Opis dokumentów finansowych w ramach PO KL

Informacje dotyczące opisu dokumentów znajdują się w: Ustawie z dn. 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 nr 76, poz. 694) Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Art. 21 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości: „Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego 2) Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych 3) Opis operacji oraz jej wartość, jeśli to możliwe, określona także w jednostkach naturalnych

Art. 21 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (cd.) 4) Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu 5) Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów 6) Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacje) podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”

W okresie programowania 2007 – 2013 beneficjent nie ma obowiązku załączania kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia)

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków są: Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty (w przypadku płatności gotówkowej dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. „zapłacono gotówką” lub „forma płatności – gotówka” lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta; W przypadku wkładu niepieniężnego - zestawienie faktur sprzedaży towarów/usług np. z miesiąca poprzedzającego miesiąc ich wniesienia; - kopia faktury zakupu dóbr/usług; - udokumentowane ceny dóbr/usług poprzez przedstawienie stosownych notowań na rynkach giełd towarowych lub cenników innych jednostek zajmujących się ich obrotem lub świadczeniem; - inne dokumenty, o ile pozwalają na identyfikację jego wysokości.

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków są (cd): W przypadku amortyzacji – tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego) W przypadku wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń uczestników projektu - oświadczenie składane przez podmioty wypłacające dodatki lub wynagrodzenia pozwalające na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wysokość wkładu w odniesieniu do każdego z nich.

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Wyjątek stanowią koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.

Opis dokumentu księgowego powinien zawierać, co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich) w ramach którego wydatek jest ponoszony kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do zadania informację o poprawności merytorycznej i formalno – rachunkowej odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych - tylko w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego

Zasady dotyczące sporządzania wniosków o płatność

Podstawa prawna „Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” – obowiązująca wersja z dnia 25 lutego 2008 r.: Załącznik nr 5 – „Wzór wniosku o płatność”; Załącznik nr 6 – „ Instrukcja wypełniania wniosku o płatność”.

Zasady dot. sporządzania wniosków o płatność Jeden dokument należy wykazać w jednym zadaniu tylko jeden raz (w jednym wierszu). Wyjątkiem są tu jedynie dokumenty: sfinansowane w części z dofinansowania i w części z wkładu własnego - wówczas w jednym wierszu wpisujemy dokument na kwotę sfinansowaną z wkładu własnego, a w kolejnym wierszu ten sam dokument na kwotę sfinansowaną z dotacji, obejmujące w części wydatki związane z cross-financingiem - np. gdy na jednej fakturze znajdą się wydatki na zakup komputera (które rozliczane są w ramach cross-financingu) oraz na tonery do drukarki, dokument ten umieszczamy w tabeli w dwóch wierszach: w jednym wierszu pokazujemy kwotę w ramach cross-financingu, w drugim pozostałą kwotę faktury

Zasady dot. sporządzania wniosków o płatność W przypadku rozliczania dokumentu zawierającego różne stawki podatku VAT, w kolumnie nr 5 załącznika nr 1 do wniosku o płatność (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) należy pogrupować asortyment wg. stawek VAT, podając jednocześnie kwotę podatku VAT dla opisywanej grupy asortymentu.

Zasady dot. sporządzania wniosków o płatność W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie nr 5 załącznika nr 1 do wniosku o płatność (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) należy wpisać następujące dane: imię i nazwisko funkcja / stanowisko w projekcie (zgodnie z punktem 3.5 wniosku) kwota kwalifikowana wynagrodzenia danej osoby okres za jaki wypłacone jest wynagrodzenie

Zasady dot. sporządzania wniosków o płatność Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków związanych z wynagrodzeniami są: lista płac (na kwotę brutto wynagrodzenia) ZUS DRA Dokumenty te należy umieścić w dwóch wierszach tabeli załącznika nr 1 wniosku o dofinansowanie. Jednocześnie do wniosku należy załączyć oświadczenie zawierające następujące informacje (załącznik nr 1 do zasad): wysokość składek odprowadzonych do ZUS za pracowników projektu wysokość zaliczek odprowadzonych do US za pracowników projektu wysokość zaliczek odprowadzonych do US za pozostałych pracowników w firmie Załącznik ten powinien być sporządzony dla każdego miesiąca osobno.

Zasady dot. sporządzania wniosków o płatność Co do zasady wydatki powinny być ponoszone z konta projektowego. W przypadku gdy zapłata za dokument została wykonana z konta głównego projektodawcy, do wniosku o płatność należy załączyć potwierdzenie zapłaty z konta głównego firmy oraz refundację wydatku z konta projektowego (wyciąg bankowy, itp.)

Zasady dot. sporządzania wniosków o płatność W przypadku dokumentu rozliczanego częściowo w ramach projektu należy przedstawić potwierdzenie zapłaty za całość dokumentu.

Zasady dot. sporządzania wniosków o płatność W celu udokumentowania płatności dokonanej w formie gotówkowej należy przedstawić: oświadczenie zawierające zestawienie płatności dokonanych gotówką podpisane przez księgowego posiadającego upoważnienie do reprezentowania Beneficjenta (oświadczenie stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Zasad) bądź poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych. Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, nie może przekroczyć 15 tyś euro.

Zasady dot. sporządzania wniosków o płatność W przypadku ponoszenia wydatków inwestycyjnych w projekcie, należy w punkcie nr 5 (Postęp rzeczowy realizacji projektu) wskazać kwotę wydatków inwestycyjnych poniesionych w okresie rozliczeniowym, którego dotyczy wniosek.

Zasady dot. sporządzania wniosków o płatność W przypadku rozliczania amortyzacji, należy załączyć do wniosku oświadczenie, iż amortyzowany środek trwały nie został zakupiony z dotacji krajowej lub wspólnotowej podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta

Zasady dot. sporządzania wniosków o płatność W punkcie nr 8 wniosku (źródła finansowania wydatków) należy wskazać docelowe źródło finansowania (np. jeżeli beneficjent otrzymuje dotację rozwojową w wysokości 100% wartości projektu, wszystkie wydatki należy wykazać w wierszu „budżet państwa” – niezależnie od faktu, iż w danym okresie rozliczeniowym beneficjent założył własne środki w celu zapłaty za usługi realizowane w ramach projektu).