Podpis elektroniczny Przesyłanie i składowanie faktur elektronicznych KS-EDE Grzegorz Mródź Stryków 2006-10-08

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW Podstawy prawne ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur ( Dz. U. Nr 133, poz. 1119 )

Rozporządzenie w skrócie Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury Dokumenty w formie elektronicznej mogą być przesłane w dniu następnym po akceptacji i do dnia następnego, po którym otrzymano cofnięcie akceptacji.

Rozporządzenie w skrócie Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane : 1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.3), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub 2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych 4, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Rozporządzenie w skrócie Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.

Rozporządzenie w skrócie Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej, powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

System KS-EDE Gwarancja czytelności, integralności i weryfikowalności dokumentu. Gwarancja bezpiecznego przechowywania dokumentów w formie elektronicznej w rozumieniu rozporządzenia. Dotyczy zarówno dokumentów wychodzących jak i przychodzących. Zapewnienie rejestracji akceptacji odbiorców i dostawców. Integracja z systemami KAMSOFT KS-HFW, KS-FKW, KS-AOW, KS-SIKCH, KS-MEDIS, KS-SOMED, KS-PPS

System KS-EDE Nowy format KS-XML gwarantujący: Czytelność dokumentu, Możliwość dowolnego kształtowania wyglądu, Możliwość podpisania dokumentu, bezpiecznym i kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia, Zapewnienie integralności, Jeden plik z fakturą, również do wczytywania danych do systemu. Możliwość rozbudowy formatu wg uznania (analogicznie jak dokument papierowy) Wymiana danych za pośrednictwem tradycyjnych mediów (dyskietka, E-Mail, KS-EWD, KS-STI)

System KS-EDE Narzędzie do bezpiecznego przechowywania dokumentów: Składowanie plików w bazie danych, Logowanie operacji pobrania i wstawienia pliku, Logowanie operacji wydruku dokumentu, Logowanie operacji podglądu dokumentu, Integracja z systemami KAMSOFT, Automatyczne wstawianie dok. wychodzących, Automatyczne wstawianie dok. przychodzących, Dostęp z poziomu aplikacji KAMSOFT

System KS-EDE Rejestracja akceptacji odbiorców i dostawców: Akceptacja odbiorcy do przyjmowania dokumentów, Akceptacja organizacji do przyjmowania dokumentów, Data obowiązywania akceptacji, Akceptacja na różne typy dokumentów, Rejestracja dokumentów – załączników (e-mail, scan) Dostęp z kartoteki systemów KAMSOFT

System KS-EDE Organizacja A Organizacja B System KS (np. KS-HFW) KS-EWD Akceptacja Dokumenty Akceptacja Dokumenty Zintegrowany System KS-EDE Zintegrowany System KS-EDE

Praktyczne działanie KS-EDE I. Przygotowanie i instalacja. II. Generowanie faktur elektronicznych na przykładzie KS-HRT. III. Wczytywanie faktur elektronicznych: Wczytywanie przez KS-HRT, Wczytywanie przez KS-EDE.

Przygotowanie i instalacja 1. Czynności przygotowawcze: zainstalowanie urządzenia pozwalającego odczytać informacje o podpisie elektronicznym z karty chipowej, podpisanie umowy z centrum znakowania czasem, dostęp do Internetu lub przynajmniej do serwisów: http://www.kir.pl/certyfikacja_kluczy/ozk21.crl http://crl.certum.pl/class1.crl przesłanie między kontrahentami zgody na wzajemne korzystanie z możliwości podpisu elektronicznego, instalacja oprogramowania wspierającego ewidencję dokumentów elektronicznych. 2. Instalacja KS-EDE: Przed przystąpieniem do procesu instalacji KS-EDE należy: przygotować plik z licencją dla systemu KS-EDE, pobrać z FTP aktualną wersję instalatora.

Przygotowanie i instalacja 3. Konfiguracja systemu KS-EDE: definicja systemu nadrzędnego i podrzędego,

Przygotowanie i instalacja definicja nowego formatu dokumentów (KS-XML), określenie poziomów zaufania: pełne zaufanie. Akceptacja również wtedy, gdy nie można pobrać list certyfikatów odwołanych (CRL). Najniższy poziom bezpieczeństwa, akceptacja również, gdy nie jest dostępna najświeższa lista CRL, akceptacja również, gdy certyfikat znajduje się na liście certyfikatów wstrzymanych, zaufanie ograniczone. Najwyższy poziom bezpieczeństwa, wprowadzenie listy akceptacji: Każda wprowadzona akceptacja musi zawierać następujące informacje: datę początkową i końcową okresu akceptacji, typ dokumentu, którego dotyczy akceptacja, określenie czy akceptacja dotyczy odbioru czy dostarczania dokumentów,

Przygotowanie i instalacja Dodatkowo, razem z wprowadzoną akceptacją, można wprowadzić do systemu dokumenty poświadczające akceptację. W tym celu należy w oknie "Lista akceptacji", nacisnąć Shift+F2 i wskazać miejsce na dysku gdzie znajduje się powyższa akceptacja.

Przygotowanie i instalacja 4. Konfiguracja systemu generującego faktury w wersji elektronicznej na przykładzie KS-HRT: kartoteka kontrahenta: wprowadzenie informacji, że klient wyraził zgodę na przesyłanie/otrzymywanie dokumentów w postaci elektronicznej oraz zmiana domyślnego typu dokumentów rozchodu na np.: faktura elektroniczna, kartoteka typu dokumentu: zaznaczenie znacznika „Można przenosić do KS-EDE”

Generowanie faktur elektronicznych na przykładzie KS-HRT Po wykonaniu czynności opisanych na wcześniejszych slajdach, system KS-HRT umożliwia podpisanie wystawianego dokumentu. Operacja ta następuje podczas „wydruku” dokumentu (F5 Drukuj).

Generowanie faktur elektronicznych na przykładzie KS-HRT Po zaakceptowaniu okna „Wydruk dokumentu rozchodu”, zostanie wyświetlony ciąg komunikatów dotyczących podpisu elektronicznego. W pierwszym oknie należy wprowadzić unikalny numer PIN, a następnie zaakceptować komunikat „Uwaga! Naciśnięcie ‘OK.’ będzie równoznaczne ze złożeniem podpisu elektronicznego.”

Generowanie faktur elektronicznych na przykładzie KS-HRT Podczas każdorazowego podpisywania dokumentów system umożliwia wyświetlenie certyfikatu elektronicznego. W tym celu należy zaakceptować komunikat „Czy podpisać certyfikat osoby, która podpisała wiadomość?”. Po podpisaniu dokumentu, system wyświetla dodatkowo potwierdzenie, którego zaakceptowanie umożliwia dodanie dokumentu do systemu KS-EDE.

Generowanie faktur elektronicznych na przykładzie KS-HRT Podczas podpisywania, dokument przechodzi następujące etapy weryfikacji: czy podpis zgadza się z dokumentem – czy nie dokument nie został zmieniony po podpisaniu, czy certyfikat nie został odwołany – informacje o odwołaniach certyfikatów są pobierane z odpowiednich stron WWW, czy nie minął okres ważności certyfikatu, czy certyfikat osoby podpisującej lub urzędu, który wystawił certyfikat jest na liście zaufanych certyfikatów. Kontrola podpisów jest zależna od poziomów zaufania do kontrahenta i obejmuje następujące poziomy: : czy certyfikat został wstrzymany, czy jest dostęp do bieżącej listy CRL, czy jest dostępna lista CRL, obejmująca datę podpisania dokumentu.

Wczytywanie faktur elektronicznych Wczytywanie dokumentów przez KS-HRT Aby wczytać dokument podpisany elektronicznie, należy nacisnąć (Sh+F2 Z dysk) a następnie zaznaczyć odpowiedni dokument, który ma zostać wczytany do systemu.  Uwaga: dokumenty podpisane elektronicznie są w formacie KS-XML

Wczytywanie faktur elektronicznych Podczas wczytywania faktury zakupu, dokument przechodzi odpowiednie etapy weryfikacji (opisane we wcześniejszych slajdach). Ostatnim etapem wczytywania dokumentu jest wstawienie faktury przychodu do systemu KS-EDE. W tym celu należy zaakceptować poniższy komunikat:

Wczytywanie faktur elektronicznych 2. Wczytywanie dokumentów przez KS-EDE System KS-EDE umożliwia także ręczne wprowadzanie dokumentów elektronicznych. W tym celu należy przejść do kartoteki dokumentów elektronicznych a następnie nacisnąć F2 Dodaj i wskazać dokument który ma zostać wczytany do systemu KS-EDE.

Dokumenty w postaci elektronicznej zarejestrowane w systemie KS-EDE

Bezpieczeństwo danych Mając na uwadze fakt, że dokument w wersji elektronicznej jest przechowywany tylko w postaci elektronicznej (system KS-EDE), należy dołożyć wszelkich starań o bezpieczeństwo danych. W związku w powyższym należy wykonywać kopie bazy danych oraz przechowywać je w miejscach niedostępnych dla osób trzecich.

Koszty licencji KS-EDE Koszt licencji umożliwiającej odbieranie dokumentów wynosi 50zł/stanowisko. Koszt licencji umożliwiającej podpisywanie dokumentów wynosi 5000zł/stanowisko.

Podsumowanie Dziękuję za uwagę