terminów: Stałe – obejmują z góry ustalony okres, np. tygodniowe Doraźne – ustalane przez kierownika, pracownika lub nadawcę korespondencji

Sprawy mogą być załatwiane w formie: Ustnej – stosowane w sprawach prostych kierowanych do pracownika ustnie lub telefonicznie Pisemnie – można je załatwiać na dwa sposoby: - odręcznie - brulionowo

Po załatwieniu sprawy, pracownik – odpowiedzialny za jej załatwienie – przekazuje je do aprobaty (akceptacji) kierownikowi jednostki organizacyjnej.

Wyróżniamy dwa sposoby aprobaty: Wstępną – polega na wstępnej akceptacji sposobu i formy załatwienia sprawy Ostateczną – to ostateczna akceptacja i podjęcie decyzji o załatwieniu sprawy

Wysyłanie pism

Po uzyskaniu aprobaty ostatecznej i sporządzeniu maszynopisu, sprawy załatwiane w formie pisemnej kierowane są do wysyłki. Przygotowaniem pism do wysyłki zajmują się pracownicy załatwiający sprawę merytorycznie i sekretariaty.

Przed wysłaniem pisma sekretariat lub kancelaria wykonują następujące czynności: Kontrola – polega na sprawdzaniu pisma pod względem poprawności formalnej, tzn. wyglądu i stylu pisma, kompletności Podpisywanie Sortowanie - na pocztę: - pilną - specjalną - listy i pisma - paczki - inne

Rejestracja – pisma wychodzące podlegają rejestracji zgodnie z obwiązującym systemem kancelaryjnym w danej jednostce organizacyjnej Składanie pism Adresowanie Klejenie znaczków, frankowanie - czyli odbijanie w miejscu znaczka stempla z opłatą pocztową

Wysyłając te same pisma do wielu adresatów, stosujemy tzw. rozdzielniki. Rozdzielniki mogą być: Stałe – zawierają stałych odbiorców Zmienne – zawierają zmiennych odbiorców Mieszane – zawierają stałych i zmiennych odbiorców