Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Gdańsk, 19 stycznia 2018 r. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020

Rozliczanie wydatków w projektach – nowe rozwiązania Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Rozliczanie wydatków w projektach – nowe rozwiązania Beneficjent realizujący projekt w ramach RPO WP 2014-2020, może otrzymać część dofinansowania z budżetu środków europejskich/budżetu państwa w wysokości przedstawionych we wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych. Warunek otrzymania 100% dofinansowania: we wniosku o płatność składanym za pośrednictwem SL2014 w zakładce: Zestawienie dokumentów w polu: Dofinansowanie należy podać wysokość dofinansowania odpowiadającą kwocie wydatków kwalifikowalnych.

Rozliczanie wydatków w projektach – nowe rozwiązania Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Rozliczanie wydatków w projektach – nowe rozwiązania O czym należy pamiętać ! gdy suma zrefundowanych wydatków w projekcie będzie równa 95% kwoty dofinansowania, we wnioskach o płatność należy przedkładać dokumenty potwierdzające poniesienie pozostałych wydatków kwalifikowalnych (bez możliwości otrzymania dalszej refundacji).

Wnioski o zaliczkę - wymogi Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Wnioski o zaliczkę - wymogi Zaliczki na zapłacenie faktur: zaliczka udzielana jest na wydatki inwestycyjne (m.in. wydatki na roboty budowlano-montażowe oraz wydatki na zakup sprzętu i wyposażenia), zaliczka przyznawana jest na podstawie wniosku o zaliczkę prawidłowo złożonego za pośrednictwem SL2014 do IZ RPO WP, poprawnie wypełniony wniosek o zaliczkę musi wpłynąć do IZ RPO WP co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem wykorzystania zaliczki, przekazanie zaliczki możliwe jest po wniesieniu przez beneficjenta prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia, zaliczka wypłacana jest na wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony na potrzeby zaliczki.

Wnioski o zaliczkę – wymogi Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Wnioski o zaliczkę – wymogi zaliczkę należy rozliczyć w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia obciążenia rachunku bankowego Płatnika (BGK), chyba, że w trakcie weryfikacji ostatniego wniosku o płatność zostanie wyznaczony inny termin, wówczas beneficjent musi złożyć wniosek we wskazanym terminie, rozliczenie zaliczki następuje poprzez złożenie przez beneficjenta wniosku o płatność za pośrednictwem SL2014 do IZ RPO WP wraz dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku lub dokonanie zwrotu niewydatkowanej kwoty zaliczki na rachunek bankowy wskazany przez IZ RPO WP, odsetki bankowe narosłe z tytułu przechowywania na rachunku bankowym środków dofinansowania, przekazanych beneficjentowi w formie zaliczki, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy wskazany przez IZ RPO WP.

Rozliczanie wydatków w projektach – nowe rozwiązania Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Rozliczanie wydatków w projektach – nowe rozwiązania IZ RPO WP rekomenduje dla projektów o wartości wydatków kwalifikowalnych minimum 2 mln zł, składanie wniosków płatność w kwotach minimum 500 tys. zł. – weryfikacja wniosków w pierwszej kolejności.

Rozliczanie wydatków w projektach – nowe rozwiązania Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Rozliczanie wydatków w projektach – nowe rozwiązania Szybkie i sprawne zatwierdzenie wniosku o płatność lub wniosku o zaliczkę to efekt poprawnie i staranne przygotowanego wniosku o płatność, szczególnie uwzględniającego spójność informacji we wszystkich dokumentach (studium wykonalności, wniosek o dofinansowanie, audyt energetyczny, umowy z dostawcami/wykonawcami, inne). W celu poprawnego sporządzenia wniosku o płatność IZ RPO WP przygotowała listę sprawdzającą do wykorzystywania przez beneficjentów przy sporządzaniu wniosków o płatność.

Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Niewypełnianie wszystkich wymaganych pól we wnioskach o płatność w szczególności w zakładkach: problemy napotkane w trakcie realizacji projektu, planowany przebieg realizacji oraz oświadczenie – miejsce przechowywania dokumentacji. Uwaga: w przypadku, gdy każdy z partnerów sporządza wnioski częściowe każdy z nich musi się odnieść do swojego zakresu projektu, w przypadku, gdy w systemie SL2014 wyłącznie Lider sporządza wnioski o płatność opis stanu realizacji poszczególnych zadań musi się odnosić do całego zakresu realizacji projektu, zarówno do części realizowanej przez Lidera jak i pozostałych partnerów.

Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Brak niezbędnych załączników umożliwiających prawidłowe rozliczenie wydatków ujętych we wniosku: umów z wykonawcami wraz z aneksami (nie dotyczy umów załączonych w bloku: Zamówienia publiczne), umowy cywilnoprawne, umowy o pracę (aktualne na dzień składania wniosków o płatność), dokumentów potwierdzających wybór wykonawcy zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS, FS na lata 2014-2020/ Regulaminem (instrukcją) udzielania zamówień publicznych (m.in. złożone oferty, treść ogłoszenia, protokół z przeprowadzonego postępowania, potwierdzenie upublicznienia), dokumentu informującego o wartości szacunkowej zamówienia rozliczanego w ramach wniosku o płatność.

Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Nazwy plików stanowiących załączniki do wniosków o płatność są opisywane w sposób uniemożliwiający identyfikację wydatku ujętego w zestawieniu dokumentów.

Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Nieodpowiednio udokumentowane zatrudnienie lub oddelegowanie do zadań związanych z realizacją projektu pracowników w postanowieniach umowy o pracę, zakresach czynności służbowych lub opisach stanowiska pracy. Przez odpowiednie udokumentowanie należy rozumieć wskazanie w dokumentach: wszystkich zadań, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu. wymiaru etatu (w przypadku wykonywania zadań w ramach projektu w niepełnym wymiarze), okresu zaangażowania pracownika do wykonywania zadań w ramach projektu oraz stanowiska zajmowanego w ramach projektu.

Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Nieprawidłowo sporządzone opisy dokumentów potwierdzające poniesione wydatki w ramach projektu : nie wskazanie kategorii podlegającej limitom oraz jej wartości (np. promocja, cross–financing, nadzór autorski, nadzór inwestorski), w przypadku, gdy występują wydatki niekwalifikowalne lub niezwiązane z projektem nie wyszczególnienie ich w opisie dokumentu (suma wydatków kwalifikowalnych, niekwalifikowalnych i niezwiązanych z projektem musi być tożsama z wartością całkowitą dokumentu ), brak opisu wyciągów z rachunku bankowego dot. należnych zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ZUS.

Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Wnioski o płatność – najczęściej popełniane błędy Korekty wniosków o płatność nie uwzględniają wszystkich uwag wyszczególnionych w piśmie przekazanym beneficjentowi. Przedstawianie we wnioskach o płatność wydatków, które nie były przewidziane w umowie o dofinasowanie projektu oraz nie spełniają zasad kwalifikowalności wynikających z Wytycznych dot. kwalifikowalności….

Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie I sposób Partner Wiodący oraz każdy z partnerów projektu wprowadza dane do SL2014 ze swojego zakresu projektu tj.: tworzy tzw. częściowy wniosek o płatność. Dodatkowo Partner Wiodący jest odpowiedzialny za weryfikację i zatwierdzenie wszystkich częściowych wniosków (łącznie z tym, który sam utworzył) i stworzenie zbiorczego wniosku o płatność agregując w nim wszystkie zatwierdzone częściowe wnioski, który przekazuje do IZ RPO,

Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie wprowadza harmonogram płatności częściowy. Partner Wiodący, po uzupełnieniu przez wszystkich partnerów harmonogramów częściowych (łącznie ze swoim harmonogramem), jest odpowiedzialny za weryfikację harmonogramu zbiorczego oraz przekazanie do IZ RPO, wprowadza informacje o zamówieniach publicznych oraz podpisanych kontraktach. W tym przypadku wszyscy partnerzy projektu są odpowiedzialni za przesłanie ww. informacji do IZ RPO, wprowadza dane dotyczące osób zaangażowanych do pracy w projekcie. W tym przypadku wszyscy partnerzy projektu są odpowiedzialni za przesłanie ww. informacji do IZ RPO

Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie II sposób Partner Wiodący jest upoważniony do obsługi systemu SL2014 oraz zobowiązuje się do wprowadzania i przekazywania do IZ RPO danych dotyczących realizacji projektu, tj.: wniosków o płatność (bez konieczności tworzenia tzw. częściowych wniosków), harmonogramu płatności (bez konieczności tworzenia częściowych harmonogramów), informacji o zamówieniach publicznych, informacji dotyczących osób zaangażowanych do pracy w projekcie.

Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie II sposób Powyższe informacje dotyczą zakresu projektu Partnera Wiodącego, jak i zakresu projektu dotyczącego pozostałych partnerów projektu. Partnerzy projektu zobowiązują się do przekazywania do Partnera Wiodącego ww. informacji dotyczących projektu oraz skanów oryginałów dokumentów stanowiących załączniki do wniosku o płatność

Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie Zalety rozliczania wydatków II sposób sprawne i szybkie sporządzanie wniosków rozliczających zaliczki. W przypadku wyboru I sposobu wszyscy partnerzy muszą sporządzić wniosek sprawozdawczy, skrócenie czasu potrzebnego na sporządzenie korekty wniosku o płatność, brak konieczności weryfikacji i zatwierdzania przez Lidera częściowych wniosków o płatność sporządzonych przez partnerów (pozostaje do weryfikacji dokumentacja przygotowana przez partnerów), w przypadku sporządzania częściowych wniosków o płatność częściej dochodzi do generowania błędów w systemie SL 2014.

Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Rozliczanie wydatków w projektach realizowanych w partnerstwie Rekomendacje IZ RPO WP: sporządzenie regulaminu w którym Lider wskaże terminy przekazywania informacji o planowanych zaliczkach przez partnerów projektu, nadzór lidera nad wydatkami partnerów pod kątem zgodności z zatwierdzonym budżetem projektu oraz zakresem rzeczowym.

Kwalifikowalność podatku VAT Rozliczanie wydatków we wnioskach o płatność Kwalifikowalność podatku VAT Podatek VAT, może być uznany za wydatek kwalifikowalny tylko wtedy, gdy brak jest prawnej możliwości jego odzyskania. Oznacza to: iż, zapłacony podatek VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny wyłącznie wówczas, gdy beneficjentowi ani żadnemu innemu podmiotowi zaangażowanemu w projekt zarówno w fazie realizacyjnej jaki i operacyjnej, zgodnie z obowiązującym prawodawstwem krajowym, nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubiegania się o zwrot VAT. Posiadanie wyżej wymienionego prawa (potencjalnej prawnej możliwości) wyklucza uznanie wydatku za kwalifikowalny, nawet jeśli faktycznie zwrot nie nastąpił, np. ze względu na nie podjęcie przez podmiot czynności zmierzających do realizacji tego prawa.

Dziękuję za uwagę. 21