Zarządzanie projektem i zasoby Elżbieta Książek Regionalny Punkt Kontaktowy ul. Rubież 46, 61-612 Poznań tel. (61) 82 79 745 fax (61) 82 79 741 e-mail: elzbieta.ksiazek@ppnt.poznan.pl

Wspólnotowa wartość dodana europejski wymiar problemu (problem ważny dl a Europy, nie dla pojedynczego kraju czy regionu Europy) - DLACZEGO EUROPA POTRZEBUJE NASZEGO PROJEKTU? europejska wartość dodana konsorcjum - potrzeba ustanowienia masy krytycznej, w finansowych i ludzkich kategoriach oraz kombinacja komplementarnych zasobów i doświadczenia osiągalnych w różnych organizacjach, na europejskim poziomie - DLACZEGO NASZ PROJEKT POTRZEBUJE EUROPY? wkład projektu w politykę unijną lub zajęcie się problemami standaryzacji lub regulacji unijnych.

Wkład do celów społecznych Europy Jak projekt przyczynia się do : ochrony środowiska/zachowania środowiska, minimalnego zużycia zasobów naturalnych zdrowia i bezpieczeństwa ludzi (też w pracy i też w pracy projektu) jakości życia ludzi wzrostu zatrudnienia i/lub wzrostu kwalifikacji pracowników?

Perspektywy gospodarcze i technologiczne Strategiczny wpływ na gospodarkę, technikę Europy Wykorzystanie wyników przez partnerów: wspólne plany (umowa konsorcjum) korzyści dla partnerów (motywacja) plany wykorzystania wyników Ochrona własności intelektualnej Rozpowszechnianie wyników: środki, czas target groups

Zarządzanie Częsta „pięta achillesowa” projektu

Zarządzanie projektem - co obejmuje (1) Zarządzanie zasobami ludzkimi (tworzenie konsorcjum, komunikacja między partnerami, podział ról - kto będzie koordynatorem, organizacja spotkań, kontrola wykonania zadań, wybór osób do realizacji zadań w swojej organizacji, podejmowanie decyzji, sposób rozwiązywania sporów i konfliktów, itp.) Zarządzanie zasobami materialnymi (wybór miejsca realizacji projektu, sprzętu, planowanie zakupu wyposażenia, materiałów itp.niezbędnego do realizacji projektu) Zarządzanie finansami (ustalenie budżetu projektu, podział środków na realizację poszczególnych zadań, planowanie wynagrodzeń, wydatki, wycena wkładu własnego, czuwanie nad przepływem środków)

Zarządzanie projektem - co obejmuje (2) Zarządzanie zadaniami: - koordynacja działań, - ustalenie celów głównych i pośrednich projektu, - rozbicie projektu na logiczne fazy, - opisanie każdej fazy projektu (data rozpoczęcia, data zakończenia, opis, partner odpowiedzialny za realizację projektu, opis fazy, spodziewane efekty - mierzalne, fizyczne np. raport, prototyp) - podział zadań miedzy partnerów, - kamienie milowe, - opisanie oczekiwanych rezultatów działań, - raporty, kontrola wykonania zadań wewnątrz projektu, zapewnienie jakości wykonania zadań.

Zarządzanie projektem - co obejmuje (3) Zarządzanie czasem (czas trwania projektu, podział zadań w czasie, kiedy mają być osiągnięte poszczególne cele główne i pośrednie, kiedy będą pisane raporty, kiedy planujemy spotkania partnerów, audyty z Unii Europejskiej, kiedy wypłacane będą pieniądze przez koordynatora) Zarządzanie prawami własności intelektualnej (do kogo będą należeć ewentualne patenty, kto i w jakiej formie będzie mógł rozpowszechniać wyniki badań, w którym momencie będzie musiała być zachowana poufność, itd.)

Charakterystyka projektu Całość zadań Konkretne rezultaty Klienci, użytkownicy, beneficjenci Ograniczony czas Ograniczone zasoby

Narzędzia stosowane w zarządzaniu projektem Wykres Gantta (przedstawienie zadań w czasie) Metoda PERT (planowanie sieciowe) Diagramy kołowe, słupkowe, itd.. Tabele, grafy, wykresy, harmonogramy, matryce, itd. Przegląd konsorcjum Plan pracy Pakiet prac / wykres wkładu pracy Opis pakietu prac Lista pakietu prac Lista możliwych osiągnięć

Struktury organizacyjne Rada (nadzorcza) dyrektorzy organizacji partnerskich Komitet kierujący koordynator i wszyscy dyrektorzy partnerów *) Komitet liderów pakietów prac *) komitet techniczny Sekretariat projektu członkowie administracji, kontaktowanie się, kompilacja raportów z postępów, zestawienia kosztów, przygotowywanie spotkań, itd. *) mogą być takie same w przypadku małych projektów

Struktura zarządu

Przykładowa struktura zarządzania projektem Komitet zarządzania projektem (1 mandat/partner) Komitet Techniczny Workpackage lider WP1 Workpackage lider WP 2 Workpackage lider WP 3 A A Manager A B B Manager B C C C Manager C

Przykładowa struktura planu pracy - Pakiety prac

Wykres Gantt’a

Diagram PERT

Podział ról w konsorcjum Kto do czego jest potrzebny i dlaczego Rola, zadania i kompetencje koordynatora

Zadania Koordynatora Tworzenie połączenia pomiędzy służbami komisji, a konsorcjum - negocjowanie kontraktu, raportowanie, regularne kontakty Codzienna koordynacja i kontrola pracy zgodnie z dodatkiem technicznym Przygotowywanie regularnych spotkań Dystrybucja płatności do partnerów Zapewnienie niezakłóconego przebiegu projektu Marketing projektu na każdym etapie realizacji i po zakończeniu

Komunikacja Wewnątrz konsorcjum, Z Komisją Europejską Na zewnątrz Odpowiednie środki (listy e-mailowe, spotkania, przepływ dokumentów, strony WWW, publikacje, biuletyn projektu, konferencje, wystawy, wykorzystanie ICTs) Kto, co, komu, kiedy?

Wewnętrzny monitoring Spotkania Raporty Prezentacje Odwiedziny koordynatora