Rachunkowość zakładów ubezpieczeń i funduszy emerytalnych Część II Rachunkowość Otwartych Funduszy Emerytalnych Wykład 2

Rachunkowość OFE

Rachunkowość OFE. Rachunkowość OFE obejmuje następujące elementy: 1. przyjęte zasady (politykę) rachunkowości 2. prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologiczny m i systematycznym 3. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów 4. wycenę aktywów i zobowiązań oraz ustalanie WF 5. sporządzanie sprawozdań finansowych

Rachunkowość OFE 6. Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej UoR 7. Poddawanie badaniu i ogłaszanie sprawozdań finansowych 8. Obliczanie wartości aktywów netto oraz wartości aktywów netto na jednostkę rozrachunkową

Polityka rachunkowości OFE. Obejmuje zasady, reguły, metody, umowne uzgodnienia i procedury przyjęte przez kierownictwo jednostki i służy opracowaniu sprawozdań finansowych, a w szczególności: 1. określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych 2. metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania WF w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru 3. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych 4. System służący ochronie danych i ich zbiorów w tym dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych

Prowadzenie ksiąg rachunkowych. Księgi rachunkowe OFE obejmują: 1. dziennik 2. księgę główną 3. księgi pomocnicze 4. zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych 5. wykaz składników aktywów i pasywów Oraz: 1. rejestr członków funduszu 2. zestawienie analityczne aktywów i zobowiązań oraz RMK

Prowadzenie ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe muszą być prowadzone na terenie RP w języku polskim i walucie polskiej. Każdy fundusz posiada własne księgi rachunkowe. Jeśli PTE zarządza więcej niż jednym funduszem to księgi są prowadzone dla każdego funduszu odrębnie. Księgi winny być prowadzone w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i bieżący, tak aby było możliwe ustalenie wartości aktywów netto na każdy dzień wyceny (każdy dzień roboczy).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych. Księgi funduszu prowadzi zarządzające nim PTE jako organ funduszu. Istotną składową ksiąg są rejestry członków OFE. Rejestr członków zawiera: 1. numer rachunku członka w funduszu 2. podstawowe dane osobowe 3. dane o środkach zgromadzonych w funduszu w postaci: A) daty otrzymania wpłaty

Prowadzenie ksiąg rachunkowych. B) kwoty wpłaty C) ilości j.r. zaliczonych na rachunek w wyniku każdorazowego przeliczenia składki lub wypłaty transferowej D) łączną liczbę j.r. zapisanych na rachunku członka Dodatkowo rejestr zawiera: 1. kwotę opłat potrącanych każdorazowo ze składki 2. okres, którego dotyczy wpłata każdej składki 3. kwotę opłaty potrącanej ze środków na rachunku członka funduszu

Prowadzenie ksiąg rachunkowych. Rejestry obok danych osobowych zawierają ilościowe i wartościowe stany posiadania. Ilościowy stan posiadania zmienia się na skutek wpływu kolejnych składek lub wypłaty świadczeń. Wartościowy stan posiadania zmienia się na skutek zmiany wartości j.r. Rejestry pełnią rolę kont analitycznych dla kapitału funduszu. Łączna ilość j.r. funduszu = sumie j.r. na kontach uczestników oraz Suma wartości j.r wszystkich członków = wartości aktywów netto.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych. Podstawą zapisu w księgach są dowody księgowe zawierające co najmniej dane określone w art. 21 UoR. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zastąpienie dowodu księgowego kopią lub fotokopią czy kserokopią z adnotacją „kopia” i klauzulą „Za zgodność z oryginałem” i podpisem osoby stwierdzającej zgodność oraz datą.

Sprawdzanie stanu aktywów i pasywów. W odniesieniu do aktywów szczególną rolę w inwentaryzacji pełni jedno ze sprawozdań - „zestawienie portfela inwestycyjnego”. Zawiera ono szczegółowy wykaz wszystkich kategorii lokat składających się na pozycję aktywów o nazwie „portfel inwestycyjny”. Instrumenty są wykazywane w podziale na rodzaje, ilość, wartość i udział w portfelu. Sprawozdanie to jest sporządzane na półrocze i koniec każdego roku kalendarzowego.

Sprawdzanie stanu aktywów i pasywów. Poza sprawozdaniem zestawienie posiadanych aktywów wraz ze strukturą jest ustalane i przekazywane do organu nadzoru w odstępach miesięcznym, półrocznym i rocznym. Zestawienie to jest udostępniane agencji informacyjnej w terminie 3, 6 i 9 dni od dnia kończącego odpowiednio miesiąc, półrocze i rok. Ogłoszenie informacji o strukturze aktywów winno nastąpić w terminie za okres półroczny do 20 stycznia i 20 lipca, a do 31 stycznia za okres roczny.

Wycena aktywów i pasywów. Wycena aktywów i zobowiązań funduszu odbywa się na podstawie rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości funduszy emerytalnych. Wartość aktywów netto jest ustalana na każdy dzień wyceny (każdy dzień roboczy) i stanowi podstawę ustalania w.j.r. Stosowane przez fundusz zasady wyceny są podawane każdorazowo w informacji dodatkowej, we wprowadzeniu do sprawozdań finansowych.

Archiwizacja danych. Gromadzenie i przechowywanie dokumentów jest przedmiotem odrębnego rozporządzenia Rady Ministrów. Szczególną ochroną jest objęty rejestr członków funduszu. Rejestr jest prowadzony w wersji elektronicznej w układzie dziennym. Dane objęte rejestrem przechowuje się przez okres 5 lat licząc od dnia wypłaty środków zgromadzonych na rachunku członka funduszu.

Archiwizacja danych. Na ostatni dzień roboczy roku kalendarzowego należy sporządzić wydruk wszystkich danych albo kopie na trwałym nośniku. Wydruk lub kopię danych należy przechowywać przez okres 50 lat licząc od dnia sporządzenia w miejscu innym niż rejestr. Oprócz tego podmiot prowadzący rejestr ma obowiązek sporządzać jego kopie i przechowywać w innym niż rejestr miejscu przez 5 lat licząc końca roku w którym zostały sporządzone.

Archiwizacja danych. Fundusz ma obowiązek informować organ nadzoru o miejscu przechowywania rejestru oraz wydruku lub kopii. Musi również powiadomić o każdorazowej zmianie miejsca przechowywania jak również o przypadkach niewykonania swoich obowiązków w zakresie archiwizacji danych i planowanym terminie dostosowania się do przepisów.

Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych. Badanie sprawozdań OFE odbywa się w oparciu o normę nr 2 wykonywania zawodu biegłego rewidenta „Specyfika badania sprawozdań finansowych jednostek sektora finansowego”. Badanie rocznych sprawozdań finansowych ma charakter obligatoryjny. Z uwagi na rodzaj działalności funduszu czyli gromadzenie składek członków i ich wspólne inwestowanie każdego miesiąca mają miejsce liczne operacje związane z kapitałami funduszu: lokowanie składek wpływ nowych składek wypłata zgromadzonych środków na świadczenia emerytalne.

Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych. Wszystko to wymaga przeliczenia aktywów i pasywów funduszu oraz ujęcia w ewidencji ilościowo – wartościowej tak, aby każdy uczestnik na swoim koncie posiadał odpowiednią przypadającą na niego ilość j.r. Powoduje to fakt, iż księgowość funduszu operuje danymi zbiorczymi przekazywanymi przez agentów rejestrowych. Dlatego też badanie sprowadza się do sprawdzenia rzetelności, kompletności i sprawności procedur stosowanych do przetwarzania i przechowywania informacji o uczestnikach i transakcjach przez nich dokonywanych.

Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych. Sprawdzana jest poprawność rejestracji uczestników, metod przeliczania składek na jednostki rozrachunkowe, terminowość rozliczania transakcji oraz zgodność ewidencji funduszu z danymi przekazanymi przez agenta rejestrowego. Badanie ma potwierdzić, iż w ramach funduszu i agenta rejestrowego działa spójny i stosowany w sposób ciągły system kontroli wewnętrznej, zapewniający prawidłowość ewidencji ilościowo – wartościowej transakcji uczestników funduszu.

Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych. Dodatkowym, istotnym elementem badania, który należy uwzględnić jest weryfikacja prawidłowości działalności lokacyjnej. Podstawowym zadaniem biegłego w tym zakresie jest stwierdzenie zgodności (lub niezgodności) posiadanych przez fundusz na dzień bilansowy lokat z zasadami określonymi ustawą i rozporządzeniami szczegółowymi, a także statutem funduszu. Biegły w miarę możliwości powinien również zająć stanowisko w sprawie stosowania się do tych zasad również w ciągu roku.

Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych. Jeżeli naruszenie zasad nastąpi w wyniku okoliczności na które fundusz nie ma wpływu, wówczas powrót do stosowanych zasad musi nastąpić w terminie do 6 m-cy. Szczególnym aspektem, który należy uwzględnić w trakcie badania są relacje pomiędzy funduszem emerytalnym, a powszechnym towarzystwem, które nim zarządza. Istotne jest, aby biegły rewident badający fundusz dysponował wynikami badania towarzystwa, bądź w miarę możliwości badał również sprawozdania finansowe towarzystwa.

Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych. Do przedłożonych do badania sprawozdań finansowych musi być dołączone oświadczenie depozytariusza o zgodności danych przedstawionych w sprawozdaniach ze stanem faktycznym. Niedołączenie takiego oświadczenia winno skutkować odstąpieniem przez biegłego od wydania opinii na skutek niepewności, co do stanowiska depozytariusza. Oświadczenie depozytariusza jest publikowane w prospekcie informacyjnym funduszu razem ze sprawozdaniami.

Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych. Roczne sprawozdanie finansowe po przeprowadzeniu badania przedkładane są do zatwierdzenia przez PTE zarządzające danym funduszem w drodze uchwały walnego zgromadzenia. Roczne sprawozdanie finansowe jest przekazywane do organu nadzoru w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Roczne sprawozdania finansowe funduszu wraz z opinią biegłego rewidenta oraz odpisem uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy towarzystwa nim zarządzającego po zatwierdzeniu ich podlegają ogłoszeniu.

Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych. Ogłoszenie następuje w Dzienniku Urzędowym RP „Monitor Polski B”. Oprócz tego sprawozdania finansowe wraz z opinią biegłego rewidenta oraz statutem i informacją na temat wyników działalności funduszu są ogłaszane w formie prospektu informacyjnego. Prospekt informacyjny jest ogłaszany w terminie 3 tygodni od zatwierdzenia sprawozdania przez PTE. Jest on publikowany we wskazanym w statucie dzienniku o zasięgu krajowym.

Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych. Ponadto fundusz ma obowiązek udostępnić każdej osobie, która należy do funduszu lub złoży wniosek przyjęcie do funduszu. W terminie 30 dni od otrzymania wniosku fundusz przesyła drogą pocztową ostatni ogłoszony prospekt informacyjny wraz z ostatnim półrocznym sprawozdaniem finansowym.