Proces obsługi petenta Analiza symboliczno-interakcjonistyczna Adam Kozłowski

Specyfika badania interakcje pomiędzy urzędnikiem a petentem podczas procesu „realizowania sprawy” obserwacje prowadzone w: Wydziale Rejestracji i Oznaczania Pojazdów UMŁ Urzędy Pocztowe Urząd Skarbowy Łódź-Polesie główne pytanie: jak biurokracja jest odtwarzana w codziennych interakcjach pomiędzy urzędnikiem i petentem cel pracy: eksploracyjny, poznawczy

Podstawy teoretyczno-metodologiczne Interakcjonizm symboliczny Metodologia teorii ugruntowanej Interakcjonizm symboliczny Ervinga Goffmana Techniki zbierania danych obserwacja quasi-uczestnicząca wywiady swobodne ukierunkowane techniki dodatkowe 4 miesiące, kilkaset rejestrowanych „jednostek” procesu obsługi petenta 7 wywiadów: 4 z urzędnikami UMŁ, 3 z urzędnikami urzędów pocztowych + 4 wywiady z petentami Materiały zastane, analiza tekstów (fora)

Biurokracja – rozumienie potoczne 1747r., Jean Claude Maria Vincent de Gournay – pojęcie biurokracji odnosiło się do systemu biuralizmu, czyli oparcia administracji na biurach złożonych z urzędników negatywne konotacje pojęcia (potocznie) „ma prawie wyłącznie pejoratywne zabarwienie i oznacza nie model idealny organizacji służącej do optymalnie racjonalnego i efektywnego załatwiania spraw, ale oznacza organizację, w której merytoryczne załatwianie spraw i merytoryczna efektywność zostają podporządkowane funkcjonowaniu machiny organizacyjnej, nastawionej przede wszystkim na wypełnianie zadań samousługowych i na przestrzeganie przepisów regulujących jej działanie” (Szczepański, 1972: 365) Michel Crozier – problemy w naukowym ujęciu zjawiska „problem biurokracji stanowi ciągle sferę niepewności, oporną wobec analizy naukowej, oraz teren wybrany różnych wyznań wiary i współczesnych mitów ideologicznych” (Crozier, 1967: 271)

Formalno-prawne wymogi bycia urzędnikiem samorządowym Urzędnik samorządowy obywatelstwo polskie pełna zdolność do czynności prawnych posiada wymagane kwalifikacje zawodowe minimum średnie wykształcenie zatrudnienie na umowę o pracę znajomość przepisów korzysta w pełni z praw publicznych nieposzlakowana opinia poczucie odpowiedzialności znajomość procedur administracyjnych nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe solidność dokładność cierpliwość

Funkcje Informacji Informacja selekcyjna delegacyjna weryfikacyjna organizacyjna

Interakcyjny wymiar procesu obsługi petenta organizacja przestrzenna stanowiska doświadczenie / biografia P przepisy doświadczenie / biografia U P D U wyobrażenia odnośnie przebiegu interakcji czas spędzony w kolejce poprawność dokumentów

Dokument oś interakcji Stanowi emanację petenta w sformalizowanym świecie urzędu „walka” petenta o zachowanie podmiotowości reprezentuje sprawę, której przypisany jest numer reprezentuje sprawę, która istnieje realnie poza rzeczywistością urzędu oś interakcji kategoryzacja Opór wobec kategoryzacji procedury „KAŻDY samochód, nie KAŻDY właściciel, tylko KAŻDY samochód, każdy numer rejestracyjny ma swoją teczkę” (Urzędniczka 1 UMŁ, ORiOP)

Dokument „jego rola [petenta – A.K.] polega na tym, żeby przedstawił wszystkie dokumenty (.) natomiast moją rolą jest opracowanie tych dokumentów (.) sprawdzenie pod względem merytorycznym, formalnym (.) wprowadzenie do komputera (.) wydanie decyzji o rejestracji” (wywiad z U3)

Dokument – różnica perspektyw „Przychodząc do urzędu eee z jakąś sprawą, która tam dla mnie jest ważna, istotna z mojego punktu widzenia, chciałbym być potraktowany w miarę podmiotowo… to znaczy nie muszą mi tam herbatki robić, ale tak jakoś… no podmiotowo, skoro ja jestem miły, to one [urzędniczki – przyp. A.K.] też mogą” (Petent w Urzędzie Miasta Łodzi, Wydziale Praw Jazdy, Oddziale Rejestracji i Oznaczania Pojazdów – zwany później UMŁ, ORiOP) „KAŻDY samochód, nie KAŻDY właściciel, tylko KAŻDY samochód, każdy numer rejestracyjny ma swoją teczkę” (Urzędniczka 1 UMŁ, ORiOP)

Stosunek do petenta - procesualność proces „prostowania” / „utwardzania” urzędnika „no bo po prostu każdy zaczyna tam jak przychodzi to jest bardzo grzeczny (.) miły grzeczny i układny (.) ale po jakimś czasie zostaje szybko wyprostowany (.) a prostują go ludzie właśnie z drugiej strony, nikt inny (.) tak samo było w przypadku MOIM (.) w tej chwili postanowiłam nie dyskutować, bo ja nie mam o czym dyskutować (.) ja po prostu jestem od zarejestrowania samochodu” (Wywiad z U1)

Praca nad dokumentem

Stanowisko / scena, aktorzy część „publiczna” część „urzędowa” aktor publiczność Petent Urzędnik publiczność aktor „U4: proszę mi nie sięgać tutaj! To jest moje biurko, tu mam dokumenty… jeśli Pan czegoś potrzebuje, proszę poprosić. P: przepraszam… czy mógłbym…”

Interakcjonistyczno-symboliczna analiza procesu obsługi petenta sfera proceduralno-formalna sfera interakcyjna "Jego rola [petenta - A.K.] polega na tym, żeby przedstawił wszystkie dokumenty (.) natomiast moją rolą jest opracowanie tych dokumentów (.) sprawdzenie pod względem merytorycznym, formalnym (.) wprowadzenie do komputera (.) wydanie decyzji o rejestracji" (U3, UMŁ ORiOP) „Mój stosunek do petenta jest rzeczowy (…) moja praca polega na rejestracji pojazdów, na obsłudze interesanta, który przychodzi zarejestrować pojazd” (U1, UMŁ ORiOP)

Proces budowania/skracania dystansu skracanie dystansu P U budowanie dystansu

Zabiegi interakcyjne podejmowane przez urzędnika - budowanie dystansu unikanie kontaktu wzrokowego Jako świadomy zabieg: „Wie Pan Panie Adamie (.) to nie jest tak, że ja coś do niego mam (.) ale jak ja nie zwracam na niego uwagi (na petenta) – nie patrzę, nie odpowiadam, to on po chwili cichnie i nie stara mi się wciskać kitu (.) a ja dobrze wiem, że każdy chce żeby przymknąć oko na coś, dać coś ładnego… słowem każdy tu chce ugrać swoje” (U6, rozmowa podczas obserwacji procesu obsługi petenta) Uzasadnienie pragmatyczne, uwzględniające warunki pracy: „No tak (.) nie można się rozdwoić w pracy (.) no bo ta praca niestety wymaga koncentracji (.) tu trzeba wpisywać po kilkanaście cyfr, jeden błąd i wszystko leci” (U2, rozmowa podczas obserwacji).

Zabiegi interakcyjne podejmowane przez urzędnika - budowanie dystansu zapośredniczenie interakcji poprzez dokument, …omówione wcześniej przepisorządność, koncentracja na przepisach "My nie jesteśmy PRYWATNYM urzędem, tylko mamy też określone przepisy, co do rejestracji pojazdu i musimy się ich trzymać (.) to nie to, że my sobie rejestrujemy, że ten petent, to nam się podoba i temu zarejestrujemy .hhh a następny nam się nie podoba i tamtemu nie zarejestrujemy (.) to wszystko się odbywa na zasadzie przepisów (.) to nie jest, że buzia nam się podoba, tylko no: niestety wszystko musi gać w dokumentach" (wywiad z U1, UMŁ ORiOP) przepisy, procedury jako ograniczenie i zabezpieczenie zarazem

Zabiegi interakcyjne podejmowane przez urzędnika - budowanie dystansu stosowanie specjalistycznej urzędowej terminologii "Petent: no dobra, to wszystko wezmę (.) za miesiąc po twardy dowód[ Urzędniczka: po STAŁY dowód (.) P: no nie wiem (.) ja jakoś tak twardy dowód[ U: ale to jest STAŁY dowód" (U7, obserwacja procesu obsługi petenta) ignorowanie prób podejmowanych przez petenta mających na celu redukcję dystansu "P: interesowało mnie to zawsze[ U: dowód proszę P: [ już daję" (U3, obserwacja procesu obsługi petenta)

Zabiegi interakcyjne podejmowane przez urzędnika - budowanie dystansu Powoływanie się na autorytety osobowe i dokumentarne "P: tak was szkolili? (.) tak wam na szkoleniach mówili? [odnośnie procedury rejestracji samochodu z zagranicy - z Holandii - przyp. A.K.] U: NIE (.) tak nam ambasador powiedział (0.4) Holandii" (U8, proces obsługi petenta) "U: nie proszę pana (.) to jest (.) ja to widziałam[ [P chciał dopisać coś do dokumentu] P: [ rozumiem (.) okej (0.5) aha ((uśmiecha się)) U: poza tym pan nie może mi składać oświadczeń z artykułu 233 Kodeksu Karnego, że nie otrzymał pan[ P: wiem (.) Kodeks Karny" (U4, proces obsługi petenta)

Zabiegi interakcyjne podejmowane przez urzędnika - budowanie dystansu autorytarny ton, wydawanie dyspozycji, roszczeniowość "P: będzie potrzebne małe RDW czy duże wystarczy? U: TO (.) właśnie TO mi jest potrzebne[ P: [ tamto nie (.) tak? U: nie P: [ w ogóle co to jest to? ((ton zdecydowany, szorstki)) U: przepraszam" (U5, proces obsługi petenta)

Zabiegi interakcyjne podejmowane przez petenta - redukcja dystansu żartowanie „U: to tylko na panią X rejestracja? P: tak, tak, tylko na żonę [ U: [ czyli 2 dowody osobiste proszę P: proszę (4) każde jeździ swoim i za swoje odpowiada ((uśmiech)) tak jest najbezpieczniej (.) U: no: jeżeli istnieje taka możliwość (.) nie? ((U obficie i donośnie stempluje)) P: trzeba mieć silne ręce do(.) do (.) ((śmiech)) U: oj tak (.) wie pan (.) nie nazywałoby się to urząd, gdyby nie było tyle pieczątek [ P: [ no nie?” (U1.3, proces obsługi petenta)

Zabiegi interakcyjne podejmowane przez petenta - redukcja dystansu zagajanie (kod in vivo) „P: te korki teraz podczas remontów są straszne (.) myślałem, że nie dojadę do Pani U: no wiem, wiem (.) sama przecież też jeżdżę” (U9, proces obsługi petenta) okazywanie zrozumienia, solidaryzowanie się, okazywanie współczucia i zrozumienia "U: ((urzędniczka wyraźnie poddenerwowana, opryskliwa wobec ludzi podchodzących do okienka)) P: o (.) współczuję Pani (.) Pani to tu musi tak ze wszystkimi cały dzień[ U: [no widzi Pan jak tu mamy(.)" (U12, proces obsługi, poczta)

Zabiegi interakcyjne podejmowane przez petenta - redukcja dystansu dopytywanie "P: więc mówi Pani, że potem mam przyjść z tą karteczką[ U: tak P: aha (.) i teraz tu data, tu podpis, i już, tak? U: mhm" (U10, obserwacja procesu obsługi petenta) autodeprecjacja "P: ja to się w ogóle nie znam (.) na tym (.) wziąłem wszystkie (dokumentu - przyp. A.K.) co miałem (.) Pani będzie wiedziała, co zrobić[ U: no spróbujemy ((uśmiech))" (U4, proces obsługi petenta)

Redefinicja linii działań pod wpływem zastosowanych zabiegów interakcyjnych I - typ działań profesjonalnych, „przepisorządnych”, skoncentrowanych na utrzymaniu dystansu. II - działania profesjonalne, ale o wyraźnie zredukowanym dystansie w stosunku do petenta.

Dziękuję za uwagę!