Konkurs ofert Formularze – oferty i sprawozdania do pobrania ze strony internetowej www.czarnabialostocka.pl zakładka „mapa aktywności organizacji pozarządowych” Druki do pobrania Czarna Białostocka 22.01.2015 r.

Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku należy: Dokładnie zapoznać się z treścią ogłoszenia konkursowego; Nie usuwamy z formularzy niepotrzebnych części, tylko skreślamy! Wszystkie rubryki muszą być wypełnione zgodnie ze wskazówkami podanymi w samym formularzu, niewypełnienie jakiejkolwiek rubryki powoduje odrzucenie oferty ze względów formalnych; Wstawić „Brak”, „Nie dotyczy” w rubrykach, które nie będą wypełniane; Wypełnić maszynowo, komputerowo lub odręcznie pismem czytelnym;

Ocena formalna Termin złożenia oferty Wniosek złożony na właściwym formularzu Kompletność wniosku (uzupełnione wszystkie rubryki) Kopia aktualnego odpisu z KRS lub ewidencji (odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany) Oświadczenie partnera/wolontariusza o współpracy Sprawozdanie z realizacji poprzedniej oferty Wkład własny (20 % - osobowy/ finansowy/rzeczowy) Kwota wnioskowana niższa niż kwota przewidziana w danym rodzaju zadania Zgodność oferty z zadaniem przedstawionym w ogłoszeniu o konkursie

Ocena merytoryczna: Przygotowanie oferenta do realizacji oferty: doświadczenie oferenta w realizacji proponowanego lub podobnego projektu (0-5) odpowiednie zasoby kadrowe (0-5) odpowiednie zasoby rzeczowe (0-5) Sposób realizacji oferty: zgodność celów z zakładanymi rezultatami oferty (0- 10) włączenie do działań partnerów i wolontariuszy (0-5) uzasadnienie potrzeby realizacji oferty (0-15) działania lub rezultaty oferty realizowane podczas imprez ogólnomiejskich (0- 10) innowacyjność (0- 5) dostępność dla osób spoza organizacji ubiegającej się o dotacje (0-10) sposoby upowszechniania informacji o gminie Czarna Białostocka (0-5) Ocena budżetu oferty: zgodność budżetu z podejmowanymi działaniami (0-10) zapewnienie innych źródeł finansowania (np. sponsorzy, środki zewnętrzne, opłaty od uczestników) (0-15)

Formularz oferty W części I należy zwrócić uwagę w szczególności : 9) Nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania publicznego. Należy podać dane osoby lub osób wraz z podaniem funkcji, jaką pełnią w organizacji, które zgodnie z postanowieniem statutu lub innego aktu są upoważnione do reprezentowania oferenta 12) przedmiot działalności statutowej: Należy podać przedmiot działalności statutowej określony w statucie lub w innym akcie wewnętrznym z podziałem na działalność odpłatną i nieodpłatną pożytku publicznego. Podział ten powinien wynikać ze statutu.

działalność nieodpłatna pożytku publicznego Wypełnia każda organizacja! Ten punkt może być skopiowaniem odpowiednich zapisów ze statutu organizacji. b) działalność odpłatna pożytku publicznego Wypełnić jeśli organizacja prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego, zgodnie z odpowiednim dokumentem, który to reguluje. Jeśli organizacja nie prowadzi działalności odpłatnej wpisać „nie dotyczy”. UWAGA: 1. tylko organizacje posiadające status OPP muszą mieć dookreślony przedmiot działalności odpłatnej w statucie pozostałe organizacje mogą mieć stosowne zapisy w statucie lub innym dokumencie organizacji np. uchwale Walnego lub Zarządu 2. jeśli w ramach składanej oferty przewidujemy pobieranie opłat (czyli np. opłaty za udział w zajęciach, koloniach, bilety na koncert czy Inne imprezy) punkt ten musi być wypełniony. Odpłatność wykazujemy również w: · IV. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego pkt. 2. Przewidywane źródła finansowania zadania publicznego pkt. 3.1 wpłaty i opłaty adresatów zadania publicznego, · oświadczeniu znajdującym się pod V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania publicznego pkt. 2 w ramach składanej oferty przewidujemy pobieranie/niepobieranie opłat od adresatów zadania.

III. Szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji 1. Krótka charakterystyka zadania publicznego Krótkie streszczenie projektu, opis co planujemy zrobić. Tu powinny się znaleźć informacje: o celu, odbiorcach, działaniach, przewidywanych rezultatach. Długość opisu powinna być proporcjonalna do długości opisu całego projektu (im projekt bardziej rozbudowany tym charakterystyka może być dłuższa). Można ten punkt uzupełnić na końcu.

2. Opis potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania publicznego, opis ich przyczyn oraz skutków W punkcie tym należy przedstawić diagnozę sytuacji, z której wypływa cel naszego projektu, wynikają zadania do realizacji. Opisać, dlaczego chcemy realizować projekt oraz dlaczego jest on ważny i potrzebny. Diagnoza może być zbudowana na przykład w oparciu o: - problem społeczny, który występuje w społeczności miasta, - brak lub niedostatek w ofercie miasta (ten rodzaj diagnozy dotyczy np. projektów kulturalnych), - przestarzałe rozwiązania (ten rodzaj diagnozy dotyczy zazwyczaj projektów innowacyjnych). UWAGA: W diagnozie powinny znaleźć się odwołania do oficjalnych raportów, programów i strategii lub do badań i obserwacji własnych opartych na doświadczeniu organizacji.

3. Opis grup adresatów zadania publicznego Opis grupy do której adresujemy projekt. Odbiorcami są osoby dla których lub wspólnie z którymi realizujemy zadanie. W tym punkcie należy podać realną, planowaną liczbę odbiorców naszych działań np. 3 grupy po 20 osób/uczniów (8-15 lat). W zależności od diagnozy możemy opisywać np.: jeśli chcemy rozwiązać problem społeczny – grupę osób, których ten problem dotyczy. jeśli chcemy zlikwidować jakiś brak lub niedostatek np. w przypadku działań artystycznych opis adresatów to opis naszej publiczności czy osób, które chcemy angażować w projekt. UWAGA: dobrze jest doprecyzować grupę odbiorców i unikać pisania np. wszyscy mieszkańcy, dzieci.

6. Zakładane cele realizacji zadania publicznego oraz sposób ich realizacji Cele realizacji zadania powinny bezpośrednio odnosić się do założeń określonych w ogłoszeniu konkursowym. Cel powinien być określony krótko i zwięźle, należy unikać sformułowań zbyt ogólnych. Najlepsze cele konkretne, mierzalne, trafne, realistyczne i określone w czasie np. pokazanie możliwości interesującego spędzania czasu wolnego, bez używek, czy też podniesienie świadomości uczestników poprzez szkolenie w zakresie…, UWAGA: cele powinny wynikać z diagnozy wcześniej opisanej w pkt. III 2,

7. Miejsce realizacji zadania publicznego Konkretne miejsce, w którym będziemy realizować zadnie - może to być siedziba organizacji lub inne miejsce w którym będziemy działać. UWAGA: w przypadku prowadzenia działań w miejscach wynajmowanych lub użyczanych należy mieć zgodę, że będziemy mogli w tych miejscach prowadzić działania. należy unikać ogólnych sformułowań: sala (nieokreślona), przestrzeń publiczna (nieokreślona). 8. Opis poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania publicznego12) W punkcie tym należy opisać działania, które będą realizowane w ramach projektu. Jeśli projekt jest bardziej rozbudowany i przewiduje większą liczbę działań warto wyróżnić poszczególne jego części np. za pomocą punktów. Opis działań musi być spójny z celami, harmonogramem oraz budżetem. Najlepiej używać konsekwentnie tego samego nazewnictwa w opisie poszczególnych działań, harmonogramie i budżecie.

Zadanie publiczne realizowane w okresie od…… do…… 9. Harmonogram13) Zadanie publiczne realizowane w okresie od…… do…… Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego14) Terminy realizacji poszczególnych działań Oferent lub inny podmiot odpowiedzialny za działanie w zakresie realizowanego zadania Etapy realizacji poszczególnych działań oraz liczbowe określenie skali działań planowanych przy realizacji zadania publicznego Podać szacowane terminy realizacji zadań UWAGA: wszystkie działania opisane w pkt. III 8. powinny być ujęte w harmonogramie, lepiej podawać terminy z „bezpiecznym marginesem”, gdyż każda zmiana w harmonogramie wymaga aneksowania umowy.

10. Zakładane rezultaty realizacji zadania publicznego15) Należy opisać jakie są zakładane rezultaty realizacji oraz w jakim stopniu realizacja zadania zmieni sytuację adresatów, przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego lub złagodzenia jego negatywnej sytuacji. Rezultaty mogą być „miękkie” lub „twarde”. Rezultaty twarde - takie, które możemy policzyć (np. liczba przeprowadzonych zajęć, publikacji, spotkań, liczba treningów, ale również liczba osób uczestniczących w projekcie). Rezultaty miękkie to zmiany społeczne czy psychologiczne, które nastąpią u adresatów naszego projektu w wyniku działań. UWAGA Rezultaty powinny: 1. odnosić się do diagnozy, przyczyniać się do rozwiązania problemu, który opisaliśmy, zniwelowania braku, 2. odpowiadać na zakładane cele i bezpośrednio przyczyniać się do ich realizacji, 3. wynikać z realizowanych działań (działanie powinno mieć jakiś rezultat). Wskazane jest aby zakładane rezultaty były mierzalne, np. w ramach realizacji zadania 20 zawodników podniesie swoje umiejętności sportowe.

IV. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania … 1. Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów: Lp. Rodzaj kosztów16) Ilość jednostek Koszt jednostkowy (w zł) Rodzaj miary Koszt całkowity (w zł) I Koszty merytoryczne po stronie … Wpisać koszty związane z realizacją działań opisanych w pkt. III np. wynagrodzenie za prowadzenie warsztatów; zakup niezbędnych materiałów. Wpisać koszt całkowity - iloczyn kwot z pozycji ilość jednostkowa i koszt jednostkowy, Suma pozycji do pokrycia z dotacji, z finansowych środków własnych oraz z wkładu osobowego. II Wpisać koszty związane z obsługą np.: księgowość, obsługę prawną, wynagrodzenie koordynatora.

Uwaga! Deklaracja dot. wysokości wkładu własnego będzie wpisana do umowy dotacyjnej, zmiana jego wartości w trakcie realizacji zadania będzie obwarowana odpowiednimi zapisami umowy – czyli jeśli będziemy chcieli/musieli zmniejszyć wkład własny w trakcie trwania umowy będziemy musieli zwracać część dotacji (proporcje wkładu własnego i dotacji muszą zawsze pozostać takie same).

3. Finansowe środki z innych źródeł publicznych 21) Nazwa organu administracji publicznej lub innej jednostki sektora finansów publicznych Kwota środków (w zł) Informacja o tym, czy wniosek (oferta) o przyznanie środków został rozpatrzony pozytywnie, czy też nie został jeszcze rozpatrzony Termin rozpatrzenia – w przypadku wniosków (ofert) nierozpatrzonych do czasu złożenia niniejszej oferty Podać kwotę o którą aplikujemy lub którą już otrzymaliśmy TAK/NIE skreślić zgodnie ze stanem faktycznym Wypełniać jeśli dopiero złożyliśmy projekt. Podać przewidywaną datę Rozstrzygnięcia konkursu. Jeśli otrzymamy dotację na nasz projekt, a nie otrzymamy dotacji ze wskazanych innych źródeł, (które podamy w tym punkcie), w ciągu 7 dni, musimy to zgłosić do urzędu. W przypadku nie przekazania informacji w terminie, a po podpisaniu umowy, Zleceniobiorca nie może odstąpić od umowy i ma obowiązek zagwarantować na realizację zadania środki własne w wysokości środków wnioskowanych, które nie zostały Zleceniobiorcy przyznane z innych źródeł publicznych.

Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu: Punkt wypełniamy jeśli wiemy, że: pozycje zawarte w kosztorysie mogą budzić wątpliwości, są to ważne informacje, które ułatwią analizę budżetu, a nie uwzględnione zostały wcześniej. Można też dokładniej opisać pozycje zawarte w budżecie np.: jakiś koszt jest szczególnie wysoki lub zaskakująco niski, ceny sprawdzone u różnych dostawców.

Przykłady wyliczania kosztów: - Wkład własny w postaci sprzętu komputerowego, rzutnika – Niedopuszczalne jest wskazywanie wartości sprzętu posiadanego przez organizację i wykorzystywanego do projektu jako wkład własny. Należy oszacować ewentualne koszty wynajmu sprzętu na okres wykorzystywania w projekcie np.2 dni. laptop – 2 dni x 8 godz. x 30,00 zł = 480,00 zł - Wynagrodzenie trenera: np. 3 dni x 3 godz. x 20,00 zł/ godz. = 180,00 zł. Gdy nie wnosimy własnego wkładu finansowego ważnym jest staranne udokumentowanie wysokości wkładu niefinansowego, tak aby bez zastrzeżeń można było udowodnić jego kalkulację.

V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania 1. Zasoby kadrowe przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania publicznego22) Należy podać posiadane zasoby kadrowe, które są konieczne z punktu widzenia realizacji zadania np.: - ogólna liczba osób pracujących przy realizacji zadania w tym wolontariusze; - inne informacje o zasobach kadrowych, w tym o kwalifikacjach osób zatrudnionych przy realizacji zadania.

2. Zasoby rzeczowe oferenta/oferentów przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania23) Wpisujemy zasoby rzeczowe, którymi dysponuje nasza organizacja (lub jej członkowie) i z których będziemy nieodpłatnie korzystać w ramach projektu. Dobrze jest w tym punkcie podać szacunkowy koszt, który musielibyśmy ponieść gdybyśmy dany sprzęt kupowali lub wypożyczali. 3. Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań publicznych podobnego rodzaju (ze wskazaniem, które z tych zadań realizowane były we współpracy z administracją publiczną). Opisujemy doświadczenie naszej organizacji w realizacji projektów o podobnym charakterze w ostatnim okresie 2-3 lat. Zaznaczamy, które były realizowane we współpracy (finansowej lub pozafinansowej) z administracją.

Inne uwagi: Dokumenty wymagane: - odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji (zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym , niezależnie od tego kiedy został wydany) - oświadczenia wolontariusza/y (o ile dotyczy) Podpisy osób upoważnionych do reprezentacji organizacji. Jeśli podpisy są nieczytelne – nie da się jednoznacznie ustalić kto się podpisał, należy postawić pieczątkę imienną bądź wpisać pod podpisem drukowanymi literami imię, nazwisko i funkcję. Zleceniobiorca wykonujący dane zadanie publiczne zobowiązany jest do informowania, że zadanie jest finansowane lub współfinansowane ze środków otrzymanych od zleceniodawcy. Informacja taka musi być umieszczana we wszystkich publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych (wynika z umowy).

Opisy faktur, rachunków: Kwota w wysokości …. zł opłacona ze środków na wsparcie realizacji zadań publicznych Gminy Czarna Białostocka nr umowy … z dnia… Dotyczy poz. … zestawienia kosztów realizacji zadania pt. …