Metodyki zarządzania projektami

Prezentacja na temat: "Metodyki zarządzania projektami"— Zapis prezentacji:

1 Metodyki zarządzania projektami
International Competence Baseline (IPMA)

2 ICB jest zbiorem wytycznych, kierunkujących rozwój project management a nie metodyką, dającą konkretne rozwiązania

3 Kompetencje Techniczne Behawioralne Kontekstowe Interesariusze
Wymagania i cele Ryzyko Jakość Organizacja projektu Praca zespołowa Rozwiązywania problemów Struktury projektu Zakres i produkty cząstkowe Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja Przywództwo Zaangażowanie Samokontrola Asertywność Odprężanie Otwartość Kreatywność Zorientowanie na wyniki Sprawność Konsultowanie Negocjowanie Konflikty i kryzysy Wiarygodność Docenianie wartości Etyka Orientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrażanie systemu zarządzania Stałe struktury organizacji Działalność gospodarcza Systemy produkty, technologie Zarządzania zasobami ludzkimi Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko Finanse Prawo

4 Trzy grupy kompetencji
Techniczne Behawioralne Kontekstowe

5 Oko kompetencji

6 Kompetencje techniczne
Zarządzanie interesariuszami Wymagania i cele Organizacja projektu Ryzyko Jakość Praca zespołowa Rozwiązywanie problemów Zakres i produkty cząstkowe Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja

7 Kompetencje behawioralne
Przywództwo Zaangażowanie Samokontrola Asertywność Odprężanie Otwartość Kreatywność Zorientowanie na wyniki Sprawność Konsultowanie Negocjowanie Konflikty i kryzysy Wiarygodność Docenianie wartości Etyka

8 Kompetencje kontekstowe
Orientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrażanie systemu zarządzania Stałe struktury organizacji Działalność gospodarcza Zarządzanie zasobami ludzkimi Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko Finanse Prawo

9 Podsumowanie

10 idea inicjująca Mapa interesariuszy Work-shop Hierarchia celów
Etapy/kamienie mil. Techniki kreatywne idea inicjująca Karta projektu (1) Plan zarządzania proj. (2) Uzasadnienie biznesowe (3) Plan zarządzania zmianą Plan komunikacji Rejestr ryzyk Rozpoczynanie Planowanie Sterowanie Zakończenie Komitet sterujący Kierownik projektu SPP, CPM, PERT Macierz RAM Techniki budżetowania Spotkania projektowe Techniki kreatywne Uaktualnienia (1)(2)(3) Plan etapu/projektu Dokumentacja techniczna Budżet, harmonogram Plan sterowania Zmiana Żądanie zmiany Akceptacja Odrzucenie Analizy trendu EVA Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Check-list Raporty postępu Protokoły odb. produktów Raport podsumowujący Protokoły przekazania Formalne zamknięcie

11 idea inicjująca Mapa interesariuszy Work-shop Hierarchia celów
Etapy/kamienie mil. Techniki kreatywne idea inicjująca Karta projektu (1) Plan zarządzania proj. (2) Uzasadnienie biznesowe (3) Plan zarządzania zmianą Plan komunikacji Rejestr ryzyk Rozpoczynanie Planowanie Sterowanie Zakończenie Komitet sterujący Kierownik projektu SPP, CPM, PERT Macierz RAM Techniki budżetowania Spotkania projektowe Techniki kreatywne Uaktualnienia (1)(2)(3) Plan etapu/projektu Dokumentacja techniczna Budżet, harmonogram Plan sterowania Zmiana Żądanie zmiany Akceptacja Odrzucenie Analizy trendu EVA Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Check-list Raporty postępu Protokoły odb. produktów Raport podsumowujący Protokoły przekazania Formalne zamknięcie

12 Organizacja i etapowanie projektu

13 Etapy i cykl życia projektu
Etap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałów

14 Etapy i cykl życia projektu
Cykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięcia

15 Etapy i cykl życia projektu
Przejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe to kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję

16 Ogólny model cyklu projektowego
Rozpoczynanie Rozpoczynanie Planowanie Planowanie Rozpoczynanie Zamykanie Wykonanie Wykonanie mile stone mile stone Zamykanie Zamykanie

17 Praca zespołowa Cel: Podział projektu na etapy wraz z podaniem kamieni milowych każdego z nich Organizacja koncertu charytatywnego w Łodzi z udziałem gwiazd Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja

18 Zamówienia i kontrakty

19 Zarządzanie zamówieniami
Prowadzi się w celu uzyskania najlepszego stosunku wartości do ceny od dostawców wyrobów i usług wykorzystywanych w projekcie Swym zakresem obejmuje: sformalizowanie prac wykonywanych przez dostawców precyzyjne określenie oczekiwań w stosunku do tych organizacji kontrolę odbiorów określenie zobowiązań każdej ze stron

20 Zarządzanie zamówieniami
Zwykle zarządzaniem zamówieniami zajmuje się zespół zakupów i dostaw (np. dział zamówień, dział zakupów itp.) będący w stałych strukturach organizacji Zadania zespołu zakupów przy współpracy z PM: ustalenie potencjalnych dostawców uzyskanie ofert cenowych przygotowanie przetargów wybór dostawcy negocjacje umów długoterminowych

21 Zarządzanie kontraktami
Kontrakt to wiążąca w świetle prawa umowa pomiędzy dwiema lub więcej stronami, przewidująca wykonanie pracy lub dostarczenie wyrobów bądź usług zgodnie z określonymi warunkami Zarządzanie kontraktami to kontrola formalizacji kontraktu przed podpisaniem oraz zarządzanie nim w czasie realizacji Konieczne jest współdziałanie PM z działem prawnym

22 Praca zespołowa Cel: Sprecyzowanie potrzeb, które będą realizowane w drodze zamówień – przygotować dokument „Zapotrzebowanie na materiały i usługi” określając jego zakres i treść Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 5 min prezentacja

23 Zmiany

24 Zarządzanie zmianami Zmiany spowodowane są nieprzewidzianymi wydarzeniami Zmiany mogą dotyczyć: specyfikacji projektu warunków kontraktu Problemami wynikającymi ze zmian są: błędy jakości (oczekiwania są błędnie zdefiniowane lub w ogóle nie zostały zdefiniowane opóźnienia ostatecznych terminów dodatkowe koszty

25 Zarządzanie zmianami Zmiany są nie do uniknięcia, są naturalne
Ograniczyć liczbę zmian można poprzez odpowiednio ostrożne przygotowanie i planowanie projektu Analiza konsekwencji co do jakości, kosztów czy terminów, planowanie i kontrola każdej wprowadzanej zmiany może minimalizować konsekwencje

26 Zarządzanie zmianami Proces zarządzania zmianami powinien być uzgodniony ze wszystkimi istotnymi interesariuszami na początku projektu Proces zarządzania zmianami powinien być formalny, aktywny i wyprzedzający, tj. przewidujący potrzebę zmiany

27 Zarządzanie zmianami Zarządzanie zmianą to: określanie opisywanie
klasyfikowanie ocenianie akceptacja bądź odrzucenie zmiany wdrożenie zmiany

28 Praca zespołowa Cel: Opracowanie planu procesu zarządzania zmianą dla projektu „Plac zabaw” Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 5 min prezentacja

29 Informacje i dokumentacja

30 Zarządzanie informacjami
Modelowanie, gromadzenie, wybieranie, przechowywanie, wyszukiwanie danych dotyczących projektu Kierowanie odpowiednich informacji do właściwych osób/interesariuszy Każdy interesariusz otrzymuje te informacje, których potrzebuje, w odpowiedniej formie, pozwalającej na podejmowanie działań, których się oczekuje

31 System dokumentacji Określa rodzaje dokumentów potrzebnych w projekcie, w taki sposób aby każdy dokument w pełni służył celowi, dla którego został opracowany System precyzuje: informacje zawarte w dokumencie formę tych informacji (opis, grafika, kody itp.) postać dokumentu (wydruk, format pliku itp.)

32 System dokumentacji Dokumentacja obejmuje zebrane podczas projektu:
dane informacje wiedzę oraz doświadczenie W szczególności te dotyczące: konfiguracji (produkty i ich wymagania) zamian w projekcie zarządzania projektem

33 Rozpoczynanie

34 Rozpoczynanie Dobre rozpoczęcie jest podstawą udanego przeprowadzenia projektu Cechy etapu rozpoczynania: niepewność informacje o charakterze wstępnym lub całkowity brak informacji nieprecyzyjne wymagania interesariuszy i nierealistyczne oczekiwania narzucone terminy nierealne

35 Rozpoczynanie Narzędzia etapu rozpoczynania projektu: karta projektu
plan zarządzania projektem (master plan) warsztat rozpoczynający projekt

36 Rozpoczynanie Narzędzia etapu rozpoczynania projektu: karta projektu
plan zarządzania projektem (master plan) warsztat rozpoczynający projekt

37 Zamykanie

38 Zamykanie Proces zamykania dotyczy zakończenia przedsięwzięcia lub etapu następującego po dostarczeniu rezultatów projektu Każdy etap powinien być formalnie zamknięty, oceniony i udokumentowany W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę: opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu aktualizację planu projektu przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom

39 Zamykanie W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę:
opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu aktualizację planu projektu przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom

40 Zamykanie Zamykając projekt oparty na formalnym kontrakcie bierze się pod uwagę: przekazanie odpowiedzialności na rzecz właściciela rozpoczęcie okresu gwarancyjnego końcowe płatności wymagające wystawienia faktur Formalne zwolnienie członków zespołu z pełnionych przez nich ról

41 Podsumowanie

42 idea inicjująca Mapa interesariuszy Work-shop Hierarchia celów
Etapy/kamienie mil. Techniki kreatywne idea inicjująca Karta projektu (1) Plan zarządzania proj. (2) Uzasadnienie biznesowe (3) Plan zarządzania zmianą Plan komunikacji Rejestr ryzyk Rozpoczynanie Planowanie Sterowanie Zakończenie Komitet sterujący Kierownik projektu SPP, CPM, PERT Macierz RAM Techniki budżetowania Spotkania projektowe Techniki kreatywne Uaktualnienia (1)(2)(3) Plan etapu/projektu Dokumentacja techniczna Budżet, harmonogram Plan sterowania Zmiana Żądanie zmiany Akceptacja Odrzucenie Analizy trendu EVA Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Check-list Raporty postępu Protokoły odb. produktów Raport podsumowujący Protokoły przekazania Formalne zamknięcie