INFORMACYJNO – WDROŻENIOWE SPOTKANIE INFORMACYJNO – WDROŻENIOWE DLA BENEFICJENTÓW PROJEKTU „POMOCNA DŁOŃ POD BEZPIECZNYM DACHEM” 15 stycznia 2016 r. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ www.sppw.rops.krakow.pl 1

Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie Rafał Barański Zastępca Dyrektora Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie www.sppw.rops.krakow.pl 2

Miasto Kraków – dot. Domu Pomocy Społecznej ul. Praska 25 w Krakowie; Nabór propozycji projektów dot. utworzenia mieszkania chronionego przy DPS.   Nabór propozycji projektów dotyczących utworzenia mieszkania chronionego przy DPS trwał w okresie od 5 do 19 listopada 2015 r. W ramach naboru złożono 2 propozycje projektów przez następujące organy prowadzące: Miasto Kraków – dot. Domu Pomocy Społecznej ul. Praska 25 w Krakowie; Bonifraterska Fundacja Dobroczynna – dot. Domu Pomocy Społecznej w Konarach. Wartość alokacji w ramach niniejszego naboru wynosi 166 866,93 zł. Łączna wartość 2 projektów wyniosła 209 000,00 zł, w tym wnioskowane dofinansowanie SPPW 175 350,00 zł, a wkład własny 33 650,00 zł. Ocena formalno-merytoryczna propozycji projektów została przeprowadzona w dniach 20.11-02.12.2015 r. www.sppw.rops.krakow.pl 3

Wyniki oceny: 1. propozycja projektu Bonifraterskiej Fundacji Dobroczynnej dotycząca DPS w Konarach otrzymała 50 punktów (na 100 punktów możliwych do uzyskania), w tym: a). kryterium dotyczące liczby mieszkań chronionych planowanych do utworzenia w ramach projektu – 0 punktów (na 50 punktów możliwych do uzyskania); b). kryterium dotyczące procentowego udziału wkładu własnego – 50 punktów (na 50 punktów możliwych do uzyskania). 2. propozycja projektu Gminy Miejskiej Kraków dotycząca DPS w Krakowie, ul. Praska 25 otrzymała 37,50 punktów (na 100 punktów możliwych do uzyskania), w tym: b). kryterium dotyczące procentowego udziału wkładu własnego – 37,50 punktów (na 50 punktów możliwych do uzyskania). Obie propozycje projektów otrzymały ocenę pozytywną i Wnioskodawcy zostali zaproszeni do udziału w 2-gim etapie naboru (do złożenia wniosków o dofinansowanie) - Gmina Miejska Kraków wyraziła zgodę na obniżenie dofinasowania SPPW do kwoty 130 066,93 zł. www.sppw.rops.krakow.pl 4

Ocena wniosków dot. utworzenia mieszkania chronionego przy DPS.   Ocena formalno-merytoryczna wniosków dotyczących utworzenia mieszkania chronionego przy DPS przeprowadzona została w okresie 14.12.2015 r. – 08.01.2016 r. Oba wnioski otrzymały ocenę pozytywną. Projekt Bonifraterskiej Fundacji Dobroczynnej – dot. DPS w Konarach - wnioskowane dofinansowanie 36 800,00 zł - uzyskane dofinansowanie SPPW 36 800,00 zł Projekt Gminy Miejskiej Kraków – dot. DPS ul. Praska 25 w Krakowie; - wnioskowane dofinansowanie 138 550,00 zł - uzyskane dofinansowanie SPPW 130 066,93 zł www.sppw.rops.krakow.pl 5

Lista podmiotów objętych projektem L. p Organ prowadzący DPS, przy którym będzie utworzone mieszkanie chronione Tytuł projektu Wartość dofinansowania SPPW 1. Bonifraterska Fundacja Dobroczynna DPS w Konarach Trening czyni samodzielnym! 36 800,00 zł 2. Gmina Miejska Kraków DPS w Krakowie, ul. Praska 25 Mieszkamy pod bezpiecznym dachem 130 066,93 zł www.sppw.rops.krakow.pl 6

ZESPÓŁ PROJEKTOWY Kierownik projektu Piotr Maurek tel. (12) 639 17 01 e-mail: pmaurek@rops.krakow.pl Inspektor ds. wdrażania Artur Winiarski tel. (12) 639 14 79 e-mail: awiniarski@rops.krakow.pl Inspektor ds. informacji i promocji Ewelina Kubacka e-mail: ekubacka@rops.krakow.pl Starszy inspektor ds. finansowo-księgowych Urszula Mieszaniec tel. (12) 422 06 36 w. 32 e-mail: umieszaniec@rops.krakow.pl Starszy inspektor ds. kontroli i monitoringu Rafał Siudowski tel. (12) 639 14 79 e-mail: rsiudowski@rops.krakow.pl Adres biura projektu: ul. Lea 112 pok. 144-146 (I piętro) 30-133 Kraków (12) 639 17 01 www.sppw.rops.krakow.pl 7

Informacje o SPPW i projekcie „Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem” Piotr Maurek Kierownik projektu www.sppw.rops.krakow.pl 8

Cele projektu Cel główny: podniesienie dostępu mieszkańców Małopolski do usług opieki społecznej przez waloryzację bazy infrastrukturalnej DPS i POW, doposażenie tych jednostek w sprzęt oraz profesjonalizację usług personelu. Cele operacyjne: Poprawa stanu infrastruktury 10% JOPS poprzez inwestycje i zakup niezbędnego wyposażenia. Podniesienie kwalifikacji personelu JOPS, w tym głównie personelu pracującego bezpośrednio z klientami JOPS – 150 osób przeszkolonych. Podniesienie jakości usług pielęgniarskich świadczonych na rzecz klientów JOPS. www.sppw.rops.krakow.pl 9

Umowa o dofinansowanie projektu Porozumienie o przetwarzaniu danych osobowych Piotr Maurek Kierownik projektu www.sppw.rops.krakow.pl 10

§ 34 REGULAMIN NABORU PROPOZYCJI PROJEKTÓW I WNIOSKÓW 2.Umowa o dofinansowanie zawierana jest indywidualnie z każdym Wnioskodawcą, którego projekt wybrany został do dofinansowania, w terminie wskazanym przez Instytucję Realizującą pod warunkiem dostarczenia przez Wnioskodawcę kompletu dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy. 3. W przypadku projektów, w stosunku do których Instytucja Realizująca dopuściła możliwość wyboru do dofinansowania na podstawie oceny dokumentacji bez ważnego zgłoszenia robót budowlanych, podpisanie umowy o dofinansowanie następuje po przedłożeniu przez Wnioskodawcę ważnego zgłoszenia robót budowlanych dotyczących realizacji inwestycji objętej projektem. Przedłożenie tych dokumentów musi nastąpić nie później niż 30 dni od dnia złożenia wniosku o dofinansowanie. 4. W przypadku gdy Wnioskodawca nie dostarczy dokumentów, o których mowa w ust 2 i 3 IR może przedłużyć termin do przedstawienia dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy, pod warunkiem zobowiązania się Beneficjenta do zrealizowania projektu w terminie wskazany w par. 15 ust.1. www.sppw.rops.krakow.pl 11

§ 34 REGULAMIN NABORU PROPOZYCJI PROJEKTÓW I WNIOSKÓW 6. Przystępując do realizacji projektu Wnioskodawca zobowiązuje się realizować projekt zgodnie z zasadami określonymi w umowie oraz wniosku o dofinansowanie stanowiącym załącznik do umowy. 7. Od momentu ogłoszenia wyników 2 etapu naboru przez Instytucję Realizującą – w przypadku pozytywnej oceny wniosku o dofinansowaniu projektu Wnioskodawca staje się Beneficjentem. 8. Wnioskodawca, który przystąpi do realizacji projektu jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu w sposób przejrzysty, tak aby była możliwa identyfikacja poszczególnych operacji księgowych oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 9. Wnioskodawca, który otrzyma dofinansowanie będzie zobowiązany do przedstawienia wydatków ponoszonych na realizację projektu w Końcowym Raporcie Finansowym zgodnie ze stanem rzeczywistym, harmonogramem płatności, harmonogramem realizacji (rzeczowo-finansowym) projektu, jak i budżetem projektu. www.sppw.rops.krakow.pl 12

Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków projektu Urszula Mieszaniec St. inspektor ds. finansowo-księgowych www.sppw.rops.krakow.pl 13

Warunki kwalifikowalności kosztów: - zostały poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków; - są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu; - są racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat); - zostały udokumentowane i faktycznie poniesione; - są zgodne z zatwierdzonym budżetem projektu; - zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wykazie kosztów kwalifikowanych; - nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych; określonych w dokumencie Ogólne wytyczne IP w sprawie kwalifikowalności wydatków w ramach obszaru tematycznego Ochrona zdrowia Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy (SPPW); - są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) i Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych z przepisami prawa krajowego. www.sppw.rops.krakow.pl 14

ZAKAZ podwójnego finansowania: zrefundowania tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków SPPW oraz wspólnotowych lub krajowych, zrefundowania kosztów podatku VAT oraz odzyskanie z budżetu państwa, zakupienia środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej lub wspólnotowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji w ramach SPPW, otrzymania refundacji ze środków SPPW na wydatek, który został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych oraz niedokonanie zwrotu refundowanej części pożyczki. Do kwalifikowalności www.sppw.rops.krakow.pl 15

Katalog rodzajowy wydatków kwalifikowanych Wydatki na merytoryczną i techniczną realizację projektu Koszty promocji projektu Koszty prac inwestycyjnych www.sppw.rops.krakow.pl 16

Wydatki na merytoryczną i techniczną realizację projektu Organizacja szkoleń, kursów, warsztatów, seminariów: Zakres tematyczny szkoleń, których koszty kwalifikują się do współfinansowania w ramach projektu obejmują m.in. następujące zagadnienia: Praca z osobami niepełnosprawnymi, Techniki komunikowania z grupą docelową, Nowoczesne formy terapii zajęciowej. www.sppw.rops.krakow.pl 17

Koszty prac inwestycyjnych: rozbudowa/adaptacja/remont/modernizacja pomieszczeń mieszkalnych, sanitarnych, terapeutycznych, rehabilitacyjnych, administracyjnych, przygotowanie terenów pod budowę, nadzór inwestorski oraz nadzór autorski, siła robocza, materiały, użycie sprzętu, trwałe wyposażenie oraz zakup środków trwałych, zakup sprzętu i wyposażenia związanego z realizacją projektu, zakup i użycie aktywów niematerialnych, opłaty za używanie środków trwałych i wyposażenia. www.sppw.rops.krakow.pl 18

Koszty nieinwestycyjne Komponent I remont pomieszczeń mieszkalnych, sanitarnych, terapeutycznych, rehabilitacyjnych, administracyjnych; koszt zakupu sprzętu i wyposażenia związanego z realizacją programu; koszty zakupu i użycia aktywów niematerialnych (np. patenty, licencje) niezbędnych i wykorzystywanych bezpośrednio dla celów realizacji programu; opłaty za używanie środków trwałych i wyposażenia w trakcie realizacji programu (najem, dzierżawa); sprzęt i wyposażenie informatyczne; koszty zakupu licencji oraz sprzętu komputerowego bezpośrednio wykorzystywanego na potrzeby programu. Koszty promocji – nalepki, tabliczki informacyjne oraz tablica pamiątkowa. Komponent II Przygotowanie szkoleń: organizacja i prowadzenie szkoleń, koszty dojazdów i noclegów o ile nie przekraczają 10% wartości komponentu II. www.sppw.rops.krakow.pl 19

Katalog wydatków niekwalifikowalnych: wydatki poniesione przed datą decyzji o przyznaniu dofinansowania oraz po dacie zakończenia realizacji projektu, odsetki narosłe od długu, zakup nieruchomości, podatek VAT, jeśli może być odzyskany, koszty zarządzania projektem, w tym koszty wynagrodzenia osób zaangażowanych w realizację projektu, mandaty, grzywny, opłaty karne, kary finansowe, straty kursowe związane z wymianą walut, koszty postępowań sądowych, koszty amortyzacji. www.sppw.rops.krakow.pl 20

Zasady rozliczenia i księgowania wydatków projektu Urszula Mieszaniec St. inspektor ds. finansowo-księgowych www.sppw.rops.krakow.pl 21

Obowiązki beneficjenta w zakresie księgowo-finansowym W ramach projektów konieczne jest prowadzenie wyodrębnionej ewidencji wydatków. Zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych. Należy wprowadzić odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na: wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z środkami otrzymanymi w ramach SPPW, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości finansowej projektu i kontroli. Informacje potrzebne podczas kontroli to: wydruk z systemu księgowego w podziale na wydatki w ramach dofinansowania SPPW oraz wkładu własnego. www.sppw.rops.krakow.pl 22

Zasady rozliczenia i księgowania wydatków projektu - konto projektowe - konto dot. środków pochodzących z dofinansowania SPPW oraz środków stanowiących wkład własny. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia osobnego rachunku bankowego dla środków pochodzących ze Szwajcarsko–Polskiego Programu Współpracy i dla środków stanowiących wkład własny. Wszystkie wydatki kwalifikowalne należy ponosić z konta projektowego Przed terminem dokonania płatności wydatku, który jest przewidziany do refundacji z dofinansowana ze środków SPPW. Należy umieścić na koncie projektowym środki na pokrycie całości wyżej wymienionego wydatku (dot. dofinansowania i wkładu własnego). www.sppw.rops.krakow.pl 23

PRZYKŁAD: Beneficjent realizuje projekt w montażu finansowanym 85% SPPW, 15 % wkład własny. Po wykonaniu umowy uzyskał fakturę w wysokości 1000 zł. Faktura jest opisywana i księgowana w montażu 85% SPPW, 15% wkład własny. SPPW – 850 zł, WW – 150 zł Faktura płacona jest w całości z konta projektowego tj w wysokości 1000 zł. Faktura zapłacona z innego konta niż wskazane w umowie o dofinansowanie nie będzie podlegać refundacji w części dot. środków SPPW przez IR. www.sppw.rops.krakow.pl 24

Zasady opisywania i księgowania wydatków: Opis dokumentu powinien być naniesiony na dokumencie (np. na jego odwrocie). Tylko w wyjątkowych sytuacjach (np. brak miejsca na dokumencie) opis może być zrobiony na oddzielnej kartce, która musi być trwale spięta z dokumentem. W takim przypadku na dokumencie musi znajdować się co najmniej informacja zgodnie z pkt. 1 poniższego opisu, a także informacja o sporządzeniu załącznika do danego dokumentu. www.sppw.rops.krakow.pl 25

Opis powinien zawierać następujące elementy: 1 Opis powinien zawierać następujące elementy: 1. Dotyczy Umowy Nr … zawartej … r. o dofinansowanie projektu: „…” w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy wdrażanego w ramach projektu „Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem”. 2. Numer komponentu …., nazwa/numer zadania …………… 3. Dotyczy…………… (opis czego dotyczy faktura/rachunek i potwierdzenie wykonania usługi, dostawy itd. zgodnie z umową Nr ……………z dnia … 4. Opis procedury wyboru wykonawcy (zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych)………………… 5. Kwota wydatków kwalifikowalnych ………………… zł 6. Kwota wydatków niekwalifikowanych ……………… zł 7. Klasyfikacja budżetowa (jeśli dotyczy)/rodzaj wydatku ………(inwestycyjny/ bieżący) 8. Źródła finansowania wydatków kwalifikowanych: SPPW …% …………………zł współfinansowanie …% …………………zł (podać źródło współfinansowania)…………………… Razem …………… zł 9. Zatwierdzenie: - merytoryczne …………( data, podpis) - formalne i rachunkowe: …………… (data, podpis) - do wypłaty: (kwota) ……….. zł - podpis Głównego Księgowego i/lub Dyrektora jednostki www.sppw.rops.krakow.pl 26

Zasady rozliczenia i księgowania wydatków projektu Zasady rozliczenia i księgowania wydatków projektu. Kontrola nad wydatkowaniem środków w zależności od ich rodzaju. Ponosząc wydatek należy sprawdzać czy jest on wydatkiem bieżącym. www.sppw.rops.krakow.pl 27

Przykład Stan konta projektowego na 13.02.2016 środków bieżących 4 000 zł, środków inwestycyjnych – 0 zł Razem 4 000 zł Beneficjent zaplanował zakup komputera za 3300 zł (środki bieżące) Po przeprowadzeniu rozpoznania rynku cena komputera wynosiła 3600 zł (kwota dofinasowania 3060 zł), termin zapłaty upływa 13.02.2016 WYDATEK STAŁ SIĘ WYDATKIEM INWESTYCYJNYM! Nie ma możliwości poniesienia go w dniu 13.02.2016 z konta projektowego. Z uwagi na brak środków inwestycyjnych w harmonogramie projektu wydatek nie zostanie zrefundowany przez Instytucję Realizującą www.sppw.rops.krakow.pl 28

Przekazanie dofinansowania Dofinansowanie jest przekazywane na rzecz Beneficjenta w systemie płatności końcowej w formie refundacji. Podstawą wypłacenia płatności końcowej jest złożenie przez Beneficjenta: do 5 dnia po zakończeniu Projektu Raportu z Zakończenia Projektu oraz Końcowego Raportu Finansowego wraz z Zestawieniem wydatków. Płatność końcowa jest wypłacana w kwocie wnioskowanej, ale nie większej niż wynikającej z harmonogramu płatności. Płatność końcowa jest wypłacana do wysokości …..% wydatków poniesionych przez Beneficjenta i zatwierdzonych przez Instytucje Realizującą. www.sppw.rops.krakow.pl 29

Zwrot odsetek do środków SPPW – zgodnie z umową o dofinansowanie odsetki narosłe od kwot dofinansowania SPPW przekazanych Beneficjentowi podlegają zwrotowi. Jeżeli konto projektu jest oprocentowane po uzyskaniu refundacji do momentu przekazania jej przez przelew wewnętrzny na rachunek ogólny beneficjenta wszelkie odsetki narosłe od przekazanych środków podlegają zwrotowi na konto Instytucji Realizującej do 5 dni roboczych po zakończeniu miesiąca w którym dane odsetki zostały naliczone. www.sppw.rops.krakow.pl 30

Wdrażanie podprojektów Artur Winiarski Inspektor ds. wdrażania www.sppw.rops.krakow.pl 31

Wdrażanie podprojektów Omówienie działań/wydatków przez pryzmat kwalifikowalności. Monitorowanie rezultatów projektu. Procedura wprowadzenia zmian w projekcie. Przekazywanie informacji dotyczących Komponentu II – harmonogramy miesięczne szkoleń. Techniczne aspekty złożenia Raportu z zakończenia projektu i Końcowego raportu finansowego. www.sppw.rops.krakow.pl 32

Zamówienia publiczne Artur Winiarski Inspektor ds. wdrażania www.sppw.rops.krakow.pl 33

Realizacja wydatków w aspekcie wymogów prawa oraz zapisów umowy o dofinansowanie Obowiązek przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień w ramach Projektu zgodnie z przepisami prawa krajowego, zgodnie z postanowieniami rozdziału 3.3 Aneksu 2 do Umowy ramowej oraz zapisami niniejszej Umowy. www.sppw.rops.krakow.pl 34

Realizacja wydatków w aspekcie wymogów prawa oraz zapisów umowy o dofinansowanie W przypadku, gdy zgodnie z prawem krajowym lub unijnym nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Beneficjent realizuje wydatki na podstawie Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, wg zasady konkurencyjności, tj.: wydatkowania środków w sposób celowy i oszczędny, terminowego uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, uczciwej konkurencji, transparentności i równego traktowania potencjalnych wykonawców. www.sppw.rops.krakow.pl 35

Realizacja wydatków w aspekcie wymogów prawa oraz zapisów umowy o dofinansowanie – zapytania ofertowe Dla podmiotów stosujących zasadę konkurencyjności - w przypadku zamówień, których wartość przekracza 3.500,00 zł netto/brutto i jednocześnie nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, obowiązek do upublicznienia zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej lub do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia (rekomendujemy wysłanie do co najmniej 3 podmiotów). Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert oraz termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty powinien uwzględniać czas niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty. www.sppw.rops.krakow.pl 36

Realizacja wydatków w aspekcie wymogów prawa oraz zapisów umowy o dofinansowanie – zapytania ofertowe Zapytanie ofertowe można wysłać w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, a w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a jedynym kryterium wyboru oferty jest cena, możliwe jest uzyskanie informacji o ofercie wykonawcy telefonicznie, poprzez stronę internetową wykonawcy zawierającą informacje handlowe lub poprzez bezpośredni kontakt z wykonawcą. Obowiązek udokumentowania procedury udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 3.500,00 zł netto/brutto poprzez sporządzenie notatki. Nie ma obowiązku dokumentowania procedury udzielenia zamówień o wartości równej lub niższej niż 3.500,00 zł netto/brutto. www.sppw.rops.krakow.pl 37

Obieg informacji związanych z zamówieniami Beneficjent realizujący projekt jest zobowiązany do dostarczenia do ROPS w Krakowie dokumentacji dot. zamówienia tj.: Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia lub Opisu Przedmiotu Zamówienia (w przypadku stosowania zasady Konkurencyjności), projektu Umowy, innej dokumentacji dot. zamówienia w terminie co najmniej 5 dni przed planowanym rozpoczęciem każdej procedury dot. zamówienia. www.sppw.rops.krakow.pl 38

Obowiązki beneficjenta w zakresie zamówień Zgodnie z „Wytycznymi ws. zamówień” (załącznik nr 4 do Umowy) Beneficjent dostarcza Instytucji Realizującej (ROPS w Krakowie) oświadczenie potwierdzające zgodność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień z przepisami określonymi w ust. 1 lub 2 w terminie 4 dni kalendarzowych od podpisania umowy w sprawie zamówienia. Dokumentacja dot. zamówień musi zawierać klauzulę antykorupcyjną. Wzór klauzuli antykorupcyjnej stanowi załącznik nr 3 do Umowy o dofinansowanie. www.sppw.rops.krakow.pl 39

Obowiązki beneficjenta w zakresie zamówień Beneficjent ma obowiązek umożliwić: - na wniosek Instytucji Realizującej (ROPS w Krakowie), - strony szwajcarskiej, - Krajowej Instytucji Koordynującej, wzięcie udziału ich przedstawicieli w charakterze obserwatorów, w czynnościach związanych z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, a w przypadku powołania komisji przetargowej – do udziału w posiedzeniach komisji.   Beneficjent jest zobowiązany do przekazania z 5-dniowym wyprzedzeniem informacji o terminie i miejscu prowadzenia czynności w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. www.sppw.rops.krakow.pl 40

Informacja i promocja Ewelina Kubacka Inspektor ds. informacji i promocji www.sppw.rops.krakow.pl 41

Oznakowanie materiałów odpowiednimi logotypami Dotyczy: materiałów drukowanych; materiałów promocyjnych; stron internetowych; filmów; prezentacji w programie PowerPoint; tabliczek informacyjnych, tablic pamiątkowych i naklejek; plakatów, banerów. www.sppw.rops.krakow.pl www.sppw.rops.krakow.pl 42

Oznakowanie materiałów odpowiednimi logotypami c.d. Dotyczy: naklejek informacyjnych; tabliczek informacyjnych; tablic pamiątkowych. www.sppw.rops.krakow.pl 43

Informacja o współfinansowaniu w ramach SPPW Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Project supported by a grant from Switzerland through the Swiss Contribution to the enlarged European Union. www.sppw.rops.krakow.pl 44

Tablice pamiątkowe Zalecane wymiary tablicy pamiątkowej: 70 cm x 50 cm W terminie 6 miesięcy od zakończenia robót inwestycyjnych. Obowiązkowe elementy: logo Swiss Contribution i Bundeslogo – obydwa logotypy powinny obejmować około 25% powierzchni tablicy pamiątkowej, informacja o wsparciu w języku polskim i angielskim, wartość współfinansowania szwajcarskiego wyrażona we frankach szwajcarskich. Zalecane wymiary tablicy pamiątkowej: 70 cm x 50 cm Tablica pamiątkowa powinna być wykonana ze srebrnego anodowanego aluminium i mieć grubość ok. 2 cm. Powierzchnie i krawędzie powinny być pokryte gorącym lakierem w temperaturze 80°C; otwory mocujące - wykonane przed lakierowaniem. Należy zastosować trzy kolory: biały, czerwony (Pantone 485) i czarny.   Tablice pamiątkowe powinny zawsze gwarantować dobrą widoczność logotypów i napisów, jak również powinny być wykonane z trwałych materiałów odpornych na działanie różnych warunków atmosferycznych i o wysokich walorach estetycznych. www.sppw.rops.krakow.pl 45

Naklejki informacyjne Naklejki informacyjne do oznakowania: środków trwałych – naklejka informacyjna powinna zostać umieszczona w widocznym miejscu na sprzęcie zakupionym w ramach środków szwajcarskich. Obowiązkowe elementy: logo Swiss Contribution i Bundeslogo – obydwa logotypy powinny obejmować około 25% powierzchni, informacja o wsparciu w języku polskim. www.sppw.rops.krakow.pl 46

Informacje prasowe Beneficjenci zobowiązani są do sporządzenia i rozpowszechnienia co najmniej dwóch informacji Prasowych pierwszej w momencie rozpoczęcia; drugiej w momencie zakończenia projektu.   Informacje prasowe należy dostarczyć do wiodących mediów o zasięgu lokalnym. Informacje prasowe powinny obejmować: · nagłówek – tytuł skrócony, · krótki wstęp, · tekst główny obejmujący m.in. opis projektu, informację o kwocie wsparcia szwajcarskiego i o współfinansowaniu beneficjenta i/lub o współfinansowaniu z innych źródeł, a także o korzyściach związanych ze wsparciem, · zakończenie (dane kontaktowe itp.). www.sppw.rops.krakow.pl 47

Informacje prasowe c.d. Informacje prasowe - proste i zwięzłe; pozbawione technicznej terminologii. Kopie informacji prasowych powinny być archiwizowane. Instytucja Realizująca powinna zostać informowana o publikacji informacji prasowej. Informacja prasowa powinna zawierać: logo Swiss Contribution.   Rekomendowane jest użycie wzoru papieru firmowego, przedstawionego w części 2 Księgi identyfikacji wizualnej (załącznik nr 1) dostępnego w formacie PDF i DOC do pobrania z www projektu. www.sppw.rops.krakow.pl 48

Dokumentowanie działań informacyjnych i promocyjnych Dokumentacja może np. obejmować: fotografie, zapisy audio i / lub video, wycinki prasowe, wydruki z wybranych stron internetowych itp. Beneficjenci powinni przechowywać dokumentację działań informacyjnych i promocyjnych przez okres 10 lat po zakończeniu projektu „Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem”. www.sppw.rops.krakow.pl 49

Rozpowszechnianie adresu witryny internetowej Strony internetowe Na stronie głównej - widoczny i łatwo dostępny link do podstrony/zakładki. Informacje o projekcie (zakres i cele, harmonogram realizacji, wartość współfinansowania w CHF, korzyści związane z projektem) wraz z logotypem Swiss Contribution i linkiem do głównych witryn internetowych SPPW: www.programszwajcarski.gov.pl www.swisscontribution.admin.ch/poland. Rozpowszechnianie adresu witryny internetowej zawierającej informacje o Projekcie. www.sppw.rops.krakow.pl 50

Obowiązki Beneficjentów w zakresie informacji i promocji WAŻNE! Beneficjentów obowiązują zasady określone w dokumencie „Szwajcarsko-Polski Program Współpracy. Informacja i promocja. Wytyczne dla beneficjentów” wraz z załącznikami! Dokumenty te dostępne są pod adresem: www.sppw.rops.krakow.pl w zakładce STREFA BENEFICJENTA -> OBOWIĄZKI BENEFICJENTA -> INFORMACJA I PROMOCJA -> Dokumenty do pobrania www.sppw.rops.krakow.pl 51

www.sppw.rops.krakow.pl 52

Wysyłamy najświeższe informacje 2 razy w miesiącu Newsletter projektu Zapraszamy do zaprenumerowania newslettera projektu „Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem” na stronie www.sppw.rops.krakow.pl Wysyłamy najświeższe informacje 2 razy w miesiącu www.sppw.rops.krakow.pl 53

www.sppw.rops.krakow.pl 54

Informacje o realizacji podprojektów Beneficjenci Stan przygotowania projektu do wdrożenia Zakres rzeczowy i harmonogram projektu Działania niezbędne do wykonania w celu podpisania umowy Informacja o planowanych zamówieniach www.sppw.rops.krakow.pl 55

Sprawy różne Odpowiedzi na pytania www.sppw.rops.krakow.pl 56

Podsumowanie spotkania Rafał Barański Zastępca Dyrektora Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie www.sppw.rops.krakow.pl 57

ZESPÓŁ PROJEKTOWY Kierownik projektu Piotr Maurek tel. (12) 639 17 01 e-mail: pmaurek@rops.krakow.pl Inspektor ds. wdrażania Artur Winiarski tel. (12) 639 14 79 e-mail: awiniarski@rops.krakow.pl Inspektor ds. informacji i promocji Ewelina Kubacka e-mail: ekubacka@rops.krakow.pl Starszy inspektor ds. finansowo-księgowych Urszula Mieszaniec tel. (12) 422 06 36 w. 32 e-mail: umieszaniec@rops.krakow.pl Starszy inspektor ds. kontroli i monitoringu Rafał Siudowski tel. (12) 639 14 79 e-mail: rsiudowski@rops.krakow.pl Adres biura projektu: ul. Lea 112 pok. 144-146 (I piętro) 30-133 Kraków (12) 639 17 01 www.sppw.rops.krakow.pl 58

Dziękujemy za uwagę. Zapraszamy do zadawania pytań oraz na konsultacje indywidualne. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie ul. Piastowska 32 30-070 Kraków tel. (+48) 12 422 06 36 fax. (+48) 12 422 06 36 w. 44 e-mail: biuro@rops.krakow.pl www.sppw.rops.krakow.pl 59