Procedura Finansowo - Księgowa w UMP

ZAKŁADANIE KONTA Wniosek o otwarcie konta dochodowego i wydatkowego dla projektu przekazywany jest do Wydziału Finansowego przez jednostkę wdrażającą lub za pośrednictwem Oddziału Funduszy Europejskich Powinien zawierać: 1. Tytuł projektu 2. Określenie waluty 3. Informację czy na prowadzenie konta zostały zabezpieczone środki w budżecie projektu, czy opłaty za prowadzenie konta stanowią wydatek kwalifikowany projektu

DOWODY KSIĘGOWE Dowód księgowy – stwierdza dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i jest podstawą zapisów w księgach rachunkowych

Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, kompletne i wolne od błędów rachunkowych Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek

Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych – korygowanie poprzez wystawienie korekty dowodu Błędy w dowodach wewnętrznych poprawia się poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Dowód księgowy opiewający na waluty obce zawiera przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej lub innego kursu określonego w szczególnych przepisach, np. zawartych umowach o dofinansowanie ze środków unijnych

Dowód księgowy powinien zawierać: Określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny Określenie stron (nazwa, adres) dokonujących operacji gospodarczej Opis operacji oraz jej wartość Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych

ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH ZARZĄDZENIE PREZYDENTA NR 33/2006/K Z r. Dowód (faktura) stanowiący podstawę do wypłaty jest sprawdzany pod względem merytorycznym przez dyrektora wydziału realizującego działanie budżetowe (lub osobę upoważnioną ) Sprawdzenie dowodów pod względem merytorycznym (rzeczowym) polega na ustaleniu prawdziwości, rzetelności, celowości i zgodności z przepisami operacji gospodarczej potwierdzonej tymi dowodami oraz sprawdzeniu czy dokumenty te zostały wystawione przez właściwe jednostki.

ZASADY OPISYWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH PRZY PROJEKTACH Z DOFIANSOWANIEM UE (1) W przypadku umów realizowanych na podstawie umów o dofinansowanie ze środków unijnych niezbędny jest opis dokumentu zgodnie z wymogami Unii Europejskiej. 1. Tytuł projektu Np. ”Kompleksowy program doradczo - szkoleniowy szansą dla kobiet Poznania i powiatu poznańskiego” 2. Numer umowy o dofinansowanie projektu np. DWF /SPORZL

ZASADY OPISYWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH PRZY PROJEKTACH Z DOFIANSOWANIEM UE (2) 3. Priorytet i kategorię działania Np. Priorytet 1 działanie 1.6 ( Sektorowy program operacyjny- rozwój zasobów ludzkich ) 4. informacje o kosztach kwalifikowanych Należy tu wyodrębnić podział procentowy dotyczący udziału własnego i dofinansowania z UE

ZASADY OPISYWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH PRZY PROJEKTACH Z DOFIANSOWANIEM UE (3) Dodatkowe informacje: 1. Oświadczenie o zachowaniu przepisów o zamówieniach publicznych “Oświadczam, że zamówienie zostało udzielone i zrealizowane zgodnie z art.....ust....pkt.... ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych /DZ.U Nr 19 poz.177 z późniejszymi zmianami/ Poznań, dnia......podpis ” ( osoby upoważnionej)

ZASADY OPISYWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH PRZY PROJEKTACH Z DOFIANSOWANIEM UE (4) 2. Kategoria wydatku “Wydatek mieści się w zatwierdzonym planie na rok 2007 dział....rozdział......paragraf Poznań, dnia podpis ( upoważnionego pracownika) “Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego / Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa” (jeśli dotyczy)

ZASADY OPISYWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH PRZY PROJEKTACH Z DOFIANSOWANIEM UE (5) Akceptacja Wydziału Finansowego Na dowód sprawdzeniem pod względem merytorycznym podpisuje się poniższą klauzulę: “Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia /podpis Dyrektora lub z upoważnienia Dyrektora z pieczątką imienną/ Tak opisany dokument zostaje zatwierdzony przez Dyrektora wydziału realizującego dane zadanie budżetowe i przekazany do Wydział Finansowego celem realizacji

Zadania Wydziału Finansowego Weryfikacja dowodów stanowiących podstawę do wypłaty pod względem formalnym i rachunkowym w Oddziale Sprawozdawczości i Analiz (WF) Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, czy zostały one wystawione w sposób technicznie poprawny i zawierają niezbędne dane, jakie powinny te dokumenty zawierać (dane wymagane w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. - Dz. U. z dnia 19 listopada 1994r. z późniejszymi zmianami, a w zakresie operacji obejmujących vat odpowiednio: ustawa z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym - Dz.U. z dnia 15 lutego 1993 r. z późniejszymi zmianami), oraz czy dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. Zgodnie z zapisem w wewnętrznym regulaminie organizacyjnym, występuje on w formie podpisanej na dowodzie klauzuli: “Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, dnia ”

Zadania Wydziału Finansowego Dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym i rachunkowym podlegają zatwierdzeniu do wypłaty przez Skarbnika Miasta lub osobę upoważnioną Na dowodzie stanowiącym podstawę do dokonania wypłaty, po wystawieniu polecenia przelewu zamieszcza się klauzulę: “zapłacono czekiem / przelewem nr dnia ” Klauzulę taką podpisuje pracownik dokonujący polecenia przelewu. Umieszcza się ją w takim miejscu, aby nie mogła być usunięta przez obcięcie części dowodu. Ma ona zapobiec powtórnemu użyciu dowodu za podstawę dokonania wypłaty.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Barbara Horyza Wydział Finansowy