Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Jak mierzyć efektywność

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Jak mierzyć efektywność"— Zapis prezentacji:

1 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ , Jak mierzyć efektywność realizacji procesu? Katarzyna Topolska-Ciuruś, Marcin Sakowicz Szczyrk, 7 czerwca 2011 r. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Dlaczego mierzyć ? Wymogi prawne Profesjonalne zarządzanie Tylko wtedy można zarządzać jakimś obszarem, kiedy można zmierzyć efekty i analizować procesy i zjawiska ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ ,

3 Definicje procesu ISO 9000:2000 Zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjście Proces to zestaw działań realizowanych w sekwencji, które zmierzają do wytworzenia produktu lub usługi o określonym i akceptowalnym przez klienta poziomie wartości Procesy są zestawem działań ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ ,

4 Hierarchia elementów procesu Czynność Działanie Proces System świadczenia usług publicznych

5 Jak budować system pomiaru? PROCES Zbiór działań wzajemnie powiązanych, które przekształcają wejścia w wyjście WejścieWyjścieRezultat Wynik Obejmuje zasoby Opis procesu Możliwość monitorowania i mierzenia Wskaźniki Mierniki Wydajność procesu = relacja między wynikami a wykorzystanymi zasobami Skuteczność procesu zdolność do osiągania zamierzonych celów Obejmuje produkty

6 Jak budować efektywny system pomiaru? Wydajność Wyniki Mierniki Skuteczność Rezultaty Wskaźniki ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ ,

7 Jak budować system pomiaru? Najczęściej popełniane błędy: zły pomiar – mierzymy drobiazgi koncentrujemy się jedynie na mierzeniu wydajności pomiar nie umożliwia analizy problemu, przyczyn niepowodzeń lub sukcesu mierzymy zbyt wiele czynników i zmiennych i później nie potrafimy wyciągać wniosków wykorzystujemy tylko kilka procesów posiadanych zasobów i informacji ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ ,

8 Jak unikać błędów? Jeżeli zidentyfikowałeś najistotniejsze procesy realizowane w jednostce, to precyzyjnie sformułuj ich cele – od tego zależy czy kierownicy komórek organizacyjnych będą realizować usługi, za które odpowiadają zgodnie z celami urzędu. ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ ,

9 Jak unikać błędów? Na przykładzie procesu postępowanie administracyjne [Cel ogólny] Dostarczenie klientowi decyzji administracyjnej, postanowienia i zaświadczenia zgodnie z przepisami prawa, w możliwie najkrótszym terminie przy wykorzystaniu posiadanych zasobów: [Cel szczegółowy – doprecyzowanie sformułowania najkrótszy termin] - w 2011 r. co najmniej 80% decyzji jest wydawanych w terminie faktycznym nie dłuższym niż 30 dni, - w 2011 r. dla spraw, które załatwiane są od ręki w 80% przypadków czas oczekiwania w kolejce do załatwienia sprawy jest nie dłuższy niż 10 min. ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ ,

10 Jak unikać błędów? Jeżeli sformułowałeś precyzyjnie cel, to uświadom sobie pytania, na które będziesz musiał uzyskać odpowiedź w wyniku monitorowania efektywności realizacji procesu. Od tego zależy jakie mierniki zastosować by ocenić czy lub w jakim stopniu cel został osiągnięty. ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ ,

11 Jak unikać błędów? Na przykładzie procesu postępowanie administracyjne 1.Jaki % wszystkich wydanych w 2011 r. decyzji, postanowień ma charakter ostateczny (nie zostały uchylone lub uchylone do ponownego rozpatrzenia oraz nie są w toku procesu odwoławczego)? 2.Jaki % wszystkich decyzji/postanowień/zaświadczeń zostało wydanych w ustawowym terminie? 3.Jaki % decyzji (innych niż wydawane od ręki) było załatwianych w terminie faktycznym nie dłuższym niż 30 dni? 4.Jaki % klientów załatwiających sprawy administracyjne od ręki oczekiwało w kolejkach dłużej niż 10 minut? ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ ,

12 Jak unikać błędów? Jeżeli sformułowałeś pytania podejmij decyzję w jaki sposób będziesz szukał na nie odpowiedzi? Ustal mierniki i metody pomiaru. ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ ,

13 P rzykładowy pomiar Proces postępowania administracyjnego wydawanie decyzji pozwoleń budowlanych Mierniki Liczba pozwoleń wydanych w ciągu roku przez urząd Liczba pracowników upoważnionych do wydawania decyzji administracyjnych dotyczących pozwoleń na budowę Liczba pozwoleń wydanych w ciągu roku przez urząd na miesz./ na 1 pracownika Czas trwania wydania decyzji pozwolenia na budowę Średni czas trwania wydania decyzji pozwolenia na budowę Wskaźniki Liczba decyzji wydanych zgodnie z terminem (65 dni) na 1 prac/ m. % pozwoleń wydanych w ciągu roku przez urząd w terminie max 30 dni na 1 pracownika/ m. Liczba decyzji skutecznie zaskarżonych na 1 pracownika/ m. % wszystkich decyzji posiadających charakter ostateczny na 1 prac/ m. Wskaźnik terminowości - Σ Poz* Ld/ Σ Poz*65

14 Jak unikać błędów? Jeżeli sformułowałeś mierniki sprawdź jakie ryzyko niesie za sobą wdrożenie przyjętej metody pomiaru? Dokonaj koniecznych modyfikacji. ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ ,

15 Jak mierzyć procesy… ? ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha Katowice tel.: +4832/ , , fax.: +4832/ , Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego


Pobierz ppt "ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW ul. Stalmacha 17 40-058 Katowice tel.: +4832/ 251 10 21, 609 03 50, fax.: +4832/ 251 09 85, 609 03 61 Jak mierzyć efektywność"

Podobne prezentacje


Reklamy Google