Arkusze kalkulacyjne, poziom zaawansowany Day3

Zagadnienia 2 Funkcje... MAX MIN SUMA JEŻELI SUMA.JEŻELI LICZ.JEŻELI WYSZUKAJ.PIONOWO TABELA BD.SUMA BD.MIN BD.MAX BD.ILE.REKORDÓW PV – SUMY.CZĘŚCIOWE ZAOKR TERAZ() CZAS DZIŚ i inne... 2

Zagadnienia Formatowanie Autoformatowanie Formatowanie warunkowe Sumy częściowe- tworzenie, zmiany Sortowanie według kilku kryteriów Filtrowanie zaawansowane Wypełnianie tła obiektu obrazkiem (np do kolumny na wykresie) Formatowanie wykresów Zmiana typu wykresu Ukrywanie arkusza Zamiana formuł na wartości (wklej specjalnie/wartości) Tabele przestawne - tworzenie, grupowanie danych Autoformatowanie Zabezpieczanie arkusza hasłem Łącza do innych arkuszy, odwołania do danych w innych arkuszach Definiowanie scenariuszy Definiowanie komentarzy Wyświetlanie treści formuł Makrodefinicje definiowanie niestandardowych formatów liczbowych (# ### zł "brutto") Wstawianie arkusza do dokumentu tekstowego modyfikowanie szablonu dokumentu Import danych do arkusza z pliku tekstowego Operatory logiczne i arytmetyczne 3 i inne...

Filtrowanie danych Excel w wielu przypadkach spełnia funkcje baz danych. Jednym z podstawowych zadań baz danych, jest stworzenie możliwości szybkiego wyszukiwania informacji, spełniających określone kryterium. Utworzone arkusze składają się z rekordów, czyli wierszy oraz pól, czyli kolumn. Wszystkie rekordy na liście mają te same pola informacyjne (nagłówki kolumn) 4

Filtrowanie danych Aby użyć autofiltrowania należy kliknąć na dowolnej komórce w tabeli, w której chcemy aktywować autofiltr, a następnie wybrać: Filtr - Autofiltr W komórkach wiersza nagłówkowego pojawią się przyciski, umożliwiające rozwijanie list wyboru 5

Filtrowanie danych Klikając w strzałki w wierszach nagłówkowych rozwijamy listę kryteriów wyboru. W efekcie w arkuszu zostaną wyświetlone tylko rekordy, spełniające określone kryterium Jeśli dane są przefiltrowane strzałka zmienia kolor na niebieski - również numery wierszy przefiltrowanych danych wyświetlane są w kolorze niebieskim. 6

Filtrowanie danych Jeśli przefiltrowane dane mają służyć dalszemu ich opracowywaniu, można przefiltrowaną listę skopiować do innego arkusza. Ponowne wyświetlenie wszystkich rekordów można uzyskać, klikając niebieską strzałkę Autofiltru i wybierając z rozwiniętej listy Wszystkie. Jeśli strzałki filtrów w ogóle są niepotrzebne można je wyłączyć, wybierając Dane-Filtr. 7

Filtrowanie danych – Autofiltr 10 pierwszych Jeżeli z opcji wyboru wybierzemy Filtry liczb - 10 Pierwszych to włączymy filtr w którym określić możemy ile elementów lub ile procent danych z tabeli ma być wyświetlanych uwzględniając największe (górne) lub najmniejsze (dolne) wartości z danej kolumny. Przy takim ustawieniu autofiltra 10 pierwszych dla kolumny Płaca zasadnicza wyświetlone zostaną osoby, których płaca zasadnicza była największa (4 największe płace, ale nie cztery osoby!) 8

Filtrowanie danych – Inne Jeżeli z opcji wyboru wybierzemy Autofiltr niestandardowy to włączymy filtr w którym określić możemy inne kryteria filtrowania niż dostępne w autofiltrowaniu. Można określić parametry logiczne (np. jest większe od..., jest mniejsze niż..., zawiera/nie zawiera) wraz z wartościami. Można skorzystać z operatorów AND (I) oraz OR (LUB) Przy takim ustawieniu autofiltra niestandardowego wyświetlone zostaną osoby, których płaca zasadnicza jest pomiędzy 2 a 3 tysiące złotych 9

Filtr zaawansowany Filtr zaawansowany, w odróżnieniu od autofiltra, to narzędzie pozwalające na zadanie większej ilości kryteriów i uzyskanie odpowiedzi w postaci osobnej (nowej) tabeli. By założyć filtr zaawansowany konieczne jest przygotowanie obszaru kryteriów i obszaru przeznaczonego na wynik. W tym celu należy skopiować nagłówek tabeli w osobne miejsce. Kryteria wpisane w jednym wierszu to KONIUNKCJA (I) Kryteria wpisane w osobnych wierszach to ALTERNATYWA (OR) Czyli powyżej pytamy o wszystkie produkty ze stawką vat 22% I jednocześnie takie, których jest więcej na stanie niż 150 LUB takie których cena to wartość mniejsza od 55.

Filtr zaawansowany Postaw kursor na dowolnej komórce tabeli. Wybierz opcję Dane->Filtr->Filtr zaawansowany. W oknie dialogowym podaj dane: Zauważmy, że proces filtrowania za pomocą filtru zaawansowanego to powtarzanie tych samych czynności (dość żmudne, jeżeli zadajemy więcej zapytań). Można go jednak zautomatyzować za pomocą MAKR. Na temat makr więcej w jednym z następnych ćwiczeń.

Filtrowanie danych – zadania W arkuszu 5 wyświetl osoby, które dostały 15% premii. W arkuszu 6 wyświetl osoby z trzema najwyższymi płacami brutto. W arkuszu 7 wyświetl osoby, które zaczęły pracę w firmie pomiędzy 2008-01-01 a 2008-06-19. W arkuszu 8 wyświetl osoby, które zarabiają powyżej 3000zł, a ich premia wynosi 20%. Do komórki K2 wpisz ile jest takich osób w firmie. 12

Funkcja Sumy.częściowe SUMY.POŚREDNIE to funkcja, podobnie jak informacje w polu Automatycznego obliczania dotycząca przefiltrowania danych. Za jej pomocą szybko uzyskamy np.podsumowanie Argument Rodzaj funkcji 1 ŚREDNIA 2 ILE.LICZB 3 ILE.NIEPUSTYCH 4 MAX 5 MIN 6 ILOCZYN 7 ODCH.STANDARDOWE 8 ODCH.STANDARDOWE.POPUL 9 SUMA 10 WARIANCJA 11 WARIANCJA.POPUL Np. dla sumowania komórek j6:j13 wzór powinien przyjąć postać: SUMY.CZĘŚCIOWE(9;J6:J13) gdzie 9 to SUMA, a j6:j13 to zakres komórek 13

Funkcja Sumy.częściowe Jak to działa: Dla zakresu danych uaktywnij: Dane-Filtr-Autofiltr Kliknij przycisk autosuma w pierwszym wierszu pod danymi, w kolumnie, w której chcesz zmienić funkcję Gotowe... 14

Funkcja Sumy.częściowe Zadanie: Korzystając z funkcji sumy.częściowe dla tabeli w arkuszu 9 odpowiedz na pytania zawarte pod tabelą. 15

Suma częściowa Podsumowywanie danych szczegółowych za pomocą polecenia Dane - suma częściowa, umożliwia sumowanie listy, tworzy również podsumowania zawierające szczegóły, które można w zależności od potrzeb wyświetlać bądź ukrywać. Warunkiem koniecznym do zastosowania sum pośrednich jest wcześniejsze posortowanie danych w tabeli. 16

Suma częściowa Po wybraniu Dane-Sumy częściowe należy ustalić jakie podsumowanie tabeli chcemy wyświetlać: Według której kolumny mają się pojawiać obliczenia, przy użyciu jakiej funkcji, oraz dla jakich danych ma być wyświetlana suma częściowa. Jeśli chcemy uzyskać więcej niż jedną sumę częściową (np. kolejny poziom sumowania) należy przy kolejnym uruchomieniu kreatora odznaczyć „Zamień bieżące sumy częściowe” 17

Suma częściowa Jedną z zalet stosowania sum pośrednich jest możliwość manipulowania poziomem szczegółów danych, wyświetlanych w podsumowaniu za pomocą przycisków konspektu, które pojawiają się obok arkusza Na lewo od arkusza wyświetlona została nowa kolumna, która zawiera przyciski konspektu. Można używać ich do wyświetlania lub ukrywania szczegółowych danych. Przyciski poziomów konspektu widoczne w górnej części nowej kolumny służą do wyświetlania określonego poziomu szczegółów podsumowania, na przykład kliknięcie przycisku oznaczonego numerem 1 powoduje, że w arkuszu zostanie wyświetlona tylko suma całkowita, pozostałe dane zostaną ukryte. 18

Suma częściowa Zadania: W arkuszu 10 posortuj rosnąco dane według kolumny kraj pochodzenia. Utwórz sumy pośrednie dla każdej zmiany: kraj pochodzenia przy zastosowaniu funkcji suma. Sumę częściową podaj dla kolumny wartość. Umieść podsumowanie poniżej danych. Zastosuj autoformatowanie dla tabeli z sumami częściowymi Utwórz sumy częściowe w arkuszu 11 wyświetlające sumę ilość oraz sumę wartość dla kategorii – zastosuj do wynikowej tabeli autoformat i wyświetl tylko sumy kategorii i podsumowanie końcowe. Zastosuj sumy częściowe w arkuszu podsumowanie. 19

Tabele przestawne – teoria... Tabele przestawne łączą w sobie wszystkie zalety konsolidacji i sum pośrednich, są jednak bardziej elastyczne. Pozwalają z dużych baz danych wybrać i wyświetlić informacje potrzebne do prezentacji analizowanego zjawiska, dowolnie zmieniać układ danych i poziom wyświetlania szczegółów. Najistotniejszą cechą tabel przestawnych jest ich trójwymiarowość. W zwykłych tabelach wartości wyrażają jedynie zależności między elementami ułożonymi w kolumny i wiersze; w tabelach przestawnych istnieje możliwość odnajdowania i prezentowania również innych powiązań. Modyfikowanie układu tabeli odbywa się w prosty sposób – przez zwykłe przeciąganie odpowiednich pól myszką. W ten sposób można szybko przestawiać poszczególne elementy np. zamieniać dane ułożone w wierszach w kolumny i odwrotnie, można dodawać nowe pola lub usuwać zbędne. Pole Strona daje możliwość filtrowania danych, co jest dodatkowym atutem przy prowadzaniu różnych analiz. 20

Tabele przestawne – praktyka... W wierszach nagłówkowych nie mogą występować scalone komórki: Wiersze nagłówkowe powinny wyglądać tak: 21

Tabele przestawne – praktyka... Aby rozpocząć pracę z tabelami przestawnymi wybierz… …a następnie wybierz tabelę lub zakres z danymi wejściowymi (jeśli wcześniej jest zaznaczona komórka z tabeli to Excel sam zaznaczy całą tabelę). Określ również gdzie ma się pojawić tabela przestawna (nowy lub istniejący arkusz) 22

Tabele przestawne – praktyka... Etykiety kolumn, wierszy, filtrowanie konstruujemy poprzez zaznaczanie i przeciąganie nazw pól tabeli 23

Tabele przestawne – praktyka... Po zaznaczeniu z listy pól tabeli przestawnej tych, które nas interesują Excel automatycznie wpasuje je jako etykiety wierszy, kolumn lub jako wartości. Pola automatycznie przypisane można przeciągać między obszarami. Tu powstała tabela 24

Tabele przestawne – praktyka... 25

Tabele przestawne – zadania... Utwórz tabelę przestawną w arkuszu 13 korzystając z danych z tego samego arkusza – tabela przestawna ma zaczynać się od komórki K5 Popraw nagłówki tabeli tak, by można było utworzyć tabelę przestawną. 2. Przycisk Waluta ustaw jako Etykietę Kolumny. 3. Przycisk Data ustaw jako Etykietę Wiersza. Przycisk Sprzedaż wartość ustaw jako Wartości. Wyłącz sumowanie wierszy i kolumn (Opcje tabeli przestawnej z menu kontekstowego) Wyświetl w drugiej tabeli przestawnej zaczynającej się od A35 informację jaka była wartość sprzedaży funta brytyjskiego w kantorze B w pierwszym i ostatnim dniu. 26

Tabele przestawne – edycja Kreator tabel przestawnych umożliwia również prowadzenie innego rodzaju obliczeń (suma, licznik, średnia, maksimum, minimum…) a także pokazywanie wartości jako np. procentowe jako procent kolumny czy też wiersza Zadanie Utwórz tabelę przestawną w której wyświetlone zostaną informacje jaki jest procent z ogólnej wartości skupu Euro dla obu kantorów w poszczególnych dniach. 27

Wykresy przestawne Istnieje możliwość tworzenia wykresu przestawnego zarówno dla już utworzonej tabeli przestawnej (zaznacz tabelę przestawną i kliknij wstawianie – wykres) jak i tworzenie odrębnego wykresu z tabelą (wstawianie – tabela przestawna – wykres przestawny). Zauważ, że przy zmianie elementów wyświetlania w tabeli przestawnej wykres zmienia się dynamicznie (elementy te są ze sobą powiązane). Tworzenie wykresu przestawnego odbywa się identycznie jak w przypadku tabeli przestawnej poprzez zaznaczanie pól i przeciąganie pomiędzy etykietami wierszy, kolumn, filtrem i wartościami. 28

Wykresy przestawne Aby utworzyć wykres przestawny z danymi wyświetlanymi w tabeli przestawnej zaznacz dowolną komórkę w tabeli przestawnej i kliknij przycisk kreator wykresów na pasku narzędziowym tabeli przestawnej. Zauważ, że przy zmianie elementów wyświetlania w tabeli przestawnej wykres zmienia się dynamicznie (elementy te są ze sobą powiązane – aby lepiej móc to zaobserwować można użyć opcji Okno-Nowe okno oraz Okno-Rozmieść) 29

Wykresy przestawne Zadanie: Utwórz nowy wykres przestawny w arkuszu 13. Wyświetl na wykresie średnią wartość sprzedaży w kantorze A w poszczególnych dniach. Dane przedstaw na wykresie kołowym z efektem 3W. Dodaj do wykresu etykiety procentowe. Do Wycinka koła z największą wartością dodaj wypełnienie tonalne, wyświetl go z przodu oraz odsuń ten wycinek koła od reszty. 30

Wyszukaj.pionowo Wyszukaj.poziomo WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość;tabela_tablica; nr_indeksu_kolumny;przeszukiwany_zakres) przeszukuje skrajną lewą kolumnę tablicy (wzorzec), by znaleźć wartość szczególną i podaje wartość we wskazanej komórce. Można zatem zapisać dla łatwiejszego zrozumienia =WYSZUKAJ.PIONOWO(co; gdzie; w_której_kolumnie; prawda/fałsz) Funkcja wyszukaj.poziomo działa na tej samej zasadzie, z tym, że zamiast nr kolumny należy podać numer wiersza

Wyszukaj.pionowo w praktyce Funkcja wstawiana do komórki B2

Zadania Wykonaj obliczenia w arkuszach 14,15 i 16

Ochrona skoroszytu hasłem (hasłami) Aby ustawić hasło do otwierania i modyfikowania skoroszytu: Kliknij przycisk Microsoft Office ( ), a następnie kliknij polecenie Zapisz jako. W menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje ogólne. Wpisz hasło (lub hasła).

Ochrona elementów arkusza (1/2) Aby odblokować komórki lub zakresy, które będą mogły być zmieniane przez innych użytkowników należy zaznaczyć te komórki i wejść w Formatuj komórki. W ostatniej zakładce (Ochrona) należy odznaczyć znacznik Zablokuj.

Ochrona elementów arkusza (2/2) Aby chronić arkusz wybierz na karcie Recenzja w grupie Zmiany przycisk Chroń arkusz. (lub w format – chroń arkusz) Na liście Pozwól wszystkim użytkownikom tego skoroszytu zaznacz te elementy, które użytkownicy będą mogli zmieniać. Wpisz hasło do usunięcia ochrony arkusza.

Zadania 1. Zapisz plik adv4_3.xlsx tak, aby wymagane było hasło do otwarcia (hasło: ecdl). 2. Zapisz plik adv4_3.xlsx tak, aby przy otwieraniu żądał hasła pozwalającego na zmianę danych (hasło: ecdl2). 3. W arkuszu 14 pozwól użytkownikom na zmianę komórek A2:A21. Resztę zablokuj hasłem ecdl3.

Zaokrąglanie Wykonaj zadanie w arkuszu 17 Nadanie komórce formatu wyświetlającego dwa miejsca po przecinku to nie to samo co zaokrąglenie liczby do dwu miejsc po przecinku. Jeżeli komórkom został nadany format 'dwa miejsca po przecinku' może się wydawać, że dodajemy dwie liczby 1.44 i suma powinna wynosić 2.88. Tymczasem komórki B1 i B2 na rysunku obok zawierają wartości 1.444. Stąd ich suma to 2.888, a ponieważ format to dwa miejsca po przecinku suma wyświetlona jest jako 2.89 - tutaj niejako zaokrąglony jest tylko wyświetlany format. Aby uniknąć tej nieprawidłowości musimy użyć funkcji =ZAOKR(liczba;liczba_miejsc), liczba - zaokrąglana liczba, liczba_miejsc - liczba miejsc po przecinku do jakiej chcemy zaokrąglić. Tak więc =ZAOKR(1.444;2) da nam w rezultacie 1.44 i wtedy uzyskamy sumę 2.88. Jeżeli teraz zmienimy format komórki na 'trzy miejsca po przecinku' to okaże się, że w komórce A1 mamy wartość 1.440. Funkcja =ZAOKR() zaokrągla liczby w sposób ogólnie przyjęty: w dół do 0.4 i w górę od 0.5. Jeżeli chcemy zaokrąglać tylko w dół lub tylko w górę użyjemy funkcji, odpowiednio: =ZAOKR.W.DÓŁ() oraz =ZAOKR.W.GÓRĘ() 38 Wykonaj zadanie w arkuszu 17

BD.NAZWA (baza,pole,kryteria) Funkcje baz danych Baza danych w Excelu to zbiór danych związanych z konkretnym przedmiotem lub celem zorganizowany w postaci kolumn zawierających jednolite typy danych. Wiersze to rekordy bazy, a kolumny to pola danych. W programie Excel występuje 12 funkcji używanych do obróbki informacji w listach lub w bazach danych. Nazwy tych funkcji rozpoczynają się od przedrostka BD. Podobnie jak przy tabelach przestawnych wiersz z etykietą nie mogą zawierać scalonych komórek. BD.NAZWA (baza,pole,kryteria) NAZWA – nazwa jednej z funkcji statycznych (SUMA, ŚREDNIA itp.) baza – zakres zawierający bazę danych pole – nazwa kolumny ujęta w cudzysłów, w której są wartości przeznaczone do przetworzenia, zamiast nazwy można użyć numeru kolejnego (od lewej) tej kolumny w bazie danych Kryteria – zakres zawierający kryterium wyboru rekordów 39

Funkcje baz danych BD.SUMA – suma wartości znajdujących się we wskazanej kolumnie tabeli, które spełniają zadane kryterium. BD.ŚREDNIA – średnia tych wartości znajdujących się we wskazanej kolumnie tabeli, które spełniają zadane kryterium BD.MIN – najmniejsza spośród tych wartości znajdujących się we wskazanej kolumnie tabeli, które spełniają zadane kryterium BD.MAX – największa spośród tych wartości znajdujących się we wskazanej kolumnie tabeli, które spełniają zadane kryterium BD.ILE.REKORDÓW – wyznacza liczbę tych wartości znajdujących się we wskazanej kolumnie tabeli, które spełniają zadane kryterium 40

Funkcje baz danych Najpierw popraw nagłówki, tak było nie było scaleń W Pole wpisz 4 41

Funkcje baz danych Zadanie W arkuszu 18 uzupełnij puste pola w zestawieniach. 42

Praca z powiązanymi arkuszami Odwołania do komórek zachowują łącza, czyli każda zmiana w źródłowej komórce, pociągnie za sobą modyfikację wartości w arkuszu docelowym: tym samym zawsze w arkuszu docelowym będą aktualne dane. Odwołanie do komórki B3 z arkusz1: =Arkusz2!B3 Możemy taki wpis zrealizować klikając znak równości w komórce w arkuszu docelowym, następnie przełączyć się do arkusza ze źródłem i wskazać komórkę, a następnie potwierdzić odwołanie: automatycznie wrócimy do arkusza docelowego. 43

Praca z powiązanymi arkuszami Otwórz arkusz adv4_3.xls Wykorzystując powiązania pomiędzy arkuszami stwórz w arkuszu Podsumowanie zestawienie danych zawierających nazwiska pracowników oraz kwoty Do wypłaty z arkuszy 1, 2, 3, 4 (zacznij od komórki a1 gdzie powiążesz komórkę z nazwiskiem pierwszej osoby w styczniu) Utwórz analogicznie powiązania dla miesięcy: Luty i marzec (Luty zacznij pod styczniem od komórki a27) Zastosuj dla nowo utworzonej tabeli: Formatuj jako tabelę Zauważ, że jeśli zmienisz dane w arkuszach: Styczeń, Luty lub Marzec zmienią się również dane w arkuszu Podsumowanie 44

Dziękuję za uwagę Przygotował: Artur Janus na podstawie doświadczeń i wielu książek oraz materiałów w wersji elektronicznej 45