Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Ewa Pabin kl.3aTŻiGD

Dostarczanie Korespondencji Korespondencja do danej jednostki organizacyjnej dostarczana jest różnymi kanałami. Spośród nich możemy wyróżnić: *dostarczenie z urzędu pocztowego przez doręczycieli, *dostarczenie ze skrytki pocztowej, *odbieranie z poczty dworcowej, *dostarczenie i odbieranie przez gońców, *dostarczenie bezpośrednio przez interesantów, *dostarczenie i odbiór za pomocą środków łączności. - faks, teleks, -poczta elektroniczna, -Internet *dostarczane pocztą kurierską

Sortowanie Polega na porządkowaniu poczty w następujący sposób: *poczta pilna : telegramy, teleksy, ekspresy; *poczta specjalna: przesyłki polecone, przesyłki za pobraniem pocztowym; *poczta dotycząca rozliczeń bankowych; *listy i pisma; *czasopisma, druki, foldery reklamowe; * paczki; * poczta służbowa i osobista; *poczta błędnie doręczona; *pisma skierowane do kierownictwa, personelu lub wydziału.

Otwieranie przesyłek Zwracamy tutaj szczególną uwagę na sposób zaadresowania listu lub specjalne oznakowania, np. do rąk własnych, poufne itp. Gdyż nie wszystkie przesyłki mogą być otwierane przez osobę przyjmującą pocztę. Stosujemy następującą zasadę: *przesyłki służbowe są zawsze otwierane; *przesyłki poufne otwierają osoby do tego upoważnione; *przesyłek do rąk własnych nie otwieramy, lecz oddajemy do rąk adresata; *listy osobiste nie mogą być otwierane przez osoby postronne; *w przypadku przesyłek zaadresowanych na nazwisko określonej osoby mogą wystąpić dwa przypadki: na pierwszym miejscu nazwa firmy, po czym nazwisko osoby lub odwrotnie.

Kontrola Poczty Czyli sprawdzenie zgodności przesyłek, ich kompletności, adresu itp. Po otwarciu przesyłek, przystępujemy do sprawdzenia następujących rzeczy: *czy adres znajdujący się na kopercie zgadza się z adresem na piśmie; *czy nie jest to list o charakterze osobistym; *czy podany jest adres nadawcy; *czy data, którą opatrzone jest pismo zgadza się z datą stempla pocztowego; *przed wyrzuceniem koperty, sprawdzamy czy jest pusta; *czy do pisma dołączone są załączniki wyszczególnione w piśmie

Segregowanie poczty Czyli ustalenie kto powinien być rzeczywistym odbiorcą danej przesyłki, np.: *poczta przeznaczona do kierownictwa jednostki organizacyjnej; *przesyłki przeznaczone do komórek organizacyjnych; *korespondencja, którą może zająć się osobiście sekretarka; Przesyłki należy również posegregować według ich ważności, na : *przesyłki pilne; *druki; *zamówienia, faktury , reklamacje, rozrachunki bankowe; *ze specjalnym oznakowaniem poufne, tajne; *poczta, z którą wiążą się określone terminy.

Rejestrowanie poczty Czyli ewidencja poczty zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym. Kancelaria umieszcza w polu wpływy na blankiecie korespondencyjnym pieczątkę wpływu z datą oraz symbolem komórki organizacyjnej, która jest adresatem pisma i podpis osoby kierującej. Pieczątki wpływu nie stawiamy na: *załącznikach; *dokumentach osobistych; *czasopismach; *innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

Kompletowanie Do pism dołącza się często akta spraw, których one dotyczą. W zależności od stylu pracy danej jednostki organizacyjnej, niekiedy do otrzymanego pisma od razu dołącza się akta związane z daną sprawą. W tym przypadku pracownik otrzymuje komplet dokumentów związanych z konkretną sprawą. Wówczas rozpatrując daną sprawę dysponuje informacjami do jej prawidłowego załatwienia. Ta metoda nie jest ogólnie przyjęta.

Wstępne opracowanie poczty Realizacja tego punktu zależy również od przyjętego sposobu pracy danej instytucji i nie wszędzie jest to przyjęte. Polega ono na podkreśleniu zawartych w piśmie istotnych informacji. Do tego celu dobrze jest używać fluoryzującego lub kolorowego pisaka. Po wykonaniu wyżej wymienionych czynności kancelaria lub sekretariat kieruje pisma do poszczególnych komórek organizacyjnych.

Merytoryczne załatwienie sprawy, to załatwienie sprawy dotyczące jej istoty, treści i sedna. Uzależnione jest ono od stanu faktycznego. Formalne załatwienie sprawy, to załatwienie sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Sprawy mogą być załatwione w terminie: Prekluzyjnym – wyznaczany jest do dokonania czynności prawnych . Po upływie tego terminu czynność ta jest pozbawiona skutków prawnych, czyli tak jakby nie wystąpiła. Porządkowym - to termin, który nie jest terminem prekluzyjnym .

Istnieje również inny podział terminów, do których zaliczamy terminy: stałe – obejmują one z góry ustalone okresy, np. tygodniowe, miesięczne; doraźne – ustalane są przez: a) kierownika jednostki organizacyjnej podczas dekretowanie pism; b)pracownika (wynikają z kolejności wpływu); c)nadawcę korespondencji.

Sprawy mogą być załatwiane w formie: Ustnej – stosowane w sprawach prostych kierowanych do pracownika ustnie lub telefonicznie. Po załatwieniu sprawy, niekiedy pracownik sporządza notatkę informacyjną o sposobie załatwienia sprawy, dołączając ją do akt. Pisemnie – możemy ją załatwić na 2 sposoby: a)Odręcznie – polega na odręcznym sporządzaniu odpowiedzi, którą możemy nanieść na otrzymanym dokumencie lub formularzu, np. zaświadczenia. B)Brulionowo – polega na odręcznym napisaniu przez pracownika tekstu pisma i następnie przepisanie go na maszynie lub komputerze. Stosowana jest szczególnie w przypadkach gdy, sporządzamy pismo, którego treść może ulec zmianie podczas opracowywania lub w czasie aprobaty.

Wyróżniamy 2 sposoby aprobaty: Wstępną – polega na wstępnej akceptacji sposobu i formy załatwienia sprawy; Ostateczną – to ostateczna akceptacja i podjęcie decyzji o załatwieniu sprawy. Osoba, która aprobuje sposób i formę załatwienia sprawy nazywana jest aprobantem np. jeśli sprawa załatwiana jest przez młodszego referenta, to aprobaty wstępnej udziela starszy referent, a ostatecznej kierownik komórki organizacyjnej.

Kontrola: Polega na sprawdzeniu pisma pod względem poprawności formalnej, tzn.: wyglądu i stylu pisma, kompletność – podpisy, data, załączniki. W przypadku stwierdzenia braków są one uzupełniane przez kancelarię lub pismo zwracane jest do pracownika w celu uzupełnienia niedociągnięcia. Podpisywanie: Pisma do podpisu kierujemy w specjalnej teczce (księdze). Księga ta posiada sztywne stronice zaopatrzone w bibułę z wykonanym otworem pośrodku. Umieszczone otwory w stronicach księgi do podpisu, zabezpieczają nas przed ewentualnym „przeoczeniem” złożenia podpisu na którymś piśmie.

Sortowanie Podobnie jak pocztę przychodzącą, także i wychodzącą należy posortować na pocztę: -pilną – telegramy, ekspresy, faksy, -specjalną – listy polecone, przesyłki za zaliczeniem, -listy i pisma; -paczki; -inne.

Rejestracja Pisma wychodzące podlegają rejestracji zgodnie z obowiązującym systemem kancelaryjnym w danej jednostce organizacyjnej. Rejestracji pism wychodzących polega na nadaniu znaku sprawy. W systemie dziennikowym znak sprawy składa się z kolejnego numeru pisma w dzienniku oraz mniejszej lub większej liczby symboli, np. BS-15/02/98: *symbol komórki lub jednostki organizacyjnej (BS- Bank Spółdzielczy) *numer kolejny pisma w dzienniku (15) *symbol cyfrowy miesiąca (02-luty) *symbol cyfrowy roku (99-1999r.).

Składanie pism W zależności od wielkości koperty, w którą wkładamy pismo, należy najpierw złożyć je wzdłuż a potem poprzecznie. Tekst pisma powinien zawsze znajdować się po wewnętrznej stronie złożonego pisma. Używając kopert podłużnych, pisma składamy wszerz na 3 części. Złożone pisma wkładamy do kopert zawsze złożeniem do dołu, ograniczamy wówczas do minimum możliwość uszkodzenia pisma podczas otwierania koperty. Adresowanie Adresowanie kopert wykonujemy zgodnie z obowiązującymi zaleceniami Poczty Polskiej, najlepiej maszynowo. W jednostkach organizacyjnych, w których wysyła się duża ilość korespondencji, do adresowania kopert stosuje się adresarki lub komputery. Klejenie znaczków, frankowanie Klejenie znaczków należy do czynności bardzo pracochłonnych, dlatego w celu ich wyeliminowania w jednostkach bardzo pracochłonnych, dlatego w celu ich wyeliminowania w jednostkach wysyłających bardzo duże ilości poczty opłacalne jest stosowanie innych form rozliczeń opłat za przesyłki zaliczamy do nich: *rozliczanie ryczałtem *frankowanie.

Rozdzielniki mogą być: Słabe- zawierają stałych odbiorców; Zmienne – zawierają stałych odbiorców; Mieszane – zawierają stałych i zmiennych odbiorców.

BLESS ! ;)