LUCA PACIOLI DISTINCTIO NONA, TRACTATUS XI De computis et scripturis rok

Jak każdy wie, trzy bardzo ważne rzeczy są potrzebne ludziom, co chcą z należną starannością handel prowadzić. z tych trzech najważniejszą jest pieniądz w gotówce i wszelki inny majątek, druga rzecz potrzebna kupcowi, żeby interesy prowadzić, to umiejętność szybkiego liczenia i sprawnego rachowania, trzecia i ostatnia potrzebna rzecz - to umiejętność zapisania wszystkich operacji we właściwym porządku, aby z łatwością mieć dostęp do informacji o zobowiązaniach i należnościach. Więcej do handlu nie potrzeba.

Dlatego też, aby ich nauczyć rachunkowości, napisałem ten Traktat, w którym opowiadam, jak wykonywać różne typy zapisów księgowych.

Po pierwsze, kupiec musi sporządzić staranny spis z natury. Spisuje na kartce papieru lub w osobnej księdze wszystkie rzeczy ruchome i nieruchome, jakie posiada na tym świecie, rozpoczynając zawsze od rzeczy najcenniejszych i najłatwiejszych do utracenia, takich jak pieniądze w gotówce, klejnoty, srebra, itd., ponieważ nieruchomości, takich jak domy, grunty, zatoki, doliny, zarybione stawy i inne, nie można zagubić tak, jak to może stać się w przypadku ruchomości.

Inwentaryzacja Posiadam również dobra nieruchome: Po pierwsze dom wielopiętrowy, z wieloma pokojami, podwórcem, studnią, ogrodem warzywnym, itd., znajdujący się w dzielnicy Świętych Apostołów, wzdłuż kanału, itd.: blisko takiego i takiego zaułku, itd.. Opisz w ten sposób granice i powołaj się na istniejące akty notarialne – dawne i autentyczne. I tak, jeślibyś posiadał więcej domów, w różnych miejscach, powinieneś opisać je w podobny sposób jak pierwszy.

Inwentaryzacja  Posiadam również tyle i tyle dukatów złożonych jako kapitał w Izbie pożyczkowej lub w innym banku w dzielnicy Canareggio, itd., lub część w jednej dzielnicy, część w innej, wskazując imię tego, u kogo są zdeponowane, oraz księgę banku, numer strony, na której dokonano zapisu, nazwisko pisarza, który prowadzi tę księgę, tak abyś w razie potrzeby pobrania pieniędzy bardzo łatwo mógł odnaleźć konto. W takich biurach należy mieć wszystko pod kontrolą, ze względu na dużą ilość osób, które uczestniczą w prowadzeniu interesów. Odnotuj także datę złożenia depozytu oraz na jaki okres czasu został on złożony, aby wiedzieć, kiedy będą przysługiwać ci procenty i według jakiej stopy procentowej.

Inwentaryzacja Mam również tylu i tylu dłużników, pierwszy to pan ten i ten, który jest mi winien tyle i tyle dukatów, itd., kolejny to ten i ten, wskaż w ten sposób po kolei wszystkich dłużników, potwierdzając ich tożsamość i odnotowując ich imiona i nazwiska, miejsca, oraz ile i z jakiego powodu są ci winni pieniądze, wspomnij także, czy zawarliście między sobą umowy na piśmie lub akty notarialne, itd. Razem mam do odebrania tyle i tyle dukatów, itd., „dobrych” pieniędzy, jeśli dłużnicy będą ludźmi uczciwymi, w przeciwnym razie napiszesz: „złych” pieniędzy, itd.

Inwentaryzacja  Ja sam jestem dłużnikiem na tyle i tyle dukatów, itd. tyle i tyle muszę zwrócić temu i temu, itd., podając po kolei twoich wierzycieli. Jeżeli istnieją jakieś dokumenty, takie jak umowy na piśmie lub akty notarialne, opisz je, wskazując świadków, przyczynę, dzień, miejsce, ponieważ te zapisy mogą okazać się niezbędne w sądzie lub poza sądem.

. Zaraz po Spisie potrzebne są trzy inne księgi niezbędne do dokładnego i wygodnego wykonywania pracy. pierwsza nazywa się Memoriał, druga Dziennik, trzecia Księga główna.

Memoriał jest księgą, w której kupiec zapisuje wszystkie swoje transakcje, małe i duże, dzień po dniu, godzina po godzinie. Wpisuje w niej ze wszystkimi szczegółami każdą sprzedaż i każdy zakup, a także wszelkie inne operacje, wskazując, bez omijania niczego, osoby, towary, daty, miejsca i wszystkie inne rzeczy, opisując je w jak najbardziej zrozumiały sposób, tak samo jak w przypadku Spisu, o którym mówiłem wcześniej, i nie ma sensu bym jeszcze raz powtarzał.

Wszystkie powyższe księgi muszą mieć ponumerowane strony z powodów, które każdy kupiec doskonale rozumie. Niektórzy mówią, że nie ma potrzeby numerowania stron Dziennika i Memoriału, ponieważ operacje są w nich zapisywane dzień po dniu, jedna pod drugą, i że to wystarczy w przypadku konieczności odnalezienia danej transakcji. Jest to prawdą w przypadku, gdy operacje dotyczące jednego dnia nie zajmują więcej niż jedną stronę, ale jak zobaczymy w dalszej części traktatu, dobrzy kupcy zapisują w jednym dniu nie jedną, ale dwie lub trzy strony. W takich przypadkach, ktoś kto chciałby wyrwać lub dodać stronę, miałby ułatwione zadanie. Takie oszustwo nie byłoby do wykrycia po datach, ponieważ dni następowałyby po sobie właściwie, nie wskazując na nieprawidłowość.

Zgodnie z dobrymi zwyczajami praktykowanymi w wielu miastach, w których byłem, musisz zgłosić wszystkie twoje księgi do Urzędu Kupieckiego, będącego odpowiednikiem urzędu konsuli miasta Perugii, gdzie zadeklarujesz, że są to twoje księgi, w których masz zamiar zapisywać lub zlecać tej i tej osobie zapisywanie wszystkich operacji handlowych w sposób prawidłowy. Musisz również zadeklarować w jakiej walucie będziesz prowadził księgi, tj. w lirach piccioli, czy w lirach grossi, czy w dukatach i lirach, lub też we florenach i solidach, denarach lub uncjach, tarì, granach, denarach, itd., ponieważ dobry kupiec musi zawsze zapisać te informacje na pierws

Jako iż mówimy o zakupach, pamiętaj, że można ich dokonywać na dziewięć różnych sposobów, a mianowicie: w gotówce; z odroczoną płatnością; na zasadzie wymiany towarów (zwyczajowo zwanej „barterem”); część w gotówce, część z odroczoną płatnością; część w gotówce, część na zasadzie wymiany towarów; część na zasadzie wymiany towarów, część z odroczoną płatnością; za weksel ciągniony na dom kupiecki ; część za weksel, część z odroczoną płatnością część za weksel, część na zasadzie wymiany towarów.

Po czterech, pięciu, najdalej ośmiu dniach, dobry księgowy przenosi zapisy z Memoriału do Dziennika, dzień po dniu, zgodnie z kolejnością przeprowadzonych transakcji, z tą tylko różnicą, że nie ma potrzeby zapisywania w Dzienniku wszystkich faktów, tak jak to ma miejsce w Memoriale, gdyż wystarczy krótka notatka. Przechowuj Dziennik w skrzyni, skrzynce, pliku, wiązce lub sakwie, zgodnie ze zwyczajem, tak samo jak przechowuje się listy czy drobne pisma.

Pozycje znajdujące się w Dzienniku muszą być zredagowane i ułożone w sposób uporządkowany. Nie mogą być ani zbyt szczegółowe ani zbyt ogóle, czego dam ci przykład w dalszej części Traktatu. W Dzienniku stosuje się dwa terminy o różnym znaczeniu, jeden to „PER”, a drugi „A”. Termin „PER” odnosi się zawsze do dłużnika lub dłużników (aktywa), natomiast „A” dotyczy wierzyciela lub wierzycieli (pasywa).

Aby wiedzieć jak przenieść zapisy Spisu do Księgi głównej czy do Dziennika, musisz stosować dwa wyżej wymienione terminy, tj. termin „kasa” oraz termin „kapitał”. Przez kasę rozumie się twoje pieniądze lub twoją sakiewkę. Przez kapitał rozumie się wszystkie twoje dobra. Musisz wiedzieć, że dla każdej pozycji znajdującej się w Dzienniku, musisz sporządzić dwie w Księdze głównej, tj., jedną po stronie winien, i drugą po stronie ma.

Podziel Księgę główną na tyle kolumn, iloma rodzajami monet masz zamiar operować. Jeżeli musisz zarejestrować liry, solidy, denary i piccioli wyznacz cztery kolumny. Oprócz tego zaznacz jeszcze jedną kolumnę, w której będziesz wpisywał numery stron zapisów przeciwnych (czyli ma). Oprócz tego, wyznacz dwie kolumny przeznaczone na daty sukcesywnie wpisywanych pozycji, tak samo jak w innych Księgach głównych, które widziałeś.

Zapisy te przechowuj starannie, według zaleceń, które przedstawię ci później w rozdziale o pismach i dokumentach. W urzędach często zmieniają się pisarze i każdy z nich prowadzi księgi na swój własny sposób. Wyrażają się źle o poprzednikach i utrzymują, że księgi nie są prowadzone porządnie oraz starają się wykazać, że ich sposób jest lepszy. Często zresztą mieszają rozmaite zapisy, powodując bałagan. Biada temu, kto ma z takimi osobami do czynienia.

Kupujący musi zatrzymać procent podatku, kiedy płaci sprzedawcy, bo Urząd jest zainteresowany wyłącznie pobraniem należnego procentu.

Oprócz już omówionych pozycji, musisz mieć w twoich księgach również następujące pozycje: wydatki na towary, wydatki domowe, zwyczajne i nadzwyczajne, przychód i rozchód, zysk i strata, lub profit i uszczerbek, zarobek i utrata, co jedno i to samo oznacza. Te konta są w każdym handlu bardzo potrzebne, aby kupiec mógł zawsze znać wartość swojego kapitału i przy zamknięciu dowiedzieć się, czy zarobił. W dalszej części pokażę jasno, jak należy prowadzić te konta w księgach.

Podróże można podzielić na dwa typy: podróże, które odbywa kupiec bezpośrednio oraz podróże, które ktoś inny odbywa na jego rachunek. Stąd wynikają dwa różne sposoby prowadzenia rachunków.

Po wszystkich innych pozycjach przychodzi konto nazywane zyski i straty lub zarobek i utrata lub profit i uszczerbek, w którym wszystkie inne pozycje się zamykają, jak to się później opowie przy bilansie. I pozycji tej nie trzeba wpisywać do Dziennika, ale wystarczy tylko do Księgi głównej, ponieważ bierze się ona z nadwyżki lub niedoboru po stronie Winien lub Ma.

Trzeba zauważyć, że kiedy konto jest pełne czy to po stronie Ma, czy po stronie Winien i nie da się już wpisywać dalszych pozycji, musi zostać ono przeniesione na koniec, za wszystkie inne konta bez pozostawiania odstępu w Księdze pomiędzy rzeczonym kontem a innymi; w przeciwnym razie można by to uznać za próbę oszustwa.

Dobry księgowy musi umieć anulować czyli wystornować, jak to się mówi po florencku, pozycję, która omyłkowo został wpisana po stronie Winien zamiast po stronie Ma czy też na koncie Martina zamiast na koncie Giovanniego, czy też odwrotnie. Czasem nie sposób być tak uważnym, żeby uniknąć błędu, jak to mówi przysłowie: „Kto nic nie robi, nie popełnia błędów a kto nie popełnia błędów, niczego się nie uczy”. Dlatego też, żeby anulować zapis, postąpisz w taki oto sposób. Jeśli umieściłeś pozycję po stronie Winien a powinna była się znaleźć po stronie Ma, chcąc ją poprawić napiszesz nową pozycję z przeciwnym znakiem, mówiąc tak oto: (….)

W szczególności ma to miejsce przy zmianie roku a wielcy kupcy zwyczaju tego przestrzegają. Operacje takie oraz operacje, o których będzie dalej mowa, nazywają się bilansem księgi.

Dalej następuje opis sposobu i porządku przechowywania pism i dowodów takich jak: własnoręczne zapiski o dokonanych wypłatach, pokwitowania za weksle, za otrzymane towary, poufne listy czyli wszystko to, co ma ogromne znaczenie dla kupca i czego strata lub zagubienie jest niebezpieczne.