Protokoły, sprawozdania, notatki służbowe

Protokół jest sprawozdaniem, które sporządza się w formie aktu, ustalając przebieg wydarzeń, dokonane czynności lub stwierdzone fakty

Rodzaje protokołów: • protokół zdawczo-odbiorczy, sporządzany jest przy przekazywaniu rzeczy i spraw, zawarte są w nim informacje o przekazywanych sprawach i warto­ściach materialnych, np. ilość, cena, wartość, miejsce i data sporządzania, określenie strony przekazującej i odbierającej, podpisy przekazującego i od­bierającego oraz ewentualnie protokolanta,

protokół kontroli, jest sprawozdaniem przeprowadzonej kontroli, zawiera opis czynności kontrolnych oraz stwierdzony stan faktyczny, wskazuje niepra­ widłowości i niedociągnięcia, protokół zebrania, ma na celu odtworzenie przebiegu zebrania, zawiera po­ rządek zebrania, opis przebiegu zebrania, podjęte uchwały, formułę o zakoń­ czeniu, podpisy przewodniczącego zebrania i protokolanta,

protokół zdarzeń, zawiera stwierdzenia ściśle określonych faktów i towarzyszących okoliczności, podpisy sporządzających, protokół przesłuchania, sporządza się na formularzach, z protokołu powinno wynikać, kto, gdzie i jakich czynności dokonał, kto był obecny i w jakim cha­ rakterze, co ustalono i jakie uwagi zgłoszono do protokołu. Odczytuje się go uczestnikom i przez nich powinien być podpisany po odczytaniu, protokół rozprawy, zawiera określenie rodzaju protokołu, rodzaju rozprawy, przebieg rozprawy, jej wynik, podpisy protokolanta i przewodniczącego.

Tabela 2. Części składowe protokołu

Sprawozdanie jest to ustny lub pisemny opis wypadków i zdarzeń z określo­nego stanu rzeczy za określony czas. Należy je sporządzić rzetelnie i dokładnie. Powinno składać się z następujących elementów: słowo „sprawozdanie" w tytule, określenie, czego sprawozdanie dotyczy, okresu, jakiego dotyczy sprawozdanie, zasadniczej części sprawozdania, w której opisuje się liczbowo albo słownie, zdarzenia czy wypadki i wnioski.

Rodzaje sprawozdań: sprawozdanie liczbowe, zawiera dane statystyczne dotyczące działalności za pewien okres, musi być właściwie wypełnione, bez błędów rachunkowych i zawierać prawdziwe dane. Przygotowuje się je na formularzach lub w tabe­ lach opracowanych we własnym zakresie, sprawozdanie ankietowe, polega na zbieraniu informacji za pomocą zada­ wania określonych pytań, przedstawionych w specjalnych kwestionariuszach, formularzach ankietowych, sprawozdania opisowe, stosuje sieje w sprawach, np. sprawozdanie z wyjaz­ du służbowego, polega na przedstawieniu w formie pisemnej wypadków, zda­ rzeń, wyników, składa się z części wstępnej i końcowej.

Notatka służbowa, służy do przekazywania informacji między komórkami organizacyjnymi lub pracownikami, wówczas gdy ustny przekaz nie jest wystarczający. Powinna być prosta, zwięzła i krótka. Części składowe notatki: część wstępna, część zasadnicza, wnioski.

W nagłówku notatki wskazuje się, dla kogo jest ona przeznaczona, od kogo pochodzi i czego dotyczy. Do notatek zalicza się między innymi: życzenia i wnioski interesantów, relacje z przeprowadzonych rozmów telefonicznych. Telefonogram jest to pilna wiadomość przekazana przez telefon lub faks i po sporządzeniu pisemnej notatki przekazana adresatowi

Skróty i skrótowce W korespondencji biurowej dopuszczalne jest stosowanie skrótów powszech­nie znanych i zrozumiałych. Ważne jest, by były prawidłowo napisane. 1. Skróty tytułów naukowych i zawodowych - piszemy zawsze małą literą, kropki używamy tylko wtedy, gdy skrót nie kończy się ostatnią literą nazwy, w innym przypadku nie używamy jej, np. prof. - profesor, dr - doktor, mgr - magister, doc. - docent, inż. - inżynier, gen. - generał, red. - redaktor, dyr. - dyrektor, mjr - major, kpt. - kapitan;

Skróty powtarzających się często zwrotów mowy potocznej: szt. - sztuk, nr - numer, ul. - ulica, m. - mieszkanie, al. - aleja, wg - według, poz. - pozycja, r. - rok, t. - tom;

3. Skróty miar i nazw jednostek monetarnych (zawsze bez kropki): zł - złoty, gr - grosz, m - metr, cm - centymetr, kg - kilogram, t - tona, l - litr, ha - hektar, km - kilometr;

Skrótowce pisane wielkimi literami składające się: • z początkowych liter poszczególnych wyrazów stanowiących nazwę fir­ my, organizacji, instytucji, np.: PWST - Państwowa Wyższa Szkoła Teatralna, PKO - Powszechna Kasa Oszczędności, • głoskowce - zbudowane z pierwszych głosek nazwy, np.: KUL - Katolicki Uniwersytet Lubelski, • grupowce - tworzone z grup głosek lub sylab, np.: POLFA - Polska Farmacja, • skrótowce mieszane - składają się z sylab liter i głosek, np.: - MKOL (emkaol) - Międzynarodowy Komitet Olimpijski;

5. Skrótowce pisane małymi literami są to łącznie pisane połączenia kilku skrótów: k.o. - kulturalno-oświatowy, bhp. - bezpieczeństwo i higiena pracy, br. - bieżą­cy rok, jw. - jak wyżej, np. - na przykład, itd. - i tak dalej, itp. - i tym podobne, tj. - to jest, ww. - wyżej wymieniony, cdn. - ciąg dalszy nastąpi, tzn. - to zna­czy, ds. - do spraw, npm. - nad poziomem morza, p.n.e. - przed naszą erą. Należy unikać pisania skrótowców za pomocą kreski „nawiasowej" np. W/w, d/s, k/łodzi, gdyż jest to błąd. Podobnie niewłaściwe jest skracanie wyrazów typu „wiceprezes" następująco: „v-ce prezes"; nieuzasadnione jest zastąpienie litery „w" literą „v", a litery „i" „kreską".