Centralny system teleinformatyczny projekty pozakonkursowe Grzegorz Kuczyński DEPARTAMENT FUNDUSZY EUROPEJSKICH MINISTERSTWO ZDROWIA Warszawa, 30 maja 2016 r.

Plan prezentacji Ogólna informacja o systemie SL 2014 Zmiany w odniesieniu do poprzedniej perspektywy Wprowadzanie danych do systemu Zarządzanie dostępem w SL Wniosku o płatność w ramach systemu SL 2

Centralny system teleinformatyczny Centralny system teleinformatyczny (CST) SL 2014 – główne narzędzie SL2014-PT aplikacja wspierająca obsługę projektów pomocy technicznej SRHD aplikacja raportująca Moduł obsługi wniosków o płatność Moduł wprowadzania danych przez Instytucje do SL 2014 3

Minimalny zakres danych przesyłanych przez SL2014 Beneficjent w ramach SL2014 ma dostęp do następujących modułów: Wnioski o płatność Korespondencja Harmonogram płatności Monitorowanie uczestników projektu Zamówienia publiczne Personel projektu 4

Beneficjent zobowiązany jest do: wykorzystania SL2014 w procesie rozliczania wniosków o płatność przestrzegania aktualnej instrukcji przekazywania listy osób jakie będą pracowały w SL2014 w ich imieniu powierzenia danych osobowych przetwarzanych w ramach realizacji umowy o dofinansowanie korzystania z ePUAP lub certyfikatu kwalifikowalnego przestrzegania regulaminu bezpieczeństwa SL2014 terminowego składania wniosków o płatność 5

Beneficjent zobowiązany jest do: zgłaszania nieautoryzowanego dostępu do danych beneficjenta przekazywania w SL2014 wraz z wnioskiem o płatność dokumentów określonych przez instytucję komunikacji w SL2014 w ramach spraw określonych przez instytucję uznawania skuteczności prawnej komunikacji i wymiany danych prowadzonej w SL2014 określonego sposobu działania w przypadku niedostępności SL2014 6

Zmiany w odniesieniu do poprzedniej perspektywy 2007-2013 2014-2020 Generator Wniosków Aplikacyjnych (GWA) System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA) Generator Wniosków Płatniczych (GWP) SL 2014 PEFS KSI SIMIK 2007-2013 7

Zarządzanie dostępem w SL 2014 nadawanie uprawnień Beneficjent przed podpisaniem umowy przekazuje wnioski o nadanie/zmianę dostępu dla osoby uprawnionej. Dostęp użytkownikowi B jest nadawany automatycznie przez system w momencie wprowadzenia danych z podpisanej umowy przez pracownika Instytucji Pośredniczącej. Użytkownik B otrzymuje na konto wskazane we wniosku o nadanie/zmianę dostępu dla osoby uprawnionej mail z informacją o utworzeniu konta. Po podpisaniu umowy Beneficjent może w każdym momencie wystąpić wnioskiem o nadanie/zmianę dostępu dla kolejnych osób uprawnionych. Każda osoba uprawniona posiada ten sam zakres uprawnień: dostęp do wszystkich modułów aplikacji. Nie można wybranej osobie upoważnionej nadać uprawnienia tylko do Monitorowania uczestników projektu i/lub Wniosków o płatność. 8

Zarządzanie dostępem w SL 2014 wycofanie uprawnień W przypadku ustania stosunku pracy lub zmiany stanowiska pracy, w ramach którego pracownik nie będzie wykonywał czynności związanych z wprowadzaniem danych do SL2014 Beneficjent powinien wystąpić z Wnioskiem o wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej w ramach SL2014. Jeżeli osoba uprawniona będzie nieobecna w pracy przez dłuższy okres niż planowane rozliczenie projektu Beneficjent powinien wystąpić z Wnioskiem o wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej w ramach SL 2014. ( Kwestia liczby osób uprawnionych do SL 2014) 9

Weryfikacja wniosków o płatność Status wniosku o płatność: Do korekty – przez instytucję Do poprawy – przez beneficjenta (uwagi przekazane w formie skanu listy sprawdzającej) Zatwierdzony 10

Wniosek o płatność Terminy weryfikacji Wniosków o płatność: 20 dni roboczych – pierwsza wersja 15 dni roboczych – poprawione wersje do ww. terminów nie wlicza się okresu oczekiwania przez instytucję na dokumenty przekazywane w ramach analizy pogłębionej 11

Rejestracja wniosku o płatność Pole: RODZAJ WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Wnioski o płatność w ramach PO WER należy składać za okresy rozliczeniowe i w terminach określonych bezpośrednio w umowie o dofinansowanie projektu. Okresy rozliczeniowe wynikają z harmonogramu płatności stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie Pole: RODZAJ WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Pierwszy wniosek o płatność, tj. wniosek o zaliczkę, składany jest niezwłocznie po podpisaniu umowy o dofinansowanie, nie jest wnioskiem rozliczającym wydatki. 12

Rejestracja wniosku o płatność W przeciwieństwie do poprzedniej perspektywy finansowej sporządzenie zlecenia płatności bezpośrednio po podpisaniu umowy o dofinansowanie nie jest możliwe. Zakładka: PROJEKT Pole: Zaliczka Wysokość zaliczki, o którą wnioskuje beneficjent, powinna być zgodna z harmonogramem płatności. Zmiana wysokości zaliczki wymaga zmiany harmonogramu. 13

Rejestracja wniosku o płatność Zakładka: POSTĘP RZECZOWY Pole: STAN REALIZACJI W przypadku rozliczania metodami uproszczonymi należy w pierwszym opisywanym zadaniu zawrzeć informację o wydatkowaniu lub niewydatkowaniu co najmniej 70% otrzymanych środków zaliczki. Zakładka: ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW W zestawieniu wydatków wykazywane są zarówno wydatki kwalifikowalne „na plus”, jak i wydatki „na minus” (tylko i wyłącznie w przypadku faktur korygujących).

Rejestracja wniosku o płatność Pole: FAKTURA KORYGUJĄCA Faktury korygujące zawsze wykazujemy w zestawieniu wydatków (nie w zakładce Zwroty/korekty). W przypadku pojawienia się faktury korygującej w bieżącym wniosku o płatność wykazujemy w zestawieniu wydatków kolejno dwie faktury, zaznaczając checkbox przy fakturze korygującej. Pole: KATEGORIA KOSZTÓW W ramach PO WER wydatki wykazywane są wyłącznie w dwóch kategoriach: „personel projektu” lub „inne”, przy czym do każdego wydatku należy obligatoryjnie wybrać kategorię. Należy więc wybrać wartość z listy rozwijalnej: personel projektu – w przypadku rozliczania wydatków osób stanowiących personel projektu zgodnie z definicja określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, inne.

Rejestracja wniosku o płatność Pole: KATEGORIA PODLEGAJĄCA LIMITOM W każdym przypadku rozliczania wydatku dotyczącego jednej lub kilku z niżej wymienionych kategorii należy wybrać wartość / wartości z listy rozwijalnej: wkład rzeczowy, cross-financing, środki trwałe, zadania zlecone, wydatki poniesione poza UE, środki trwałe i cross-financing, pomoc de minimis, pomoc publiczna. 16

Zakładka: ZWROTY/KOREKTY Rejestracja wniosku o płatność Zakładka: ZWROTY/KOREKTY Zakładkę wypełniamy, gdy zaistniała konieczność korekty wydatku rozliczonego już w poprzednich wnioskach o płatność i wysokości wydatków narastająco: „na minus” – omyłkowo rozliczono wydatek w zawyżonej wysokości lub wydatek został zwrócony przez uczestnika, „na plus” – rozliczono wydatek w zaniżonej wysokości, np. tylko 1 pozycje wymienioną na danym dokumencie księgowym. Jeśli jakiś wydatek nie został dołączony do poprzednich wniosków o płatność, a powinien, nie wykazujemy go w tej zakładce, ale dołączamy do zestawienia wydatków bieżącego wniosku. W tym miejscu nie umieszczamy także informacji o omyłkach pisarskich nie wpływających na wysokość rozliczanych wydatków, np. błędny numer faktury. Tego rodzaju błędy podlegają korekcie wyłącznie na poziomie Administratorów Merytorycznych (AM), a beneficjent może je ewentualnie zgłaszać do instytucji w Zakładce Korespondencja. 17 17 17

Rejestracja wniosku o płatność Pole: NAZWA TOWARU I USŁUGI W polu tym należy dodatkowo zawierać następujące informacje: w przypadku personelu projektu: imię i nazwisko; stanowisko w projekcie; w przypadku wydatku dot. zamówienia o wartości od 20 tys. PLN – zapis „zakup >= 20 tys. PLN”. Pole: NIP wystawcy dokumentu/ PESEL Gdy wystawcą rozliczanego dokumentu jest beneficjent (dotyczy np. listy płac), należy wpisać NIP beneficjenta. Gdy wystawcą rozliczanego dokumentu jest jednostka organizacyjna beneficjenta, np.: Powiatowy Urząd Pracy, należy wpisać NIP tej jednostki, np.: PUPu.

Rejestracja wniosku o płatność Pole: DOFINANSOWANIE Pole obligatoryjne do wypełnienia. W przypadku projektów realizowanych w ramach PO WER ani umowa o dofinansowanie, ani wniosek o dofinansowanie nie zawierają informacji o wysokości dofinansowania w odniesieniu do każdej pozycji wykazanej w budżecie. Uwaga! W SL 2014 pole Dofinansowanie będzie uzupełniane automatycznie danymi odnoszącymi się do całego projektu, tj. wynikającymi z poziomu dofinansowania całego projektu. W związku z tym, w przypadku wystąpienia w projekcie wkładu własnego dane, które podpowie system, nie będą prawdziwe. W przypadku, w którym wysokość dofinansowania dla danej pozycji budżetowej będzie zależała od wysokości wkładu własnego wnioskodawcy, należy dane w tym polu każdorazowo skorygować.

Rejestracja wniosku o płatność Pole: ZAŁĄCZNIK Należy przekazywać te załączniki, których obowiązek przekazywania wynika z umowy o dofinansowanie (w szczególności dokumenty potwierdzające wykonanie kwot ryczałtowych). Nie należy przekazywać danych dotyczących zamówień powyżej progów unijnych! Dokumenty te będą przekazywane w Zakładce Zamówienia publiczne. Nie należy przekazywać żadnych dokumentów niewymaganych przez instytucję na etapie składania wniosku o płatność. Dodatkowe dokumenty niezbędne do weryfikacji wniosku o płatność (np. dokumenty dotyczące zamówień powyżej 30 tys. EUR, a poniżej progów unijnych), o ile będą wymagane, będą wskazywane przez instytucję i będą przekazywane w Zakładce Korespondencja. 20 20

Zakładka: ŹRÓDŁA FINANSOWANIA WYDATKÓW Zakładka: KORESPONDECJA Rejestracja wniosku o płatność Zakładka: ŹRÓDŁA FINANSOWANIA WYDATKÓW W tabeli należy wskazać źródła sfinansowania wydatków wykazanych w Zestawieniu dokumentów i tabeli Wydatki rozliczane ryczałtowo. Beneficjent uzupełnia poszczególne kwoty w odniesieniu do całości środków rozliczanych w danym wniosku o płatność, zarówno w części dotyczącej dofinansowania jak i wkładu własnego. Kwoty należy określić według faktycznego zaangażowania poszczególnych źródeł finansowania. Zakładka: KORESPONDECJA W tej zakładce powinny być przekazywane wszystkie dokumenty niezbędne do weryfikacji wniosku o płatność (np. dokumenty dotyczące zamówień powyżej 30 tys. EUR, a poniżej progów unijnych), wskazywane przez instytucję. POWER 21 21 21

Harmonogram płatności Wypełniając harmonogram płatności należy pamiętać, że w harmonogramie płatności nie ma informacji na temat okresów rozliczeniowych. Informacja ta znajduje się bezpośrednio w umowie o dofinansowanie projektu i ewentualna zmiana okresów rozliczeniowych wymaga zmiany umowy o dofinansowanie, a nie harmonogramu płatności. Kolumna „miesiąc” w przedmiotowym dokumencie, nie odzwierciedla okresu rozliczeniowego, za jaki składany będzie wniosek o płatność, ale okres w którym beneficjent złoży wniosek o płatność. Pierwszą wersję harmonogramu płatności należy wprowadzić niezwłocznie po otrzymaniu uprawnień do pracy w systemie i podpisaniu umowy o dofinansowanie. Zapisy ww. harmonogramu płatności powinny być zawsze zgodne z harmonogramem załączonym do umowy o dofinansowanie. Ewentualne zmiany ww. harmonogramu mogą następować później na zasadach wskazanych w umowie o dofinansowanie. 22 22 22

Zakładka: INFORMACJE O ZAMÓWIENIU Zamówienia publiczne Zakładka: INFORMACJE O ZAMÓWIENIU informacje o zamówieniach powyżej progu 30 tys. euro (w tym również zamówienia w trybie zasady konkurencyjności), natomiast dokumentację źródłową należy załączać JEDYNIE W ODNIESIENIU DO ZAMÓWIEŃ POWYŻEJ PROGÓW UNIJNYCH ! Próg 30 tys. euro należy odnosić do szacunkowej wartości całego zamówienia (np. w ramach całej instytucji, czy jednostki centralnej). 23 23 23

Zamówienia publiczne Informacje należy wprowadzać niezwłocznie: po zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych/Bazie konkurencyjności – w przypadku zamówień powyżej progu 30 tys. euro, po zamieszczeniu ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej – w przypadku zamówienia powyżej progów unijnych, po przekazaniu wykonawcom zaproszenia do składania ofert oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia – w przypadku negocjacji bez ogłoszenia oraz zapytania o cenę, po przekazaniu wykonawcy zaproszenia do negocjacji – w przypadku zamówienia z wolnej ręki. 24 24 24

Zamówienia publiczne Wymagane dokumenty: Wniosek o wszczęcie postępowania, SIWZ i ewentualnie zmodyfikowany SIWZ (jeśli dotyczy), oferty, zaproszenia do składania ofert/zaproszenia do negocjacji, dokumenty potwierdzające ocenę ofert, protokół z postępowania, ewentualne odwołania i ich rozstrzygnięcie. 25 25 25

Zamówienia publiczne UWAGA: Dokumenty źródłowe przekazywane są tylko i wyłącznie gdy wartość wydatków ponoszonych w projekcie z dofinansowania EFS przekracza próg unijny! Nie są przekazywane dokumenty źródłowe, w sytuacji gdy szacunkowa wartość zamówienia w ramach całej instytucji czy jednostki centralnej przekracza próg unijny, ale wartość wydatków ponoszonych w projekcie z dofinansowania EFS nie przekracza progu unijnego. Dokumenty dotyczące innych zamówień, np. zamówień powyżej 30 tys. euro, a poniżej progów unijnych, o ile będą wymagane, będą wskazywane przez instytucję i będą przekazywane w Zakładce Korespondencja. 26 26 26

Uczestnicy projektu Gromadzone dane w SL dotyczą osób fizycznych oraz instytucji objętych wsparciem. Dane dotyczące uczestników projektów zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału osoby lub instytucji/ podmiotu w projekcie. Uczestnika projektu należy wykazać w SL2014 w momencie rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia (np. w szkoleniu). Należy wykazać jako uczestników wyłącznie te osoby i instytucje/ podmioty, które można zidentyfikować i uzyskać od nich zakres danych niezbędnych do wypełnienia modułu. 27 27 27

Uczestnicy projektu Do wprowadzenia uczestnika będącego osobą fizyczną potrzebne są następujące informacje: Wiek Płeć Wykształcenie Status na rynku pracy Sytuacja gospodarstwa domowego Jeżeli nie jest możliwe określenie wszystkich wymaganych danych osobowych, nie możesz wykazywać danej osoby jako uczestnika projektu w systemie. 28 28 28

Uczestnicy projektu Dane dotyczące uczestnika projektu są wykazywane tylko raz w ramach projektu. Oznacza to, że dany PESEL lub NIP może być w projekcie wykazany tylko raz, niezależnie od liczby udzielonych form wsparcia (szkoleń, doradztwa, etc.). Beneficjent ma obowiązek aktualizacji danych dotyczących uczestników w systemie dotyczących: sytuacji uczestnika po zakończeniu udziału w projekcie, danych teleadresowych. Pozostałe dane nie podlegają aktualizacji. W przypadku powrotu uczestnika do projektu po uprzednio zakończonym udziale, informacje odnoszące się do sytuacji osoby po zakończonym udziale należy usunąć z systemu oraz wypełnić ponownie do czterech tygodni po zakończeniu przez niego udziału w projekcie. Pozostałe dane uczestnika, z wyjątkiem danych kontaktowych, nie podlegają aktualizacji. 29 29 29

Wnioski o płatność w projektach partnerskich Dokonywanie zmian we wnioskach częściowych partnerów przez Lidera projektu Dodanie wśród osób uprawnionych po stronie partnera przedstawiciela beneficjenta Rekomendacja IZ PO WER – wskazywanie beneficjentom na konieczność ujmowania odpowiednich zapisów w umowach partnerskich – w innym przypadku brak jest możliwości sporządzania częściowych wniosków o płatność (nawet „zerowych” przez beneficjenta) Gdy ta sama osoba jest dodana jako lider i jako partner to po zalogowaniu, chcąc stworzyć wniosek częściowy system zapyta, czy chce utworzyć nowy wniosek jako lider, czy jako partner. 30 30 30

Warto wiedzieć Informacje o aplikacji głównej SL 2014: Podręcznik Beneficjenta wersja 1.4 Uszczegółowienie Podręcznika Beneficjenta dla PO WER wersja 1.1 Portal https://bazawiedzy.funduszeeuropejskie.gov.pl, dostęp do portalu wymaga rejestracji 31 31 31

PYTANIA

Dziękuję za uwagę! Grzegorz Kuczyński e-mail: g.kuczynski@mz.gov.pl Departament Funduszy Europejskich Ministerstwo Zdrowia WWW.ZDROWIE.GOV.PL