1 Gisela Mehlmann Ministerstwo Gospodarki Niemcy, Kraj Związkowy Brandenburgia Heinrich-Mann-Allee 107, Poczdam Tel: Fax: lata – budowa instytucji wdrażającej i biura pomocy technicznej dla rządku Kraju Związkowego Brandenburgia 10 lat dyrektorka Europejskiego Funduszu Społecznego w Brandenburgii PAA w Lubuskim Urzędzie Marszałkowskim od czasu powrotu z Polski : dyrektorka ds. UE, INTERREG III A, stosunki gospodarcze z Polską i Berlinem od września 2003: ekspertka w niemieckim projekcie twinning w Ministerstwie Gospodarki i Pracy w Warszawie Kim jest Państwa wykładowca? Gisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

2 2 Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii Kompleksy pytań Urząd Marszałkowski, Wydział Funduszy Europejskich i Polityki Regionalnej: Kwalifikowalność kosztów (EFRR i EFS) Koszty audytu zewnętrznego Zamówienia publiczne Rozliczanie projektów Zapewnienie środków na następne lata Reguły prefinansowania Rozgraniczenie i powiązania kilku wspieranych projektów Osiąganie zysków przez projekty Wskaźniki monitoringu Przykłady projektów rewitalizacji – działanie 3.3. ZPORR Promocja przedsiębiorczości Dowód zaangażowanych środków własnych Pytania do działania 3.4. ZPORR (Wrocławska Agencja Rozwoju Regionalnego) Pytania do działania 2.6. ZPORR (Urząd Marszałkowski, Wydział Rozwoju Gospodarczego) Pytania do działania 2.1., 2.3., 2.4. i 2.5. ZPORR (Wojewódzki Urząd Pracy)

3 (1) Kwalifikowalność kosztów (EFRR i EFS) Koszty przygotowania procedury przetargowej (dokumentacja, członkowie komisji): pomoc techniczna Koszty prac związanych z wdrażaniem projektu – zarządzanie projektem: Element wsparcia z budżetu działania Jakie koszty są na to kwalifikowalne: koszty osobowe, które są niezbędne do wdrażania (opis stanowiska w celu udowodnienia obciążenia i zaszeregowania płacowego), środki pracy i rzeczowe, wyposażenie pomieszczeń (termin ścisłego (celowego) przeznaczenia), obowiązkowe ubezpieczenia etc. Zasadniczo: podatki od wartości dodanej są kwalifikowalne, jeśli wykonawca projektu nie może ich rozliczyć (gminy, przedsiębiorstwa, stowarzyszenia, zrzeszenia: jeśli nie są uprawnione do rozliczenia) Przy tym uwzględnia się podatek VAT przypadający na wydatki związane z osiągnięciem celu wsparcia: np. podczas budowy budynku za rachunki usług budowlanych a nie za koszty późniejszego wykorzystywania budynku. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

4 (1) Kwalifikowalność kosztów (EFRR i EFS) Przykład: Spółka wodociągowa opłaca rachunki ze środków, które otrzymuje z budżetu gminy. Wsparcie kwoty netto rachunków, jeśli może być odliczony podatek VAT (uprawnienie do rozliczania VAT). Koszty przygotowania projektu (planowanie budowlane) – koszty wdrażania projektu (działania budowlane): Oba rodzaje kosztów mogą być wsparte. Jeżeli aktywnych jest kilka przedsiębiorstw, jedno otrzymuje wsparcie i musi zatrudnić inne jako podwykonawców (uwzględnić obowiązki przetargowe!) i zapłacić za wykonane świadczenia z dotacji (po przedłożeniu rachunku). Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

5 Audyt zewnętrzny powinien być przeprowadzony przez biegłego rewidenta albo przez kontrolerów, których kwalifikacje zostały wcześniej sprawdzone i otrzymali za to certyfikat. Koszty kontrolera zewnętrznego są zgodnie z Rozp. 448/2004 kwalifikowalne z funduszy strukturalnych. Dwie drogi zapłaty kosztów: Część składowa wsparcia; wykonawca projektu płaci za rachunek kontrolera proporcjonalnie ze wsparcia, resztę ze współfinansowania Instytucje kontrolne wybierane są w przetargu a następnie certyfikowane; oni przedkładają rachunki instytucji odpowiedzialnej za przyznawanie wsparcia i są przez nią płacone. (2) Koszty audytu zewnętrznego Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

6 (3) Zamówienia publiczne Procedury udzielania zamówień publicznych przeprowadzane są zgodnie z ustaleniami Polskiego prawa zamówień publicznych - Ustawa z i Prawa zamówień publicznych UE, które należy zachowywać bez ograniczeń. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

7 (4) Rozliczanie projektów Wypłata zatwierdzonych dotacji tylko po przedłożeniu oryginalnych dowodów, które są przed dokonaniem płatności sprawdzane (spójność, kwalifikowalność, konieczność i adekwatność), oznaczone i odsyłane wykonawcy projektu. Najpóźniej 3 miesiące po zakończeniu wdrażania projektu wykonawcy projektu przedkładają jednostce rozliczającej dowód wykorzystania wsparcia o wydanych środkach pomocowych i narodowym współfinansowaniu. Niewykorzystane środki wykonawca projektu musi zwrócić bezpośrednio po zakończeniu projektu, w innym razie po sprawdzeniu dowodu wykorzystania wymagany będzie zwrot środków wraz z odsetkami (w Niemczech 3% powyżej stopy dyskontowej). Dowód wykorzystania: raport rzeczowy i przeciwstawienie wpływów i wydatków (w razie potrzeby jeszcze raz żądane są oryginały dokumentów lub przeprowadza się kontrolę na miejscu) Szybkie sprawdzanie dowodów wykorzystania !!! wszystko w porządku: krótka informacja o sprawdzeniu w przypadku nie uznania wydatków lub nie osiągnięcia celu wsparcia: częściowe odwołanie informacji o udzieleniu wsparcia i wezwanie do zwrotu środków pomocowych w danym terminie Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

8 (5) Zapewnienie środków na następne lata W Brandenburgii środki kraju związkowego, które, zgodnie z zatwierdzonym przez Komisję Europejską Programem Operacyjnym, należy wnieść jako narodowe współfinansowanie środków funduszy strukturalnych UE, ustalane są w średniookresowym planowaniu finansowym: planowanie 5–letnie i później ustalane w poszczególnych rocznych budżetach. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

9 (6) Rozgraniczenie i powiązanie kilku projektów wspieranych z różnych programów Zasada: Wsparcie jednego projektu z wielu programów pomocowych UE jest niedopuszczalne (podwójne wsparcie). Zapytanie w formularzu wniosku, czy na projekt wnioskowane było lub będzie jeszcze inne wsparcie. W przypadku wytycznych wsparcia lub przetargów należy wykluczyć podwójne wsparcie poprzez ustalenie kryteriów udziału. Dla zamierzonej współpracy wspieranego projektu z innymi projektami powinno się wydać w informacji o udzieleniu wsparcia odpowiednie zobowiązanie. Wykonawca projektu powinien równocześnie zostać zobowiązany dokonywać regularnie, pisemnie sprawozdań o stanie współpracy. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

10 (7) Przynoszenie zysku przez projekt Poprzez wsparcie UE wspierane jest zawsze brakujące zapotrzebowanie – koszty na projekt, które nie mogą być finansowane z innych źródeł. Dlatego wraz ze wnioskiem należy przedłożyć plan finansowania tych kosztów. Plan koszów i finansowania musi być później częścią składową informacji o udzieleniu wsparcia. Poprzez to uwzględniane są także przewidywane wpływy projektu. Jeśli powstają wpływy, które nie były zaplanowane lub były niemożliwe do przewidzenia, muszą być one podane przez wykonawcę projektu w dowodzie wykorzystania wsparcia. Ta kwota zostanie rozliczona ze wsparciem. Oznacza to, że wsparcie w związku z kontrolą dowodu wykorzystania zostanie odpowiednio zredukowane. W tej wysokości wykonawca projektu musi zwrócić część dotacji. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

11 (8) Wskaźniki monitoringu Wskaźniki monitoringu rejestrowane podczas i po zakończeniu wdrażania projektu. Termin rozliczenia wskaźników oddziaływania przez wykonawcę projektu musi być ustalony w zależności od rodzaju i treści projektu – zalecenia w informacji o udzieleniu wsparcia. Termin nie może być jednak późniejszy niż jest to konieczne do rozliczenia Programu Operacyjnego na zakończenie okresu wsparcia UE względem Komisji Europejskiej. Jeśli nie osiągnięto przewidzianych wskaźników wyniku i oddziaływania, trzeba ustalić, czy mimo wszystko osiągnięto cel wsparcia. Jeśli nie, należy żądać zwrotu wsparcia UE. utrudnienia w osiągnięciu celu, na które nie miał wpływu wykonawca projektu – może być uznane w przypadku merytorycznego uzasadnienia – rezygnacja z żądania zwrotu lub domaganie się częściowego zwrotu. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

12 (9) Projekty rewitalizacji działanie 3.3. ZPORR Przykłady projektów rewitalizacji terenów/budynków powojskowych w Niemczech: Inicjatywa UE KONVER I ( ) i KONVER II ( ) –Działania obrony przed zagrożeniem –Sprzątnięcie działek, poprawa połączenia z dostępną infrastrukturą transportową –Renowacja budynków dla nowego wykorzystania –Przeszkolenie bezrobotnych, którzy wcześniej pracowali w zawodach wojskowych lub świadczyli usługi armii –Projekty zatrudnienia dla tych grup celowych, które z reguły wykonują prace oczyszczania terenów wojskowych –Dotacje do zatrudnienia na nowych miejsc pracy –Pomoc w zakładaniu działalności gospodarczej Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

13 (10) Promocja przedsiębiorczości W ramach wytycznych pomocowych wspierane jest ze środków funduszy strukturalnych UE (EFRR i EFS) zakładanie działalności gospodarczej w Brandenburgii. Poprzez to zapewnia się równe traktowanie wszystkich wnioskodawców i szybkie opracowywanie wniosków. Wspierane są przede wszystkim… –Dotacje inwestycyjne, pożyczki, poręczenia (EFRR) –Wchodzenie na rynek (EFRR) –Coaching, doradztwo, szkolenia (EFRR/EFS) –Pomoc w utrzymaniu w pierwszym roku po założeniu działalności (EFS) Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

14 (11) Udowodnienie środków własnych jako krajowego współfinansowania Dowód zaangażowanych własnych środków jako krajowego współfinansowania: –Rachunki za związane z projektem wyświadczone świadczenia (oryginały), które zostały zapłacone ze środków własnych –Dowody lub równoważne dokumenty, które udowadniają przepływ środków (ruch bankowe) na przewidziany cel. Już zaangażowane własne środki wykonawcy projektu na prefinansowanie kosztów projektu muszą być rozliczane równocześnie z każdym zapotrzebowaniem na środki UE w Instytucji Wdrażającej. Środki UE wypłacane są wtedy tylko zgodnie z ustaloną w informacji o udzieleniu wsparcia stopą interwencji zgodnie z wysokością rozliczanego wkładu środków własnych. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

15 (12) Reguły prefinansowania Należy zachować zasadę refundacji: Wykonawcy projektów rozpoczynają wdrażanie projektu po zatwierdzeniu dotacji UE. Wydatki w ramach projektu są prefinansowane przez odbiorców wsparcia. Po przedłożeniu oryginałów dokumentów zwraca się wykonawcom projektu za wyłożone koszty maksymalnie do wysokości zatwierdzonego wsparcia. Wypłata reszty (5 – 10% zatwierdzonej dotacji) powinna nastąpić dopiero po sprawdzeniu dowodu wykorzystania wsparcia przez odpowiednią instytucję. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

16 Pytania dotyczące działań ZPORR, wytycznych i rozporządzenia ZPORR Pytania dotyczące działań ZPORR, wytycznych i rozporządzenia ZPORR Jeśli chodzi o dokładne zastosowanie wytycznych i rozporządzenia ZPORR trzeba zapytać pracowników rządu w Warszawie, gdyż oni opracowywali te dokumenty. Chodzi o wewnętrzne dodatkowo wydane ustalenia, które z tego powodu nie mogą być wyjaśnianie przez zagranicznego eksperta. Pomoc zagranicznych ekspertów może odnosić się tylko na ustalenia prawne UE, ich zastosowanie i doświadczenia z kraju pochodzenia. Brak odpowiedzi: Brak odpowiedzi: odnosi się do pytań Wrocławskiej Agencji Rozwoju Regionalnego : nr , 13. i 14., brandenburskich procedur Na pytania 2. – 4., i 15. można tylko odpowiedzieć na podstawie brandenburskich procedur. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

17 Pytania do działania 3.4. ZPORR od Wrocławskiej Agencji Rozwoju Regionalnego Do pytań nr 2. – 4. – Brandenburskie sposoby postępowania: 2.Jeśli przedsiębiorca w możliwym do przejrzenia okresie po podpisaniu umowy wsparcia – np. dzień po – zatrudni 11 osobę, musi się przyjąć, że we wniosku podał fałszywe dane. W tym przypadku należy wycofać przyznanie wsparcia. Przyczyna: Zatrudnienie nowej osoby zajmuje zawsze określony czas i nie następuje z reguły z dnia na dzień ew. niespodziewanie. Jeśli wzrost zatrudnienia jest celem projektu, zatrudnianie nowych osób w trakcie okresu wsparcia jest nieszkodliwe dla zgody udzielenia wsparcia. 3.Jeśli sprzedaż udziałów jest zakończona przed złożeniem wniosku i może być udowodniona, nie powinno się odmawiać wsparcia. 4.Jeśli przedsiębiorstwo istnieje krócej niż miesiąc i przez to nie może przedłożyć wraz z wnioskiem bilansów z poprzednich lat, przy podejmowaniu decyzji dotyczącej wniosku o wsparcie powinno się uwzględniać aktualny stan. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii

18 Pytania do działania 3.4. ZPORR od Wrocławskiej Agencji Rozwoju Regionalnego Pytania do działania 3.4. ZPORR od Wrocławskiej Agencji Rozwoju Regionalnego Do pytań nr 9. – 12. i 15. – Brandenburskie sposoby postępowania: 9./10.Jeśli podobne projekty będą wdrażane w różnych województwach, wniosek o wsparcie powinna rozpatrywać Instytucja Wdrażająca w danym województwie – możliwe uwzględnienie specyficznych regionalnie warunków !!! Rząd w Warszawie mógłby jednak w takich przypadkach podać zalecenia do warunków wsparcia, kwalifikowanych kosztów, wysokości wsparcia i stopy (intensywności) wsparcia etc., by zapewnić równe traktowanie projektów w różnych województwach. 11.Wielokrotne ubieganie się o pomoc UE przez jedno przedsiębiorstwo jest w Brandenburgii możliwe, jeśli spełniane są kryteria. 12.Świadczenia na umowę zlecenie są usługami, które przedsiębiorstwo kupuje od innego przedsiębiorstwa lub osoby samodzielnie wykonującej działalność. Z tego tytułu płacone są też odpowiednie podatki. Te świadczenia nie mogą być przeliczane na miejsca pracy. 15.Rozliczenie beneficjenta musi koniecznie następować na danego roku, ponieważ dane/informacje potrzebne będą do raportu rocznego PO dla Komisji Europejskiej sporządzanego przez Instytucję Zarządzającą danym PO. Gisela MehlmannGisela Mehlmann – Ministerstwo Gospodarki Brandenburgii