Miasto Gdańsk / Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie Rezerwa kadrowa jako element kształtowania kultury organizacyjnej firmy Miasto Gdańsk / Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie

Geneza i cel przedsięwzięcia Przeprowadzone w roku 2011 zmiany organizacyjne w MOPR Gdańsk były istotną modyfikacją naszej organizacji. Dotyczyły one: zmiany struktury i statusu podstawowych komórek MOPR jakimi są Centra Pracy Socjalnej zwiększenia dostępu klientom pomocy społecznej do pracowników socjalnych; specjalistów (psychiatra, psycholog, prawnik, asystent rodziny) ograniczenia procedur administracyjnych. W tym celu dokonano spłaszczenia struktury organizacyjnej poprzez zlikwidowanie wielozadaniowych wydziałów na rzecz grupowania zadań tematycznych. Dlatego też usystematyzowano 3 główne zadania MOPR, za które odpowiadają Zastępcy Dyrektora: Centrum Rozwoju - rozwój systemu pomocy społecznej oraz ekonomizacja zadań pomocy społecznej Centrum Wspierania Rodziny - zadania na rzecz dziecka i rodziny Centrum Usług Społecznych – zadania na rzecz niepełnosprawnych, seniorów, bezdomnych . W związku z wdrożonym procesem zmian organizacja potrzebowała wzmocnienia na rzecz wspierania rozwoju dobrych relacji międzyludzkich i motywującej atmosfery pracy. Obok przeprowadzonego cyklu szkoleń z zakresu kultury organizacyjnej podjęto decyzję o utworzeniu grupy rezerwy kadrowej, której celem było: zwiększenie partycypacji pracowników w procesie kształtowania i wzmacniania kultury organizacyjnej powiązanie celów organizacji z aspiracjami i potrzebami rozwojowymi pracowników opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

Zwięzły opis zgłaszanego rozwiązania, sposób działania , Praktyka dotyczy powołania w lipcu 2012 roku w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Gdańsku grupy pracowników do rezerwy kadrowej na kluczowe dla tej organizacji stanowiska. Głównym założeniem było umożliwienie pracownikom rozwoju zawodowego w strukturach MOPS, zgodnie z przyszłymi potrzebami kadrowymi. Dostęp do grupy rezerwy kadrowej był otwarty i jawny - procedura jej tworzenia została przekazana wszystkim pracownikom. Spośród 35 osób, wybrano 20. Kandydatów wyłoniono po indywidualnych rozmowach o posiadanych kompetencjach, doświadczeniu i umiejętnościach merytorycznych, z udziałem dyrektora oraz w obecności zewnętrznego psychologa i pracownika Zespołu Rozwoju Kadr i Doradztwa Metodycznego Działu Kierunków Rozwoju. Dla wybranych 20 pracowników przeprowadzono szkolenia z zarządzania i warsztaty, a następnie wręczono certyfikaty. Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu pracownicy zyskali możliwość zaplanowania i realizacji kariery zawodowej, zwiększyła się identyfikacja z organizacją, motywacja i satysfakcja z wykonywanej pracy. Ponadto, dotychczasowe, humanistyczne podejście do klienta uzupełnili o podejście z punktu widzenia usługodawcy. Gospodarność, celowość i legalność udzielanej usługi są nieodłącznym elementem podejmowania decyzji na rzecz potrzebującego wsparcia. Pracodawca powiązał cele organizacji z aspiracjami i potrzebami rozwoju pracowników, zapewniając przy tym płynność realizacji zadań na stanowiskach kierowniczych. Kolejny nabór zostanie ogłoszony w 2014 roku. opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

Adekwatność zgłaszanego rozwiązania: Zidentyfikowane potrzeby: wzmocnienia efektów przeprowadzonej w 2011 r. zmiany organizacyjnej ; zapewnienia płynności realizacji zadań na stanowiskach kierowniczych (20 % kadry MOPR, w tym ze stanowisk kierowniczych w najbliższych latach zacznie przechodzić na emeryturę), powiązania celów organizacji z aspiracjami i potrzebami rozwoju pracowników, były podstawą podjęcia dodatkowych działań na rzecz wspierania rozwoju dobrych relacji międzyludzkich i motywującej atmosfery pracy. Dlatego za istotne uznaliśmy: Przeprowadzenie cyklu szkoleń z zakresu kultury organizacyjnej, dla kadry kierowniczej i pracowników MOPR. Celem szkolenia dla kadry kierowniczej było wskazanie na strategiczną rolę kultury organizacji w procesie zmian zorientowanych na efekty, w tym diagnozowanie kultury organizacyjnej, określenie zasobów i identyfikacja przeszkód obniżających zdolność organizacji do zmian; Celem szkolenia dla pracowników było podniesienie świadomości znaczenia kultury organizacyjnej w podnoszeniu skuteczności działania organizacji. 2) Włączenie pracowników w proces rozwoju organizacji, umożliwiając im rozwój zawodowy w strukturach MOPR przez powołanie grupy rezerwy kadrowej opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

Skuteczność zgłaszanego rozwiązania Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu: Pracownicy: zyskali przede wszystkim możliwość zaplanowania i realizacji swojego rozwoju zawodowego w MOPR w Gdańsku; Zwiększyła się ich identyfikacja z organizacją, motywacja i satysfakcja z wykonywanej pracy; 2 osoby spośród wyłonionej grupy rezerwy kadrowej objęły już stanowiska kierownicze (jako Dyrektor placówki opiekunczo-wychowawczej, jako kierownik w jednym z Zespołów w Dziale Księgowości); Zwiększyła się satysfakcja pracowników poprzez wykorzystanie wewnętrznych zasobów kadrowych organizacji (poszukiwanie kandydatów do kadry kierowniczej wewnątrz a nie na zewnątrz); Zwiększyły się kompetencje pracowników niezbędne w zarządzaniu zadaniami i zasobami ludzkimi Pracodawca: Zyskał grupę „gotowych” do podjęcia się roli kierownika, znających organizację i rozumiejących przyjęte kierunki pracy kandydatów; powiązał cele organizacji z aspiracjami i potrzebami rozwoju zawodowego pracowników zapewniając, tym samym płynność realizacji zadań na stanowiskach kierowniczych; Organizacja: Wzrosło zainteresowanie wśród pracowników MOPR nową formą rozwoju zawodowego; Pracownicy coraz częściej świadomie podkreślają znaczenie ich uczestnictwa w kształtowaniu kultury organizacyjnej firmy opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania Zgłoszenie do rezerwy kadrowej Rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami Wyłonienie 20 osobowej grupy kandydatów rezerwy kadrowej Doskonalenie kompetencji grupy w oparciu o cykl szkoleń; Ewaluacja. Uroczyste wręczenie dyplomów absolwentom grupy Proces rekrutacji kandydatów do rezerwy kadrowej w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Gdańsku rozpoczął się lipcu 2012 r. Zainicjowany został listem Pani Dyrektor skierowanym do wszystkich pracowników z propozycją zgłaszania swoich kandydatur. Warto podkreślić, że dostęp do grupy rezerwy kadrowej był otwarty i jawny. Procedura tworzenia rezerwy kadrowej zaplanowana w czytelnie określonych etapach została przekazana wszystkim pracownikom. Spośród 35 osób, które zgłosiły swoje aplikacje wybrano 20. Kandydatów wyłoniono poprzez indywidualne rozmowy o posiadanych kompetencjach, potencjale rozwojowym, doświadczeniu i umiejętnościach merytorycznych. Rozmowy te prowadziła Pani Dyrektor w obecności psychologa zewnętrznego i pracownika Zespołu Rozwoju Kadr i Doradztwa Metodycznego Działu Kierunków Rozwoju. Wybrana firma zewnętrzna przeprowadziła cykl szkoleń, na podstawie uprzednio zidentyfikowanych potrzeb szkoleniowych wyłonionej grupy. Proces szkoleniowy, zawierał: „Ja” w roli Kierownika Komunikacja i współpraca w zespole; Rozwiązywanie sytuacji konfliktowych; Proces przygotowania grupy rezerwy kadrowej zakończył warsztat, który był zarazem formą ewaluacji procesu szkoleniowego. Pierwsza edycja rezerwy kadrowej zakończyła się uroczystym wręczeniem certyfikatów uczestnikom szkoleń. Kolejny nabór do rezerwy kadrowej w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Gdańsku jest przewidziany w roku 2014, co stanowi o replikowalności procesu w ramach organizacji. opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

Trwałość zgłaszanego rozwiązania Zabezpieczenie sukcesji w organizacji jest priorytetem z uwagi na fakt, iż potrzeba uzupełniania zasobów kadrowych na stanowiskach kierowniczych jest zjawiskiem powtarzalnym, a nie incydentalnym. Wdrożone rozwiązanie powołania rezerwy kadrowej spotkało się z dużym zainteresowaniem pracowników. Wypracowany i przyjęty model zakłada, że: nabór pracowników do grupy rezerwy kadrowej będzie odbywał się co dwa lata; Zabezpieczony zostaną w budżecie szkoleń na dany rok środki niezbędne na cykl szkoleń dla kandydatów do grupy rezerwy kadrowej Osiągnięte pierwsze efekty (powołanie dwóch pracowników rezerwy kadrowej na stanowiska kierownicze) potwierdzają zasadność przyjętego rozwiązania Wcześniejsze przygotowanie osób na stanowiska kluczowe dla organizacji pozwala na zapewnienie płynnej realizacji zadań Ośrodka.

Możliwość zastosowania rozwiązania w innych jednostkach samorządowych: Rozwiązanie zastosowane w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Gdańsku polegające na powołaniu grupy rezerwy kadrowej jest innowacyjne dla pomocy społecznej. Najczęściej podobne działania podejmowane są w biznesie i znane jako zarządzanie talentami pracowników. Doświadczenie gdańskiego Ośrodka pokazuje, że zastosowane rozwiązanie sprawdza się jednostce samorządowej. Tym samym możliwa jest replikowalność procesu w podobnych instytucjach pomocy społecznej W przypadku wdrażania metody w innych jednostkach niezbędne jest stworzenie warunków do jej wprowadzenia: (określenie osób odpowiedzialnych za przygotowanie procedur dla wdrożenia praktyki – np. w MOPR w Gdańsku zadanie realizuje Zespół Rozwoju Kadr i Doradztwa Merytorycznego, zabezpieczenie budżetu na cykl szkoleń uwzględniając specyfikę danej jednostki, jej wielkość, liczbę zatrudnionych w niej pracowników i rodzaju wykonywanej działalności – od tych uwarunkowań zależy wielkość grupy rezerwy kadrowej; Realizacja zadania winna być rozłożona na etapy, chcąc uzyskać zakładane efekty na każdym z nich Zgłoszenie do rezerwy kadrowej Rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami Wyłonienie 20 osobowej grupy kandydatów rezerwy kadrowej Doskonalenie kompetencji grupy w oparciu o cykl szkoleń Uroczyste wręczenie dyplomów absolwentom grupy opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku