Województwa Podlaskiego 2006-2007 Doświadczenia Firmy BIATEL S.A. we Wdrażaniu Elektronicznych Usług dla Ludności Województwa Podlaskiego 2006-2007 Cyfrowy Urząd i Elektroniczny Obieg Dokumentów 12 października 2007

PROJEKT I JEGO ZAŁOŻENIA Wdrożenie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego Ułatwienie mieszkańcom województwa kontaktu i załatwiania spraw w urzędach administracji samorządowej Umożliwienie efektywniejszej współpracy administracji samorządowej z nowoczesną gospodarką Umożliwienie i wsparcie samorządów w realizacji zobowiązań ustawowych Obniżenie kosztów załatwiania spraw w urzędach

HISTORIA UDZIAŁU FIRMY BIATEL W PROJEKCIE 2001 – początek analizy i prac nad projektem FlowER Urząd 2003 – wdrożenie systemu obiegu dokumentów FlowER w Urzędzie Marszałkowskim 2003 – uruchomienie portalu Wrota Podlasia 2004 – pilotażowe wdrożenie EOD FlowEr w 12 JST 2006 – wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w 98 jednostkach JST w tym w trzech największych miastach 2007 – uruchomienie nowej wersji Wrót Podlasia 2007 – uruchomienie Cyfrowego Urzędu i Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta

Przygotowanie i wdrożenie Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta ZAKRES WDROŻENIA Analiza i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w 97 jednostkach samorządowych Przygotowanie i wdrożenie Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta Opracowanie nowej wersji systemu Wrót Podlasia Uruchomienie nowej wersji BIP i jednolitej platformy CMS

SCHEMAT SYSTEMU UMWP JST CMS/BIP FlowER eBOI FlowER JST Cyfrowy Urząd eUrząd Wrota Podlasia

HARMONOGRAM I REALIZACJA PRAC Luty – maj 2006 analiza Maj – wrzesień 2006 implementacja Wrzesień – maj 2007 wdrożenia i instruktaże Od zakończenia projektu 2007 kontynuujemy ciągły rozwój systemu i doszkalanie użytkowników zgodnie z ich potrzebami

ANALIZA Zakres: Procesy obiegu dokumentów w samorządach, sprawy możliwe do realizacji przez EBOI Na miejscu przeanalizowano 44 urzędy typów A-P, dodatkowe efekty analizy przygotowano na podstawie dokumentów Narzędzia: Szablony do mapowania procesów obiegu dokumentów Formularze do przeniesienia struktury organizacyjnej i struktury urzędów do baz startowych Ankiety dotyczące BIP, sprawy załatwiane w ramach EBOI Efektem działania była specyfikacja i przygotowanie baz startowych, zidentyfikowanie około 1000 procedur oraz rozbudowanie kompetencji w zakresie pracy urzędów

IMPLEMENTACJA Zakres: Na podstawie analizy rozbudowano oprogramowanie o ponad 150 funkcji Przygotowano 98 baz startowych dla każdej z JST Przygotowano nową wersję Wrót Podlasia Opracowywano szczegółowy harmonogram wdrożenia Oprogramowanie przygotowano z uwzględnieniem specyfiki pracy każdego z samorządów W efekcie stworzyliśmy oprogramowanie ściśle odpowiadające potrzebom i metodyce pracy urzędów

Efektem był gotowy do użytkowania system obiegu dokumentów. WDROŻENIA Czas trwania: od września do grudnia 2006 w 94 Jednostkach Samorządu Terytorialnego od września do lutego 2007 w Urzędach Miejskich w Suwałkach i Łomży od września do maja 2007 Urząd Miejski w Białymstoku Zakres: Instalacja serwerów urzędowych wraz z przygotowanymi wcześniej bazami danych Instalacja stanowisk łącznie ponad 2000 Zweryfikowanie konfiguracji w każdym z urzędów Rozwinięcie wyników analizy o wnioski z praktyki stosowania systemu Efektem był gotowy do użytkowania system obiegu dokumentów.

INSTRUKTAŻE STANOWISKOWE Zakres: 3 godziny dla każdego użytkownika Instruktaże dopasowane były do roli każdego z użytkowników: osoby kierujące, sekretariat, stanowisko pracy merytorycznej, administrator Przygotowano skrypty szkoleniowe Podręczniki użytkownika wraz materiałami instalacyjnymi dla każdego urzędu Łącznie przeprowadzono ponad 2500 instruktaży

NADZÓR AUTORSKI – DOSTOSOWYWANIE I CIĄGŁY ROZWÓJ Ciągły rozwój produktu – iteracyjny rozwój systemu Weryfikacja analizy w trakcie wdrożenia i implementacja dodatkowych funkcji Sprawdzony trójstopniowy system wsparcia użytkowników Analiza planowanych zmian legislacyjnych oraz aktualizacja oprogramowania

WYNIKI PRACY – ILOŚĆ URZĘDÓW I STANOWISK W wyniku działań uruchomiono system w 98 urzędach w tym w Urzędzie Marszałkowskim Zainstalowano ponad 2000 stanowisk Przeprowadzono instruktaże dla ponad 2500 użytkowników Uruchomiono centralne Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta zintegrowane z 3 lokalnymi EBOI

WYNIKI PRACY – URZĄD MIASTA WASILKÓW System: Uruchomiono 40 stanowisk Jeden punkt rejestracji i wpływu pism Do dnia dzisiejszego zarejestrowano ponad 9 tysięcy pism Cały urząd objęty EOD Od 1 stycznia 2008 dokumenty w postaci papierowej nie będą przekazywane na stanowiska pracy. Warunki powodzenia: Decyzja o użytkowaniu systemu na wysokim szczeblu – zaangażowanie burmistrza Zaangażowanie pracowników na każdym stanowisku

WYNIKI PRACY – URZĄD MIEJSKI W BIAŁYMSTOKU System Do maja 2007 ponad 430 stanowisk Nowa struktura w trakcie wdrożenia Dodatkowe trwają instalacje: do końca roku cały Urząd Miejski zostanie objęty EOD 15 tysięcy pism od czerwca (w chwili obecnej około 600 pism dziennie) Warunki powodzenia Zaangażowanie kadry kierowniczej i zrozumienie korzyści wynikających z wdrożenia EOD Zaangażowanie i ciągłe doszkalanie pracowników Elastyczność dostawcy systemu i rozbudowywanie funkcji zgodnie z sugestiami i potrzebami Urzędu

DOŚWIADCZENIA – ZAANGAŻOWANIE URZĘDU Warunkiem krytycznym jest zaangażowanie urzędu i zrozumienie korzyści Im szerszy zakres tym większa użyteczność systemu i większe szanse powodzenia Konieczność szkoleń – instruktaże nie zapewniają komfortu pracy

PERSPEKTYWY ROZWOJU SYSTEMÓW EOD Rozwój ilościowy – ciągłe instalacje, zwiększanie ilości stanowisk Rozwój jakościowy – nowe funkcje i wprowadzanie nowych technologii Podążanie systemu za dynamicznymi zmianami otoczenia prawnego i postępami informatyzacji państwa Dodatkowe szkolenia Wdrożenia w jednostkach zależnych Rozwój idei mobilnego, bliskiego mieszkańcowi urzędu

EFEKTY – SYSTEM DLA ADMINISTRACJI W efekcie prac powstał dojrzały system obiegu dokumentów w bardzo dobry sposób zaspokajający potrzeby jednostek administracji publicznej i od nich zależnych Dzięki dużej ilości wdrożeń system umożliwia elastyczne dopasowanie do specyfiki i potrzeb każdego urzędu Na bazie doświadczeń systemu FlowER powstała wersja do wymiany dokumentów niejawnych wdrażana obecnie w instytucji rządowej

Zapraszamy do dyskusji DEPARTAMENT INFORMATYKI DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Zapraszamy do dyskusji BIATEL SA DEPARTAMENT INFORMATYKI WARSZAWA Metropolitan, Plac Piłsudskiego 1 00-078 Warszawa tel. +48 22/ 59 77 777 fax.+48 22/ 59 77 779 www.biatel.pl BIAŁYSTOK ul. Ciołkowskiego 2/2, 15-245 Białystok tel. +48 85/ 74 59 900 fax.+48 85 / 74 59 903 www.biatel.pl Krzysztof Kulesza krzysztof.kulesza@biatel.com.pl Krzysztof Kulesza krzysztof.kulesza@biatel.com.pl 18