Instrukcja USOS Stypendia wersja 04.03.2009 by Marek Opacki

1. Okresy stypendialne Formularz okresów stypendialnych, dostępny jest z menu: Stypendia -> Dziekanat -> Stypendia w dziekanacie. W najwyższej tabeli dostępne są wszystkie aktualnie dodane okresy stypendialne zawężone do jednostki wybranej z listy powyżej. Dodanie nowego okresu odbywa się standardowo po wciśnięciu klawisza F6 lub ikony z plusem. Wymagane dane to nazwa okresu, zwyczajowo jest to nazwa miesiąca, następnie numer miesiąca i roku oraz kod jednostki.

1.1 Okresy stypendialne – typy stypendiów Okres stypendialny zawiera w sobie przynajmniej jeden typ stypendium umieszczony pod tabelą okresów. Aktualnie dostępne typy odzwierciedlają fundusze, z których stypendia są wypłacane, przy czym Fundusz Pomocy Materialnej został podzielony na przeznaczony dla studentów i doktorantów. Typy dodajmy wybierając je z listy rozwijalnej. Każdy typ można niezależnie zatwierdzać, zamykać, archiwizować i blokować za pomocą znajdujących się po prawej stronie pól przeznaczonych do zaznaczania.

1.2 Okresy stypendialne – stypendia Po wybraniu któregoś typu stypendium poniżej, na zakładce Stypendia, dostępna jest lista stypendiów opłacanych z danego funduszu. Nowe stypendia dodaje się wybierając je z listy rozwijalnej. Poniżej tabeli widoczny jest opis stypendium oraz pola umożliwiające określenie sposobu zaokrąglania. W kolumnie Przyznano podawana jest łączna suma przyznanych stypendiów. Przyciski po prawej stronie pozwalają przejść do kolejnych formularzy.

1.3 Okresy stypendialne – potrącenia Po wybraniu któregoś typu stypendium poniżej, na zakładce Potrącenia, dostępna jest lista potrąceń na konkretne stypendia. Potrącenia wybierane są z listy rozwijalnej. Po wciśnięciu przycisku Potrącenia, otworzy się formularz z listą osób, w którym wpisuje się ręcznie wysokości potrąceń. Wartości te powinny być ujemne oraz dla każdej osoby powinno być zaznaczone pole Przelew.

1.4 Okresy stypendialne – przepisywanie Po zdefiniowaniu pierwszego okresu stypendialnego, kolejne można kopiować za pomocą automatycznego mechanizmu. Po prawej stronie znajduje się przycisk Przepisz okres, po wciśnięciu którego otwiera się nowe okno dialogowe. W szarym polu opisany jest wybrany okres do skopiowania, zaś w białych polach propozycja opisu nowego okresu. Po wciśnięciu przycisku Zastosuj otworzy się jeszcze jedno okno dialogowe z ustawieniami kopiowania. Zaznaczamy opcję Przepisz cały okres, konieczne może się okazać zaznaczenie opcji Przepisz również nieuprawnionych oraz Przepisz również dodatkowe listy.

2. Stypendia oparte o średnie dochody Stypendia socjalne oraz na wyżywienie, zarówno dla studentów jak i doktorantów, oparte są o średnie dochody na jednego członka rodziny. Dane te wprowadzane są za pomocą formularza wywoływanego z menu Stypendia -> Dziekanat -> Średnie dochody. Dla wybranych studentów wpisujemy dane ze złożonych deklaracji. Średni dochód powinien dotyczyć jednego członka rodziny miesięcznie.

2.1 Stypendia oparte o średnie dochody - definiowanie progów Po wprowadzeniu danych o średnich dochodach konieczne jest zdefiniowanie progów określających wysokość przyznanego stypendium. W formularzu okresów stypendialnych wybieramy odpowiednie stypendium i wciskamy przycisk Def. Progów styp. W kolejnych wierszach podawane są wysokości progów, a więc maksymalna wysokość średniego dochodu oraz odpowiadające im kwoty stypendium.

2.2 Stypendia oparte o średnie dochody - algorytm stypendialny Po zdefiniowaniu progów można przystąpić do wyliczenia stypendiów. W tym celu z formularza okresów stypendialnych przechodzimy do nowego okna za pomocą przycisku Algorytmy styp. Sprawdzamy czy zaznaczona jest opcja Algorytm progowy, a następnie na zakładce Parametry i statystyki odznaczamy opcję Czy system podań oraz podajemy odpowiednią wartość w polu Ile miesięcy. Po wciśnięciu przycisku Oblicz otrzymujemy statystyki podsumowujące przyznanych stypendiów, zaś na zakładce Osoby można dokładnie skontrolować wysokości przyznanych kwot. Wyliczone kwoty wymagają jeszcze zapisania, jeśli nowe dane mają zastąpić dotychczasowe kwoty konieczne jest zaznaczenia pola Wyczyść aktualnie przyznane stypendia, w przeciwnym przypadku pole to pozostaje puste, a nowe dane zostaną dodane do już istniejących. Na koniec należy wcisnąć przycisk Zatwierdź, czynność ta zapisuje wyliczone kwoty.

2.3 Stypendia oparte o średnie dochody - przyznania W formularzu okresów stypendialnych dostępny jest jeszcze przycisk Przyznania. Otwiera on nowe okno, w którym widoczna jest pełna lista osób z przypisanymi stypendiami. Listę tę można dowolnie modyfikować łącznie z rzeczywistymi kwotami stypendiów. Możliwe jest również ręczne dodawanie osób do listy. Ważne aby każda osoba miała stypendium wypłacane za pośrednictwem przelewu, w tym celu konieczne jest zaznaczenie pola Przelew. W celu przepisania wartości obliczonych do wartości rzeczywistych, po wciśnięciu przycisku Opcje, w nowym oknie dialogowym, wybieramy opcję Przepisz wartości obliczone na wartości rzeczywiste. Pod przyciskiem Raport dostępna jest lista osób, którym przyznano stypendium. Listę tę można przefiltrować pod względem programu studiów, etapu oraz cyklu dydaktycznego.

3. Stypendia oparte o średnią ocen - rankingi Stypendia za wyniki w nauce, zarówno dla studentów jak i doktorantów, oparte są o średnią ocen uzyskaną w zadanym okresie. Dane o średnich pobierane są z wcześniej przygotowanych rankingów. Edycja rankingów odbywa się w formularzu dostępnym z menu Rankingi -> Rankingi. Temat ten został szczegółowo opisany w oddzielnej instrukcji.

3.1 Stypendia oparte o średnią ocen - definiowanie progów Z formularza okresów stypendialnych przechodzimy do nowego okna za pomocą przycisku Def. progów styp. Definiowanie progów odbywa się identycznie jak we wcześniejszym przypadku. Z Różnica dotyczy wartości progów. Przy stypendiach naukowych jako progi definiujemy kolejne zakresy procentowe obejmujące poszczególne grupy stypendialne. Aktualnie trzy grupy obejmują 6%, 9% i 15% studentów, a więc narastająco progi będą miały wartości 6, 15 i 30. Dla każdego progu podajemy odpowiednią wartość kwoty.

3.2 Stypendia oparte o średnią ocen - algorytm stypendialny Z formularza okresów stypendialnych przechodzimy do nowego okna za pomocą przycisku Algorytm styp. Prawidłowe skonfigurowanie wymaga wybrania opcji Algorytm progowy, jako typ wybieramy Progi procentowe, wpisujemy minimalną średnią (aktualnie 3,9) oraz kod aktualnego cyklu dydaktycznego. Ostatni parametr jest kodem cyklu, na którym student aktualnie studiuje i na którym ma otrzymywać wyliczane stypendium. Na zakładce Parametry i statystyki dostępna jest opcja Wyczyść aktualnie przyznane stypendia, zaznaczenie tej opcji usunie dotychczasowe wyliczenia stypendium. Pozostawienie pola pustego dołączy nowe wyliczenia do już istniejących.

3.3 Stypendia oparte o średnią ocen - algorytm stypendialny cd. Na zakładce Osoby, tego samego formularza konieczne jest wybranie, wcześniej przygotowanego, rankingu. Po wciśnięciu przycisku Oblicz osobom z listy zostaną przydzielone stypendia zgodnie z wprowadzonymi progami. Osoby, które nie otrzymają stypendium mimo wysokiej średniej, prawdopodobnie nie spełniają warunków. Wciśnięcie przycisku Zatwierdź powoduje zapisanie wyliczonych wartości. Wyliczone stypendia wymagają jeszcze przepisania do wartości rzeczywistych w formularzu Przyznania. Operacja dokładnie opisana w punkcie 2.3.

4. Stypendia wprowadzane ręcznie Stypendia mieszkaniowe, specjalne, sportowe, zapomogi oraz zagraniczne i ministerskie przyznawane są ręcznie i nie ma możliwości zautomatyzowania tego mechanizmu. W przypadku tych stypendiów nie działa przycisk Algorytmy styp. W formularzu Przyznania ręcznie wprowadza się konkretnych studentów, wybiera program studiów, których dane stypendium dotyczy oraz wprowadza odpowiednią wartość rzeczywistą. Konieczne jest również zaznaczenie opcji Przelew.

5. Decyzje stypendialne Przegląd wszystkich aktualnie przypisanych studentowi stypendiów można obejrzeć w formularzu dostępnym z menu Stypendia -> Dziekanat -> Stypendia studenta w cyklu. W celu uzyskania listy konkretnych stypendiów konieczne jest ustawienie zakresu miesięcy, czyli pierwszy i ostatni okres stypendialny, odpowiedni typ stypendium oraz jednostkę. Wciśnięcie przycisku Decyzje pozwala wydrukować pozytywną lub negatywną decyzję przyznania danego stypendium. W celu prawidłowego wydrukowania decyzji stypendialnych konieczne jest ograniczenie listy studentów za pomocą Filtruj po etapach, z podaniem konkretnego programu, etapu i cyklu. Dodatkowo istnieje możliwość wyboru dowolnych uzasadnień poprzez ich zaznaczenie. Domyślnie zaznaczone są uzasadnienia aktualnie wybranego stypendium. Zaznaczenie innych uzasadnień pozwoli na drukowanie decyzji dotyczących większej liczby stypendiów. Wszystkie uzasadnienia mogą być ręcznie modyfikowane, zaś słowa zaczynające się od &p_ zostaną automatycznie zastąpione przez system odpowiednimi wartościami.

5.1 Decyzje stypendialne Przed wydrukiem decyzji konieczne jest wskazanie stypendiów, których decyzja ma dotyczyć. Maksymalnie można wybrać cztery stypendia. W przypadku decyzji pozytywnej, wygenerowana zostanie lista osób, którym przyznano przynajmniej jedno z wybranych stypendiów, zaś w przypadku decyzji negatywnej, wygenerowana zostanie decyzja dla aktualnego studenta z wszystkimi wybranymi stypendiami.

5.2 Decyzje stypendialne W przypadku obu raportów, pozytywnego i negatywnego, dostępne są opcje dotyczące automatycznie zastępowanych parametrów. W celu parametrów dotyczących średniej konieczne jest podanie wartości minimalnej średniej oraz wskazać ranking, z którego średnie będą pobierane. Wyliczenie dochodu wymaga podania roku, którego średni dochód dotyczy.