Specjalista do spraw odnawialnych źródeł energii „Wstęp do zarządzania projektami” Robert Szlęzak

… nie da się zjeść słonia w całości, trzeba pokroić go na kawałki … … aby zarządzać trzeba mierzyć … Dobry Znajomy ;-)

Co to jest metodyka prowadzenia projektu ?

Proces Kompetencje Narzędzia Pomiar

Zakres < Ryzyka < Komunikacja Budżet Harmonogram (zasoby)

Jaka powinna być metodyka prowadzenia projektu OZE ?

Przykłady metodyk prowadzenia projektów PMI, Agile, PRINCE 2 RUP XP (Extreme Programming) SCRUM

PRoject IN Controlled Environments Projekty w sterowanych środowiskach

Historia PRINCE2 Opracowany na podstawie PROMPT II 1979 rok – zaadaptowanie PROMPT II przez CCTA 1983 rok – wzbogacenie PROMPT II o kwestie jakości 1989 rok - wykorzystanie PRINCE do rządowych projektów informacyjnych 1996 rok –PRINCE2 wytyczne do zarządzania wszystkimi rodzajami projektów

PRINCE2 PRINCE2 obejmuje: Zarządzanie projektami Zarządzanie zasobami zaangażowanymi w wykonywanie prac PRINCE2 nie obejmuje: Specjalistycznych technik związanych z wytworzeniem produktu

Terminologia Uzasadnienie biznesowe Klient Produkt Program Dostawca Użytkownik

PRoject IN Controlled Environments Projekty w sterowanych środowiskach

Definicja projektu Środowisko zarządcze stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych zgodnie z określonym Uzasadnienie Biznesowym

PRINCE2 życie projektu na tle życia produktu Pomysł Studium Zlecenie przygotowania projektu Specyfikacja Konstruowanie Wykonanie Testowanie Przekazanie Ocena wartości Eksploatacja Złomowanie

Zarządzanie strategiczne projektem Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie

Przygotowanie projektu (1) Organizacja zespołu zarządzania projektem Założenia projektu Formuła realizacji projektu Oczekiwania jakościowe Klienta Zarys uzasadnienia biznesowego Rejestr ryzyka Plan etapu inicjowania

Przygotowanie projektu (2) Mianowanie Członków zespołu zarządzania projektem Organizowanie zespołu zarządzania projektem Mianowanie przewodniczącego i kierownika projektu Przygotowanie założeń projektu Określenie formuły realizacji projektu Planowanie etapu inicjowania

Przygotowanie projektu (3) Odpowiednie władze Wystarczające informacje Wyznaczone osoby do etapu inicjowania Zaplanowane prace dla etapu inicjowania Organizacja wie, że będzie projekt i co się z nim wiążę

Zarządzanie strategiczne projektem Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie

Inicjowanie projektu (1) Określenie jakości produktów Zaplanowanie projektu i określenie jego kosztów Przegląd Uzasadnienia Biznesowego Określenie ryzyk Zaangażowanie Komitetu Sterującego Stworzenie planu bazowego

Inicjowanie projektu (2) Dokument Inicjujący Projekt (DIP) Co? Dlaczego? Kto? Kiedy? Jak? Rejestr Jakości Rejestr Zagadnień Rejestr Doświadczeń Plan następnego etapu

Inicjowanie projektu (3) Doprecyzowanie uzasadnienia biznesowego i ryzyka Planowanie projektu Planowanie jakości Ustanowienie elementów sterowania Zestawienie DIP Ustanowienie systemu dokumentacji

Zarządzanie strategiczne projektem Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie

Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzany przez Komitet Sterujący Zezwolenie na zainicjowanie projektu Zezwolenie na realizację projektu Zezwolenie na realizację planu etapu lub planu nadzwyczajnego Ustalenie zakresów etapów Wydawanie decyzji doraźnych Zamknięcie projektu

Zarządzanie strategiczne projektem Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie

Sterowanie etapem (1) Bieżące zarządzanie projektem: Udzielanie zgody na wykonywanie prac Zbieranie informacji o postępach Śledzenie zmian Przeglądanie stanu etapu Raportowanie Podejmowanie działań korygujących Zarządzanie ryzykiem i zagadnieniami projektowymi

Sterowanie etapem (2) Bieżące zarządzanie projektem: Zgodnie z ustalonymi standardami jakości W ramach uzgodnionych: Kosztów Nakładów pracy Nakładów czasu Tak aby osiągnąć zdefiniowane korzyści

Sterowanie etapem (3) Grupy zadań Raporty okresowe Zagadnienia projektowe Aktualizacja: Rejestru zagadnień Rejestru ryzyka Planu etapu Raporty o istotnych odchyleniach Przegląd uzasadnienia biznesowego

Sterowanie etapem (4) Podejmowanie działań korygujących Zgoda na wykonywanie grupy zadań Ocena postępów Odbiór wykonanej Przegląd stanu etapu Analiza zagadnień projektowych Rejestrowanie zagadnień projektowych Przekazanie zagadnień projektowych Raportowanie okresowe

Zarządzanie strategiczne projektem Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie

Zarządzanie wytwarzaniem produktów (1) Uzgodnienie zakresu pracy Weryfikacja wykonania i jakości Ocena postępów i prognoza Uzyskanie zatwierdzenia

Zarządzanie wytwarzaniem produktów (2) Plany zespołów Zagadnienia projektowe Aktualizacja Rejestru jakości Rejestru ryzyka Raporty z punktów kontrolnych

Zarządzanie wytwarzaniem produktów (3) Przyjmowanie grupy zadań do wykonania Wykonywanie grupy zadań Oddanie grupy zadań Zgoda na wykonywanie grupy zadań Ocena postępów Odbiór wykonanej grupy zadań

Zarządzanie wytwarzaniem produktów (4) / Karta Efektu

Zarządzanie wytwarzaniem produktów (5) / Wykres Gantt’a

Zarządzanie strategiczne projektem Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie

Zarządzanie zakresem etapu (1) Dostarczanie kluczowych informacji KS: Czy kontynuować projekt? Czy dalsza realizacja projektu jest zasadna? Czy zatwierdzić bieżący etap i rozpocząć następny? Określenie wartości tolerancji Rejestracja wyników Rejestracja doświadczeń

Zarządzanie zakresem etapu (2) Raport końcowy etapu Aktualna realizacja planu etapu Plan następnego etapu Aktualizacja: Planu projektu Rejestru ryzyka Uzasadnienia biznesowego Rejestru doświadczeń Plan zespołów

Zarządzanie zakresem etapu (3) Raportowanie końca etapu Planowanie etapu Uaktualnianie uzasadnienia biznesowego Uaktualnianie planu projektu Opracowanie planu nadzwyczajnego Uaktualnianie rejestru ryzyka

Zarządzanie strategiczne projektem Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie

Zamykanie projektu Sprawdzenia stopnia realizacji DIP Przekazanie produktów klientowi Zalecenie działań następczych Raport z doświadczeń Raport końcowy Archiwizacja Plan przeglądu poprojektowego Pismo o zamknięciu projektu

Zarządzanie strategiczne projektem Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie

Planowanie (1) Proces powtarzalny Element innych procesów Lista kontrolna produktów Uaktualniony rejestr ryzyka

Planowanie (2) Projektowanie planu Określenie i analizowanie produktów działań i współzależności Szacowanie Kompletowanie planu Analizowanie zagrożeń Harmonogramowanie

PRoject IN Controlled Environments Projekty w sterowanych środowiskach

Komponenty Uzasadnienie biznesowe Organizacja Plany Elementy sterowania Zarządzanie ryzykiem Jakość w środowisku projektu Zarządzanie konfiguracją Sterowanie zmianami

Uzasadnienie biznesowe Przyczyna uruchomienia projektu Możliwe warianty realizacji produktu końcowego Oczekiwane korzyści Ryzyko Koszty i terminy Ocena inwestycji Ocena ogólna

Organizacja (1)

Organizacja (2)

Plany Produkty do wytworzenia Działania potrzebne do wytworzenia produktów Działania potrzebne do potwierdzenia jakości produktów Zasoby i czas potrzebny do wykonania niezbędnych działań Współzależności pomiędzy działaniami Zewnętrzne powiązania Termin prowadzenia działań Punkty kontroli i monitoringu postępów Uzgodnienie tolerancji

PRoject IN Controlled Environments Projekty w sterowanych środowiskach

Elementy sterowania (1) Cele sterowania: Zachowanie opłacalności Wytworzenie wymaganych produktów Realizacja projektu zgodnie z harmonogramem, zaplanowanymi zasobami i kosztami

Elementy sterowania (2) Komitet Sterujący: Zezwolenie na zainicjowanie projektu Zezwolenie na realizację projektu Zezwolenie na realizację etapu/planu nadzwyczajnego Raporty okresowe Raporty o istotnych odchyleniach Ocena końcowa projektu Zatwierdzenie zamknięcia projektu

Elementy sterowania (3) Kierownik projektu: Bieżąca kontrola Wprowadzanie korekt nienaruszających uzasadnienia biznesowego Zgoda na wykonanie grup zadań Raporty z punktów kontrolnych Rejestr jakości Zagadnienia projektowe Rejestr ryzyka

Zarządzanie ryzykiem Identyfikacja zagrożeń Ocena zagrożeń Określenie możliwych reakcji na zagrożenie Wybór reakcji Planowanie działań i przydział zasobów Monitorowanie i raportowanie

Zarządzanie konfiguracją Jak i gdzie produkt będzie przechowywany Jakie będzie zabezpieczenie dla jego wprowadzenia i dostępu do niego Jak będzie identyfikowany produkt i jego kolejne wersje Kto odpowiada za konfigurację

Techniki Planowanie oparte na produktach Sterowanie zmianami Ustalenie jakie produkty są wymagane Określenie formatu każdego produktu Ustalenie kolejności wytwarzania produktów Określenie standardów jakości dla produktów Sterowanie zmianami Przegląd jakości

Zarządzanie komunikacją - planowanie Definiowanie typu i formatu informacji Analiza wartości informacji Zewnętrzne potrzeby komunikacyjne (np. media) Technologia komunikacji Narzędzia komunikacji Częstotliwość

Zarządzanie komunikacją (1) Zapewnienie terminowego i właściwego generowania, zbierania i gromadzenia informacji KP spędza 90 % na komunikacji

Zarządzanie komunikacją (2) Kodowanie i rozkodowywanie wiadomości Rodzaje komunikacji Aktywne słuchanie Efektywne słuchanie Obserwuj Myśl zanim powiesz Zadawaj pytania Powtarzaj Dawaj informację zwrotną Kodwanie i rozkodowywanie wiadomości Komunikacja ludzi dorosłych opiera się na abstraktach np. samochód jest szybki. Żeby w pełni zrozumieć to zdanie należy mieć dużą ilość danych (np. jaki samochód osobowy, dostawczy, ciężarowy, jaki rodzaj paliwa, jaka pojemność itd.). Nieznajomość tych parametrów może doprowadzić do nieprawidłowego zrozumienia intencji nadawcy komunikatu Rodzaje komunikacji (metajęzyk + mowa ciała) Komunikacja projetu w otoczeniu Komunikacja wewnątrz projektu Komunikacja międzyludzka KOMUNIKACJA FORMLNA Notatki ze spotkań, ustalenia Wszystkie dokumenty projektowe Raporty dla interesariuszy Raporty wewnętrzne projektu Aktywne słuchanie Skup się na tym co ktoś mówi, próbuj wejść w jego sytuacje zostawiając z boku swój punkt widzenia na sprawę Efektywne słuchanie Bez komentarza

Zarządzanie komunikacją (3) Blokady komunikacyjne Pyskacz i maruda Odległość Nieprawidłowe odkodowanie Głuchy telefon Blokady komunikacyjne Plan komunikacji i dobór ról musi uwzględniać występowanie blokad komunikacyjnych np. szeregowy pracownik może obawiać się przekazać informację o nieterminowej realizacji zadania Prezesowi firmy (nawet w przypadku gdy Prezes liczy się z taką możliwością). Blokady należy identyfikować na początku projektu oraz w trakcie projektu analizować sytuację Pyskacz i maruda Ludzie, a w szczególności Polacy, mają skłonność do marudzenia i wyszukiwania słabych stron. Na tym skupiają swoją uwagę i wokół tego „rozmyślają”. Zamiast skupić się na znalezieniu efektywniejszego rozwiązania wyrażają niezadowolenie z zaproponowanego. Odległość Rozłączność zespołu jest blokadą komunikacyjną polegającą na nie uczestniczeniu całego zespołu full time w pracach projektowych. Ustalenia grup oddalonych od siebie przekazywane są później w formie telefonów, notatek lub innych. Często komunikacja niepełna (z reguły o rzeczach oczywistych się nie mówi) Nieprawidłowe odkodowanie Opisane na poprzednim slajdzie Głuchy telefon Przekazywanie wiadomości w sposób pośredni, poprzez „posłańca” lub pośrednika z reguły prowadzi do przekazania nie wiadomości a „zrozumienia wiadomości”.

PRoject IN Controlled Environments Projekty w sterowanych środowiskach

Czy nie da się tego zrobić prościej ?

Zakres < Ryzyka < Komunikacja Budżet Harmonogram (zasoby)

Zaczynamy od ustalenia zakresu Identyfikujemy wszystkie produktu (staramy się aby każdy produkt miał przypisany mu dokument), określamy cechy produktów tworząc kartę produktu Przydzielamy produkty do etapów i ustalamy zależności czasowe pomiędzy produktami Ustalamy metody pozyskania każdego produktu Szacujemy czas i koszty osiągnięcia każdego produktu Definiujemy zespół, Analizujemy ryzyka, Opracowujemy plan komunikacji …

Pytania

Ostrzeżenie! Informacja zawarta w niniejszej prezentacji może być poufna lub podlegać innym ograniczeniom formalno prawnym. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie informacji zawartych w niniejszym dokumencie w całości lub w części bez zgody autora może stanowić naruszenie praw autorskich.