Audyt wewnętrzny jako źródło oceny kontroli zarządczej w jednostce Monika Kos radca ministra Departament Polityki Wydatkowej Ministerstwo Finansów

Plan prezentacji Dlaczego należy systematycznie oceniać kontrolę zarządczą? Jaka jest rola audytu wewnętrznego w ocenie kontroli zarządczej? Jak efektywnie wykorzystywać dostępne źródła zapewnienia?

Kontrola zarządcza - cel i założenia Kontrola zarządcza – próba profesjonalizacji zarządzania w sektorze publicznym. Ramy kontroli zarządczej określa definicja i cele w uofp oraz standardy kontroli zarządczej (minimalne wymogi). Cele kontroli zarządczej: bardziej świadome i uporządkowane zarządzanie jednostką sektora publicznego. Rezultaty - poprawa funkcjonowania jednostki i zapewnienie, że osiąga cele i działała terminowo, zgodnie z prawem, w sposób bardziej oszczędny i efektywny. Oddziaływanie - poprawa jakości świadczonych usług, zaspokojenie potrzeb i wzrost satysfakcji klientów jsfp.

Model kontroli zarządczej Poziom strategiczny – misja, wizja, cele Działalność operacyjna Sprawozdawczość Zgodność Środowisko wewnętrzne Stanowisko Ocena ryzyka Komórka operacyjna Czynności kontrolne Komórka organizacyjna Informacja i komunikacja Poziom jednostki Monitoring Na podstawie Zintegrowanych Ram Kontroli Wewnętrznej (Internal Control Integrated Framework) - COSO

Kontrola zarządcza a cykl PDCA (przykładowe relacje) Poziom strategiczny – misja, wizja, cele UWAGA: Powiązanie/integracja komponentów KZ z elementami cyklu PDCA potwierdza konieczność cyklicznej oceny w odniesieniu do obu.

Ocena kontroli zarządczej Ocena stanu kontroli zarządczej  powinna umożliwić ustalenie, czy: jednostka działała zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; jednostka działała skutecznie (cele) i efektywnie (relacja rezultatów do nakładów); sporządzone były wiarygodne sprawozdania; zasoby jednostki były chronione (zasoby materialne, pracownicy, informacje); w jednostce przestrzegano i promowano zasady etycznego postępowania; funkcjonował efektywny i skuteczny przepływ informacji; funkcjonował system zarządzania ryzykiem.

5 linii obrony przed ryzykiem Kierownik jednostki Audyt zewnętrzny Regulator Kierownicy komórek organizacyjnych 1 linia obrony Ogólne zasady zarządzania jednostką Mechanizmy kontroli 2 linia obrony Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie zgodnością Zarządzanie jakością 3 linia obrony Audyt wewnętrzny 7

Role i zadania audytu wewnętrznego Zadania zapewniające Systematyczna i uporządkowana ocena systemu kontroli zarządczej Pozostałe działania Czynności doradcze Wsparcie kierownika w osiąganiu celów jednostki

Zadania zapewniające (1) Zadaniem audytu jest badanie podatności organizacji na ryzyko oraz ograniczanie zagrożeń realizacji celów. Zadanie audytu obejmuje przegląd systemów kontroli wewnętrznej, w celu wydania zapewnienia (lub nie), że: istniejące narzędzia i mechanizmy kontroli stanowią odpowiednią reakcję na zidentyfikowane ryzyka (w odniesieniu do typu i poziomu zidentyfikowanego ryzyka), kontrole działają skutecznie.

Zadania zapewniające (2) audyt efektywnościowy nakłady działania efekty 3 x E (economy, efficiency, effectiveness) Economy – oszczędność – do oceny nakładów Efficiency – wydajność – do oceny relacji pomiędzy efektami a nakładami Effectiveness – skuteczność – do badania relacji nakładów do efektów

Informacja podstawowym produktem audytu Informacje stanowiące wsparcie kierownika w procesie decyzyjnym Informacje z czynności doradczych Inne opinie (np. ogólne, wydane na podstawie Standardu 2450) Sprawozdanie z zadania zapewniającego 11

Zakres zapewnienia audytu Systematyczna ocena kontroli zarządczej, to podstawowe zadanie audytora wewnętrznego. Opinia audytu wewnętrznego na temat KZ jest ważnym źródłem zapewnienia nt. stanu jej funkcjonowania. Nie jest ani możliwe ani celowe objęcie badaniami wszystkich obszarów działania jednostki w każdym roku, więc ocena ta będzie dotyczyć obszarów objętych badaniem. Ważne jest, aby zadania audytowe obejmowały obszary kluczowe dla działalności jednostki z punktu widzenia mogących wystąpić ryzyk. Dla uzyskania pełnej wiedzy o stanie kontroli zarządczej należy korzystać z dodatkowych źródeł zapewnienia. 12

Mapa zapewnienia Funkcja Obszar Samo-ocena Zarz. ryzyk. Audyt ISO ADO Komórka PR Audyt wewn. … Audyt zewn. Sprawozdaw- czość finansowa Zgodność z prawem Bezpieczeństwo informacji Orzecznictwo 13

Efektywne wykorzystanie audytu wewnętrznego – rola kierownika Budowanie odpowiedniego środowiska wewnętrznego (jasny podział zadań/ zapewnienie dostępu do informacji etc.). Przekazywanie audytowi swoich priorytetów do rocznego planu audytu. Zapewnienie wystarczających zasobów i niezależności operacyjnej audytu. Zachowanie odpowiednich proporcji pomiędzy zadaniami zapewniającymi i czynnościami doradczymi. 14

Podsumowanie Kontrola zarządcza (KZ) odnosi się do wszystkich obszarów działania i poziomów funkcjonowania jednostki. Rozwiązania przyjęte w ramach KZ powinny zapewniać realizację celów jednostki. KZ jest zintegrowana z cyklem PDCA dlatego cykliczność oceny i ciągłego rozwoju powinna odnosić się na równi do KZ, jak i działań w ramach tego cyklu. Systematyczna ocena KZ przeprowadzana przez AW jest ważnym źródłem zapewnienia. Ocena ta powinna obejmować kluczowe obszary (ryzyka) i uwzględniać priorytety kierownika jednostki. Audytor powinien dostarczać zapewnienia w obszarach, które badał. Dla pełnej opinii nt. KZ należy korzystać z dodatkowych źródeł. Kierownik jednostki, wykorzystując dostępne narzędzia, powinien stworzyć system, który pozwoli na uzyskanie zapewnienia we wszystkich obszarach. 15