Instrukcja obsługi programu rozliczania czasu pracy RCP

Co to jest RCP RCP- elektroniczna ewidencja czasu pracy- to program służący do rozliczania czasy pracy na podstawie odbić kartami magnetycznymi.

Procedura wdrażania RCP Nowo zatrudniony pracownik: przed rozpoczęciem pracy otrzymuje kartę magnetyczną z numerem identyfikacyjnym, który stanowi pierwsze pięć cyfr zapisanych na z tyłu karty, podpisuje w dwóch egzemplarzach wypełniony dokument: „porozumienie” na mocy, którego zgadza się ponosić odpowiedzialność materialną za jej zagubienie, uszkodzenie i nie zwrócenie po zakończeniu pracy, jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, drugi JOB. otrzymuje również instrukcję jak należy posługiwać się kartą (dostępne na FTP). Pracownik posiadający kartę jest zobowiązany odbijać się na czytniku każdorazowo: -przed rozpoczęciem pracy (wejście), -wychodząc na przerwę (wyjście-F2), -wracając z przerwy (wejście), -po zakończeniu (wyjście-F2).

Obsługa programu RCP KROK 1 DEFINIOWANIE DZIAŁÓW

Definiowanie działów Przed rozpoczęciem pracy w pierwszej kolejności należy zdefiniować listę dostępnych działów. Opcja jest dostępna z menu [Zarządzanie pracownikami] -> [Działy] -> [Definiowanie] (Jeżeli raport działów nie jest wymagany u danego klienta lub działy niemożliwe do zdefiniowania w związku z przemieszczaniem się pracowników miedzy różnymi lokalizacjami, można to funkcję pominąć.)

ZARZĄDZANIE PRACOWNIKAMI KROK 2 ZARZĄDZANIE PRACOWNIKAMI

Z dokumentu „porozumienie” należy spisać: Numer karty Nazwisko Imię Dział (nie jest wymagany) PESEL (może być lp.)

Przypisywanie działów pracownikom Po zdefiniowaniu listy dostępnych działów, należy przypisać właściwy dział wszystkim pracownikom, Dział należy wybrać z listy, należy również dla poprawnego zachowania danych historycznych wprowadzić daty rozpoczęcia i zakończenia pracy danego pracownika w określonym dziale. Datę zakończenia należy wprowadzić zawsze, w przypadku, gdy jest to bieżący dział pracownika, należy wprowadzić jakąś datę wybiegającą w przyszłość [Zarządzanie pracownikami] -> [Działy] -> [Działy pracownika] (należy zaznaczyć pracownika, któremu dział przypisujemy)

KROK 3 KONWERTOWANIE DANYCH

[RCPConvert-> Konwertuj dane RCP-> Zakończ] Konwertowanie danych Dane otrzymane z czytników należy zapisać w folderze RCP- w WEJŚCIU, następnie przejść do okna konwertowanie danych i dokonać konwertacji plików RCP. [RCPConvert-> Konwertuj dane RCP-> Zakończ] Po tej operacji dane automatycznie zostają sczytane do folderu WYJŚCIE. Dane przed skonwertowaniem: 014005120100202180230 (znaczenie cyfr: 01-nr czytnika; 40051-nr karty; 20100202-data; 1802-godzina; 30/40-oznacza dane wejścia/wyjścia) Dane po skonwertowaniu:00000400512010020318011100001000000001

Konwertowanie danych wejście wyjście RCPConvert

[Zarządzanie RCP-> wczytaj] Zapisywanie danych Po skonwertowaniu danych należy je wczytać bezpośrednio do programu RCP [Zarządzanie RCP-> wczytaj] Wczytaj

KROK 4 OPCJE PROGRAMU

Raport pracowników Ewidencja czasu pracy, która daje możliwość codziennego sprawdzania obecności, nieobecności, długości przerw wybranego pracownika oraz weryfikowania nadgodzin. [Zarządzanie RCP-> Raporty-> Rejestracja pracownika] Dzięki ewidencji czasu pracy na koniec miesiąca możemy sprawdzić: łączny czas pracy, nadgodziny, ilość godzin nocnych wypracowanych w danym miesiącu. Program daje również możliwość sprawdzanie wszystkich wyżej wymienionych danych za wybrany okres np. tydzień. Zaokrąglenia są realizowane zawsze do pełnych godzin zgodnie z zasadą: - jeśli minuty nie przekraczają 30, to zaokrąglenie do poprzedzającej pełnej godziny, - jeśli minuty są równe bądź większe od 30, to zaokrąglenie do najbliższej pełnej godziny

Czas pracy w danym dniu po zaokrągleniu do 0,5 h. Godziny nocne Rzeczywisty czas pracy w danym dniu. Łączny czas pracy- zaokrąglony Łączna suma godzin nocnych Rzeczywisty łączny czas pracy

Raport działów Raport zawiera podsumowanie czasów z podziałem na działy w wybranym okresie czasu. Suma godzin wypracowana na wybranym dziale

Tworzenie listy Świąt

Raport czytników Każdy czytnik ma swój indywidualny numer, w związku z czym jeżeli dany klient ma budynki firmy w różnych lokalizacjach i pracownicy przemieszczają się między nimi, konfiguracja rejestratorów umożliwia generowanie raportów z informacją o liczbie godzin jaką pracownicy przepracowali w wybranej lokalizacji.

Raport czytników W pierwszej kolejności należy zdefiniować symbole i nazwy rejestratorów, które są wykorzystywane i występują w plikach importu zgodnie z poniższym przykładem. Opcja jest dostępna z menu [Zarządzanie RCP] -> [Konfiguracja] -> [Rejestratory]

Weryfikacja danych Jeżeli w generowanym raporcie pracownika pojawi się według was nieprawidłowa liczba godzin, należy zamknąć raport i zweryfikować dane: w folderze „Zarządzanie RCP” przechodzimy do listy zdarzeń (pasek po lewej stronie) należy wybrać danego pracownika, któremu chcemy poprawić dane oraz okres którego to dotyczy, i sprawdzić, czy w odbiciach zachowana jest kolejność: wejście>wyjście>wejście>wyjście itd..

Weryfikacja danych Wejście Wyjście Wejście

Weryfikacja poprawności danych Jeżeli pracownik źle się odbił np: zamiast wejścia, oznaczył wyjście, zapomniał karty i nie odbił się w ogóle, odbił się dwa razy o takiej samej godzinie, zapomniał odbić się na wejście lub wyjście, możemy brakujące dane wpisać, usunąć oraz edytować błędne odbicia.

Weryfikacja poprawności danych Dodaj/Edytuj Usuń Weryfikuj

W przypadku wątpliwości służę pomocą Kinga Jeżewska Oddział: Opalenica 64-330 Ul. Wyzwolenia 11 501-081-565 (61) 447 59 78