Zarządzanie Projektami Prowadzący: dr inż. Piotr Chwastyk e-mail: piotr.chwastyk@pwsz.nysa.pl www.chwastyk.pwsz.nysa.pl

Zasoby projektów Podstawowe rodzaje zasobów projektu: czynnik ludzki: ludzie z określoną wiedza i umiejętnościami, zasoby techniczne: narzędzia, maszyny, urządzenia, a także budynki i pomieszczenia, zasoby materiałowe: materiały niezbędne miedzy innymi do wytworzenia wyniku końcowego. zasoby finansowe: niezbędne na pokrycie kosztów użycia ww. zasobów. Inne zasoby, np.: zbiory informacji i wiedzy

Elementy finansowania w projekcie Roboczo godziny koszty niskie jakość! koszty i czas Czas Inicjacja Definiowanie i planowanie Faza REALIZACJI (wykonawcza) Faza ZAMYKAJĄCA Typowa intensywność prowadzenia prac w projekcie

Elementy finansowania w projekcie Koszty Sumaryczne koszty Inicjacja Definiowanie i planowanie Czas Faza zamykająca Faza przygotowawcza Faza realizacji Typowy przebieg ponoszenia kosztów w projekcie

Elementy zarządzania finansami w projekcie – dane wejściowe struktura podziału pracy (WBS), harmonogram realizacji projektu ( wykres Gantta), zaplanowanie zapotrzebowanie na zasoby ( jakie zasoby? w jakich ilościach? w jakim czasie będą wykorzystywane?), zasady naliczania kosztów pośrednich ( kosztów nie wynikających z kosztów użycia zasobów), np. koszty ogrzewania, obsługi administracyjnej, amortyzacja: jako narzut do kosztów bezpośrednich np. robocizny.

Szacowanie kosztów projektu Koszty ogólnozakładowe Koszty Ogólnozakładowe łączne Koszty bezpośrednie Koszty bezpośrednie łącznie Koszty zmienne Koszty stałe zmienne łącznie stałe łącznie ŁĄCZNE KOSZTY Koszty pośrednie Koszty pośrednie łącznie

Szacowanie kosztów projektu … jednoetapowe ( na etapie planowania i definiowania projektu): w projektach niewielkich, w projektach, w których z góry określona jest maksymalna kwota pieniężna na realizację projektu. …wieloetapowe w projektach złożonych, nowatorskich: pewien podgląd na temat kosztów projektu, powstaje na etapie planowania i definiowania projektu, dalsze sprecyzowanie następuje w fazie wykonawczej (np.: na etapie projektowania), gdy precyzyjne są rozwiązania techniczne wyniku projektu. Pewne korekty kosztów projektu mogą nastąpić również po wyborze (np.: w oparciu o przetarg) wykonawców poszczególnych robót.

Szacowanie kosztów projektu – koszty w układzie rodzajowym Koszty bezpośrednie: koszt robocizny (bezpośredniej, administracji, kierownictwa), koszty materiałów i surowców zużytych do wytworzenia produktu końcowego, koszty wytworzenia narzędzi, maszyn, koszty pozyskania, wiedzy, licencji itp. Koszty pośrednie: Koszty ogólne jednostki, koszty telefonów, materiałów biurowych, koszty pomieszczeń, obsługa administracyjna, amortyzacja, wykorzystanie sprzętu komputerowego…

Szacowanie kosztów projektu – metody szacowania modelowanie parametryczne, od góry do dołu (ang. top-down estimating) lub też inaczej szacunek przez analogie (ang. analogous estimating), od dołu do góry (ang. bottom-up estimating). Podstawą ww. metod są konsultacje z ekspertami o odpowiednim doświadczeniu.

Szacowanie kosztów projektu – metoda od dołu do góry …polega na tym, że: wpierw określane są koszty realizacji poszczególnych elementów wyróżnionych na najniższym poziomie struktury zakresu prac (WBS), następnie dokonuje się sumowania tych kosztów w ramach elementów wyróżnionych na wyższych poziomach w WBS, na końcu otrzymuje się całościowy koszt realizacji przedsięwzięcia, uważana jest za metodę, która umożliwia określenie kosztów projektu w sposób precyzyjny i realistyczny, otrzymany wynik to szacunek ostateczny.

WBS - KONFERENCJA „ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI” Program Catering Miejsce konferencji Uczestnicy Program dodatkowy Program Prezentacje Biuro Sale Rada naukowa Promocja Rejestracja W trakcie obrad Impreza Kompletowanie materiałów Przygotowanie publikacji Projekt i druk broszury Rozsyłanie

Budżetowanie kosztów – wg pozycji z harmonogramu i struktury rodzajowej Pozycja z harmonogramu ( projekt, etap, czynności, działanie) Pozycja rodzajowa kosztu Łączne koszty Koszty bezpośrednie Koszty pośrednie materiały robocizna transport usługi obce 1. Program 1.1 Kompletowanie materiałów 1.2 Przygotowanie publikacji 2. Catering 2.1 … w trakcie obrad … w trakcie imprezy 3.

Budżetowanie kosztów … to opracowywanie planu finansowego realizacji projektu lub inaczej liczbowe wyrażanie planu działań w projekcie ( podział kosztów na użytek projektu) podział kosztów i zapotrzebowania na środki finansowe do realizacji projektu w poszczególnych okresach czasu, zestawienie wg kalendarzowych okresów (budżet w danym miesiącu, kwartale, roku), podział kosztów i zapotrzebowania na środki finansowe na poszczególne: projekty, działania oraz czynności),

Budżetowanie kosztów podział kosztów i zapotrzebowania na środki finansowe w ramach określonych pozycji rodzajowych, zestawienie wg rodzaju kosztów (budżet na robociznę, materiały) podział kosztów i zapotrzebowania na środki finansowe w układach mieszanych,  zestawienie wg kilku układów (budżet wg różnych układów).

Budżetowanie kosztów – wg struktury rodzajowej i okresów czasu LP Pozycja rodzajowa kosztu Okres czasu 1 m-c 2 m-c 3 m-c 1.0 Koszty bezpośrednie w tym: 1.1 surowce i materiały + koszty ich nabycia 1.2 robocizna bezpośrednia + narzuty na robociznę uposażenia, świadczenia na rzecz pracowników 1.3 koszty transportu 1.4 usługi obce, np. projektowanie i usługi transportowe 1.5 koszty pozostałe, np. konserwacja i remonty, części zamienne, itp 2.0 Koszty pośrednie: 2.1 koszty administracyjne, czynsze, ubezpieczenia, 2.2 wynagrodzenie kadry kierowniczej 3.0 Łączne koszty

Budżetowanie kosztów Budżet projektu, a cykle budżetowe przedsiębiorstw ( zwykle trwają po 12 miesięcy): Trudności: Wydzielenie środków finansowych na projekt w budżecie firmy może być niejasne: możliwe przeznaczenie tych środków na inne cele, brak dostatecznych środków na realizację projektów. Duże projekty ( programy), obejmujące kilka cykli budżetowych firm: mogą być niedofinansowane w ciągu jednego roku budżetowego, może nastąpić ich wstrzymanie, aż do rozpoczęcia nowego roku budżetowego.

Budżet projektu Koszty zarządzania Jedn. Ilość Koszt jedn. Koszt całkowity 2008 2009 I kw. II kw. III kw. IV kw. 1 Koszty zarządzania 1.1.1 Wynagrodzenie koordynatora projektu 1.1.2 Wynagrodzenie księgowego 1.1.3 Inne wynagrodzenia ( np. dozorca, sprzątaczka, kierowca itd.) 1.2 Inne wydatki 1.2.1 Koszty związane ze zleceniem zadań podwykonawcom, koszty upowszechniania informacji, koszty druku np. plakatów itp 1.2.2 Materiały eksploatacyjne sprzętu biurowego (tonery, tusze itp.) 1.2.3 Materiały biurowe (papier xero, długopisy, brystol, CD-R, pieczątki, itp.) 1.2.4 Koszty połączeń telefonicznych 1.2.5 Usługi pocztowe

2. Koszty związane z realizacją zajęć w szkole 2.1 Wynagrodzenie nauczycieli prowadzących zajęcia dodatkowe (tutaj tak jak w wyjaśnieniach pod tabelą) 2.2 Koszty wyjazdów służbowych j.w. 2.3 Dojazdy uczniów na zajęcia dodatkowe 2.3.1 Bilety na autobus/pociąg 2.3.2 Wynajem bus/autobus 2..4 Koszty trwałego wyposażenia dydaktycznego (np. ława optyczna, zestaw brył itp.) 2.5 Materiały ćwiczeniowe dla uczniów i drobny osprzęt nie będący trwałym wyposażeniem pracowni (np.kabelki, żarówki, plexi itp) 2.6 Szkoła letnia/ferie na PG 2.6.1 Noclegi

2.6.1 Noclegi 2.6.2 Wyżywienie 2.6.3 Bilety wstępu (kino, muzeum itp.) 2.5.4 Przewóz uczniów ( tu umieścić dowóz do Gdańska) 2.8 Pozostałe koszty 2.8.1 Wycieczka ( koszt wycieczki organizowanej przez biuro podróży) 2.8.2 Koszt wycieczki organizowanej przez szkołę 2.8.2.1 Noclegi 2.8.2.2 Wyżywienie 2.8.2.3 Bilety wstępu 2.8.2.4 Transport 2.8.2.5 Pozostałe koszty wycieczki (np. przewodnik itp.) 2.8.3 Inne koszty (np. Piknik gminny, Majówka, nagrody w konkursie, banery, flagi, znaczki unijne, catering – z wyjaśnieniem działania, itp. )

3. Koszty dostosowania pomieszczeń dla osób niepełnosprawnych 4. Koszty zakupu trwałego sprzętu (uwagi pkt.8 np. rzutnik itp) Razem: Osoba reprezentująca szkołę Imię i Nazwisko – Podpis Osoba reprezentująca organ prowadzący Pieczątka szkoły Pieczątka organu prowadzącego szkołę

Określanie przepływu środków finansowych w projekcie – cele … celem jest zestawienie kosztów realizacji projektu oraz źródeł finansowania projektu w skali czasu, tj.: prezentacja jak zmienia się stan gotówki, tj. prezentacja skąd się wzięły pieniądze?, na co zostały wydatkowane? Ile ich zostało na koniec okresu? synchronizacja przepływów finansowych w czasie tj. wypływów środków finansowych z ich wydatkowaniem w przyjętym horyzoncie planowania. Przy braku zsynchronizowania mogą występować: okresowe nadwyżki pieniężne powodujące straty z tytułu zamrożenia brak środków finansowych i problemy z płatnościami powodujące przestoje i opóźnienia

Płynność finansowa to zdolność do bieżącego regulowania zobowiązań. Określanie przepływu środków finansowych w projekcie – cele lub inaczej: … celem zestawienia jest analiza płynności finansowej (ang. liquidity analysis) BARDZO WAŻNE Płynność finansowa to zdolność do bieżącego regulowania zobowiązań.

Określenie przepływu środków finansowych w projekcie – tablica przepływu W tablicy przepływu umieszczane są: tylko wielkości rzeczywistych przepływów pieniężnych, tj.: rzeczywistych wpływów i rzeczywiście poniesionych wydatków (niezależnie od daty wystawienia faktury na zakupy, wynagrodzenie), wydatki na zakup środka trwałego, nie są ujmowane odpisy amortyzacyjne, odsetki od kredytu oraz raty jego spłaty, tzw. wartości likwidacyjne, czyli ceny za jakie możliwa będzie sprzedaż obiektu inwestycji na końcu horyzontu planowania.

Realizacja projektu od strony finansowej - procesy zabezpieczenie środków finansowych oraz fizyczne pozyskiwanie tych środków, przekazywanie środków zgodnie z wielkościami planowanymi ( tak aby zabezpieczyć płynność finansową) ewidencja ponoszonych kosztów, kontrola i reagowanie na odchylenia w realizacji planu kosztów

Realizacja projektu od strony finansowej – ewidencja kosztów Dokumentacja potwierdzająca dokonanie płatności: rachunki za wykonane prace faktury VAT kwity pobrane materiałów RW karty pracy karty drogowe inne (np. delegacje)

Realizacja projektu od strony finansowej – ewidencja kosztów Rodzaj zestawienia kosztów Interpretacja Przykłady kosztów Wg kalendarzowych okresów W jakim czasie kalendarzowym w miesiącu w kwartale Wg pozycji z harmonogramu W jakim podprojekcie, etapie, czynności, działaniu? W ramach działania np.: „Opracowanie projektów technicznych” Wg rodzaju Jakie koszty? wynagrodzenia zużycie materiałów zużycie energii

Realizacja projektu od strony finansowej – ewidencja kosztów Rodzaj zestawienia kosztów Interpretacja Przykłady kosztów Wg miesiąca powstawania Gdzie? w zespole wykonawczym w komórce organizacyjnej XXX Wg kontraktów zleceń Jaki podmiot? wg kontraktu z wykonawcą KK wg zlecenia dla wykonawcy NN Wg produktów (nośników) Na co? wyrób A proces technologiczny B

Realizacja projektu od strony finansowej – ewidencja kosztów: zasady przedmiotem ewidencji są wszystkie koszty ponoszone w projekcie w tym pozabudżetowe, ujmowanie kosztów w pełnej wysokości w okresie ich skutkowania (jeśli koszty powstałe w bieżącym okresie dotyczą kilku miesięcy, wówczas powinny one być rozdzielane na właściwe okresy, a nie zliczone w całości do kosztów miesiąca bieżącego; i odwrotnie, jeśli pewne koszty płatne będą dopiero w okresach przyszłych, jednocześnie wiadomo, że częściowo dotyczą one okresu bieżącego, wówczas do kosztów bieżącego okresu zalicza się odpowiednio obliczoną ich część)

Realizacja projektu od strony finansowej – kontrola kosztów … jest podstawą kontroli postępu projektu w wymiarze finansowym Ocenę rzeczywistości kosztów przeprowadza się: Za określony okres czasu np.: za miesiąc, Narastająca od początku ( skumulowane) np.: projektu, fazy etapu.

Realizacja projektu od strony finansowej – monitorowanie kosztów Monitorowanie i porównywanie ponoszonych kosztów rzeczywistych z budżetowymi: na bazie zerowej  wg budżetu bazowego – początkowego Przyrostowe  wg budżetu skorygowanego o rzeczywiste wyniki poprzedniego etapu, działania, okresu