Dostęp do modułu FAKTURA w systemie Voyager.Agent

Szanowni Państwo, W celu podniesienia jakości obsługi systemu Voyager.Agent i jednocześnie ułatwieniu Państwu dokonywanie rozliczeń, oddajemy w Państwa ręce usprawnioną wersję modułu fakturowego, która pozwoli na automatyczne fakturowanie w wersji elektronicznej. Agenci bez podpisanej umowy o samofakturowaniu Moduł umożliwia:  Podgląd kwoty wystawionej faktury,  Zmianę numeru faktury,  Wydrukowanie faktury (stan sprzedaży na 1 dzień miesiąca po okresie rozliczeniowym, który nie uwzględnia zmian po tym dniu).  Oryginał wydrukowanej faktury agent zobowiązany jest przesłać drogą pocztową na adres: Sindbad Sp. z o.o Opole, ul. Działkowa 4 Agenci z podpisaną umową o samofakturowaniu Moduł umożliwia:  Podgląd kwoty wystawionej faktury,  Zmianę numeru faktury,  Akceptację faktury (stan sprzedaży w momencie akceptacji – możliwość wprowadzenia poprawek przez dział rozliczeń Sindbada),  Elektroniczne generowanie faktury do systemu księgowości Sindbada (nie ma potrzeby przesyłania faktury i odcinków biletów pocztą),  Wydrukowanie faktury (w celu przekazania jej do księgowości własnej agenta).

W celu utrzymania zgodności Państwa danych w systemie i księgowości, uprzejmie prosimy o uzupełnienie lub poprawienie Państwa danych w zakładce „Narzędzia”, dalej „Dane agenta” opcja „Dane do faktury”- prosimy o uzupełnienie wszystkich pól: nazwa firmy, adres, Nip, ale również kontaktowych i Telefon. Po akceptacji „Danych do faktury” muszą one zostać zaakceptowane przez Nabywcę (Sindbad). Jeśli ich status jest oznaczony jako „Do weryfikacji”, należy skontaktować się z działem rozliczeń Sindbada (tel ) w celu potwierdzenia danych.

Agent po podpisaniu umowy o samofakturowaniu dzięki dostępie do modułu fakturowego może zrezygnować z papierowej wysyłki faktury do przewoźnika. Aby wejść do modułu fakturowego należy w programie Voyager.Agent w menu „Raporty” wybrać „Faktury”. Otwiera się lista faktur za kolejne miesięczne okresy rozliczeniowe. Opisy kolumn: Status faktury: Do akceptacji – faktura oczekująca na zaakceptowanie przez Agenta na postawie raportów sprzedażowych, Zaakceptowana – faktura zaakceptowana przez Agenta, przekazana do księgowości przewoźnika (Sindbada), Wyeksportowana do FK – faktura zaakceptowana przez Sindbad i przesłana do systemu Finasowo-Księgowego przewoźnika (zaksięgowana), Za miesiąc: jakiego miesiąca rozliczeniowego dotyczy faktura, Nr faktury: Numer faktury jednoznacznie identyfikujący dokument. Standardowo nadawany jest numer 1/MM/RRRR/Waluta gdzie MM/RRRR to numer miesiąca i roku którego dotyczy faktura, natomiast Waluta oznacza walutę w jakiej została wystawiona faktura np. PLN. Jedna Faktura może być wystawiona tylko w jednej walucie. Jeśli agent realizuje sprzedaż i rozlicza się w więcej niż jednej walucie oraz używa modułu samofakturowania musi wystawić osobne faktury na każdą z walut. Numer faktury można zmienić używając przycisku „Zmiana numeru faktury”. System nie dopuści zmiany numeru na występujący już wcześniej. Nie można również usunąć numeru i pozostawić pustego pola z numerem. Agent może nadać własny numer faktury odpowiadający stosowanej przez niego numeracji dokumentów, Kwota faktury: kwota wynikająca z rozliczenia za okres, które zostało wygenerowana w momencie otwarcia modułu fakturowego agenta, Waluta: waluta rozliczenia.

Przyciski funkcyjne modułu: - wywołuje podgląd wydruku „Rozliczenie za okres”, – umożliwia zmianę automatycznie nadanego przez system numeru faktury na dowolny, – wyświetlenie dokumentu, - zatwierdzenie faktury za dany okres rozliczeniowy

Po wyświetleniu się zestawienia faktur agent klikając przycisk „Zestawienie sprzedaży” wywołuje podgląd wydruku „Rozliczenie za okres”. Agent sprawdza czy na rozliczeniu znajdują wszystkie wystawione bilety, czy ceny w wystawionych biletach są prawidłowe. Jeśli agent zauważy rozbieżności w rozliczeniu np. podwójnie wystawiony bilet, źle wybrana taryfa, zniżka powinien skontaktować się z działem rozliczeń Sindbada (tel ) celem poprawy błędnie wystawionych biletów. Po poprawieniu biletów przez dział rozliczeń Sindbada, należy zamknąć moduł fakturowy i ponownie go otworzyć (wartości zostaną przeliczone ponownie). Jeśli agent sprzedaje bilety w wielu walutach, lista biletów oraz podsumowanie wyszczególnione jest na tym samym wydruku „Rozliczenie za okres” w osobnych sekcjach. Gdy agent zweryfikuje poprawność danych znajdujący się na rozliczeniu, może sprawdzić podgląd faktury VAT za prowizję. Jeśli wszystkie dane są poprawne, agent dokonuje akceptacji faktury. UWAGA Zmiany w rozliczeniu sprzedaży mogą być dokonywane najpóźniej do 5-go dnia następnego miesiąca.

System umożliwia agentowi nadanie własnego numeru faktury. Po otwarciu okna „Zmiana numeru faktury” agent ma możliwość zmiany domyślnego numeru. Wybieramy „OK” Następnie klikamy „Podgląd faktury”, który pozwoli na wyświetlenie dokumentu.

Podgląd przykładowej faktury Pogląd faktury – wersja robocza

Wybór ostatniego przycisku „Akceptacja faktury” oznacza zatwierdzenie faktury za dany okres rozliczeniowy. UWAGA! Nie ma możliwości dokonania anulacji zaakceptowanej faktury i wprowadzenia w niej zmian. Jakiekolwiek zmiany po „Akceptacji faktury” wymuszają dokonanie jej korekty. UWAGA Jeśli dane sprzedawcy są nieprawidłowe należy wcisnąć przycisk „Anuluj” i zmienić je w menu Narzędzia - >Dane Agenta sekcja „Dane do Faktury”.

Jeśli przycisk „Akceptacja faktury” jest nieaktywny oznacza, że: a)Agent nie podpisał umowy o samofakturowaniu, lub b)Agent nie ma nadanych uprawnień do samofakturowania – proszę skontaktować się z działem rozliczeń Sindbada ( ), lub c)Faktura została już zaakceptowana.

Po AKCEPTACJI wybranej faktury jej status w systemie zmienia się; pojawia się zielona ikona Proces fakturowania został pomyślnie zakończony Po akceptacji fakturę należy wydrukować i przekazać do działu księgowości agenta. Egzemplarz faktury dla Sindbada zostanie dostarczony do przewoźnika elektronicznie. Nie należy wysyłać pocztą egzemplarza dla Sindbada. Nie ma również potrzeby przesyłania wydruku „Rozliczenie sprzedaży za okres” oraz odcinków biletów.

Widok zaakceptowanej faktury Na dole dokumentu pojawiają się data i dane osoby, która zaakceptowała fakturę

UWAGA  Agent, który ma podpisaną umowę o samofakturowanie zobowiązany jest zaakceptować fakturę najpóźniej do 5 dni po zakończeniu miesięcznego okresu rozliczeniowego.

Mamy nadzieję, że wprowadzane przez nas usprawnienia systemu Voyager.Agent będą przez Państwa mile przyjęte, co wpłynie na jeszcze lepszą współpracę z platformą Sindbad Eurobus.

Dziękujemy za uwagę. Życzymy przyjemnego korzystania z systemu Voyager.Agent