ROZLICZANIE PROJEKTU REALIZOWANEGO W RAMACH DZIAŁANIA 2.3 PO KL Warszawa, lipca 2012 r. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Plan prezentacji 1.Ewidencja wydatków projektu 2.Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki 3.Opis dokumentów księgowych 4.Rachunek bankowy projektu 5.Wniosek o płatność 6.Błędy we wnioskach o płatność

Ewidencja wydatków projektu

Zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. beneficjenci oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów zobowiązane są do wprowadzenia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem. Jest to warunek zawarty w umowie o dofinansowanie projektu w ramach PO KL (§ 7 umowy) 4

Ewidencja wydatków projektu W przypadku beneficjentów prowadzących pełną księgowość spełnienie wymogu zapewnienia odrębnego systemu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie odrębnych ksiąg rachunkowych, m. in. poprzez wprowadzenie:  dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych;  wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem 5

Ewidencja wydatków projektu Odrębna ewidencja wymagana jest zarówno dla:  kont kosztów,  podatku od towarów i usług - VAT (w przypadku gdy VAT jest kwalifikowalny),  przychodów (jeżeli występują przychody związane z realizacją projektu),  rachunku bankowego,  kont rozrachunków. 6

Ewidencja wydatków projektu ZASAD (POLITYKI) RACHUNKOWOŚCI Przyjęte zasady ewidencji należy wprowadzić do ZASAD (POLITYKI) RACHUNKOWOŚCI 7

Ewidencja wydatków projektu ZAPEWNIENIE ŚCIEŻKI AUDYTU Opisanie sposobu powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwach papierowych. 8

Ewidencja wydatków projektu W przypadku dokumentów księgowych, które tylko w części dotyczą projektu, kwoty wynikające z tych dokumentów powinny być odpowiednio dzielone na związane z realizacją projektu bądź nie i ujmowane na odrębnych kontach. Uwaga! Koszty kwalifikowalne w projekcie muszą być poparte odpowiednią dokumentacją potwierdzającą prawidłowość podziału/wyliczenia kwot, tj. kalkulacje, specyfikacje do list płac etc. 9

Ewidencja wydatków projektu W przypadku gdy instytucja rozliczająca projekt uzna dany wydatek za niekwalifikowalny, beneficjent powinien wyksięgować tę pozycję z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu PO KL. 10

Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki

1.faktury wraz z potwierdzeniami zapłaty (w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np.: „zapłacono gotówką” lub „forma płatności – gotówka” lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta) 12

Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki 2.listy płac w przypadku zatrudnienia pracownika w projekcie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie ma konieczności tworzenia odrębnej listy płac dla projektu. Uwaga ! Opis dokumentu powinien jednoznacznie wskazywać wysokość kosztów kwalifikowalnych w ramach projektu. Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest kwalifikowalne wyłącznie w okresie realizacji projektu, tj. nie jest kwalifikowalny wydatek z tyt. wypłaty „13” za rok 2014 jeśli projekt trwa do r. 13

Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki 3.polecenia księgowania (PK) -odpisy na ZFŚS (kwalifikowalne w projekcie na podstawie odpisu całorocznego niemniej rozliczane w momencie przekazania środków na rachunek ZFŚS, tj. 2 razy w roku - w ramach dwóch okresów sprawozdawczych). 14

Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki w przypadku amortyzacji 4. tabele amortyzacyjne środków trwałych 4. tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi PK dokumentami księgowymi np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego) 15

Opis dokumentów księgowych

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej:  numer umowy o dofinansowanie projektu;  informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego;  nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;  kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. 17

Opis dokumentów księgowych Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej a w przypadku gdy dotyczy:  zamówienia publicznego – również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, lub  nabycia towaru/usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności – również odniesienie do zastosowania ww. trybu. 18

Opis dokumentów księgowych Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie podlegają wymogom ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu, nie ma obowiązku ich opisywania. Brak wymogu ewidencjonowania w projekcie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem oznacza, że wydatki z nimi związane wykazane we wniosku o płatność nie podlegają kontroli na miejscu. 19

Rachunek bankowy projektu

Zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionego na rzecz projektu rachunku bankowego. 21

Rachunek bankowy projektu W przypadku braku środków dotacji celowej Beneficjent może finansować wydatki projektu z rachunku bieżącego. Rachunek projektu nie może być zasilany z innych rachunków bankowych Beneficjenta! 22

Rachunek bankowy projektu Wpływy:  środki dotacji celowej;  odsetki bankowe.Wypływy:wyłącznie!  płatności na rzecz projektu, w tym: - prowizje bankowe, - refundacja wydatków poniesionych z innych rachunków 23

Rachunek bankowy projektu Na koniec każdego roku budżetowego Beneficjent zobowiązany jest do rozliczenia otrzymanej dotacji celowej. Rozliczenie (kasowe) przygotowuje się na podstawie wyciągów bankowych (obrotów) danego roku. 24

Rachunek bankowy projektu Środki, które Beneficjent otrzymał na dofinansowanie projektu w formie płatności (85%), nie podlegają zwrotowi z końcem roku budżetowego i rozliczane są zgodnie z terminami wynikającymi z zawartej umowy o dofinansowanie projektu. Współfinansowanie otrzymane przez beneficjenta w formie dotacji celowej (15%) – zgodnie z art. 168 UFP – w części niewykorzystanej w danym roku budżetowym podlega zwrotowi do budżetu państwa na rachunek wskazany przez właściwą instytucję. 25

Wniosek o płatność sprawozdanie wykazujące postęp finansowy i rzeczowy realizacji projektu

Wniosek o płatność Sprawozdawczość na poziomie projektu opiera się o rozliczenia na podstawie Wniosku beneficjenta o płatność. Wniosek służy wykazaniu postępu finansowego i rzeczowego realizacji projektu, tj. przekazaniu informacji z realizacji założonych w projekcie zadań i poniesionych w związku z ich realizacją wydatków Zakłada się, więc, że postęp rzeczowy koresponduje z postępem finansowym. 27

Wniosek o płatność Sprawozdawczość (wniosek o płatność) pełni trzy podstawowe funkcje: funkcję kontrolną funkcję kontrolną, co oznacza, że wniosek o płatność jest podstawowym narzędziem weryfikacji realizacji projektu w odniesieniu do Umowy o dofinansowanie projektu ; funkcję dokumentacyjną funkcję dokumentacyjną - wniosek o płatność potwierdza wykonywanie zaplanowanych w harmonogramie działań w projekcie; funkcję informacyjną funkcję informacyjną – dane opisowe i liczbowe zawarte we wniosku o płatność pozwalają na ocenę sytuacji projektodawcy w danym momencie realizacji projektu. 28

Wniosek o płatność Aby wniosek o płatność spełnił powyższe funkcje, bardzo istotne jest, aby realizator projektu przygotowywał swoje sprawozdanie, pamiętając o czterech podstawowych cechach dobrze skonstruowanej informacji sprawozdawczej: 29

Wniosek o płatność I.Przydatność Przydatności nie należy rozumieć, jako cechy ważnej wyłącznie z punktu widzenia instytucji, do której trafia sprawozdanie. Opracowywanie zestawień danych czy tekstów opisujących postęp realizacji projektu okaże się jałowe i zbędne, jeżeli realizator projektu przygotowywać je będzie wyłącznie z obowiązku. Dobrze przygotowane sprawozdanie będzie takim, z którego korzystać będzie również realizator projektu, choćby dla potrzeb wewnętrznej sprawozdawczości czy nawet promocji, gdy wykorzysta wyliczenia i opisy powstałe na potrzeby sprawozdawczości w swoich materiałach promocyjnych, czy na stronie internetowej, podsumowując kolejny etap realizacji projektu. 30

Wniosek o płatność II.Zrozumiałość Język dokumentów programowych, a konsekwentnie także język używany przez realizatora projektu we wniosku aplikacyjnym i sprawozdaniu, jest bardzo specyficzny. Przygotowując sprawozdanie, realizatorzy projektów słusznie zakładają, że ten swoisty język jest jasny dla osób weryfikujących ich sprawozdanie. Jednak bardzo często zapominają, że również każdy projekt ma swój „język”. Realizatorzy projektu używają często skrótów czy wewnętrznych określeń na różne działania czy rezultaty w projekcie. Zastosowanie (najczęściej nieumyślne) tych określeń we wniosku o płatność doprowadzi do niezrozumienia i licznych pytań uszczegóławiających, przesłanych do projektodawcy z instytucji weryfikującej wniosek. Dlatego też warto w sprawozdaniu wrócić po raz kolejny do treści i określeń zawartych we wniosku aplikacyjnym i konsekwentnie te określenia stosować, dodatkowo je uszczegóławiając poprzez jasne i zrozumiałe opisy. 31

Wniosek o płatność III. Wiarygodność Wszelkie informacje przekazywane w sprawozdaniu muszą być zgodne z prawdą. Warto uważnie przeczytać gotowy i wydrukowany już wniosek o płatność. Szkoda bowiem, aby przez proste błędy, jak choćby zwykłe pomyłki pisarskie, pojawiły się pytania ze strony Instytucji Wdrażającej o zgodność informacji przekazanych w różnych częściach sprawozdania. 32

Wniosek o płatność IV.Porównywalność Dane zawarte w sprawozdaniach muszą korespondować z informacjami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Dzięki temu możliwa będzie m.in. weryfikacja czy udało się projektodawcy zrealizować założone rezultaty. We wniosku o płatność odnosimy się do wniosku o dofinansowanie i używamy tych samych określeń i miar. 33

Wniosek o płatność Beneficjent składa wniosek o płatność:  zgodnie z harmonogramem płatności, w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego (nie rzadziej niż raz na trzy miesiące) w przypadku wniosku o płatność końcową – nie później niż 30 dni od zakończenia okresu realizacji projektu ;  w wersji elektronicznej i papierowej przy użyciu aktualnej wersji aplikacji Generator Wniosków Płatniczych (GWP); 34

Wniosek o płatność We wniosku o płatność beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dofinansowania. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy beneficjent realizuje projekt zgodnie z zakładanym harmonogramem i zmuszony jest finansować podejmowane działania z własnych środków z uwagi na nieotrzymanie kolejnych transz dofinansowania na realizację projektu, we wniosku o płatność mogą być wykazywane wydatki sfinansowane z własnych środków beneficjenta. 35

Wniosek o płatność 36

Wniosek o płatność 37

Wniosek o płatność 38

Wniosek o płatność 39

Wniosek o płatność Tabela wypełniana w przypadku wykrycia przez Beneficjenta wydatków niekwalifikowalnych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność. Wypełniana w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy. 40

Wniosek o płatność  w wierszach nr 1 i 2 należy wpisać takie same kwoty, jeżeli projekt jest w 100% finansowany z dotacji,  w ostatniej kolumnie należy uwzględnić wydatki rozliczone w poprzednich wnioskach o płatność – „od początku realizacji projektu”, bez bieżącego wniosku. 41

Wniosek o płatność 42

Wniosek o płatność W uzasadnionych przypadkach harmonogram płatności może być aktualizowany poza wnioskiem o płatność, np.: gdy Beneficjent otrzyma transzę dofinansowania z opóźnieniem uniemożliwiającym rozliczenie wydatków w projekcie w terminie lub na określoną kwotę. Każdorazowo zmiana harmonogramu wymaga zgody IW. 43

Wniosek o płatność Harmonogram stanowiący załącznik do umowy o dofinansowanie realizacji projektu Harmonogram we wniosku o płatność za okres od do

Wniosek o płatność W punkcie 11 należy zwięźle opisać planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność, w szczególności uwzględniając informacje o planowanym terminie rozliczenia kosztów związanych z realizacją zadań rozliczanych etapami oraz zadań, których realizacja opóźnia się. Punkt 12 należy opisać istotę problemów i podjęte środki naprawcze. W punkcie tym Beneficjent wyjaśnia również przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie. 45

Wniosek o płatność Dotyczy zagadnień: rozwój lokalny; rozwój społeczeństwa informacyjnego; zrównoważony rozwój; innowacyjność, partnerstwo i współpraca ponadnarodowa; równość szans. 46

Wniosek o płatność 47

Wniosek o płatność Czy kwota rozliczonych wydatków pośrednich nie przekracza ustalonego limitu procentowego w stosunku do kumulatywnych wydatków? Czy kwota rozliczonych wydatków w ramach cross-financingu - wraz z wydatkami dotychczas rozliczonymi – nie przekracza wartości zatwierdzonych kosztów w ramach cross-financingu we wniosku o dofinansowanie? 48

Wniosek o płatność Beneficjent załącza do wniosku o płatność: I. zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w formie: - wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta (w formacie PDF), lub - tabeli zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność (sporządzonej w GWP). II. załącznik pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia; 49

Wniosek o płatność III.wyciągi bankowe/potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) z wyodrębnionego rachunku projektu oraz wyciągi bankowe/potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku z innych rachunków bankowych potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność a w przypadku płatności gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych (bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność (kserokopia za zgodność z oryginałem). 50

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność

Błędy we wnioskach o płatność w pkt 2 wniosku (odnoszenie się do nieodpowiedniego okresu realizacji projektu, odnoszenie się do nieodpowiedniego numeru działania, poddziałania, błędne przenoszenie danych z Załącznika nr 1 do wniosku o płatność – wartość wydatków); w tabeli w pkt 4 wniosku (wydatki niespójne z wnioskiem o dofinansowanie, błędne kwoty w kolumnie 4 – odnoszenie się do wydatków łącznie z obecnym okresem rozliczeniowym, nie uwzględnianie ostatnio zatwierdzonego wniosku, dane niezgodne z dotychczas zatwierdzonymi wnioskami); 52

Błędy we wnioskach o płatność odnoszenie się do niewłaściwej wersji wniosku o dofinansowanie (pkt 2.6, tabela w pkt 4 wniosku, kolumna 2); w tabeli w pkt 8 wniosku (źródła finansowania niezgodne z Załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność, błędy w kolumnie pn. „od początku realizacji” - odnoszenie się do wydatków łącznie z obecnym okresem rozliczeniowym, nie uwzględnianie ostatnio zatwierdzonego wniosku); błędy w tabeli w pkt 10 wniosku (błędne okresy rozliczeniowe, kwoty nie sumujące się na kwotę dofinansowania, nie stosowanie się do zasady rozliczania 70% wydatków raz na trzy miesiące); 53

Błędy we wnioskach o płatność w Załączniku nr 1 do wniosku o płatność (brak dat zapłaty, brak wskazania dokumentów, na podstawie których rozliczana jest dana pozycja, zbyt lakoniczne opisywanie towarów i usług, wydatki spoza okresu, za jaki składany jest wniosek o płatność); błędy w Załączniku nr 2 do wniosku o płatność (stosowanie nieaktualnego formularza, niewypełnianie wszystkich tabel i pól, dane niespójne wewnętrznie, dane niespójne z poprzednim wnioskiem o płatność); błędy w formularzu PEFS (puste pola, błędne nr PESEL, dane niespójne z Załącznikiem nr 2 do wniosku o płatność). 54

Instytucja Wdrażająca PO KL Ministerstwo Zdrowia Departament Funduszy Europejskich ul. Miodowa 15 tel fax Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Dziękuję za uwagę!