Zasady realizacji i rozliczania projektów „Działaj Lokalnie” Szkolenie dla grantobiorców Debrzno, 26 czerwca 2009 r.

Prezentacje projektów Organizacja Motywacja Cel Działania Okres realizacji Budżet Planowane efekty

Informacje ogólne Przy kontakcie należy podawać nr umowy lub wniosku Grantobiorcy otrzymają informację o pochodzeniu środków oraz proporcji Adresy podane we wniosku zostaną zapisane do grupy dyskusyjnej grantobiorcyDL6lgdNPed2009@yahoogroups.com na która będą wysyłane informacje dot. wszystkich grantobiorców – istnieje możliwość dodania także innych adresów Grantobiorcy zainteresowani informacjami o innych źródłach finansowania projektów mogą korzystać z usług dostarczanych przez zewn. firmę za pośrednictwem Fundacji – należy przesłać stosowną informację

Jak dobrze zrealizować i rozliczyć projekt? Pytać, pytać, pytać!: telefonicznie, e-mailowo, osobiście Zaglądać na stronę www.log.naszyjnikpolnocy.pl – szkolenia, spotkania, wizyty studyjne, konkursy Korzystać z listy dyskusyjnej grantobiorcyDL6lgdNPed2009@yahoogroups.com

Zobowiązania wynikające z umowy Należy wykazać min 25% wkładu własnego Przesunięcia powyżej 400 zł w ramach danej kategorii lub utworzenie nowej pozycji finansowanej z dotacji wymaga zgody Fundacji Odsetki od kwoty dotacji należy wydatkować na cele związane z projektem – także po jego zakończeniu Okres przechowywania dokumentacji – 5 lat Termin przekazania raportu – określony w § 8 ust. A – liczy się data wpływu Należy przesłać wersję papierową oraz elektroniczną raportu Na wszystkich publikacjach oraz dokumentach należy umieścić informację o dofinansowaniu projektu ze środków DL oraz loga – do ściągnięcia ze strony Należy przesłać zgodę na wykorzystywanie zdjęć – do ściągnięcia ze strony Informację o wydarzeniach (festyny, konkursy, spotkania, warsztaty) należy przesyłać na adres log@lgd.naszyjnikpolnocy.pl Termin na uzupełnienie wszelkich braków związanych z raportami – 5 dni; przy braku reakcji po 10 dniach możemy wypowiedzieć umowę

65% raportów odrzuconych w Edycji 2008 RAPORTY STATYSTYKA 65% raportów odrzuconych w Edycji 2008

Raporty Okresowy – za połowę okresu realizacji projektu do 3 tyg. po jego zakończeniu – nie dot. projektów trwających ok. 1 m-ca Końcowy – za cały okres realizacji projektu do 3 tyg. po jego zakończeniu Należy załączyć kopie wszystkich faktur, rachunków, umów, oświadczeń, list obecności itp. – zarówno do okresowego jak i końcowego, zaś kopie publikacji, artykułów prasowych do raportu końcowego Zestawienie dokumentów – wzór na stronie www.log.naszyjnikpolnocy.pl

Jak sporządzić raport 1/2 Raporty, częściowe oraz końcowe składa się osobiście, za potwierdzeniem odbioru, lub nadsyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres Fundacji Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy. Sprawozdanie należy sporządzić na formularzu, dostępnym na stronie internetowej www.lgd.naszyjnikpolnocy.pl. Opis musi zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach, zgodnie z ich opisem zawartym we wniosku, który był podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, zarówno jeśli chodzi o ich zakres, jak i harmonogram realizacji. Do raportu załączyć należy spis wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Ponadto Fundacja zastrzega wprowadzenie konieczności załączenia kopii dowodów księgowych dokumentujących realizację wydatków.

Jak sporządzić raport 2/2 Do sprawozdania załączyć należy także dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji działań (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji). Fundacja Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy zastrzega możliwość dołączenia do raportów wymogu dodatkowych sprawozdań dotyczących w szczególności statystyk itp. W ramach monitoringu grantobiorcy mogą zostać poproszeni o dostarczenie danych statystycznych w uzgodniony wzajemnie sposób i w uzgodnionym terminie. Kopie dokumentów finansowych należy sporządzić po ich zaksięgowaniu – tak aby na kopiach znalazł się nr ewidencyjny, dekretacja oraz inne informacje księgowe.

Case studies… czyli co się działo w Edycji 2008! 1/7 Wersja elektroniczna niespójna z papierową Opisy zamieszczone wyłącznie na kopiach dokumentów Nieprawidłowo wypełniony budżet – brak podsumowań kolumn w kategoriach i działach budżetowych z podziałem na źródła finansowania Pozycja wykazana została jako wydatkowana, mimo że termin realizacji zadania jeszcze nie minął (np. oświadczenie o poniesionym wkładzie w realizację warsztatów, które jeszcze się nie zakończyły, umowa zlecenia wypłacona przed terminem zakończenia realizacji działania) Porozumienia/ umowy wolontariackie – stroną może jest korzystający oraz wolontariusz. Korzystającym może być, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publ. i o wolontariacie oraz umową dotacji wyłącznie organizacja, na której konto przekazana została dotacja Umowy użyczenia – stroną biorącą może być jedynie organizacja, na której konto przekazana została dotacja

Case studies 2/7 W opisie dokumentu nie wyszczególniono pozycji budżetu, do których ona się odnosi Faktury nie zostały wystawione na grantobiorcę lecz na grupę nieformalną – w takim przypadku mogą być rozliczone tylko jako wkład niefinansowy Numeracja pozycji w raporcie jest niezgodna z numeracją we wniosku oraz opisami dokumentów Błędne podsumowania kategorii i działów budżetowych Nie załączono dokumentów potwierdzających poniesienie wkładu własnego Raport wpłynął po terminie Format wersji elektr. raportu jest inny niż .doc lub .xls Grantobiorca w raporcie okresowym oświadczył, że zrealizował wszystkie zaplanowane działania zgodnie z harmonogramem. Analiza porównawcza wniosku oraz raportu i budżetu z raportu wykazała, że nie poniesiono wydatku przewidzianego na okres objęty sprawozdaniem

Case studies 3/7 Analiza wykonania budżetu wykazała, że wykazano poniesienie kosztu następczego w stosunku do kosztu który nie został wg budżetu poniesiony (np. zrealizowano warsztaty a nie zakupiono na nie materiałów) Kwota rozliczana w budżecie raportu jest wyższa niż zaplanowana w budżecie umowy – w takim przypadku grantobiorca pokrywa różnicę z własnych środków. Błędny opis dokumentu – odnosi się do pozycji w budżecie niezwiązanej z wydatkiem Karty czasu pracy za listopad i grudzień w kolumnach z dniami wskazują na dni października Po uwzględnieniu uwag LOG grantobiorca dokonał zmiany kwalifikacji rodzaju finansowania kosztu przenosząc w nowej wersji raportu okresowego tę pozycję do kolumny Wkład niefinansowy, zaś w raporcie końcowym wykazuje tę pozycję ponownie w kolumnie Inne środki finansowe Budżet raportu nie odzwierciedla budżetu umowy (inne kwoty w poszczególnych pozycjach)

Case studies 4/7 Oświadczenia o poniesionym wkładzie osobowym/ rzeczowym zawierają błąd formalny – oświadczający w treści nie może wskazywać kwalifikacji wkładu, tj. czy jest on wkładem finansowym czy niefinansowym Oświadczenie dot. wykonania pracy przez osobę nie kwalifikuje się do rozliczenia kosztów z poz. materiały biurowe Oświadczenia zawierają niejasność w postaci formuł 1x10 zł itp. Oświadczenia wystawione są z datą wcześniejszą niż okres, który obejmują Nieodpłatnie wykonanej pracy rozliczanej poprzez oświadczenie nie można zaliczyć do wkładu niefinansowego Kwota w walucie obcej wskazana na rachunku/ fakturze po przeliczeniu wg średniego kursu NBP różni się od kwoty wskazanej na rachunku/ fakturze Nie została zachowana kolejność numeracji pozycji w budżecie W raporcie okresowym nie zostały wykazane żadne koszty administracyjne, mimo że we wniosku wyliczone zostały w cyklach miesięcznych

Case studies 5/7 Nie załączono dok. potwierdzającego wysokość kosztów – przedstawiona umowa oraz karty pracy nie zawierają wyliczeń uzasadniających wysokość wykazywanych kosztów – należy przedstawić oświadczenie wolontariusza z kalkulacją dot. wniesionego wkładu Brak pieczęci, daty, podpisów Należy przedstawić umowy wolontariackie i/ lub oświadczenia (indywidualne lub zbiorcze) osób wykonujących zadania przewidziane w budżecie. Jak wynika z załączonego oświadczenia osoby te nie są związane z grantobiorcą żadnym stosunkiem cywilno – prawnym ani stosunkiem pracy lub też innym, który uprawniałby grantobiorcę do poświadczania wykonania przez nie określonej pracy. Nie załączono dokumentów potwierdzających wydatkowanie kosztu Załączono dokumenty, z których wydatki nie są w 100% finansowane z dotacji, lecz nie wskazano czy jest to wkład własny. Oświadczenia nie są zgodne z kwotami wymienionymi w budżecie Oświadczenie wystawione zostało z datą grudniową, zaś w treści wpisano, że dot. października

Case studies 6/7 Przedstawiona umowa i rachunek do umowy zlecenia wskazują kwotę mniejszą niż rozliczana w budżecie – należy udokumentować cały koszt umowy ze składkami ZUS i zaliczką na podatek Przedstawiono paragon bez wskazania na jakiej podstawie został on uznany za dokument księgowy właściwy dla polityki rachunkowości grantobiorcy Dokument nie spełnia wymogów przewidzianych prawem dla dok. księgowych Pod opisami dokumentów znajdują się podpisy osoby niezwiązanej z projektem Rachunek do umowy o dzieło zawiera sformułowanie „wymienioną kwotę otrzymałem” i jest opatrzony podpisem odbiorcy z datą 30.10.08, zaś dołączone potwierdzenie przelewu wykazuje przekazanie tej samej płatności z datą 28.11.08 Źle skserowany dokument – brak możliwości odczytu informacji Umowa o dzieło zawarta została na okres 10.09.08 – 20.02.09, zaś rachunek za wykonanie umowy wystawiony został 15.09.08

Case studies 7/7 Koordynator projektu zatrudniony został na umowę zlecenia tylko na 2 tygodnie, podczas gdy realizacja projektu trwała 6 miesięcy Brak rachunków do umów zleceń Oświadczenie dot. wkładu osobowego nie zawiera informacji o wystawcy W rozliczeniu wydatków za transport przedstawiono fakturę za paliwo zamiast delegacji Z treści faktury nie wynika jednoznacznie jakie artykuły zakupiono – art. gosp. Domowego Jedna z pozycji na fakturze nie została wypełniona przez sprzedawcę Faktury wskazują datę sprzedaży późniejszą niż data realizacji działania (np. zakup materiałów na warsztaty dzień po ich realizacji) Opis na dokumencie wskazuje, że działanie odbyło się np. 10 czerwca, podczas gdy listy obecności i umowy zlecenia wykazują, że miało ono miejsce 15 czerwca. Zgodnie z listą obecności oraz sprawozdaniem wycieczka odbyła się 7 lutego, zaś faktura za usługę transportową wystawiona została 6 lutego. Faktura z 30 stycznia opłacona została 10 marca.

Odrzucony raport Fundacja wzywa grantobiorcę do: wniesienia: poprawek/ uzupełnień i/ lub wyjaśnień w terminie wskazanym w piśmie. uwzględnienia dodatkowych uwag we własnej dokumentacji. Fundacja niezwłocznie po otrzymaniu odpowiedzi dokonuje ponownej weryfikacji raportu, a po jej zakończeniu przesyła informację grantobiorcy o przyjęciu raportu lub o konieczności dodatkowych poprawek/ uzupełnień lub wyjaśnień.

Rozliczanie wydatków

Zasady ogólne 1/4 Należy pamiętać, że załączniki (budżet i harmonogram) stanowią integralną część umowy i w związku z tym zmiana ich treści (np. wprowadzenie nowej pozycji do budżetu, zmiana planowanych wydatków, zwiększenie danej pozycji wydatku powyżej limitu określonego w umowie, zamiana wkładu własnego finansowego na wkład własny niefinansowy, zmiana terminów realizacji poszczególnych etapów projektu) wymaga podpisania stosownego aneksu do umowy. Aneksów nie wymagają zmiany terminów realizacji poszczególnych działań nie wywołujące wpływu na realizację innych działań oraz organizację budżetu. Wszelkie zmiany muszą być zgłaszane z uwzględnieniem daty realizacji projektu tj. w trakcie jego realizacji, a nie po dacie zakończenia realizacji, np. na etapie przygotowywania sprawozdania.

Zasady ogólne 2/4 Księgowość musi być prowadzona zgodnie z ustawą o rachunkowości Pod każdym opisem każdego dokumentu dot. rozliczenia budżetu musi znaleźć się czytelny podpis koordynatora bądź osoby pisemnie upoważnionej wraz z datą

Zasady ogólne 3/4 Zgodnie z umową o wsparcie realizacji projektu w ramach Programu realizator jest zobowiązany do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie z celem na jaki je uzyskał i na warunkach określonych umową, w szczególności zgodnie z wnioskiem oraz zaktualizowanymi, stosownie do przyznanej dotacji, harmonogramem i budżetem, stanowiącymi integralną część umowy. Wobec powyższego, przed przystąpieniem do działań zmierzających do rozliczenia przyznanej dotacji, w pierwszej kolejności należy zapoznać się z treścią ww. umowy. Data końcowa realizowanych płatności w ramach projektu jest wskazana w umowie i może zostać określona najpóźniej na dzień 28 lutego 2010. Wnioskodawca nie może dokonywać płatności w terminie późniejszym niż krańcowa data realizacji projektu.

Zasady ogólne 4/4 Termin rozliczenia przyznanej dotacji określony jest w umowie. Rozliczenie dotacji następuje na podstawie dowodów księgowych (m. in. faktury, rachunki, umowy cywilnoprawne), które zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) potwierdzają poniesienie kosztów finansowanych z dotacji. Kopie dowodów należy załączyć do raportów. Każdy z oryginałów dowodów powinien zawierać, sporządzony w sposób trwały, opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji. Oryginalne dokumenty będą sprawdzane przez przedstawicieli Fundacji podczas wizyt monitorujących.

Opisy dokumentów Wzór opisu: Kwotę netto/ brutto[1] ......... zł wykorzystano do celów/ wydatkowano na ................ (np. wykonanie materiałów szkoleniowych dla 20 uczestników szkolenia organizowanego w dniu 02.09.2008r.). Sfinansowano ze środków Fundacji Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy w ramach programu Działaj Lokalnie VI do realizacji projektu pn.: ........... umowa nr ........... z dnia ......... Rodzaj kosztu, działania/ pozycja w budżecie/ podpozycja ................... (Podpis osoby koordynujące projekt/ upoważnionej ) [1] W zależności od tego czy wnioskodawca odzyskuje podatek VAT czy też nie.

Przykład dokładnego opisu Zakup: produkty żywnościowe (marchew, majonez itp.) oraz miski i mikser. Kwotę brutto 200,00 zł wykorzystano do celów wydatkowano na organizację warsztatów kulinarnych w dniu 25 czerwca 2009r. Sfinansowano ze środków Fundacji Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy w ramach programu Działaj Lokalnie VI oraz ze środków własnych do realizacji projektu pn.: „Gotujemy razem” umowa nr 1/40/DL6-LOG/2009 z dnia 05.06.2009. Rodzaj kosztu: Koszt operacyjny; Pozycja 4. Zakup składników na potrawy: poz. na fakturze nr 1, 2 i 5: kwota 50,00 zł sfinansowana ze środków Fundacji LGD-NP, kwota 50,00 zł sfinansowana ze środków własnych Pozycja 5. Zakup urządzeń i naczyń: poz. na fakturze nr 4 i 6: kwota 100,00 zł sfinansowana ze środków Fundacji LGD-NP Łukasz Machciński

Wkład Finansowy: to posiadane lub pozyskane przez organizację środki finansowe, które zostały wpłacone na konto bankowe lub do kasy i bezpośrednio wykorzystane na pokrycie kosztów związanych z realizacją projektu W związku z powyższym, gdy np. grantobiorcą jest grupa nieformalna, której osobowości prawnej udziela ośrodek kultury, dokumenty księgowe, które mają stanowić wkład własny finansowy do projektu muszą być wystawione na ośrodek kultury Niefinansowy: to każdy wkład, za którym nie pozostał ślad w przepływach pieniężnych grantobiorcy Zatem gdy np. członkinie koła gospodyń wiejskich zakupią z własnych pieniędzy materiały na warsztaty kulinarne, a faktura zostanie wystawiona na KGW, dokument ten nie będzie stanowił udokumentowania wkładu własnego finansowego, ponieważ środki finansowe na jej pokrycie nie przejdą przez kasę lub konto ośrodka kultury. W takim przypadku członkinie koła muszą złożyć oświadczenie, które będzie można zakwalifikować do wkładu niefinansowego lub stosowne oświadczenie złożyć na fakturze.

Wkład niefinansowy Wkład własny niefinansowy (osobowy, usługowy i/ lub rzeczowy) zaangażowany w realizację projektu może zostać rozliczony w szczególności na podstawie: umowy użyczenia (wkład rzeczowy); oświadczenia wnioskodawcy/ realizatora o wykorzystywanych, w realizację projektu, zasobach rzeczowych wraz z ich aktualną wyceną (wkład rzeczowy); umowy partnerskiej/ o współpracy i oświadczenia osoby wykonującej usługi na rzecz realizatora projektu wraz z aktualną wyceną świadczonych usług potwierdzone przez realizatora projektu (wkład usługowy, rzeczowy i osobowy); porozumienia wolontariackiego oraz karty pracy wolontariusza (wkład osobowy). Każdy z ww. dokumentów winien zawierać kalkulację. Wzory dokumentów znajdą się na stronie www.log.naszyjnikpolnocy.pl Także dokumenty potwierdzające rozliczenie wkładu niefinansowego muszą zawierać opisy wraz ze wskazaniem odniesienia do pozycji w budżecie.

Jak dokumentować wkład finansowy jeżeli są to koszty rzeczowe, np. zakup materiałów biurowych, wynajem sali – dokumentujemy je odpowiednimi rachunkami lub fakturami jeżeli są to koszty osobowe: > np. przeprowadzenie szkolenia – odpowiednim dokumentem jest umowa z osobą prowadzącą szkolenie oraz rachunek do umowy zlecenie/ o dzieło, > np. prowadzenie koordynacji finansowej projektu przez księgową ośrodka kultury (w ramach obowiązków służbowych) – odpowiednim dokumentem będzie lista płac

Jak dokumentować wkład niefinansowy wkład rzeczowy, np.: > sala – umowa użyczenia, w której znajdzie się zapis, iż użyczana jest bezpłatnie, a normalnie koszt użyczenia wyniósł by … > produkty spożywcze na warsztaty kulinarne – umowa darowizny lub oświadczenie sprzedawcy o przekazaniu produktów na kwotę wkład osobowy jest to praca wolontariuszy, osób zaangażowanych w projekt – umowa wolontaryjna i karty czasu pracy lub oświadczenie o przepracowaniu na rzecz projektu … godzin x stawka za godzinę (indywidualne lub zbiorcze)

Umowy cywilno – prawne Umowa zlecenia W przypadku umowy zlecenia są to czynności, np. przeprowadzenie szkolenia, koordynacja Umowa o dzieło W przypadku umowy o dzieło przedmiotem musi być powstanie jakiegoś skończonego dzieła np. sporządzenie sprawozdania z realizacji projektu - sprawozdanie, opracowanie regulaminu - regulamin

Koszty podróży Do należności z tytułu podróży odbywanej na obszarze kraju przez osoby zatrudnione przy realizacji projektu należy stosować rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dn. 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy Dz. U. Nr 27, poz. 271) lub odpowiedni akt je zmieniający. Najczęstszą formą rozliczania kosztów podróży jest przekazanie przez pracowników, członków organizacji lub wolontariuszy oryginalnych biletów PKP, PKS lub faktur za koszty przejazdu. Istnieje również możliwość wykorzystania samochodu prywatnego do celów służbowych, wtedy konieczne jest rozliczenie na podstawie tzw. kilometrówki (należy podać dokładną trasę, wraz z liczbą przejechanych kilometrów, pojemność silnika oraz stan początkowy i końcowy licznika). Uwaga, jeśli organizacja nie posiada samochodu służbowego niedopuszczalne jest rozliczanie kosztów przejazdów na podstawie faktur za paliwo. W ramach podróży służbowych pracowników i wolontariuszy mogą przysługiwać im diety, których wartość określa ww. rozporządzenie.

Podatki – PDOF, VAT Proporcja Konto Zaświadczenie UKIE

Zwolnienie z PDOF Grantobiorcy, aby postąpić zgodnie z prawem przy nienaliczaniu podatku, sami muszą wystąpić do UKIE o wydanie zaświadczenia załączając zaświadczenie z UKIE Fundacji, zaświadczenie o pochodzeniu środków oraz umowę dotacji Kserokopia otrzymanego z UKIE zaświadczenia powinna być dołączona do każdego dokumentu, do którego ma zastosowanie zwolnienie z PDOF

Monitoring 1/2 Celem działań monitorujących prowadzonych przez Fundację Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy jest pomoc wnioskodawcom i realizatorom projektów przede wszystkim w zakresie prawidłowego zarządzania finansami, jak również mają na celu sprawdzanie prawidłowego przebiegu realizacji Programu. Wszyscy grantobiorcy zostaną odwiedzeni przez przedstawiciela FLGD – NP w terminie uzgodnionym przez obie strony.

Monitoring 2/2 Monitoring obejmuje prawidłowość realizacji projektu przez Wnioskodawcę oraz prawidłowość wydatkowania przekazanych środków finansowych. W związku z tym, weryfikacja może być prowadzona zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji projektu. Prawo do działań monitorujących przysługuje Fundacji Lokalna Grupa Działania – Naszyjnik Północy, Akademii Rozwoju Filantropii oraz Polsko – Amerykańskiej Fundacji Wolności, jak również osobom i instytucjom przez nie upoważnionym zarówno w siedzibie wnioskodawcy, jak i w miejscu realizacji projektu.

Współpraca ze sponsorami Na poziomie PROGRAMU Na poziomie PROJEKTU

Kontakt Łukasz Machciński – Koordynator Programu Anna Zelek – Asystent Koordynatora log@lgd.naszyjnikpolnocy.pl Fundacja Lokalna Grupa Działania - Naszyjnik Północy ul. Ogrodowa 26, 77-310 Debrzno tel. (59) 83 35 525, faks (59) 83 35 931 Godziny dyżurów podane są na stronie: www.log.naszyjnikpolnocy.pl

Dziękuję Łukasz Machciński 508 237 292 biuro@f1consulting.pl www.f1consulting.pl