ZARZĄDZANIE FINANSAMI Teresa Zagrodzka Maj 2013 PODYPLOMOWE STUDIA ZARZĄDZANIA GOSPODARKĄ SPOŁECZNĄ

Główne cele zajęć Wskazanie na obszary związane z zarządzaniem finansami; Wskazanie na odpowiedzialności zarządu w zakresie finansów; Podział odpowiedzialności wewnątrz organizacji: zarząd / księgowość;

Główne cele zajęć Wyznaczenie podstaw prawnych rodzajów działań prowadzonych przez organizacje; Omówienie elementów sprawozdawczości finansowej; Oswojenie z pojęciami księgowymi – w celu ułatwienia komunikacji z księgowym; Wskazanie na narzędzia księgowe przydatne w zarządzaniu finansami.

DEFINICJA, OBSZARY ZWIĄZANE Z ZARZĄDZANIEM FINANSAMI

Zarządzanie finansami - definicja Pozyskiwanie źródeł finansowania działalności organizacji i lokowanie ich w składnikach majątkowych w sposób pozwalający na realizację celów strategicznych; Generowanie i gromadzenie niezbędnych informacji w celu podejmowania właściwych decyzji. CEL: Zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości finansowej organizacji.

Zarządzanie finansami – obszary Planowanie (strategia finansowania, budżet, przepływy finansowe); Fundraising; System kontroli wewnętrznej; Sprawozdawczość finansowa; Sprawozdawczość wobec darczyńców / instytucji finansujących;

Zarządzanie finansami – obszary Analiza sytuacjifinansowej i podejmowanie decyzji finansowych; Lokowanie wolnych środków / tworzenie rezerw; Współpraca z bankiem; Polityka rachunkowości i prowadzenie ksiąg rachunkowych; Ocena prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych – audyt finansowy;

Obszary związane z finansami Strategia działania; Zarządzanie zasobami ludzkimi; Zarządzanie procesami (harmonogram działań); Prawo;

Funkcje zarządzania przedsiębiorstwem Planowanie – strategia i plany działania; Organizowanie (łączenie elementów przedsiębiorstwa tak, żeby mogło działać); Zabezpieczenie kadr - HR Kierowanie – wzajemne oddziaływanie menadżera i pracowników w celu osiągania celów Kontrolowanie.

Cykl zarządzania finansami PLANOWANIEMONITORINGANALIZA

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA PROWADZENIE RACHUNKOWOŚCI; PODZIAŁ ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA ZARZĄDZANIE FINANSAMI WEWNĄTRZ ORGANIZACJI

Kto bierze udział w zarządzaniu finansami organizacji? Księgowy Zarządzający finansami

Odpowiedzialność kierownika jednostki – rachunkowość Ustawa o rachunkowości, art. 4 ust. 5 Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Odpowiedzialność kierownika jednostki – rachunkowość Ustawa o rachunkowości (art. 4a) Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w niniejszej ustawie.

Odpowiedzialność kierownika jednostki – rachunkowość Art. 77. Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do: 1)nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych, 2)niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych - podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Odpowiedzialność kierownika jednostki – rachunkowość Ustawa o rachunkowości (art. 79 pkt 1-4): Odpowiedzialności karnej podlega też ten, kto: nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków; nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia; nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych Ustawa o rachunkowości art Księgi rachunkowe powinny być prowadzone: rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych 2. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych 3. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych 4. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: 1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych; 2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych (…); 3) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych; 4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych 5. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: 1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych; 2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca (…),

Prowadzenie ksiąg rachunkowych 5. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: 1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych; 2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca (…),

Polityka rachunkowości Ustawa o rachunkowości art Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Polityka rachunkowości 2. W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga również określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe wymagane innymi przepisami prawa, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym powyższe rozwiązania uległy zmianie. W przypadku takim należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać przyczyny tych zmian, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian.

Polityka rachunkowości 1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

Polityka rachunkowości 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) zakładowego planu kont (…) b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera (…) c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego

Polityka rachunkowości 4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. 2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1.

Polityka rachunkowości Politykę rachunkowości opracowuje księgowy / księgowa wspólnie z zarządem lub osobą odpowiedzialną za zarządzanie finansami w organizacji.

Model obiegu dokumentu finansowego Decyzja o zakupie usługi / towaru; Rejestracja dokumentu (w księdze rejestrowej pism wchodzących); Dekret merytoryczny (i wprowadzenie do monitoringu projektu); Dekret formalno-rachunkowy; Zatwierdzenie do zapłaty; Zapłata; Księgowanie i archiwizacja.

Model obiegu dokumentu finansowego Decyzja o zakupie usługi / towaru; Rejestracja dokumentu (w księdze rejestrowej pism wchodzących); Dekret merytoryczny (i wprowadzenie do monitoringu projektu); Dekret formalno-rachunkowy; Zatwierdzenie do zapłaty; Zapłata; Księgowanie i archiwizacja.

DZIAŁALNOŚĆ NIEODPŁATNA I ODPŁATNA POŻYTKU PUBLICZNEGO, DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA

Jaką działalność może prowadzić organizacja pozarządowa? Organizacja może prowadzić działalność zgodną z zapisami w statucie: uzyskiwać przychody zgodnie z wyróżnionymi źródłami majątku; ponosić koszty zgodne z celami statutowymi i sposobami ich realizacji.

Działalność organizacji pozarządowych Ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, art. 6 Nieodpłatna pożytku publicznego; Odpłatna pożytku publicznego; Gospodarcza.

Ustawa o spółdzielniach socjalnych (art. 2) 1.Przedmiotem działalności spółdzielni socjalnej jest prowadzenie wspólnego przedsiębiorstwa w oparciu o osobistą pracę członków.

Ustawa o spółdzielniach socjalnych (art. 2) 2. Spółdzielnia socjalna może prowadzić działalność społeczną i oświatowokulturalną na rzecz swoich członków oraz ich środowiska lokalnego, a także działalność społecznie użyteczną w sferze zadań publicznych określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

Ustawa o spółdzielniach socjalnych (art. 8) 1. Statutowa działalność spółdzielni socjalnej w części obejmującej działalność w zakresie społecznej i zawodowej reintegracji oraz działalność, o której mowa w art. 2 ust. 3, nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447, z późn. zm.6) i może być prowadzona jako statutowa działalność odpłatna lub działalność nieodpłatna.

Działalność nieodpłatna (art. 7 ustawy dpp) Działalnością nieodpłatną pożytku publicznego jest świadczenie na podstawie stosunku prawnego usług, za które organizacja pozarządowa oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 prowadzące tę działalność nie pobierają wynagrodzenia.

Działalność odpłatna (art. 8 ustawy dpp) 1. Działalnością odpłatną pożytku publicznego jest: 1) działalność prowadzona przez organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, w sferze zadań publicznych, o której mowa w art. 4, za które pobierają one wynagrodzenie;

Działalność odpłatna (art. 8 ustawy dpp) 2) sprzedaż towarów lub usług wytworzonych lub świadczonych przez osoby bezpośrednio korzystające z działalności pożytku publicznego, w szczególności w zakresie rehabilitacji oraz przystosowania do pracy zawodowej osób niepełnosprawnych oraz reintegracji zawodowej i społecznej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym.

Działalność odpłatna (art. 8 ustawy dpp) 3. Zakres prowadzonej działalności nieodpłatnej lub odpłatnej pożytku publicznego organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 określają w statucie lub w innym akcie wewnętrznym.

Działalność odpłatna (art. 9 ustawy dpp) Działalność odpłatna pożytku publicznego organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 stanowi działalność gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, jeżeli:

Działalność odpłatna (art. 9 ustawy dpp) 1) wynagrodzenie, o którym mowa w art. 8 ust. 1, jest w odniesieniu do działalności danego rodzaju wyższe od tego, jakie wynika z kosztów tej działalności, lub

Działalność odpłatna (art. 9 ustawy dpp) 2) przeciętne miesięczne wynagrodzenie osoby fizycznej z tytułu zatrudnienia przy wykonywaniu statutowej działalności odpłatnej pożytku publicznego, za okres ostatnich 3 miesięcy, przekracza 3-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za rok poprzedni.”

Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 18 stycznia 2013 r. Na podstawie § 42 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 6 lutego 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad kształtowania i kalkulacji taryf oraz rozliczeń w obrocie paliwami gazowymi (Dz. U. Nr 28, poz. 165) ogłasza się, iż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w 2012 r. wyniosło 3.728,36 zł. 3-krotność = ,08zł

Działalność odpłatna (art. 9 ustawy dpp) 2. Przez wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, rozumie się wynagrodzenie z tytułu świadczenia pracy lub usług, niezależnie od sposobu nawiązania stosunku pracy lub rodzaju i treści umowy cywilnoprawnej z osobą fizyczną.

Działalność odpłatna (art. 9 ustawy dpp) 3. Nie można prowadzić odpłatnej działalności pożytku publicznego i działalności gospodarczej w odniesieniu do tego samego przedmiotu działalności.

Działalność odpłatna (art. 10 ustawy dpp) Prowadzenie przez organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2-4: 1) nieodpłatnej działalności pożytku publicznego, 2) odpłatnej działalności pożytku publicznego lub 3) działalności gospodarczej – wymaga rachunkowego wyodrębnienia tych form działalności w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników każdej z tych działalności, z zastrzeżeniem przepisów o rachunkowości.”

Działalność odpłatna (art. 9 ustawy dpp) 1a.Organ administracji publicznej, który w trakcie kontroli stwierdzi okoliczność, o której mowa w ust. 1, wzywa organizację pozarządową oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2-4 do złożenia wniosku wpis do rejestru przedsiębiorców działalności danego rodzaju w terminie 30 dni od dnia wezwania.

Działalność odpłatna (art. 9 ustawy dpp) 1b.Jeżeli w terminie, o którym mowa w ust. 1a, organizacja pozarządowa oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2-4 nie wykaże organowi administracji publicznej, że złożyła wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców działalności danego rodzaju, organ administracji publicznej informuje sąd rejestrowy właściwy dla tej organizacji o prowadzeniu przez nią działalności gospodarczej. Przepis art. 24 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186, z późn. zm.2) stosuje się odpowiednio.

Działalność gospodarcza Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej art. 2 Działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

Prawo o stowarzyszeniach art. 34 Stowarzyszenie może prowadzić działalność gospodarczą, według ogólnych zasad określonych w odrębnych przepisach. Dochód z działalności gospodarczej stowarzyszenia służy realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków.

Ustawa o fundacjach (art. 5) Fundacja może prowadzić działalność gospodarczą w rozmiarach służących realizacji jej celów. Jeżeli fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą, wartość środków majątkowych fundacji przeznaczonych na działalność gospodarczą nie może być mniejsza niż tysiąc złotych.

Ustawa o dpp (art. 20) Organizacją pożytku publicznego może być organizacja pozarządowa, która: 2) może prowadzić działalność gospodarczą wyłącznie jako dodatkową w stosunku do działalności pożytku publicznego; 3) nadwyżkę przychodów nad kosztami przeznacza na działalność, o której mowa w pkt 1 (działalność pożytku publicznego);

Jaki jest cel działania? Odpłatna działalność pożytku publicznego – uzyskanie przychodów na pokrycie kosztów działań pożytku publicznego. Działalność gospodarcza – generowanie zysku finansowego.