PO KL: Diagnoza i rekomendacje Warsztat 2

Prezentacja na temat: "PO KL: Diagnoza i rekomendacje Warsztat 2"— Zapis prezentacji:

1 PO KL: Diagnoza i rekomendacje Warsztat 2
PO KL: Diagnoza i rekomendacje Warsztat 2. Rola kultury organizacji w doskonaleniu funkcjonowania urzędu Usprawnianie procesów w MSZ Kamil Adamczewski Biuro Dyrektora Generalnego Ministerstwo Spraw Zagranicznych

2 Informacja o projekcie
Koncepcja informatyzacji resortu spraw zagranicznych w latach 2009 – 2011 Powiązanie z kluczowymi projektami modernizacyjnymi Model procesowy obejmujący całość funkcjonowania MSZ i placówek zagranicznych 3 procesy główne 35 podprocesów I poziomu (tematyczne grupy procesów) Ok. 280 podprocesów II poziomu (mapy procesów) Cele projektu: Usprawnianie wybranych procesów MSZ Zapewnienie aktualności i kompletności modelu procesowego Propagowanie zarządzania procesowego i ciągłego doskonalenia Wsparcie przy definiowaniu wymagań funkcjonalnych w projektach informatycznych

3 Tło realizacji projektu
Uwarunkowania zewnętrzne Prezydencja Stabilność polityczna Zmiany otoczenia prawnego Racjonalizacja zatrudnienia Uwarunkowania wewnętrzne Zmiany organizacyjne Zmiany wewnętrznych aktów prawnych Postęp technologiczny i informatyzacja

4 Istotne aspekty projektu
Przywództwo Jasny przekaz Kierownictwa – Patronat Ministra SZ i Dyrektora Generalnego SZ Rola Właścicieli i Liderów Procesów Zespół Dostępność – decyzyjność – motywacja Komunikacja Właściwe media Informowanie o postępach i planach Metodyka Hierarchia procesów „Proces optymalizacji procesów”

5 Przykładowy proces – As Is

6 Przykładowy proces – Should Be

7 Wyzwania i trudności Delegowanie kompetencji na niższe poziomy organizacji Budżet zadaniowy Praktyka dyplomatyczna Globalny charakter resortu Przyzwyczajenie Opór przed zmianą Zaangażowanie Silosy organizacyjne

8 Kultura organizacyjna w MSZ
Wyniki badania kultury organizacyjnej istotne dla usprawniania procesów: Duże zaangażowanie pracowników oraz dostrzeganie potrzeby zmian i chęć uczestnictwa w ich wdrażaniu Postulat poprawy komunikacji w układzie pionowym i poziomym Potrzeba odformalizowania korespondencji i precyzyjnego adresowania Konieczność szerszych konsultacji kluczowych kwestii z pracownikami