Korespondencja Dyplomatyczna Protokół Dyplomatyczny Dr Grzegorz Myśliwiec Piotr Jakub Sadło

„Państwa jako suwerenne podmioty prawa międzynarodowego i ich oficjalni przedstawiciele prowadzą między sobą obrót pisemny, który określa się mianem: korespondencji dyplomatycznej” Tomasz Orłowski „Protokół dyplomatyczny”

O czym pisać, czyli przedmiot korespondencji dyplomatycznej Wszystkie sprawy interesujące państwo, czy organizacje międzynarodowe, dotyczące wzajemnych stosunków, spotkań, wspólnych spraw, negocjacji, spraw technicznych związanych z funkcjonowaniem placówek i przedstawicielstw itd. Korespondencja dyplomatyczna ma znaczenie prawne, a nie jedynie informacyjne.

Żadnej ściemy, jednoznaczny adresat. Jednoznaczny nadawca Prawdziwość przekazu Zatem… korespondencja dyplomatyczna może być prowadzona jedynie przez uprawnionych przedstawicieli państwa oraz jego właściwych instytucji.

Kto jest twórcą korespondencji dyplomatycznej? Bez żadnych pełnomocnictw: głowa państwa szef rządu minister spraw zagranicznych ALE wszelkie inne osoby muszą być upoważnione ich pisemnym pełnomocnictwem.

Co zatem znaczy upoważnienie? Pełnomocnictwo jest terminem prawa cywilnego. W dyplomacji jest to jednak dokument stanowiący część korespondencji dyplomatycznej, przygotowywany przez Departament Prawno- Traktatowy MSZ, uprawniający do występowania w imieniu państwa. Instytucjami państwa uprawnionymi do prowadzenia korespondencji dyplomatycznej jest MSZ i jego przedstawicielstwa na całym świecie.

Tak na marginesie… List z polskiej placówki w Brazylii do polskiego MSZ nie jest korespondencją dyplomatyczną!!! jest to poczta dyplomatyczna lub Korespondencja urzędowa Warto zauważyć, że oznaczona we właściwy sposób poczta dyplomatyczna jest nietykalna i nie może być zatrzymana ani otwierana przez przedstawicieli państwa przyjmującego i państw trzecich

Jak pisać, czyli forma i styl. KD wymaga stosowania szczególnych wymogów formalnych, które stwierdzają niezbicie autentyczność pisma. Uroczysty a nawet ceremonialny charakter korespondencji dyplomatycznej, ma wartość potwierdzenia dokumentu. Jednocześnie powagą stylu symbolizuje suwerenność ogłaszanej decyzji. Wyszukana forma graficzna i literacka wyraża szacunek do obcego państwa.

Ludzie listy piszą, czyli kto przygotowuje KD? Czy tylko Protokół Dyplomatyczny? NIE Pisma przedstawicieli państwa powstają bezpośrednio w ich kancelariach Pełnomocnictwa oraz umowy przygotowuje Departament Prawno-Traktatowy Dokumenty szczególne: różne departamenty i jednostki MSZ

Pisma ceremonialne Przygotowywane przez Protokół Dyplomatyczny. Tradycyjnie przyjmowano, że w pisma ceremonialne dzieli się pod względem formalnym na: Gabinetowe Kanclerskie

Jaka jest różnica? W przeszłości różnica sprowadzała się do większych wymogów etykiety i obfitości epitetów w listach kanclerskich. A jak jest współcześnie? Listy kanclerskie to pisma głowy państwa, a listy gabinetowe wystawiane są dla ministra.

Listy ustanawiające to najbardziej uroczysty typ korespondencji dyplomatycznej. Kogo ustanawiają? Na przykład: Ambasadorów akredytowanych przy głowach państw obcych, stałych przedstawiciel przy organizacjach międzynarodowych, szefów misji specjalnych, szefów urzędów konsularnych,

Listy uwierzytelniające Kieruje prezydent RP do głowy państwa, przy której ustania ambasadora lub do której wysyła misję specjalną Kieruje prezydent RP do sekretarza generalnego lub dyrektora generalnego organizacji międzynarodowej przy, której akredytuje stałego przedstawiciela RP. Jaka jest zatem różnica? Właściwie jest to ten sam typ listów, jednak różnią się one treścią. Wynika to za faktu, że głowa obcego państwa reprezentuje jego suwerenność stąd prośba o życzliwe przyjęcie i potraktowanie. Natomiast w przypadku organizacji międzynarodowych mamy do czynienia z wysoki urzędnikiem niekorzystającym z atrybutów suwerenności. W taki przypadku bardziej oznajmiamy niż prosimy o akceptację.

No tak, a jeśli chcemy odwołać ambasadora, bądź też naszego przedstawiciela? Wystawiane na koniec pełnienia misji listy odwołujące ambasadora stosuje się TYLKO w stosunkach dwustronnych. Nie wymagane są one w organizacjach międzynarodowych. Poczta? Faks? Telefon? Kurier? – czyli jak przesłać? Nic z tego! Listy uwierzytelniające przedstawiciel dyplomatyczny zawsze wręcza osobiście. UWAGA WYJĄTEK: listy odwołujące, które są wręczane przez następnego ambasadora wraz z własnymi listami uwierzytelniającymi. Warto zapamiętać: Ceremonia wręczenia listów uwierzytelniających zgodnie z protokołem jest chwilą rozpoczęcia misji przez ambasadora.

Listy rekredencyjne Pisma wystawiane gdy zmianie ulega w zasadniczy sposób forma państwa, przy którym akredytowany był już wcześniej nasz ambasador. Co oznacza zasadnicza zmiana? Zmiana ustroju, nazwy, panującego monarchy UWAGA: w przeszłości takie listy były wymagane przy każdej zmianie głowy państwa, obecnie stosuje się je coraz rzadziej. Rekredencji mogą wymagać np. dwory królewskie po śmierci panującego, nie stosuje się jej jednak w ustroju republikańskim. Podobnie wiele państw przy wymienionych wyżej zmianach często zaznacza, iż nie wymagają one powtórnego uwierzytelniania.

Papier do drukarki, pergamin, skóra wołowa, papirus? Czyli na czym sporządzane są listy? Listy ustanawiające i odwołujące nie różnią się formą i wyglądem. Sporządzane są na grubych blankietach Format A4, Kolor kremowym. Wytłoczony herb państwowy Współcześnie polskie listy nie są opatrzone pieczęcią lakową. Znajduje się na nich odcisk wielkiej pieczęci prezydenta RP, wytłoczonej na blankiecie.

Mamy składniki, a teraz przepis na list ustanawiający. Listy przygotowuje się w trzech egzemplarzach: 1.Oryginalny (dla odbiorcy, drukuje się od połowy pierwszej karty, pozostawiając jej górną połowę pustą) 2.Autentyczna kopia (wręczana przez ambasadora w MSZ państwa akredytacji wraz z wystąpieniem o audiencję u głowy państwa) 3.Autentyczna kopia (pozostająca w kraju w archiwum Protokołu Dyplomatycznego)

-Jeden podpis? -Niekoniecznie! Listy podpisuje osobiście prezydent RP, natomiast obie kopie w dolnym lewym rogu kontrasygnuje minister spraw zagranicznych (konstytucja art. 144) trzeci egzemplarz podpisuje dodatkowo dyrektor Protokołu Dyplomatycznego.

Wpadka!!! Czyli historia pustej koperty… Wpadki zdarzają się podczas wręczania listów uwierzytelniających. Terminy wizyt są wtedy bardzo napięte i czasami zdarza się, że ambasador jest umówiony na spotkanie z prezydentem, a listy nie zdążyły jeszcze nadejść z kraju go wysyłającego. Wtedy uroczystość odbywa się w śmiertelnej powadze, prezydent otrzymuje pustą kopertę, ceremonię uważa się za dopełnioną. Listy uwierzytelniające są przesyłane później drogą mniej oficjalną...

A po jakiemu to? czyli w jakim języku sporządzamy listy ustanawiające? Wszystkie listy są sporządzane w języku polskim, ale zgodnie ze zwyczajem dołącza się do nich nieoficjalne tłumaczenie na jeden z ważniejszych języków międzynarodowych. Tłumaczenia nie podpisujemy.

A jak powołać szefa placówki w randze niższej niż ambasador? Jest on akredytowany przez ministra spraw zagranicznych poprzez listy wprowadzające. Są one sporządzane na blankiecie ministra w międzynarodowym języku i opatrzone są jego pieczęcią.

Patenty, czyli następny rodzaj pism akredytujących. Pisma akredytujące wystawiane przez ministra spraw zagranicznych (w praktyce polskiej) Są stosowane w celu ustalenia konsula kierującego urzędem konsularnym Nieadresowane do konkretnego odbiorcy, a do ogółu, którego pismo może dotyczyć. „prosi się wszystkich tych, których to dotyczy”

Pisma okazjonalne Podział ze względu na zawartość merytoryczną: Zaproszenia Posłania Listy lub depesze gratulacyjne Listy lub depesze kondolencyjne Podziękowania za otrzymane życzenia

Jak przesłać pisma okazjonalne? 1.Oryginalny list podpisany przez nadawcę, dostarczany adresatowi za pośrednictwem ambasady własnego państwa w stolicy. Przekazane zostaje wraz z pismem przewodnim ambasadora lub notą przesyłową ambasady do miejscowego Protokołu Dyplomatycznego albo szefa gabinetu odbiorcy. 2. Przesłanie pisma tzw. drogą radiową, która MSZ utrzymuje z większością swych przedstawicielstw dyplomatycznych na świecie.

Depesza Posłania przekazywane drogą radiową to depesze (termin wywodzi się z dyplomacji weneckiej z XIV wieku) Rodzaje: 1.Depesze zamknięte tzw. szyfrogramy 2. Depesze otwarte tzw. clarisy

Podstawa korespondencji dyplomatycznej, czyli: nota dyplomatyczna najbardziej powszechna forma korespondencji dyplomatycznej Dla niektórych nota to korespondencja dyplomatyczna w najwęższym i najściślejszym znaczeniu.

Kto może wymieniać noty? MSZ, przedstawicielstwa dyplomatyczne, organizacje międzynarodowe itd. Noty mogą wymieniać zarówno osoby kierujące instytucjami (noty osobiste lub podpisane) jak i same instytucje jako urzędy (noty słowne lub werbalne)

Noty podpisane: Osobiste blankiety ministra, wiceministra, ambasadora… Górna część pierwszej strony powinna pozostać pusta. Data najczęściej umieszczana na dole. Adres odbiorcy zawsze po lewej stronie na dole strony. Pisana w pierwszej osobie Nie stosuje się pieczęci, podpisana odręcznie Zastosowanie: najczęściej przez ambasadorów, aby poinformować o objęciu placówki, czasowych wyjazdach czy o jej ostatecznym opuszczeniu.

Noty werbalne Dotyczą wielu spraw Mają znaczenie dokumentu prawnego Specjalny papier, zwany notowym W Polsce biały, kredowy formatu A4 z wytłoczonym u góry pośrodku godłem RP Rozpoczynana kilka centymetrów poniżej górnej krawędzi Formułowane są bezosobowo w imieniu urzędu Mogą być kierowane do poszczególnych ambasad lub mieć charakter okólny Kilka wierszy poniżej tekstu zamieszcza się po lewej stronie miejsce i datę oraz adresata Noty nie podpisuje się, jedynie po ostatnim słowie tekstu stawia się tzw. parafę lub inicjały Notę opatruje się odciskiem tuszowym pieczęci ambasady lub ministerstwa

Trochę praktyki, czyli jak zaczynać i jak kończyć?! Początek: „Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej przesyła wyrazy szacunku Protokołowi Dyplomatycznemu Ministerstwa Spraw Zagranicznych i ma zaszczyt….” „Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej przesyła wyrazy szacunku ambasadzie… i ma zaszczyt…: Koniec: „Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej korzysta z okazji aby ponowić Protokołowi Dyplomatycznemu Ministerstwa Spraw Zagranicznych wyrazy wysokiego poważania” „Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej korzysta z okazji aby ponowić Ambasadzie… wyrazy wysokiego poważania”

Jak przesłać notę? Osobiście przekazuje ambasador Dyplomaci jego misji Posłaniec lub kierowca Poczta

Trochę z historii… Oficjlanie listy powinna zawsze cechować daleko idąca uprzejmość i staranność w formie. Whinston Churchil, wysyłając roku notę osobistą do ambasadora japońskiego w Londynie, w której informował go, że oba państwa są w stanie wojny, opatrzył ją kurtuazyjną formułą grzecznościową: … I have the honour to be, with high consideration, Sir, Your obedient servant Whinston S. Churchill. Późniejszy komentarz autora: „niektóre narody nie lubią takiego ceremonialnego stylu. Ale w gruncie rzeczy, jeśli musimy kogoś zabić, nic nie kosztuje być przy tym uprzejmym.”

Interweniowała ambasada RP w Brukseli

Summa summarum z tą dyplomacją nie jest tak łatwo… Kiedy dyplomata mówi „tak”, oznacza to „może”; kiedy mówi „może”, ma na myśli „nie”; kiedy mówi „nie”, nie jest dyplomatą. Mencken H. Louis O dyplomacji mówimy wtedy, kiedy dwóch ludzi łże sobie w żywe oczy, i oboje doskonale o tym wiedzą. Tom Clancy

„Dyplomacja nie musi być przyjemna, ważne by była skuteczna. „ Tom Clancy „Dyplomacja to umiejętność powtarzania „dobry piesek”, dopóki nie znajdzie się odpowiednio grubego kija.” Tom Clancy „Dyplomata to człowiek, który dwukrotnie się zastanowi zanim nic nie powie. „ Winston Churchill

-Dyplomata to człowiek, który mówi Ci „s…", (powiedzmy: „spadaj” ;) ) ale robi to w taki sposób, że czujesz podekscytowanie w związku ze zbliżającą się cudowną podróżą… ;)

Dziękuję za uwagę.