METODYKA PROJEKTOWANIA I DOSKONALENIA STRUKTUR

BUDOWA MODELU STRUKTYRY ORGANIZACYJNEJ Podejście „odgórne” Wyodrębnienie stanowisk kierowniczych i jednostek organizacyjnych najwyższych szczebli oraz ich dezagregacja na jednostki i komórki organizacyjne niższych szczebli Podejście „oddolne” Kompleksowa i szczegółowa wizja zadań, a następnie zaprojektowanie relacji organizacyjnych i określenie podstawowych reguł organizacyjnych

ETAP 1. DEZAGREGACJA ZADAŃ Zadanie całościowe Z1 Z2 Z3 Z4 Z5 Z6 Zadanie cząstkowe Z21 Z22 Z23 Z24 Z25 Zadanie cząstkowe Z231 Z232 Z233 Z234 Z235 Zadanie elementarne Określenie ról organizacyjnych niezbędnych do wykonywania zadań elementarnych

Istota dezagregacji – eksponowanie przedmiotu działalności poprzez wykorzystanie dwóch kategorii: „czynność” i „obiekt” Cel dezagregacji – identyfikacja struktury działalności z zachowaniem kryteriów poprawności (kompletność, względna rozłączność, dokładność, przejrzystość i prostota) Sposób dezagregacji intuicyjny - zadania egzemplifikuje się dobrowolnie sformalizowany - wypracowanie klasyfikatorów zadań

ZASADY DEZAGREGACJI ZADAŃ 1. Zasada doboru kryteriów dezagregacji - do każdego zadania konsekwentnie stosować jedno wybrane kryterium, np.I etap - kryterium „charakter zadania” - wyodrębnienie zadań pierwotnych i wtórnych Zadanie całościowe Zadanie wtórne Zadania pierwotne Dezagregacja zadań z wykorzystaniem kryteriów: czynność przedmiot fazy Kryteria pomocnicze: czas przestrzeń elementy otoczenia jednostki organizacyjne metody pracy ludzie narzędzia Zadania elementarne

2. Zasada kompletności wyodrębniania zadań - podział „koniunktywny” (jakie czynności są niezbędne do wykonania zadania?) - podział „alternatywny” (jakie są możliwe sposoby realizacji zadań?) 3. Zasada rozłączności zadań - zadania powinny być względnie rozłączne, nie powinny dublować się - zalecenie stosowania postulatu „wyłączności jednego kryterium podziału” 4. Zasada ograniczonej „szerokości” podziału zadań - w celu przejrzystego odwzorowania zadań, a także ujednolicenia stopnia szczegółowości zadań zaleca się wyodrębnienie max.10 zadań cząstkowych na poszczególnych poziomach 5. Zasada odpowiedniej „głębokości” podziału zadań - liczba stopni podziału zadań zależy od celu dalszego wykorzystania struktury zadań oraz specyfiki i wielkości przedsiębiorstwa, także stopnia specjalizacji prac

TECHNIKI POMOCNICZE DEZAGREGACJI ZADAŃ - sposoby zbierania, analizy i prezentacji informacji związanych z dezagregacją zadań Narzędzia: 1. arkusz doboru kryteriów dezagregacji zadań, 2. tablica dezagregacji zadań, 3. schemat struktury zadań.

ETAP 2. AGREGACJA STANOWISK TWORZENIE JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH - właściwy dobór kryterium grupowania stanowisk i jednostek - precyzyjne określenie ról organizacyjnych (kompetencje stanowisk kierowniczych i wykonawczych) - określenie rozpiętości kierowania

ETAP 3. FORMALIZACJA ROZWIAZAŃ ORGANIZACYJNYCH Formalizacja - utrwalanie w postaci pisanej, graficznej lub matematycznej przyjętych rozwiązań; narzędzie porządkowania zachowań i zdarzeń organizacyjnych, a także ich integracji Rodzaje sformalizowanych wzorców organizacyjnych: statut, regulamin organizacyjny, księga służb, opis stanowiska, schemat organizacyjny, klasyfikator zadań, tablice kompetencyjne, tablice decyzyjne, karty obiegu dokumentów, harmonogramy „Żywotność” a „szczegółowość” „Stabilność” a „elastyczność”

BUDOWA MODELU STRUKTYRY ORGANIZACYJNEJ Metoda diagnostyczna Punkt wyjścia stan danego przedsiębiorstwa Istota diagnoza istniejących rozwiązań, ich analiza, wyznaczenie kierunków usprawniających Sposób postępowania analiza-synteza-ocena Metoda prognostyczna Punkt wyjścia funkcje zewnętrzne przedsiębiorstwa, produkowane wyroby/świadczone usługi Istota tworzenie nowatorskich, efektywnych rozwiązań Sposób postępowania synteza-analiza-ocena

ZMIANY W ORGANIZACJI model L.E.Greinera Etap 1 Etap 2 Etap 3 Etap 4 Etap 5 Etap ewolucyjny 5. Kryzys ? Etap rewolucyjny 4. Kryzys biurokracji 3. Kryzys kontroli 5. Wzrost przez współpracę Wielkosć przedsiebiorstwa 2. Kryzys autonomii 4. Wzrost przez koordynację 3. Wzrost przez delegowanie uprawnień 1. Kryzys przywództwa 2. Wzrost przez wytyczne 1. Wzrost przez kreatywność Wiek organizacji