Tabele przestawne w Excelu

Co to są tabele przestawne ? Jednym z najwydajniejszych i najporęczniejszych narzędzi Excela są tabele przestawne służące do zestawiania danych. Tabele przestawne można przetwarzać za pomocą języka VBA lub modyfikować przy użyciu myszki. Dane przechowywane w tabeli przestawnej pochodzą z arkuszowej lub zewnętrznej bazy danych i są umieszczane w specjalnej pamięci podręcznej umożliwiającej wykonywanie obliczeń natychmiast po zmodyfikowaniu zawartości tabeli przestawnej.

Zastosowanie Podstawowe zadanie finansisty to wydobywanie najistotniejszych informacji i ich prezentacja kluczowemu kierownictwu firmy. Przy pracy na dużych zbiorach danych przydatna jest znajomość arkusza kalkulacyjnego Excel, który posiada wiele funkcji do sortowania, przeliczania i prezentacji danych w dowolnych konfiguracjach. Jedną z funkcjonalności Excela, którą warto bliżej przedstawić jest tabele przestawne, które doskonale sprawdzają się w podsumowywaniu, analizowaniu, przeglądaniu i przedstawianiu.

Jak utworzyc tabele przestawne ? Dysponujemy raportem w formacie tabeli o trzech kolumnach zawierających: nazwę produktu, kategorie, do której produkt ten należy, oraz jego sprzedaż z ostatniego roku. Tabela zawiera dane dla 31 produktów. Obliczymy, jaka jest całkowita sprzedaż dla każdej z 3 kategorii produktów, jaka była średnia sprzedaż na jeden produkt w każdej z kategorii, ile różnych produktów było sprzedawanych w każdej z kategorii.  

Krok 1. Aby utworzyć tabelę przestawną należy ustawić aktywną komórkę na dowolnej komórce tabeli z danymi i wybrać z karty wstążki ‘Wstawianie’ ikonę ‘Wstaw Tabelę Przestawną’ zaznaczoną na poniższym rysunku. Wyświetlone zostanie poniższe okno. Excel próbuje sam domyślić się jaki obszar zajmuje nasza tabela z danymi, z reguły jest to sugestia właściwa.  

Krok 2. Po kliknięciu OK. na wstążce pojawiają się ‘Narzędzia tabel przestawnych’ z dwoma nowymi kartami poleceń, ‘Opcje’ oraz ‘Projektowanie’ (oznaczone 1) Na karcie ‘Opcje’ trzy ostatnie ikony (oznaczone 2) informują nas o tym jakie elementy tabeli przestawnej mają być wyświetlane. 3 oznaczona została nowoutworzona tabela przestawna, w tej chwili nie zawiera żadnych kolumn lub wierszy. Numerem 4 oznaczyłem ‘Listę pól tabeli przestawnej’, która posłuży nam do utworzenia naszej tabeli. I wreszcie cyfrą 5 oznaczone jest polecenie, które wyświetli okno pozwalające nam zmieniać opcje tabeli. Od kliknięcia tego polecenia zaczniemy tworzenie naszej tabeli przestawnej.  

Istnieje kilka sposobów tworzenia i modyfikowania tabel przestawnych, przeciąganie pól w siatce jest moim zdaniem najbardziej intuicyjnym i najszybszym sposobem. Krok 3. Aby było możliwe w oknie ‘Opcje tabeli przestawnej’ na karcie ‘Wyświetlanie’ należy zaznaczyć ‘Układ klasyczny tabeli przestawnej’, opcja ta domyślnie jest wyłączona. Operację tą musimy przeprowadzić tylko przy pierwszym tworzeniu tabeli przestawnej. Klikamy OK.  

Wygląd tabeli zmienił się, powinna ona teraz wyglądać tak jak jest to pokazane na poniższym rysunku.   Krok 4. Przenosimy pole tabeli przestawnej ‘kategoria’ do obszaru oznaczonego jako ‘Upuść pola wierszy turaj’. Trzykrotnie przenosimy pole ‘sprzedaż’ do obszaru ‘Upuść elementy danych tutaj’. Przeciągamy pole ‘nazwa produktu’ do elementów danych (opisy pól są widoczny tylko wówczas, gdy pola te są puste).

Tabela, którą uzyskamy powinna wyglądać tak jak poniżej. Już w tym momencie znamy odpowiedzi na 2 z 3 postawionych na początku tego przykładu pytań. W kolumnie B mamy sumę sprzedaży dla wszystkich kategorii a w kolumnie E ilość produktów po kategoriach.   Krok 5. Sformatujemy teraz kolumny w tabeli. Klikamy dowolne z pól pierwszej z kolumn z danymi prawym klawiszem i wybieramy opcję ‘Ustawienia pola wartości...’ Klikamy przycisk ‘Format Liczby’

Formatujemy liczby tak jak jest to pokazane poniżej i klikamy OK. Uzyskamy tabelę która będzie wyglądać jak poniżej.

Krok 6. Wciąż mamy jednak 3 sumy sprzedaży (w  kolumnach B, C i D). . Klikamy dowolną komórkę w kolumnie ‘Suma z sprzedaż 2’ prawym klawiszem i wybieramy pole ‘Ustawienia pola wartości…’.   - Tym razem oprócz zmiany formatu liczby zmieniamy także opcję ‘Podsumuj pole wartości według:’ na ‘Średnia’. - A w przypadku kolumny z nagłówkiem ‘Suma z sprzedaz3’ na ‘Maksimum’, (także odpowiednio formatujemy liczby). Uzyskujemy tabelę przestawną zawierającą wszystkie poszukiwane przez nas dane. Krok 7. Zmieniamy wszystkie nagłówki kolumn uzyskując tabelę taką jak na poniższym rysunku.

Krok 8. Proponuję dokonać teraz drobnej zmiany w danych wejściowych (Arkusz: ‘Tabele przestawne 1’). Zmieńmy sprzedaż dla pierwszego produktu na 5000 Po powrocie do naszej tabeli odkrywamy, że nic się nie zmieniło, maksimum w kategorii A nadal wynosi 2345. Aby tabela przestawna została zaktualizowana należy z karty ‘Opcje’ wybrać polecenie ‘Odśwież’.

Krok 9. Na koniec tego przykładu sformatujemy jeszcze tabelę przestawną używając jednego z dostępnych ‘Stylów tabeli przestawnej’. Po wybraniu stylu po raz pierwszy, nowy styl będzie pokazywany na naszej tabeli automatycznie podczas przemieszczania kursora myszy nad ikonami stylów.

W tym celu jeszcze raz dodajemy sprzedaż do tabeli przestawnej. Krok 10. Obliczmy teraz jaki był procentowy rozkład sprzedaży na kategorie.   W tym celu jeszcze raz dodajemy sprzedaż do tabeli przestawnej. Klikamy nowoutworzone pole prawym klawiszem myszy i wybieramy opcję ‘Ustawienia pola wartości…’. Przechodzimy na kartę ‘Pokazywanie wartości jako’, w okienku ‘Pokaż wartości jako’ przewijamy w dół i wybieramy ‘% kolumny’ po czym klikamy ‘OK.’.

W ten sposób uzyskamy tabelę, która powinna wyglądać tak jak ta poniżej. Krok 11. Możemy jeszcze posortować kategorie według udziału ich sprzedaży w sprzedaży całkowitej. Klikamy na ikonę strzałki w komórce ‘A4’ i wybieramy polecenie ‘Więcej opcji sortowania…’.   W oknie ‘Sortowanie (kategoria)’ klikamy ‘Malejąco (od Z do A) według:’ i wybieramy ‘Suma z sprzedaż’.

Krok 12. Pozostała już nam tylko zmiana nagłówka kolumny na ‘Udział’ oraz zmiana formatu procentowego i ćwiczenie to możemy uznać za zakończone

Zródła prezentacji www.pszyperski.republika.pl www.gazeta-msp.pl Wwww.absolwencinawalizkach.pl

Prezentacje przygotował Mateusz Mielczarek