Zarządzanie Projektami w Mieście Poznaniu. Wstęp i podstawowe założenia Cykl życia projektu – zarys metodyki zarządzania projektami Dalsze działania wdrożeniowe.

Prezentacja na temat: "Zarządzanie Projektami w Mieście Poznaniu. Wstęp i podstawowe założenia Cykl życia projektu – zarys metodyki zarządzania projektami Dalsze działania wdrożeniowe."— Zapis prezentacji:

1 Zarządzanie Projektami w Mieście Poznaniu

2 Wstęp i podstawowe założenia Cykl życia projektu – zarys metodyki zarządzania projektami Dalsze działania wdrożeniowe Agenda

3 Definicja Projektu - ograniczony czasowo, tj. posiadający jasno określony początek i koniec, zbiór działań realizowanych w celu wytworzenia unikatowego produktu, usługi, rezultatu. Projekt posiada jasno określone i mierzalne cele. Definicja Procesu – zbiór powtarzalnych zadań, wzajemnie powiązanych i zależnych od siebie, wykonywanych w sposób ustalony w celu osiągnięcia zaplanowanego rezultatu. Proces posiada jasno określone i mierzalne cele. Produkt procesu jest znany, zaplanowany (posiadający znane cechy i właściwości) i powtarzalny. Wstęp i podstawowe założenia

4 Podstawowym cechą różniącą proces i projekt jest powtarzalność i rutynowość tego pierwszego oraz unikalność tego drugiego. Ze względu na swój charakter, działania powtarzalne, czyli procesy charakteryzują się znacznie mniejszym ryzykiem. Procesy łatwiej zmierzyć ze względu na ich powtarzalność, w przypadku niepowtarzalnych i nierutynowych projektów jest to znacznie trudniejsze. Wstęp i podstawowe założenia

5 Miasto Poznań zarządza zarówno procesami jak i realizowanymi projektami po to by zapewnić możliwość osiągania zdefiniowanych celów strategicznych. Procesy należy rozumieć jako świadczenie usług na rzecz swoich interesariuszy (mieszkańcy, instytucje, firmy, inne podmioty). Zarządzanie procesami ma spowodować odpowiednią jakość oraz efektywność tych usług. Projekty należy rozumieć jako działania wykraczające poza bieżącą działalność (usługi), które są realizowane w celu zapewnienia rozwoju. Wstęp i podstawowe założenia

6 Zarządzanie projektami ma zapewnić, że cele rozwoju będą osiągane. Z kolei rozwój miasta zapewnia przewagę konkurencyjną. Jednocześnie rozwój nie może zaburzać bieżącego funkcjonowania Miasta (świadczenia usług) z punktu widzenia jego ustawowych zadań. Realizacja Projektów wynika z ustanowionej Strategii Rozwoju Miasta Poznania oraz Wieloletniej Prognozy Finansowej. Projekty mogą być realizowane: w ramach programów strategicznych, w ramach podstawowej działalności struktur miejskich, w ramach modyfikacji działań procesowych (optymalizacja procesów). Wstęp i podstawowe założenia

7 W zarządzaniu projektami przez Miasto Poznań wyróżniamy pięć poziomów zarządzania: Prezydenta Miasta Poznania, Strategii Miasta Poznania, Promotora Programu Strategicznego/ Zastępca Prezydenta, Sekretarz Miasta, Programu Strategicznego/ Wydziału Merytorycznego, Projektu. Wstęp i podstawowe założenia

8 Poziom Prezydenta Miasta Poznania to poziom zatwierdzenia wyboru zrównoważonego portfela projektów. Poziom Strategii Miasta Poznania – to poziom monitorowania całego portfela projektów przez Komitet Sterujący, który jednocześnie rekomenduje Prezydentowi Miasta Poznania projekty do uruchomienia, a także rekomenduje działania i rozwiązania dotyczące portfela/ projektów; Poziom Promotora Programu Strategicznego/ Zastępcy Prezydenta, Sekretarza Miasta – to poziom monitorowania i prowadzenia bieżącej ewaluacji portfeli projektów realizowanych w podległych Programach Strategicznych lub komórkach organizacyjnych i oceny podejmowanych działań, a także wdrażania działań i rozwiązań dotyczących portfela/ projektów; Wstęp i podstawowe założenia

9 Poziom Programu Strategicznego/ Dyrektora Wydziału – to poziom, na którym Przewodniczący Programu Strategicznego zarządza portfelem projektów Programu Strategicznego, a Dyrektor Wydziału zarządza projektami przypisanymi do Wydziału (nie przypisanymi do żadnego Programu Strategicznego); Jest to poziom zarządczy realizacji pojedynczego projektu; Poziom Projektu - Kierownik Projektu zarządza na poziomie operacyjnym przydzielonym mu projektem. Wstęp i podstawowe założenia

10 Cykl życia projektu FAZY PROJEKTU Proces zarządzania projektem REALIZACJA / i MONITOROWANIE REALIZACJA / i MONITOROWANIE ZAMYKANIE INICJOWANIE PLANOWANIE

11 Pomysł Projektu Pomysł Projektu jest dokumentem zarządczym zawierającym najistotniejsze informacje dotyczące zidentyfikowanej, niezaspokojonej potrzeby dostarczenia unikatowego produktu/ usługi i osiągnięcia rezultatu. Powyższe informacje mają charakter ogólnych danych, które przy późniejszym szczegółowym planowaniu projektu mogą ulec zmianie. Pomysł Projektu wypełnia Wnioskodawca (Wydział UM, lub MJO), który zidentyfikował potrzebę projektową. INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

12 Pomysł Projektu Celem opracowania Pomysłu Projektu jest zatwierdzenie jego podstawowych parametrów, na odpowiednich Poziomach Zarządzania: Projektu; Programu Strategicznego/ Dyrektora Wydziału lub MJO; Promotora Programu Strategicznego/ Decernenta; Strategii Miasta Poznania INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

13 Pomysł Projektu Zatwierdzenie Pomysłu Projektu ma utwierdzić Wnioskodawcę oraz właściwe szczeble Kierownictwa, że potrzeba realizacji projektu jest: właściwe zdefiniowana, zbieżna ze Strategią Miasta Poznania, oraz realna i możliwa do przeprowadzenia w proponowanym okresie. INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

14 Dokument Pomysłu Projektu Dokument „Pomysł Projektu” składa się z części, których wypełnienie ma sprawić, że zidentyfikowana potrzeba projektowa będzie poddana właściwej i pełnej ocenie. INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

15 Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

16 Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu Formularz „Pomysłu Projektu” wypełnia wnioskodawca. Pomysł Projektu podlega akceptacji: właściwego Przewodniczącego Programu Strategicznego (poprzez Sekretariat Programów Strategicznych) lub Dyrektora Wydziału lub MJO. Jest to zależne od tego, czy cel projektu jest zbieżny czy nie z jednym z zatwierdzonych Programów Strategicznych. INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

17 Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu Odrzucenie Pomysłu Projektu na tym etapie kończy ścieżkę akceptacji dokumentu. Zaakceptowany Pomysł Projektu jest przekazywany przez Sekretariat Programów Strategicznych do właściwego Promotora Programu Strategicznego lub Zastępcy Prezydenta lub Sekretarza celem zatwierdzenia. INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

18 Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu Pomysł Projektu zatwierdzony przez Promotora Programu Strategicznego lub Zastępcy Prezydenta lub Sekretarza jest następnie opiniowany przez: Biuro Koordynacji Projektów – następuje tu ocena dokumentu pod względem formalnym (wypełnienie wszystkich pól formularza „Pomysł Projektu”) oraz ocena logiki powiązań wskazanych w „Pomyśle Projektu”: celu, zakresu, korzyści projektu oraz wstępnego i ogólnego harmonogramu. Ponadto ocenie podlega powiązanie „Pomysłu Projektu” z innymi, już realizowanymi lub zgłoszonymi do oceny, „Pomysłami Projektów ”, INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

19 Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu Pomysł Projektu zatwierdzony przez Promotora Programu Strategicznego lub Zastępcy Prezydenta lub Sekretarza jest następnie opiniowany przez: Wydział Rozwoju Miasta – następuje tu przede wszystkim ocena zbieżności opisanych celów „Pomysłu Projektu” ze Strategią Rozwoju Miasta Poznania, a także zbieżność „Pomysłu Projektu” z innymi już realizowanych lub planowanymi do realizacji projektami. Niniejsza ocena ma ponadto wykluczyć realizację dwóch podobnych, co do celu oraz zakresu, projektów, INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

20 Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu Pomysł Projektu zatwierdzony przez Promotora Programu Strategicznego lub Zastępcy Prezydenta lub Sekretarza jest następnie opiniowany przez: Wydział Budżetu i Analiz - ocena „Pomysłu Projektu” skupia się przede wszystkim na możliwości finansowania projektu w zakładanym zakresie oraz przedstawionej wstępnej analizie kosztów i korzyści finansowych. INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

21 INICJOWANIE PLANOWANIE Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu Zaopiniowany dokument jest przekazywany przez Sekretariat Programów Strategicznych do Sekretariatu Komitetu Sterującego, który przekazuje Pomysł Projektu na obrady Komitetu Sterującego. Komitet Sterujący może: zaakceptować Pomysł Projektu, zgłosić do niego uwagi do uwzględnienia, lub odrzucić. W przypadku odrzucenia Pomysłu Projektu przez Komitet Sterujący, Promotor Programu Strategicznego/ Zastępca Prezydenta lub Sekretarz może zwrócić się z prośbą do Prezydenta Miasta Poznania o wydanie ostatecznej decyzji. Akceptacja Pomysłu Projektu na wszystkich szczeblach oznacza jego uruchomienie i przejście z Fazy Planowania. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE

22 Rola Planowania w zarządzaniu projektami Planowanie jest początkiem ciągu funkcji zarządzania, jako szacunek wszystkich przewidzianych do osiągnięcia celów i koniecznych do tego środków. Z uwagi na to, że wszystkie inne funkcje zarządzania, tzn. organizowanie, motywowanie, kontrolowanie są ukierunkowane na osiągniecie planowanych celów, planowanie z konieczności wyprzedza te funkcje. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

23 Rola Planowania w zarządzaniu projektami Z powyższego wynika, że funkcjom zarządzania usytuowanym po planowaniu nie przypisuje się żadnej samodzielnej mocy kierowniczej z punktu widzenia celów urzędu i środków ich realizacji. Ładunek kierowania projektem jest umiejscowiony jedynie w planowaniu - ono tworzy ramy, w których mieszczą się wszystkie inne czynności kierownicze. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

24 Rola Planowania w zarządzaniu projektami Planowanie jest angażowaniem się w przyszłość, gdzie z góry trzeba ocenić zbiór ryzyk, problemów i sposobów ich rozwiązywania tak, aby pożądane wyniki osiągnąć w sposób najbardziej efektywny i pewny ujęty w sekwencję kolejnych zadań. Planowanie jest więc świadomym, opartym na jakiejś metodzie, sformalizowanym procesem podejmowania decyzji co do pożądanego przyszłego stanu organizacji i sposobów jego osiągania. Planowanie projektu dotyczy przyszłości - plany są tylko szacunkiem. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

25 Rola Planowania w zarządzaniu projektami Im wyższy poziom niepewności w projekcie, tym większe jest prawdopodobieństwo, że prognozy będą znacząco odbiegały od rzeczywistości. Jaki czas i budżet projektu należy przeznaczyć na jego planowanie i późniejszą kontrolę? Zależy to od następujących czynników: Złożoności projektu, Wielkości projektu, Niepewności, Wymogów organizacyjnych. Planowanie projektu jest przeprowadzane przez cały cykl życia projektu. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

26 DIP jako podstawowy dokument zarządczy Dokument Inicjujący Projekt (DIP) określa w sposób szczegółowy, jakie zadania będą realizowane, w jakim czasie i za pomocą jakich zasobów. W Fazie Realizacji i Monitorowania Projektu stanowić będzie podstawowe narzędzie dla Kierownika Projektu do systematycznego i szczegółowego planowania realizacji poszczególnych etapów projektu, oraz nadzoru i kontroli wykonania zadań przez członków Zespołu Projektowego. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

27 DIP jako podstawowy dokument zarządczy DIP po zatwierdzeniu staje się planem bazowym i musi być dokumentem zawsze aktualnym przez cały czas trwania projektu, a to oznacza, że będzie podlegać on systematycznym zmianom wraz ze zmianami w projekcie. Każda zmiana musi zostać odnotowana w Tabeli Zmian DIP. Planowanie projektu przypisane jest Kierownikowi Projektu oraz Zespołowi Projektowemu. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

28 DIP jako podstawowy dokument zarządczy Podstawowymi elementami podlegającymi szczegółowemu planowaniu i mającymi wpływ pozostałe aspekty realizacji projektu są : Powyższe elementy w podstawowym stopniu składają się na jakość projektu: sposobu zarządzania oraz dostarczonych produktów i osiągniętych efektów. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

29 DIP jako podstawowy dokument zarządczy Zakres projektu – co należy zrobić, jakie zadania wykonać, jakie produkty dostarczyć, by osiągnąć zakładany cel projektu i korzyści z jego realizacji? Harmonogram projektu – w jakim czasie, w jakiej kolejności należy realizować zadania i dostarczać produkty by zapewnić wewnętrzną spójność projektu oraz osiągnięcie zakładanego celu projektu i korzyści z jego realizacji? Budżet projektu – jakie środki finansowe należy zarezerwować w budżecie Miasta, by zapewnić możliwość realizacji zadań i dostarczenia produktów w zakładanym czasie? REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

30 Ścieżka akceptacji DIP REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

31 Ścieżka akceptacji DIP Kompletny w swojej treści dokument jest przekazywany przez Kierownika Projektu do Przewodniczącego Programu Strategicznego lub Dyrektora Wydziału lub MJO. Zaakceptowany dokument jest przekazywany przez Przewodniczącego Programu Strategicznego lub Dyrektora Wydziału lub MJO do Promotora Programu Strategicznego lub właściwego dla Dyrektora Wydziału lub MJO Zastępcy Prezydenta lub Sekretarza. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

32 Ścieżka akceptacji DIP Po ostatecznej akceptacji DIP, Przewodniczący Programu Strategicznego lub Dyrektor Wydziału lub MJO poprzez Sekretariat Programów Strategicznych przekazuje dokument do ośrodków opiniujących: Biura Koordynacji Projektów - ocena formalnej poprawności i kompletności przygotowanego DIP oraz ocena realności zawartych w nim informacji, w szczególności w odniesieniu do: zakresu projektu, ogólnego harmonogramu projektu, planu jakości produktów, planu komunikacji, ryzyka projektu; w przypadku projektów planowanych do dofinansowania ze środków zewnętrznych - zgodność informacji zawartych w DIP z zakresem dokumentacji wymaganej do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu; REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

33 Ścieżka akceptacji DIP Po ostatecznej akceptacji DIP, Przewodniczący Programu Strategicznego lub Dyrektor Wydziału lub MJO poprzez Sekretariat Programów Strategicznych przekazuje dokument do ośrodków opiniujących: Wydziału Rozwoju Miasta – ocena zbieżności informacji zawartych w DIP ze Strategią Rozwoju Miasta Poznania: zakres projektu, korzyści z realizacji projektu, zależności i powiązania; ocena DIP względem spójności z portfelem projektów realizowanych w ramach Strategii Rozwoju Miasta Poznania (zrównoważony rozwój miasta Poznania); propozycja nadania priorytetu dla projektu względem innych projektów proponowanych do realizacji lub już będących w Fazie Realizacji i Monitorowania; REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

34 Ścieżka akceptacji DIP Po ostatecznej akceptacji DIP, Przewodniczący Programu Strategicznego lub Dyrektor Wydziału lub MJO poprzez Sekretariat Programów Strategicznych przekazuje dokument do ośrodków opiniujących: Wydziału Budżetu i Analiz - ocena poprawności powiązania poszczególnych etapów ogólnego harmonogramu projektu z budżetem zadaniowym oraz ocena zdolności finansowych Miasta Poznania względem zaplanowanych w DIP kosztów. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

35 Ścieżka akceptacji DIP Zaopiniowany DIP jest przekazywany przez ośrodki opiniujące do Sekretariatu Komitetu Sterującego, który przekazuje go równolegle do Przewodniczącego Komitetu Sterującego, oraz do Promotora Programu Strategicznego lub Zastępcy Prezydenta lub Sekretarza. Komitet Sterujący ocenia pakiety projektów (lub projekt) i wydaje rekomendacje dla Prezydenta Miasta Poznania dotyczące ich uruchomienia, bądź przesunięcia realizacji na okres późniejszy. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

36 Ścieżka akceptacji DIP Następnie dokument za pośrednictwem Sekretariatu Komitetu Sterującego przekazywany jest równolegle do Promotora Programu Strategicznego lub Zastępcy Prezydenta lub Sekretarza oraz do Przewodniczący Programu Strategicznego lub Dyrektora Wydziału lub MJO. Prezydent, po zapoznaniu się z rekomendacjami ze strony Komitetu Sterującego, w konsultacji z Zastępcami Prezydenta lub Sekretarzem oraz Skarbnikiem podejmuje decyzję o akceptacji w części lub całości rekomendacji przedstawionych przez Komitet Sterujący. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

37 Ścieżka akceptacji DIP Ostateczna informacja o przyznaniu zgody na realizację projektu przekazywana jest jako wyciąg z „Protokołu z posiedzenia Prezydenta Miasta Poznania z Zastępcami Prezydenta, Skarbnikiem Miasta i Sekretarzem” wszystkim zainteresowanym stronom. Akceptacja DIP oznacza zgodę na wykonanie projektu i przejście do Fazy Realizacji i Monitorowania. REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE ZAMYKANIE PLANOWANIE INICJOWANIE

38 Zlecanie zadań do realizacji Po formalnym uruchomieniu projektu kierownik projektu przydziela zadania członkom zespołu projektowego. Kierownik projektu potwierdza możliwość wykonania zadań przez osoby, które są do niego przypisane: termin realizacji; zrozumienie zadania przez jego wykonawców; ZAMYKANIE INICJOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

39 ZAMYKANIE Zlecanie zadań do realizacji INICJOWANIE Planowanie zaangażowania i potwierdzenie uczestnictwa w projekcie pracownika odbywa się za pomocą „Karty udziału w Projekcie” (załącznik nr 4 do Metodyki) W przypadku, gdy brakuje zasobów ludzkich do realizacji niektórych zadań, kierownik projektu ocenia czy brak tych zasobów stanowi zagrożenie dla terminu realizacji projektu – jeżeli tak, rejestruje ryzyko w „Rejestrze ryzyk i problemów” oraz podejmuje działania zapobiegające powstaniu problemu: prowadzi konsultacje z dysponentami potrzebnych zasobów np. z kierownikami innych projektów lub kierownikami komórek organizacyjnych w celu pozyskania brakujących zasobów, PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

40 ZAMYKANIE Zlecanie zadań do realizacji INICJOWANIE Jeżeli pomimo podjętych działań kierownik projektu nie jest w stanie pozyskać brakujących zasobów, powinien zwrócić się o pomoc do przewodniczącego programu Strategicznego, za pośrednictwem właściwego liniowo dyrektora wydziału lub MJO, wskazując konsekwencje braku zasobów dla przebiegu projektu. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

41 ZAMYKANIE Zarządzanie komunikacją i raportowanie INICJOWANIE W DIP zdefiniowany został plan komunikacji, w którym określono obowiązujące zasady komunikacji w projekcie, m.in.: odbiorcy/grupy odbiorców komunikacji projektowej, cykl spotkań projektowych, kanały komunikacji (e-mail, telefon, skrzynki funkcyjne, spotkania bezpośrednie). Członkowie zespołu projektowego (również podmioty zewnętrzne realizujące projekt) mają obowiązek okresowo (zgodnie z planem komunikacji) przekazywać PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

42 ZAMYKANIE Zarządzanie komunikacją i raportowanie INICJOWANIE Postęp prac jest raportowany w odniesieniu do zadań, które znajdują się w trakcie realizacji lub powinny, zgodnie z planem, znajdować się w trakcie realizacji. Jeśli postęp prac jest zgodny z planem, a prawdopodobieństwo ukończenia zadań w terminie jest wysokie, nie są wymagane żadne dodatkowe informacje o wykonanych zadaniach. Jeśli postęp prac nie jest zgodny z planem, a dotrzymanie terminów jest zagrożone, osoba raportująca zobowiązana jest wpisać komentarz o przyczynach takiego stanu rzeczy i ocenić możliwości powrotu do planu. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

43 ZAMYKANIE Zarządzanie komunikacją i raportowanie INICJOWANIE Zadaniem kierownika projektu jest pozyskanie wszystkich informacji o postępie prac. W sytuacji gdy nie otrzymuje on kompletu informacji o postępie prac, kierownik projektu monituje w tej sprawie podmioty zewnętrzne lub członków zespołu projektowego. W razie dalszych opóźnień zgłasza problem na wyższy szczebel zarządzania (do odpowiedniego dyrektora wydziału lub promotora programu strategicznego). PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

44 ZAMYKANIE Zarządzanie komunikacją i raportowanie INICJOWANIE Kierownik projektu okresowo raportuje kluczowe parametry projektu przewodniczącemu programu strategicznego/dyrektorowi wydziału lub MJO oraz do Biura Koordynacji Projektów. Raportowanie odbywa się zgodnie z planem komunikacji, ale nie rzadziej niż raz na miesiąc. Kluczowe parametry projektu definiujemy jako: status ogólny – bieżący etap projektu; postęp prac, opierając się na kamieniach milowych (ogólny harmonogram projektu); PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

45 ZAMYKANIE Zarządzanie komunikacją i raportowanie INICJOWANIE Kluczowe parametry projektu definiujemy jako: wydatkowanie środków narastająco – wydatkowanie środków analizowane jest zgodnie z płatnościami zrealizowanymi; zaangażowanie środków; szczegółowy postęp prac (opcjonalnie, w razie potrzeby); kluczowe ryzyka i problemy (ryzyka i problemy, których nie jest wstanie rozwiązać na swoim poziomie i potrzebuje wsparcia/decyzji). PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

46 ZAMYKANIE Zarządzanie komunikacją i raportowanie INICJOWANIE Zadaniem przewodniczącego programu strategicznego/dyrektora wydziału lub MJO jest opracowanie zbiorczego kwartalnego raportu postępu prac w ramach portfela projektów programu strategicznego lub projektów wydziału lub MJO. Raport kwartalny jest przekazywany za pośrednictwem Sekretariatu Programów Strategicznych do Sekretariatu Komitetu Sterującego, który następnie opiniuje i przekazuje do Komitetu Sterującego. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

47 ZAMYKANIE Realizacja i monitorowanie zadań projektowych INICJOWANIE Przystępując do monitorowania realizacji zadań, kierownik projektu powinien dysponować ogólnym harmonogramem projektu oraz bieżącymi informacjami o postępach prac. Kierownik projektu weryfikuje kompletność i poprawność informacji o postępach prac pozyskanych od członków zespołu: kompletność oznacza posiadanie informacji o postępach prac dla wszystkich zadań realizowanych w projekcie; poprawność oznacza przede wszystkim spójność z poprzednio raportowanymi postępami prac (zaawansowanie prac nie powinno się zmniejszać), ale również poprawność merytoryczną. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

48 ZAMYKANIE Realizacja i monitorowanie zadań projektowych INICJOWANIE Kierownik projektu monitoruje realizację zadań w projekcie, ocenia stan projektu i wyciąga odpowiednie wnioski. Po wykonaniu oceny stanu realizacji zadań możliwe są następujące sytuacje: projekt przebiega zgodnie z planem (lub występują niewielkie odchylenia, mieszczące się w granicach tolerancji) – wówczas nie są wymagane żadne dodatkowe działania; kierownik projektu widzi potrzebę wprowadzenia działań korygujących lub zapobiegawczych w odniesieniu do zidentyfikowanych ryzyk lub problemów w projekcie – należy więc postępować zgodnie z zasadami przeprowadzania takich działań; PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

49 ZAMYKANIE Realizacja i monitorowanie zadań projektowych INICJOWANIE Po wykonaniu oceny stanu realizacji zadań możliwe są następujące sytuacje: kierownik projektu widzi potrzebę wprowadzenia zmian w projekcie – w tym przypadku należy postępować zgodnie z zasadami zarządzania zmianą; kierownik projektu uznał, że zakończyła się realizacja wszystkich zadań projektowych i należy wykonać działania przewidziane dla zamykania projektu. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

50 ZAMYKANIE Realizacja i monitorowanie zadań projektowych INICJOWANIE Monitorowanie realizacji projektu odbywa się również na poziomie przewodniczącego programu strategicznego/dyrektora wydziału lub MJO, który ocenia dostarczone przez kierownika projektu informacje. Jeśli projekt przebiega zgodnie z ogólnym harmonogramem, dodatkowe informacje nie są wymagane. Jeśli jednak dane wskazują na niezadowalający stan realizacji projektu, przewodniczący programu strategicznego/dyrektor wydziału lub MJO może wezwać kierownika projektu do uszczegółowienia dostarczonych informacji. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

51 ZAMYKANIE Realizacja i monitorowanie zadań projektowych INICJOWANIE W wyniku monitorowania, przewodniczący programu strategicznego/ dyrektor wydziału lub MJO decyduje o: kontynuacji projektu bez zmian lub wprowadzeniu odpowiednich zmian do DIP, zarekomendowaniu do promotora programu strategicznego/Zastępcy Prezydenta lub Sekretarza czasowego zwieszenia projektu. Wniosek o czasowe zawieszenie projektu kierowany jest za pośrednictwem Sekretariatu Programów Strategicznych do Sekretariatu PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

52 ZAMYKANIE Zarządzanie jakością produktów INICJOWANIE Każdy produkt/rezultat projektu powinien podlegać formalnemu odbiorowi – dotyczy to nie tylko końcowych, głównych produktów/rezultatów projektu, ale także pośrednich. Każdy ukończony produkt oraz uzyskany rezultat poddawany jest przeglądowi jakości, który wykonuje wyznaczona osoba odpowiedzialna. W ramach przeglądu jakości sprawdza się, czy produkt/rezultat spełnia kryteria odbioru określone wcześniej w planie jakości produktów. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

53 ZAMYKANIE Zarządzanie jakością produktów INICJOWANIE Plan odbioru rezultatu/produktu zawiera: termin odbioru (zgodnie z harmonogramem); kryteria odbioru – wymagania jakościowe. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za nadzorowanie działań związanych z zarządzaniem jakością w projekcie, natomiast członkowie zespołu projektowego są odpowiedzialni za stosowanie się do ustalonych procedur zapewnienia i kontroli jakości. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

54 ZAMYKANIE Zarządzanie jakością produktów INICJOWANIE Kierownik projektu definiuje w harmonogramie zadania związane z odbiorem produktów/rezultatów: należy realnie oszacować czas trwania odbiorów: weryfikacja produktu, zgłoszenie uwag, poprawki, ponowna weryfikacja; kryteria odbioru produktu – wymagania jakościowe dla produktu zawarte w planie jakości produktów; odbierając produkt, należy uwzględnić ewentualne zmiany wymagań jakościowych. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

55 ZAMYKANIE Zarządzanie ryzykiem INICJOWANIE W Fazie Planowania kierownik projektu dokonuje identyfikacji i analizy potencjalnych ryzyk oraz planuje/ proponuje sposób reakcji na ryzyko, jako działania zapobiegawcze. W Fazie Realizacji i Monitorowania projektu mogą pojawiać się nowe ryzyka, jak i może zmieniać się ocena istniejących ryzyk. Kierownik projektu rejestruje i monitoruje zidentyfikowane ryzyka w trakcie całej realizacji projektu. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

56 ZAMYKANIE Zarządzanie ryzykiem INICJOWANIE Częstotliwość przeglądu ryzyka w projekcie należy dostosować do czasu trwania i charakteru projektu. Kierownik projektu prowadzi przegląd ryzyk (okresowo, zgodnie z planem komunikacji) zmienia prawdopodobieństwo lub wpływ w wyniku zakończonych działań zapobiegawczych i korygujących. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

57 ZAMYKANIE Zarządzanie ryzykiem INICJOWANIE W każdym momencie trwania projektu: każdy członek zespołu projektowego może i powinien zgłosić (jeżeli zidentyfikuje) nowe ryzyko, kierownik projektu (lub członek zespołu projektowego wskazany przez kierownika projektu) wykonuje ocenę i analizuje ryzyko oraz planuje sposób reakcji (działania zapobiegawcze), składniki ryzyk projektu, tj. prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu na projekt ocenianie są zgodnie z poniższymi kryteriami: PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE WAGA RYZYKA

58 ZAMYKANIE Zarządzanie ryzykiem INICJOWANIE Każdy członek zespołu projektowego może w trakcie realizacji projektu zgłaszać problemy projektowe do rozwiązania. Problem może zostać zgłoszony lub utworzony ze zgłoszonego już wcześniej ryzyka (przekształcenie ryzyka w problem). Zgłaszający powinien podać opis i kategorię problemu. Kierownik projektu prowadzi/aktualizuje przez cały czas trwania projektu „Rejestr ryzyk i problemów” – narzędzie wspomagające monitorowanie/ zarządzanie problemami. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

59 ZAMYKANIE Zarządzanie ryzykiem INICJOWANIE Kierownik projektu niezwłocznie rozpatruje zgłoszone problemy: nadaje im priorytet (wysoki, niski), opracowuje przy wsparciu innych interesariuszy rozwiązanie problemu, ustala termin rozwiązania problemu, ustala osoby odpowiedzialne. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

60 ZAMYKANIE Zarządzanie ryzykiem INICJOWANIE Rozwiązanie problemu może polegać na: wprowadzeniu działań korygujących poprzez zdefiniowanie zadań powiązanych z problemem, w wyniku czego do harmonogramu zostaje dodane zadanie – dzięki temu łatwiej monitorować rozwiązanie danego problemu, zaproponowaniu/zgłoszeniu zmiany w projekcie, zgłoszeniu problemu na wyższy poziom zarządzania (przewodniczący programu strategicznego/ dyrektor wydziału), jeśli nie jest możliwe rozwiązanie go na poziomie projektu. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

61 ZAMYKANIE Zarządzanie zmianą INICJOWANIE Zmianą w projekcie jest każda istotna modyfikacja jakiegokolwiek elementu zatwierdzonego w DIP, który jest punktem odniesienia przy monitorowaniu realizacji projektu. Zwykle w czasie realizacji projektu konieczne jest modyfikowanie niektórych elementów DIP i w takiej sytuacji mówimy o zarządzaniu zmianą. Każda zmiana w projekcie jest zgłaszana za pomocą wniosku zmiany, stanowiącego załącznik nr 5 do „Metodyki”. Rejestr zmian, który znajduje się w DIP i jest aktualizowany przez kierownika projektu, przy każdorazowej zmianie. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

62 ZAMYKANIE Zarządzanie zmianą INICJOWANIE Jeśli zmiana dotyczy zakresu bądź harmonogramu projektu, możliwe jest przeprowadzenie zmian przez kierownika projektu lub przewodniczącego programu strategicznego/dyrektora wydziału lub MJO. W przypadku zmian dotyczących zwiększenia lub przesunięcia w latach budżetu projektu, zmiana musi przejść ścieżkę akceptacji przez wszystkie poziomy zarządzania. Jeśli zmiana została zaakceptowana, wówczas kolejna wersja DIP staje się nowym planem bazowym dla projektu. PLANOWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

63 Podsumowanie projektu INICJOWANIE Do zamknięcia projektu przystępuje się po wykonaniu wszystkich zadań w projekcie, osiągnięciu wszystkich kamieni milowych i dostarczeniu wszystkich produktów. Dokumentem zarządczym wykorzystywanym w tej fazie projektu jest Raport z projektu zawierający: podsumowanie stopnia osiągnięcia celu projektu i osiągnięcia zakładanych rezultatów (korzyści), oraz zebranie dobrych praktyk i wniosków na przyszłość. PLANOWANIE ZAMYKANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

64 Ścieżka akceptacji Raportu z projektu Promotor Programu Strategicznego lub Zastępca Prezydenta lub Sekretarz wyraża zgodę na zamknięcie projektu. Ostateczne zatwierdzenie Raportu z projektu kończy projekt. INICJOWANIE PLANOWANIE ZAMYKANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE REALIZACJA / MONITOROWANIE

65