FINANSOWANIE PROJEKTÓW W 6.PROGRAMIE RAMOWYM UE Poznań Barbara Trammer Krajowy Punkt Kontaktowy

INFORMACJE KE contract/index_en.html contract/index_en.html Model Contract Guide to Amendments of Contracts Special clauses and Guide to special clauses Working notes on FP6 Audit certificate Guide to Financial issues Frequently asked Questions Consortium agreement checklist Negotiation documents (CPF/guidance notes) Project reporting in FP6 Questions can be sent about legal and financial

Guide to Amendments of Contracts Forma pisemna-wymiana listów Zmiany w składzie konsorcjum Zmiana koordynatora Zmiana nazwy, adresu oraz innych danych Kontraktora Zmiana daty rozpoczęcia projektu Zmiana czasu trwania projektu Zmiana wysokości dofinansowania KE Zmiana okresów raportowania i uzyskiwania zaświadczenia audytora Zmiany w Aneksie I itd…

INFORMACJE NA STRONIE KPK Poradnik dot. finansowania projektów w 6.PR Finansowanie projektów w 6.PR-informacje Dokumenty na stronach KE Polskie przepisy związane z realizacją Programów Ramowych Szkolenia dot. finansowania projektów itd. PRAWO I FINANSE

DOPUSZCZALNOŚĆ KOSZTÓW Koszty rzeczywiste (faktycznie poniesione, odnotowane w księgach rachunkowych), ekonomicznie uzasadnione (rozsądne, zgodne z normalnym zachowaniem wykonawcy, niezbędne do realizacji projektu) Określone zgodnie z przyjętymi przez uczestnika zasadami księgowania Poniesione w czasie trwania projektu (z wyjątkiem kosztów sporządzenia raportu końcowego, które mogą zostać poniesione w okresie do 45 dni po zakończeniu projektu Podatki pośrednie, w tym podatek od towarów i usług (VAT) i cło to koszty niedopuszczalne

Modele rozliczania kosztów FC –Full Cost Model Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie i pośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Wymagany system księgowości analitycznej precyzyjnie wykazujący koszty pośrednie przypadające na projekt KOSZTY POŚREDNIE Koszt pomieszczeń (włączając amortyzacje budynków i aparatury), ogrzewania, energii elektrycznej, ubezpieczeń, usługi pocztowe, telefon Zarządzanie, obsługa administracyjna Zaopatrzenie biurowe Podstawowe wyposażenie (komputer, laptop, oprogramowanie biurowe) itd…

Modele rozliczania kosztów FCF – Full Cost Flat Rate Model FCF – Full Cost Flat Rate Model Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem podwykonawstwa) AC – Additional Cost Model AC – Additional Cost Model Uczestnik wykazuje tylko koszty bezpośrednio i specjalnie (poza bieżącą działalnością) poniesione do celów projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości tak liczonych kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem podwykonawstwa). Komisja zwraca 100% kosztów UWAGA: wyjątek stanowi poz. consortium management, dla której dopuszczalne są koszty związane z bieżącą działalnością. W takim jednak przypadku od kosztów tych nie jest naliczany ryczałt na koszty pośrednie, jest on ograniczony do 20% bezpośrednich kosztów dodatkowych.

Modele rozliczania kosztów Model FC Model FC -mogą używać wszyscy uczestnicy z wyjątkiem osób fizycznych, które mogą stosować jedynie model AC Model FCF Model FCF -MŚP, organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe Model AC Model AC -organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe które nie mają systemu księgowego pozwalającego na wyróżnienie udziału kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z realizacją projektu 1 Jednostka 1 system księgowy 1 model rozliczania kosztów AC FCF AC FC FCF FC 1 Jednostka 1 system księgowy 1 model rozliczania kosztów AC FCF AC FC FCF FC WYJĄTKI: WYJĄTKI: 1 Jeżeli wykonawcy naukowo-badawczy w projektach CRAFT i projektach sektorowych potrafią zidentyfikować poniesione koszty bezpośrednie, mogą oni w tych projektach rozliczać koszty według modelu FCF, nawet jeśli w innych projektach stosują model AC 2. Special clause 22 – Różne modele rozliczania kosztów w ramach jednej osoby prawnej (ograniczone do sytuacji, gdy jednostka prawna jako całość używa AC, a jakiś jej oddział/wydział używa FC)

Zarządzanie konsorcjum Finansowanie wynosi 100%, Finansowanie wynosi 100%, ale tylko do wysokości 7% wkładu KE (ograniczenie dotyczy Konsorcjum jako całości, a nie poszczególnych partnerów). Pozostałe koszty zarządzania będą włączone do typu działalności, którego dotyczą i w odpowiednim procencie przez Komisję finansowane Działania związane z uzyskaniem raportu audytora Przeprowadzenie konkursów na dołączanie do konsorcjum nowych partnerów Opracowanie umowy konsorcjum w projektach, w których jest ona obowiązkowa Zapewnienie gwarancji bankowych w projektach, w których zaleca to KE Wszelkie inne działania związane z zarządzaniem na poziomie konsorcjum UWAGA: Uczestnicy rozliczający się w modelu AC mogą umieszczać w kategorii zarządzanie koszty pracy personelu stałego

Kalkulacja budżetu i wkładu finansowego KE wpływy Szacunkowe koszty dopuszczalne i wpływy z podziałem na rodzaje działań i wykonawców Model rozliczania kosztów Maksymalny poziom zwrotu kosztów dopuszczalnych ze względu na rodzaj działania i model rozliczania kosztów zgodnie z danym typem projektu

WPŁYWY DO PROJEKTU OGÓLNA ZASADA Efektem dofinansowania KE nie może być osiągnięcie przez wykonawców zysku w wyniku realizacji projektu Efektem dofinansowania KE nie może być osiągnięcie przez wykonawców zysku w wyniku realizacji projektu (zysk rozumiany jest jako nadwyżka środków otrzymanych w stosunku do kosztów poniesionych na realizację danego projektu)

RODZAJE WPŁYWÓW Transfery finansowe dokonane przez strony trzecie na rzecz wykonawcy Wkłady w naturze przekazane wykonawcy przez strony trzecie (specjalnie w celu współfinansowania projektu) (pozostawiono do uznania wykonawcy Dochody wygenerowane przez projekt Dochody powstałe w wyniku działań podjętych w ramach realizacji projektu i ze sprzedaży dóbr nabytych w ramach kontraktu (do wartości kosztów początkowych) stanowią wpływ do projektu (opłaty konferencyjne, opłaty za materiały konferencyjne, sprzedaż aparatury zakupionej do projektu itp.)

Zasady wykazywania wpływów w przypadku różnych modeli rozliczania kosztów Model FCF, FC Model FCF, FC Wykonawcy wykazują wszystkie koszty dopuszczalne i wszystkie rodzaje wpływów Model AC Model AC Wykonawcy wykazują jedynie dodatkowe koszty, które nie są uzupełniane (finansowo bądź rzeczowo) przez strony trzecie.Mają obowiązek zgłosić wpływy w postaci dochodu wygenerowanego przez sam projekt Uwzględnienie wpływów do projektu powoduje, że maksymalne dofinansowanie przez KE kosztów dopuszczalnych poniesionych na realizację projektu ograniczone jest do różnicy między kosztami dopuszczalnymi a wpływami

Wejście kontraktu w życie a okres trwania projektu Kontrakt wchodzi w życie Kontrakt wchodzi w życie (entry into force of the Contract) w momencie podpisania przez Komisję i koordynatora Okres trwania projektu Okres trwania projektu (duration of the project) – określony w kontrakcie

RAPORT FINANSOWY Sporządza każdy wykonawca i przesyła do koordynatora Do raportu nie załącza się ani rejestru czasu pracy, ani innych oryginalnych dokumentów Jeśli zdarzy się sytuacja, w której wydatek poniesiony w pewnym okresie sprawozdawczym nie został w nim uwzględniony lub został uwzględniony nieprawidłowo – należy w następnym okresie sprawozdawczym dokonać korekty (adjustment to previous periods). Korekta taka wymaga szczegółowego wyjaśnienia.

Kurs przeliczania waluty Koszty poniesione w walucie innej niż EUR podawane są w EUR na podstawie kursu wymiany, który obowiązywał w dniu poniesienia rzeczywistych kosztów lub kursu wymiany obowiązującego w pierwszym dniu roboczym miesiąca następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Składając raport finansowy wykonawca musi wykazać w formularzu C zastosowany sposób przeliczania waluty, który należy stosować przez cały okres realizacji projektu Informacja o kursach wymiany znajduje się: lub we właściwym Dzienniku Urzędowym UE

Zaświadczenie AUDYTORA (1) Wystawiany przez audytora zewnętrznego,a w przypadku instytucji publicznych-przez audytora zewnętrznego lub właściwego urzędnika Potwierdzenie kosztów(wpływów) poniesionych w projekcie Każdy partner przedstawia certyfikat odnośnie swojej części kosztów Zaświadczenie audytora przedstawiane jest jednocześnie ze sprawozdaniem finansowym i obejmuje jeden lub więcej okresów sprawozdawczych Wykonawca może wybrać dowolnego audytora, także zwykle zatrudnianego, pod warunkiem że jest niezależny w stosunku od uczestnika projektu ma kwalifikacje odpowiednie do przeprowadzania audytu zgodnie z 8 Council directive 84/253/EEC z lub podobnymi przepisami krajowymi

Zaświadczenie AUDYTORA (2) Zaświadczenie audytora jest obowiązkowe: (DO NEGOCJACJI) np. dla projektów o długości do 24 mies. na koniec projektu i obejmuje cały okres trwania projektu (DO NEGOCJACJI) np. dla projektów dłuższych niż 24 mies. na koniec pierwszego roku i na koniec projektu Dla Projektów Zintegrowanych i Sieci Doskonałości co 12 miesięcy Oraz zawsze, gdy wkład KE dla uczestnika przewyższa Euro w danym okresie

SPECIAL CLAUSES Special clause 32 Dot. zaświadczenia audytora w przypadku IP i NOE – znosi postanowienia Art.7.2 Core Contract (dotyczy całego konsorcjum) Special clause 39 Dotyczy zaświadczenia audytora w przypadku wszystkich typów projektów. Znosi postanowienia Art. 7.2 Core Contract w przypadku partnerów, dla których żądana wysokość dofinansowania KE nie przekroczyła Euro w danym okresie sprawozdawczym (lub kilku okresach). W każdym jednak przypadku musi być przedstawione zaświadczenie audytora obejmujące cały okres trwania projektu po zakończeniu ostatniego okresu sprawozdawczego.

Zaświadczenie AUDYTORA (3) Zaświadczenie nie będzie odzwierciedlać zasadności dokonania takich, a nie innych wydatków ani gospodarności w zarządzaniu zasobami Zaświadczenie wystawione przez audytora nie pomniejsza odpowiedzialności wykonawców zgodnie z kontraktem ani praw KE wynikających z kontraktu Komisja zachowuje prawo do przeprowadzania audytów finansowych w każdym momencie w trakcie trwania projektu i 5 lat po jego zakończeniu Każdy wykonawca musi mieć budżet na zaświadczenie audytora Audyty muszą być pokryte z budżetu na zarządzanie konsorcjum - zaświadczenie audytora nie może być płacone z innego rodzaju aktywności (gdy koszty audytów przekroczą 7% dofinansowania KE – nie będą mogły być przez KE finansowane)

Zaświadczenie AUDYTORA (4) Koszt uzyskania zaświadczenia będzie zwrócony przez KE w 100% (zarządzanie konsorcjum) Wzór zaświadczenia audytora proponowany przez KE (Proposed model for an audit certificate provided for an external auditor) znajduje się na str.213 FP6 GUIDE TO FINANCIAL ISSUES – version – APRIL 2004 Audit Cerificate Working Notes 6th Framework Programme

Jak znaleźć audytora (1) ? W Polsce osobami uprawnionymi do wystawiania raportów audytora są biegli rewidenci, którzy są wpisani zarówno na listę biegłych rewidentów, jak i podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych. Zrzeszeni są oni w Krajowej Izbie Biegłych Rewidentów. Na stronie znajdą Państwo listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych. Z listy tej możecie Państwo wybrać biegłego rewidenta, który wystawi zaświadczenie.

Jak znaleźć audytora (2) ? Na stronach Krajowego Punktu Kontaktowego i Krajowej Izby Biegłych Rewidentów znajduje się lista biegłych rewidentów, którzy uczestniczyli w szkoleniu z zakresu finansowo-prawnych aspektów 6.Programu Ramowego. Należy podkreślić, że audytora wybrać można spośród wszystkich podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych, odbycie szkolenia z zakresu 6.PR absolutnie nie jest konieczne, by audytor mógł dokonać u Państwa audytu. Radziłabym natomiast zawczasu upewnić się, czy dany biegły rewident posiada uprawnienia do badania sprawozdań finansowych.

Kiedy umieszczamy koszty zaświadczenia audytora w raporcie finansowym (formularz C) – w miesiącu, którego audyt dotyczy, czy w następnym? Generalnie koszty powinny być wykazywane w sprawozdaniu za okres, w którym zostały poniesione. Ponieważ w praktyce audyt odbywa się po zakończeniu okresu sprawozdawczego, którego dotyczy, jego koszty wykazywane być powinny w sprawozdaniu finansowym (formularz C, pkt.2) za następny okres sprawozdawczy. Jednak w punkcie 6 (Audit certificates) sprawozdania za okres sprawozdawczy, którego zaświadczenie dotyczy, należy wpisać informacje na temat audytora i kosztu zaświadczenia (ten koszt będzie się zapewne różnił od kosztu, który wykażemy w sprawozdaniu za następny okres, co wynika z różnicy w zastosowanych kursach przeliczenia waluty). Jeśli chodzi o koszty zaświadczenia audytora wystawionego po ostatnim okresie sprawozdawczym, to nie ma tu żadnego problemu, ponieważ koszty związane z przygotowaniem raportu końcowego (w tym koszty zaświadczenia audytora) mogą być ponoszone do 45 dni po zakończeniu projektu.

Czy zaświadczenie może być w Polsce w przypadku podmiotów publicznych wystawiane przez audytora wewnętrznego? AUDYTOR WEWNĘTRZNY, który złożył z pozytywnym wynikiem egzamin przed Komisją Egzaminacyjną i spełnia pozostałe wymogi określone w art. 58 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz.U.Nr 249, poz.2104 z późn. zmianami), zatrudniony na stanowisku audytora wewnętrznego w jednostce sektora finansów publicznych, korzystającej ze środków w ramach 6.PR, jest uprawniony do wydawania zaświadczeń audytorskich dla danej instytucji do projektów realizowanych w ramach 6.Programu Ramowego UE. Treść informacji Ministerstwa Finansów na ten temat znajdą Państwo na stronie:

Czy zaświadczenie może być wystawiane przez zewnętrznego audytora, którzy normalnie dokonuje badania sprawozdań finansowych w danej jednostce ? Tak, może to być nawet korzystne z tego względu, że audytor taki zna dobrze obowiązujące w jednostce procedury.

W którym miejscu w formularzu C umieszczamy koszt zaświadczenia audytora zewnętrznego? Zaświadczenia wystawiane przez audytorów zewnętrznych powinny być wykazane w ramach zarządzania konsorcjum w kategorii subcontracting. W związku z tym w modelach AC i FCF narzuty na te koszty nie będą naliczane, natomiast w modelu FC zależy to od systemu księgowego i stosowanej praktyki.

Czy audytor będzie sprawdzał koszty pośrednie w przypadku stosowania przez wykonawcę modelu AC lub FCF? Nie, koszty narzutów w tym przypadku nie będą potwierdzane, jako że stosuje się tu ryczałt. Natomiast w przypadku modelu FC koszty pośrednie będą przez audytora sprawdzane.

Czy zaświadczenie audytora będzie wymagane, gdy żadne koszty w danym okresie sprawozdawczym nie zostały poniesione? Nie, jeśli wykonawca nie poniósł w danym okresie kosztów, nie ma obowiązku przedstawiania zaświadczenia audytora.

Czy audytor potwierdza fakt, że dane koszty były niezbędne do realizacji projektu? Nie, koszty muszą być niezbędne do realizacji projektu żeby były kosztami dopuszczalnymi, ale zaświadczenie audytora tego faktu nie potwierdza. Należy pamiętać jednak, że konieczność poniesienia danych kosztów do realizacji projektu będzie sprawdzana w przypadku audytu z KE (audyt taki może mieć miejsce w czasie trwania projektu lub w okresie do 5 lat po jego zakończeniu).

Czy subcontractor ma obowiązek przedstawienia zaświadczenia audytora? Nie, koszty subcontractingu będą wykazane w raporcie wykonawcy i poświadczone przez audytora wykonawcy razem z innymi kosztami wykazanymi w formularzu C.

Wypłata kolejnych zaliczek Jeżeli na końcu okresu sprawozdawczego, pomimo zatwierdzenia przez Komisję odpowiednich raportów, wykorzystano mniej niż 70% zaliczki, kolejne pośrednie zaliczki mogą być wypłacone jedynie: po przedstawieniu raportu audytora za dany okres sprawozdawczy lub na podstawie uzupełniającego okresowego raportu z zarządzania, o którym mowa w art. II.7.2.b (management report) przedstawianego Komisji po osiągnięciu wyżej wymienionego poziomu wydatkowania. W takim wypadku koszt dodatkowego zaświadczenia audytora będzie kosztem dopuszczalnym.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Barbara Trammer Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Tel. (22) w.349